レポートは、Microsoft Access データベース内の情報の表示、書式設定、および集計を行う方法を提供します。 たとえば、全連絡先の電話番号が記載された単純なレポートを作成したり、異なる地域と期間にわたる売上高合計に関するサマリー レポートを作成したりできます。

この記事では、Access におけるレポートの概要を理解できます。 レポート作成の基本、データの並べ替え、グループ化、および集計などのオプションの使用、およびレポートのプレビューおよび印刷方法についても学習します。

注:  この記事の内容が該当するのは、Access デスクトップ データベースで使用する場合だけです。 Access Web アプリでは、レポートをサポートしていません。

この記事の内容

Access におけるレポートの概要

レポートの役割

レポートは、次のような使用目的でデータベースの情報を表示する場合に役に立つデータベース オブジェクトです。

  • データの概要を表示または配布する。

  • データのスナップショットをアーカイブする。

  • 個々のレコードの詳細情報を表示する。

  • ラベルを作成する。

レポートの要素

データを表示しない "非連結" レポートを作成することもできますが、この記事では、レポートをテーブルまたはクエリなどのデータ ソースに連結することを前提とします。 レポートのデザインは、デザイン ビューで表示できるセクションに分割されています。 各セクションの機能を理解することは、良いレポートを作成するのに役立ちます。 たとえば、演算コントロールを配置するために選択したセクションは、結果がどのように計算されるかを決定します。 次の一覧は、セクションの種類とその使用方法を示しています。

セクション

印刷時の表示場所

セクションの用途

レポート ヘッダー

レポートの先頭。

ロゴ、タイトル、日付など、通常、表紙に表示される情報向けに使用します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをレポート ヘッダーに配置すると、計算される合計値の対象がレポート全体になります。 レポート ヘッダーは、ページ ヘッダーの前に表示されます。

ページ ヘッダー

各ページの上部。

各ページ上でレポートのタイトルを繰り返し表示します。

グループ ヘッダー

レコードの各新規グループの先頭。

グループ名を表示します。 たとえば、商品別にグループ化されたレポートでは、グループ ヘッダーを使って製品名を表示します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをグループ ヘッダーに配置すると、合計値の対象が現在のグループになります。 追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループ ヘッダー セクションを配置できます。 グループ ヘッダーとフッターの作成方法について詳しくは、「グループ化、並べ替え、または集計を追加する」をご覧ください。

詳細

レコード ソースの各行。

レポートの本文を構成するコントロールが配置されます。

グループ フッター

レコードの各グループの最後。

グループの集計情報を表示します。 追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループ フッター セクションを配置できます。

ページ フッター

各ページの最後。

ページ番号またはページ単位の情報を表示します。

レポート フッター

レポートの最後。

注:  デザイン ビューでは、レポート フッターはページ フッターの下に表示されます。 ただし、それ以外のビュー (たとえばレイアウト ビュー、またはレポートの印刷またはプレビュー時) では、レポート フッターは、最後のページの最後のグループ フッターまたは詳細行の直後、ページ フッターのに表示されます。

レポート全体に関するレポートの合計またはその他の要約情報を表示します。

データベースのテーブル構造およびリレーションシップが適切に設計されていると、有意義なレポートを簡単に作成できることがわかります。 データベースの計画とデザインの概要については、「データベース設計の基本」をご覧ください。

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Access でレポートを作成する

以下の手順で、Access デスクトップ データベースのレポートを作成できます。

手順 1: レコード ソースを選択する

レポートのレコード ソースには、テーブル、名前付きのクエリ、または埋め込みクエリを使用できます。 レコード ソースには、レポートに表示するデータのすべての行と列が含まれている必要があります。

  • データが既存のテーブルまたはクエリから取得される場合、ナビゲーション ウィンドウでそのテーブルまたはクエリを選び、手順 2 に進みます。

  • レコード ソースがまだ用意されていない場合は、次のいずれかの操作を行います。

    • 手順 2 に進み、[空白のレポート] ツールを使用します。

      または

    • 必要なデータが含まれているテーブルまたはクエリを作成します。 ナビゲーション ウィンドウでクエリまたはテーブルを選び、手順 2 に進みます。

手順 2: レポート ツールを選択する

レポート ツールは、リボンの [作成] タブの [レポート] グループに含まれています。 次の表で、オプションについて説明します。

ツール

説明

レポート

ナビゲーション ウィンドウで選択したレコード ソース内のすべてのフィールドを含む、単純な表形式レポートが作成されます。

レポート デザイン

必要なフィールドやコントロールを追加できる空白のレポートをデザイン ビューで開きます。

空白のレポート

レイアウト ビューで空白のフォームを開き、レポートにフィールドを追加できる [フィールド リスト] ウィンドウを表示します。

レポート ウィザード

フィールド、グループ化/や並べ替えのレベル、およびレイアウト オプションを指定できる複数ステップ ウィザードを表示します。

ラベル

標準またはユーザー設定のラベル サイズ、表示するフィールド、およびフィールドの並べ替え方法を選択できるウィザードを表示します。

手順 3: レポートを作成する

  1. 使用するツールのボタンをクリックします。 ウィザードが表示されたら、ウィザードの手順に従い、最後のページで [完了] をクリックします。
    レポートがレイアウト ビューで表示されます。

  2. ご希望の外観になるように、レポートの形式を変更します。

    • フィールドやラベルを選んで、目的のサイズになるまで端をドラッグすることで、サイズを変更します。

    • フィールド (およびラベルがある場合はラベル) を選んで、新しい場所にドラッグすることで、フィールドを移動します。

    • フィールドを右クリックし、ショートカット メニューのコマンドを使用してセルの分割や結合、フィールドの削除や選択、およびその他の書式設定を行います。

      また、次のセクションで説明する機能を使用して、レポートをさらに魅力的に読みやすく整えることもできます。

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グループ化、並べ替え、または集計を追加する

グループ化、並べ替え、または集計をデスクトップ データベース レポートに追加する最も簡単な方法は、グループ、並べ替え、または合計を適用するフィールドを右クリックし、ショートカット メニューの目的のコマンドをクリックする方法です。

また、レポートをレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いている場合は、[グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用してグループ化、並べ替え、または合計を追加することもできます。

  1. [グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウがまだ開いていない場合は、[デザイン] タブの [グループ化と集計] で [グループ化と並べ替え] をクリックします。

  2. [グループの追加] または [並べ替えの追加] をクリックし、グループ化または並べ替えをするフィールドを選びます。

  3. その他のオプションを設定するか集計を追加するには、"グループ化" または "並べ替え" の行で、[その他] をクリックします。

グループ化、並べ替え、および集計の詳細については、「グループ化レポートまたはサマリー レポートを作成する」の記事を参照してください。

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条件付き書式を使用してデータを強調表示する

Access には、レポートでデータを強調表示するためのツールが含まれます。 コントロールまたはコントロールのグループごとに条件付き書式ルールを追加できます。また、クライアント レポートでは、次の操作を行います。 また データを比較するデータ バーを追加します。

条件付き書式を追加するには をコントロールに移動します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. 必要なコントロールを選び、[書式] タブの [コントロールの書式設定] グループで [条件付き書式設定] をクリックします。

    ヒント:  複数のコントロールを選択するには、Ctrl キーを押しながらコントロールをクリックします。

  3. [条件付き書式ルールの管理] ダイアログ ボックスで、[新しいルール] をクリックします。

  4. [新しい書式ルール] ダイアログ ボックスで、[ルールの種類を選んでください] の値を選びます。

    • 各レコードを個別に評価するルールを作成するには、[現在のレコードの値を確認するか、式を使用する] をクリックします。

    • データ バーを使用してレコードどうしを比較するルールを作成するには、[その他のレコードと比較する] をクリックします。

  1. [ルールの内容を編集してください] で、書式設定がどのタイミングで適用されるかに加え、どの書式設定を適用すべきかを指定し、[OK]をクリックします。

  2. 同じコントロールまたはコントロール セットに追加のルールを作成するには、手順 4 以降をもう一度実行します。

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色とフォントをカスタマイズする

色およびフォントをカスタマイズするには、[テーマ] オプションを使用します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウトュー] をクリックして、レポートをレイアウト ビューで開きます。

  2. [レポート レイアウト ツール] オプションの [デザイン] タブで、[テーマ] をクリックし、ギャラリー内のさまざまなテーマにカーソルを合わせ、効果のプレビューを表示します。 テーマをクリックして選択し、レポートを保存します。

  3. 色とフォントを個別に設定するには、[配色] ギャラリーや [フォント] ギャラリーを使用します。


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ロゴまたは背景イメージを追加する

レポートにはロゴや背景画像を追加できます。この画像を更新すると、イメージがデータベースのどこで使用されているかにかかわらず。自動的に更新が行われます。

画像を追加または削除するには、次の手順に従います。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. レポートで、画像を追加する位置をクリックし、[デザイン] タブの [ヘッダー/フッター] グループで、[ロゴ] をクリックします。

  3. イメージを参照し、[開く] をクリックします。 Access によって画像がレポートに追加されます。

  4. 画像を削除するには、画像をマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューから [削除] をクリックします。

背景画像を追加するには、次の手順に従います。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. [書式] タブの [背景] グループで、[背景のイメージ] をクリックします。

  3. [イメージ ギャラリー] リストからイメージを選ぶか、[参照] をクリックしてイメージを選び、[OK] をクリックします。

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レポートをプレビューまたは印刷する

レポートをプレビューする

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷プレビュー] をクリックします。 [印刷プレビュー] タブのコマンドを使用して、次のいずれかの操作を行うことができます。

    • レポートを印刷する

    • ページのサイズまたはレイアウトを調整する

    • 表示を拡大または縮小する、または複数のページを同時に表示する

    • レポートのデータを最新の情報に更新する

    • レポートを別のファイル形式にエクスポートする

  2. [印刷プレビューを閉じる] をクリックします。

レポートを印刷する

プレビューせずにレポートを印刷するには、次の手順に従います。

  • ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷] をクリックします。 既定のプリンターにレポートが送信されます。

    注:  ナビゲーション ウィンドウでレポートを選び、[ファイル] タブから [印刷] を選択すると、ページやコピー数などのその他の印刷オプションを選んだり、プリンターを指定したりできます。

    • プリンターの選択、印刷部数の指定などが可能なダイアログ ボックスを開くには、[印刷] をクリックします。

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