Access または Excel を使用してデータを管理する

Microsoft Access と Microsoft Excel多くの類似点を持つ場合、使用するプログラムを決定するのが難しくなる可能性があります。 たとえば、両方のプログラムで大量のデータを格納し、強力なクエリと分析ツールを実行して、そのデータをスライスして分析し、必要なデータを返す高度な計算を実行できます。

ただし、管理しているデータの種類と、そのデータで何をしたいかによって、各プログラムには明確な利点があります。 たとえば、複数のユーザーがアクセスできる形式でデータの整合性を維持する目的がある場合、Access が最適な選択肢ですが、Excel は詳細に分析する複雑な数値データに適しています。

多くの場合、両方のプログラムを使用して、最適な目的のためにそれぞれを使用できます。 一般に、Access はデータの管理に優れ、データを整理し、検索が簡単で、複数の同時ユーザーが利用できます。 Excel、複雑な計算の実行、考えられる結果の探索、高品質のグラフの生成など、データの分析に一般的に優れています。 Access を使用してデータを格納し、Excel分析する場合は、両方のプログラムの利点を得られる可能性があります。

使用するプログラムを決定する前に、各プログラムの利点を比較し、どちらを使用するのが最適かを確認し、両方のプログラムを使用して目的の結果を正確に達成する方法を確認できます。

注: すべての Microsoft Officeスイートには Excelが含まれますが、すべてのスイートに Access が含まれるというのではありません。

各プログラムの利点を比較する

最高のパフォーマンスと精度で情報にアクセスして更新する場合は、適切なプログラムを選択する必要があります。 実行するタスクに最適なプログラムを見つけるには、データストレージ、データ分析、マルチユーザーコラボレーション、セキュリティに関して各プログラムが提供する利点を比較するのに役立つ場合があります。

フラット データとリレーショナル データ    データの格納に最適なプログラムを判断するには、データはリレーショナルか、それともリレーショナルか、それとも関係ないのか、自分に質問してください。 単一のテーブルまたはワークシートに効率的に格納できるデータは、フラット データまたは非相関データと呼ばれる。 たとえば、1 つの顧客の住所と連絡先のみを含む単純な顧客リストを作成する場合は、Excelをお選びください。 ただし、各顧客の請求先住所と配送先住所を含む複雑な顧客リスト、または顧客ごとに複数の連絡先を格納する場合は、Access の方が優れたソリューションです。

を使用 リレーショナル データベース情報を複数のテーブルに整理します。 十分に設計されたリレーショナル データベースでは、各テーブルはフラットであり、1 種類のデータに関する情報のみを含む。 たとえば、顧客データベースを作成する場合、顧客の名前は 1 つのテーブルに格納する必要があります。一方、顧客の請求先住所と配送先住所は別のテーブルに格納する必要があります。 各顧客は複数の住所を持つ可能性があります。また、各住所の顧客名を再入力することなく、顧客ごとに複数の住所を入力できる必要がある場合は、名前とは別に住所を格納する方が良い考えです。

ローカル データと外部データ    Access を使用すると、さまざまな外部データ ソースからデータに接続できます。そのため、データをインポートすることなく、そのデータを表示、クエリ、編集できます。 たとえば、Access には、Microsoft SQL Server データベース、dBASE ファイル、または anOutlook フォルダー内の既存のデータと、他の多くのデータ ソースに接続するコマンドが備わっています。 Excel を使用すると、Access、SQL Server および Analysis Services データベース、テキストファイルと XML ファイル、ODBC および OLE DB データ ソースなど、さまざまなデータ ソースに接続できます。 ただし、データを編集してソース データを変更するには、ユーザー インターフェイスExcel使用します。

Access と Excelの両方に、リスト内のデータに接続するための Windows SharePoint Services があります。 ただし、Excelリストへの読み取り専用接続SharePointします。一方、Access を使用すると、データの読み取りや書き込みを行SharePointできます。

データの整合性と柔軟性    一意識別子は、データの整合性を維持するのに役立ち、2 つの行 (またはレコード) にまったく同じデータが含まれるのを保証します。 一意識別子は、データを検索または並べ替えるときにデータを取得する最も簡単な方法も提供します。 Access では、オートナンバー型を使用して、レコードごとに一意の識別子を自動的に生成できます。 その後、これらの識別子を使用して、1 つのテーブル内のレコードを別のテーブルの 1 つ以上のレコードに関連付けできます。

Access がデータに適用される構造は、データの整合性を確保するのに役立ちます。 Access では、1 つのテーブル内の新しいレコードに対応する値が別のテーブルに存在する必要があります。そのため、"孤立" レコードを作成することはできません。 たとえば、顧客情報を含めなかった注文は使用したくないとします。 Access では、Orders テーブル内のすべての新しいレコードに対応する顧客値が Customers テーブルに含けられている必要があります。 この必要な値の対応は、 と呼 参照整合性。

独自の制約とルールを適用して、データが正しく入力されるようにすることもできます。 Excel形式でデータを入力できますが、Excel はリレーショナル データをサポートしていないので、参照整合性をサポートすることはできません。 ただし、[データの入力規則]コマンドを使用して、データ入力規則のExcel。

クエリ    状況やイベントの変化に応じて、さまざまな方法でデータを表示する必要がある場合は、データを保存して操作する方が、Access の方が最適な選択肢になる可能性があります。 Access では、構造化照会言語 (SQL) クエリを使用して、データが 1 つのテーブルまたは多数のテーブルに含まれているかどうかに関して、必要なデータの行と列を簡単に取得できます。 クエリで式を使用して、計算フィールドを作成することもできます。 Access で式を使用する方法は、数式を使用して値を計算Excelプロセスと似ています。 Access クエリを使用してデータを集計し、合計、平均、カウントなどの集計値を表示することもできます。

モデリング    このExcelツールを使用 What-If 分析 ワークシート モデルの結果を予測できます。 What-if 分析を使用すると、最適なケースや最悪のケースのシナリオなど、データに対してさまざまなシナリオを実行し、概要レポートで複数のシナリオの結果のデータを比較できます。 Access で同様の機能を使用できません。

ピボットとグラフ    どちらのプログラムでも、ピボットテーブル レポートとピボットテーブル グラフを作成できます。 ただし、Excelは、Access よりも高度なピボットテーブル レポート機能とグラフ作成機能を提供します。 広範なピボットテーブル レポートを作成したり、プロフェッショナルな外観のグラフを定期的に提供する場合は、Access の同じ機能ではなく、Excel でピボットテーブル レポートまたはピボットテーブル グラフを使用する必要があります。

Access と Excel の両方を、Windows SharePoint Services やネットワーク ファイル共有などのコラボレーション環境で使用できますが、複数のユーザーがデータにアクセスする方法には違いがあります。

データへの複数のユーザー アクセス    通常の操作では、Access を使用すると、複数のユーザーが同時に 1 つのデータベースを開くことができます。これは、編集中のデータのみをロックするため、正常に機能します。その結果、他のユーザーは競合することなく異なるレコードを編集できます。 このExcel他のユーザーとブックを共有できますが、複数ユーザーの共同作業は、ユーザーが同時にではなく、別の時間にブック内のデータを処理する場合に最適です。 実際には、Access データベースのユーザーは一連のデータで共同作業を行い、Excelブックのユーザーはドキュメントで共同作業を行います

コラボレーションWindows SharePoint Servicesを使用する    どちらのプログラムも、Microsoft Windows SharePoint ServicesライブラリなどのSharePointテクノロジと統合されます。

Access には、1 つのサイトで複数のユーザーと共同作業を行うさまざまなSharePointがあります。 たとえば、完全なデータベースを Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードし、フォームとレポートを Windows SharePoint Services ビューとして使用し、データベースを SharePoint リストに格納されているデータにリンクすることができます。

Excelサイトで複数のユーザーと共同作業を行う方法は 1 SharePoint Services のみです。 ブックを Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードすると、個々のユーザーがブックをチェックアウトして変更を加え、他のユーザーが同時にブックを変更できません。 ユーザーはブックをドキュメント ライブラリからチェックアウトせずに編集できます。その場合は、データの競合を回避するために他のユーザーと調整する必要があります。

コラボレーションにネットワーク フォルダーを使用する    Access データベースを共有ネットワーク フォルダーに保存すると、複数のユーザーがデータベースを開き、そのデータを同時に処理できます。 個々のレコードは、ユーザーが編集するとロックされます。 共有ネットワーク フォルダーにExcelブックを保存する場合、ブックを一度に編集できるのは 1 人のユーザーのみです。 表示目的で、別のユーザーがブックを編集している間、複数のユーザーがブックを開くことができるが、それらのユーザーはブックを編集しているユーザーがブックを閉じるまでデータを変更できない。

どちらのプログラムも同様の機能 (パスワードと暗号化) を提供します。これは、データの損失を防ぎ、不正アクセスからデータを保護するのに役立ちます。 ただし、Access とユーザー レベルのデータ保護Excel機能にはいくつかの違いがあります。

データ損失防止    Access では、作業が継続的に保存され、予期しない障害が発生した場合に多くの作業が失われる可能性が低い (該当する場合) ただし、Access では作業が継続的に保存されるので、後でコミットしたくないと判断した変更を加える可能性があります。 データベースを適切な方法で復元するには、ニーズに合ったスケジュールでデータベース ファイルのバックアップ コピーを作成する必要があります。 データベース全体をバックアップから復旧するか、必要なテーブルまたは他のデータベース オブジェクトを復元できます。 ファイル システム バックアップ ユーティリティを使用する場合は、ファイル システム バックアップからデータベースのコピーを使用してデータを復元することもできます。 このExcel、データの更新中に設定された間隔で自動回復情報を保存できます。

ユーザー レベルのデータ保護    このExcel、データの列と行を非表示にし、ワークシート全体を保護して非表示データへのユーザー アクセスを制御することで、重要なデータまたはプライベート データをビューから削除できます。 ワークシートとその要素を保護するほか、ワークシートのセルをロックおよびロック解除して、他のユーザーが意図せずに重要なデータを変更するのを防ぐことも可能です。

ファイル レベルのセキュリティ    ファイル レベルでは、両方のプログラムで 暗号化 を使用して、承認されていないユーザーがデータを見るのを防ぐことが可能です。 データベース ファイルまたはブックを開 パスワード 入力を要求することもできます。 さらに、 を使用してデータベース ファイルまたはブックをセキュリティで保護 デジタル署名。

データへのアクセスの制限    このExcel、データにアクセスするためのユーザー ベースのアクセス許可を指定したり、他のユーザーがアクセス権を持つデータを変更したりしない読み取り専用権限を設定できます。 Access ではユーザー レベルのセキュリティ機能は提供されませんが、Access は接続するデータベース サーバーのユーザー セキュリティ モデルをサポートしています。 たとえば、リストにリンクすると、SharePointリストのユーザーアクセス許可がSharePointされます。 承認されていないユーザーを Access データから保護する場合は、パスワードを設定してデータベースを暗号化できます。 ユーザーは、データベースからデータを読み取るパスワードを入力する必要があります。パスワードは、データベースなどの別のプログラムを使用してアクセスExcel。

データの保護に役立つ方法の詳細については、「Access 2007 以上で Access 2003ユーザー レベルのセキュリティを設定または変更する」および「Excel での保護とセキュリティ」を参照してください

Access を使用する場合

一般的に、Access は、データを定期的に追跡および記録し、そのデータのサブセットを表示、エクスポート、または印刷する必要がある場合に最適な選択肢です。 Access フォームは、データを操作するExcelより便利なインターフェイスを提供します。 Access を使用して頻繁に実行されるアクションを自動化し、Access レポートを使用すると、印刷または電子的な形式でデータを集計できます。 Access は、データの構造を高め、たとえば、入力できるデータの種類、入力できる値を制御し、1 つのテーブルのデータが他のテーブルのデータに関連付けする方法を指定できます。 この構造は、正しい種類のデータのみを入力するのに役立ちます。

Access は、ワークシートと同じように見えるテーブルにデータを格納しますが、Access テーブルは、他のテーブルに格納されているデータに対して複雑なクエリを実行するように設計されています。

次の場合に Access を使用します。

  • データベースで作業している多くのユーザーを予測し、レコードのロックや競合解決など、データの更新を安全に処理する堅牢なオプションが必要です。

  • フラット テーブルまたは非相関テーブルとして作成されたデータ セットにテーブルを追加する必要性を予測します。

  • 複雑なクエリを実行する場合。

  • さまざまなレポートや郵送ラベルを作成する場合。

  • 連絡先の管理    連絡先と郵送先住所を管理し、Access でレポートを作成したり、Microsoft Office Word でデータを結合して、フォームレター、封筒、または郵送ラベルを印刷することができます。

  • インベントリと資産の追跡    自宅や企業でアイテムの在庫を作成したり、写真や他の関連ドキュメントをデータと共に保存することができます。

  • 注文の追跡    製品、顧客、注文に関する情報を入力し、従業員、地域、期間、その他の値別の売上を示すレポートを作成できます。

  • タスクの追跡    ユーザーのグループのタスクを追跡し、他のユーザーが同じデータベース内の既存のタスクを更新するのと同時に、新しいタスクを入力できます。

  • ライブラリの整理    Access を使用すると、書籍や CD に関するデータを格納し、そのブックを誰に貸したのか追跡できます。

  • イベント計画    イベントの日付、場所、参加者に関する情報を入力し、イベントに関するスケジュールまたは概要を印刷できます。

  • 栄養の追跡    レシピを追跡し、食事と運動のアクティビティを記録します。

アプリケーションを使用するExcel

スプレッドシート プログラムとして、Excelワークシートを含むブックに大量のデータを格納できます。 ただし、Access などのデータベース管理システムとして機能する代わりに、データExcel計算用に最適化されています。 この柔軟なプログラムを使用して、データを分析するためのモデルを構築し、単純で複雑な数式を作成してそのデータに対する計算を実行し、任意の方法でデータをピボットし、さまざまなプロフェッショナルな外観のグラフでデータを表示することができます。

次のExcelを使用します。

  • 複数のテーブルを使用する リレーショナル データベース の代わりに、データのフラットビューまたは非参照ビューを必要とします。また、データの大部分が数値である場合。

  • データに対して計算と統計比較を頻繁に実行します。

  • ピボットテーブル レポートを使用して、コンパクトで柔軟なレイアウトで階層データを表示する場合。

  • 定期的にグラフを作成する計画を立て、新しいグラフ形式を使用する必要Excel。

  • 条件付き書式アイコン、データ バー、カラー スケールを使用してデータを強調したい。

  • 統計、エンジニアリング、回帰分析など、データに対して高度な What-If 分析操作を実行したい。

  • 個人的な使用または限られた共同作業のために、単純なリスト内のアイテムを追跡する必要があります。

  • 会計    Excel の強力な計算機能は、多くの財務会計明細書 (たとえば、キャッシュ フロー計算書、損益計算書、損益計算書) で使用できます。

  • <c0>予算</c0>個人用やビジネス用のあらゆる種類の予算を Excel で作成できます。    ニーズが個人またはビジネス関連の場合でも、マーケティング予算計画、イベント予算、退職予算など、Excel で任意の種類の予算を作成できます。

  • 請求と販売    Excelは、課金データと売上データの管理にも役立ちます。また、必要なフォーム (売上請求書、梱包明細、発注書など) を簡単に作成できます。

  • レポート    Excel では、データ分析を反映するか、データを集計するさまざまな種類のレポートを作成できます。たとえば、プロジェクトのパフォーマンスを測定するレポート、予測データ、データの集計、差異データの表示を行うレポートなどです。

  • 計画    Excelは、週単位の授業計画、マーケティングリサーチ計画、年末の税金計画、または毎週の食事、パーティー、休暇を計画するのに役立つプランナーなど、プロフェッショナルなプランや便利なプランナーを作成するための便利なツールです。

  • 追跡    Excel を使用すると、タイム シートまたはリスト (作業を追跡するタイム シート、機器を追跡する在庫リストなど) のデータを追跡できます。

  • 予定表の使用    Excel はグリッドのような性質を持つため、任意の種類の予定表 (学年度の活動を追跡する学年カレンダー、ビジネス イベントやマイルストーンを追跡する会計年度カレンダーなど) の作成に便利です。

これらのカテゴリExcel便利なテンプレートについては、「Excel Online のテンプレート」をMicrosoft Officeしてください。

Access とデータのExcel使用

両方のプログラムが提供する必要がある利点を活用したい場合があります。 たとえば、Excel でワークシートを作成し、データを計算および分析できますが、ワークシートが大きすぎて複雑になり、他の多くのユーザーがデータにアクセスする必要があります。 この時点で、ワークシートを Access にインポートまたはリンクし、そのワークシートを Access で操作する代わりにデータベースとして使用Excel。 または、Access データベースにデータが含まれており、ピボットテーブル レポートやプロフェッショナルなExcelグラフを作成Excelすることもできます。

最初に使用するプログラムに関係なく、常にデータを 1 つのプログラムから別のプログラムに転送して、引き続き作業できます。 データ接続の場合と接続しない場合は、データをコピー、インポート、またはエクスポートすることで、Excel から Access にデータを取り込む (またはその逆) できます。

両方のプログラム間でデータを交換する方法の詳細については、「データを他のプログラムから Access にExcelする」を参照してください

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