Business Contact Manager で電子メールメッセージのリンクと追跡を行う

ビジネスに関連付けられているユーザーとの間で電子メールメッセージを追跡することは困難な作業であり、メッセージの追跡を失った場合は、営業案件を失う可能性があります。 これに対処するために、 Business Contact Manager for Outlook は、ビジネス レコード を仮想電子メールの受信トレイに変換します。これにより、電子メールメッセージへのリンクを有効にすることができます。

この記事では、各電子メールメッセージを Business Contact Manager for Outlook のレコードにリンクする方法と、電子メールのリンクと追跡を設定して、ビジネスプロジェクトを含む、メッセージをレコードに自動的にリンクする方法について説明します。

重要:  データベースに複数のユーザーがいる場合、データベースにアクセスできるすべてのユーザーが、リンクされた電子メールメッセージを表示できます。

目的に合ったトピックをクリックしてください

個々の電子メールメッセージをレコードにリンクする

電子メールメッセージをレコードに自動的にリンクする

電子メールのリンクと追跡を無効にする

共有データベースでの電子メールのリンクと追跡に関するプライバシーとセキュリティの問題について理解する

レコードからメールメッセージを削除する

メールメッセージをレコードにリンクする

電子メールメッセージを アカウント や ビジネス用連絡先 のレコードの種類、およびビジネスプロジェクトにリンクすることができます。 数回クリックするだけで、レコードにリンクされているメッセージを表示できます。

ビジネス用連絡先とビジネスプロジェクトを取引先企業にリンクすると、各ビジネス用連絡先とビジネスプロジェクトにリンクされている電子メールメッセージを、取引先企業レコードのコミュニケーション履歴に表示することもできます。

電子メールメッセージをレコードに自動的にリンクする

電子メールのリンクと追跡機能を使用すると、取引先企業やビジネス用連絡先からの電子メールメッセージのリンクと追跡、古いアイテムの読み取り、送信したメッセージの確認などを行うことができます。 電子メールメッセージを自動的にビジネスプロジェクトにリンクさせることもできます。

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個々の電子メールメッセージをレコードにリンクする

取引先企業、ビジネス用連絡先、またはビジネスプロジェクトのレコードにリンクしたメールメッセージは、Outlook に残ります。 メールメッセージは、レコードのコミュニケーション履歴と Business Contact Manager for Outlookの コミュニケーション履歴フォルダー にも記載されています。

4 KB のメッセージは Business Contact Manager データベースに保存されるため、Outlook から削除された場合でも、メッセージのすべてまたは一部にアクセスできます。 元のメッセージが 4 KB より大きい場合は、Outlook から削除された場合にのみ、メッセージの一部にアクセスできます。

  1. Outlook で、レコードにリンクする電子メールメッセージをクリックするか、開きます。

  2. リボンの [ビジネス] グループで、[レコードにリンク] をクリックします。

  3. [ Business Contact Manager レコードにリンク] ダイアログボックスの [アイテムの種類] ボックスの一覧で、検索するレコードの種類をクリックします。

    注:  営業案件レコードを選択した場合、実際には、電子メールメッセージは営業案件レコードの取引先企業またはビジネス用連絡先にリンクされます。

  4. レコードのリストで、レコードをクリックします。

    アイテムを複数のレコードにリンクする場合は、リンク先のレコードを選びます。

複数のレコードを選択する方法

連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。 連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。 すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. [リンクされたレコード] で、[リンク先] をクリックします。

    選んだレコードが、[リンク先] ボックスに表示されます。

  2. [OK] をクリックします。

レコードにリンクされている電子メールメッセージを表示する

レコードにリンクされている電子メールメッセージを表示するには、レコードを開き、[履歴] タブをクリックします。

メールメッセージだけでなく、レコードにリンクされているその他のコミュニケーション履歴項目も一覧表示されます。

他のコミュニケーション履歴項目の詳細については、「 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーションを追跡する」を参照してください。

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電子メールメッセージをレコードに自動的にリンクする

メールのリンクと追跡を有効にすると、選択した電子メールアドレスに対するすべての新規メールメッセージは、自動的にレコードにリンクされます。

過去の電子メールメッセージを検索して、レコードにリンクすることもできます。

メッセージは、選択した電子メールアドレスが含まれているレコードのコミュニケーション履歴に表示されます。

メールメッセージからリンクしていて、メールアドレスと一致する既存の Business Contact Manager for Outlook レコードがない場合は、リンク/追跡機能によって新しいビジネス用連絡先レコードが作成され、そのレコードにリンクされます。

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リンクと追跡の前

電子メールのリンクと追跡を有効にする前に、次の操作を行います。

Business Contact Manager for Outlook レコードにメールアドレスが入力されていることを確認します。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 営業

    • プロジェクト管理

  2. 目的のレコードが含まれるタブをクリックし、レコードをダブルクリックして開きます。

  3. [電子メールアドレス] フィールドにメールアドレスが表示されていることを確認します。

送信されたメッセージを [送信済みアイテム] フォルダーに保存するように Outlook が設定されていることを確認します。

送信メッセージのリンクと追跡を簡単に行うには、送信済みメッセージを [送信済みアイテム] フォルダーに保存します。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [オプション] をクリックします。

  3. [メール] をクリックし、[メッセージの保存] セクションまでスクロールします。

  4. [送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する] の横にあるチェックボックスがオンになっていることを確認します。 転送されたメッセージをリンクして追跡する場合は、[転送されたメッセージを保存する] チェックボックスもオンになっていることを確認します。

  5. [OK] をクリックします。

プライバシーを保護するために、 Business Contact Manager for Outlook データベースを他のユーザーと共有している場合、個人、非公開、または社外秘とマークされた電子メールメッセージは、リンクおよび管理されません。

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電子メールのリンクと追跡を設定する

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[リンクと追跡の管理] をクリックします。

  3. [リンクと追跡の管理] ダイアログボックスの [電子メール] タブで、リンクおよび追跡する電子メールアドレスの横にあるチェックボックスをオンにします。

    レコードに複数のメールアドレスが含まれている場合、取引先企業またはビジネス用連絡先のレコードが複数回一覧表示されます。

    リンクの管理と [追跡] ダイアログ ボックス

  4. リンクと追跡を行わないすべての電子メールアドレスの横にあるチェックボックスをオフにします。

  5. [フォルダー ] タブをクリックします。

    既定では、すべてのフォルダーが選択されています。

    注:  別のフォルダーにメールメッセージをルーティングするように設定されている Outlook ルールがある場合は、それらのメッセージをリンクして追跡するために、[フォルダー ] タブでそれらのフォルダーを選択していることを確認します。

  6. [OK] をクリックします。

    選択したフォルダー内の選択したアドレスに対するすべての電子メールメッセージは、自動的に追跡されます。

    メールメッセージからリンクと追跡を設定することもできます。 受信トレイで、電子メールメッセージをクリックするか、開きます。 リボンの [ビジネス] グループで、[リンク & トラッキング] をクリックします。 [ & 追跡のリンク] ダイアログボックスで、電子メールアドレスを選択し、[ OK]をクリックします。 メールアドレスと一致する既存の Business Contact Manager for Outlook レコードがない場合は、電子メールアドレスをリンクすると、ビジネス用連絡先レコードが作成されます。

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過去のメッセージを取引先企業とビジネス用連絡先にリンクさせる

電子メールのリンクと追跡を有効にする前に受信したメッセージをリンクする場合は、 Business Contact Manager for Outlook でメッセージを検索して、それらのメッセージを取引先企業とビジネス用連絡先にリンクすることができます。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[リンクと追跡の管理] をクリックします。

  3. [リンクと追跡の管理] ダイアログボックスで、必要に応じて次の操作を行います。

    • メッセージを検索してリンクする必要のある取引先企業またはビジネス用連絡先のチェックボックスをオンにします。

    • 過去のメッセージをリンクさせたくない取引先企業またはビジネス用連絡先の横にあるチェックボックスをオフにします。

      レコードに複数のメールアドレスが含まれている場合、取引先企業またはビジネス用連絡先のレコードが複数回一覧表示されます。

  4. Business Contact Manager for Outlook 過去のメッセージを検索する場所を指定する場合は、[フォルダー ] タブで、フォルダー名の横にあるチェックボックスをオンまたはオフにします。

  5. [検索とリンク] をクリックします。

    [検索] および [リンク] ボタンがアウトライン表示されている [リンクと追跡の管理] ダイアログ ボックス。

  6. [既存の電子メールのリンク] ダイアログボックスで、特定の日付よりも古い電子メールメッセージを除外する場合は、[次の期間より古い電子メールを無視する] チェックボックスをオンにして、予定表から日付をクリックします。

  7. [開始] をクリックします。

  8. 検索とリンクが完了したら、[閉じる] をクリックします。

  9. 必要に応じて、[リンクと追跡の管理] ダイアログボックスで、今後の電子メールメッセージの選択内容を変更します。

    重要:  選択されている電子メールアドレスとフォルダーを変更せずに、[リンクと追跡の管理] ダイアログボックスで [ OK ] をクリックすると、今後の電子メールメッセージは、検索とリンクに使用した選択肢に基づいてリンクおよび管理されます。

  10. [リンクと追跡の管理] ダイアログボックスで、[ OK] をクリックします。

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件名別に電子メールメッセージをビジネスプロジェクトにリンクする

電子メールメッセージは、電子メールメッセージの件名に基づいてビジネスプロジェクトレコードにリンクできます。 ビジネスプロジェクトレコードの詳細については、「business Contact Manager でビジネスプロジェクトを管理する」を参照してください。

警告:  メッセージをビジネスプロジェクトにリンクして、リンクと追跡を無効にする場合は、一意の電子メールの件名ごとにそれを無効にする必要があります。

詳細については、この記事の後半の「電子メールのリンクと追跡を適用する」を参照してください。

  1. ビジネスプロジェクトレコードにリンクさせる電子メールメッセージをクリックするか、開きます。

  2. リボンの [ビジネス] グループで、[リンク & トラッキング] をクリックします。

  3. [ & 追跡のリンク] ダイアログボックスで、[電子メールの件名] タブをクリックします。

    [メールの件名] タブの [リンクと追跡] ダイアログ ボックスで、[ビジネス プロジェクト] の横にあるチェック ボックスを選択。

  4. 電子メールメッセージをリンクさせるプロジェクト名の横にあるチェックボックスをオンにします。

  5. [OK] をクリックします。

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電子メールのリンクと追跡を無効にする

メールメッセージをレコードに自動的にリンクさせたくない場合は、電子メールのリンクと追跡を無効にすることができます。

リンクされているすべての電子メールメッセージが表示されるため、同僚とデータベースを共有している場合は、電子メールのリンクと追跡を無効にすることができます。 既にリンクされているメッセージだけを表示しないようにするには、この記事の後半の「レコードから電子メールメッセージを削除する」を参照してください。

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取引先企業およびビジネス用連絡先に対して電子メールのリンクと追跡を無効にする

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[リンクと追跡の管理] をクリックします。

  3. [リンクと追跡の管理] ダイアログボックスの [電子メール] タブと [フォルダー ] タブの両方で、[すべてクリア] ボタンをクリックしてすべてのチェックボックスをオフにします。

    特定のレコードに対してのみリンクと追跡を無効にする場合は、これらのチェックボックスをオフにします。

  4. [OK] をクリックします。

    注:  メールのリンクと追跡を無効にすると、今後のメールメッセージがレコードにリンクされなくなります。 現在レコードにリンクされている電子メールメッセージを削除する場合は、電子メールのリンクと追跡を無効にした後で削除する必要があります。 詳細については、この記事の後半の「レコードから電子メールメッセージを削除する」を参照してください。

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電子メールのリンクを無効にして件名で追跡する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[プロジェクト マネジメント] をクリックします。

  2. [ビジネスプロジェクト] タブで、目的のプロジェクトをダブルクリックします。

  3. リボンの [表示] グループで [履歴] をクリックします。

  4. リンクと追跡を停止する件名を含む電子メールメッセージを右クリックし、[ & のリンクの記録] をクリックします。

  5. 次の操作を行います。

    • 取引先企業およびビジネス用連絡先に対して電子メールのリンクと追跡を無効にする     必要に応じて、[電子メールアドレス] タブで、[すべてクリア] をクリックして、取引先企業とビジネス用連絡先のメッセージのリンクと追跡を停止します。

    • ビジネスプロジェクトで電子メールのリンクと追跡を無効にする     [電子メールの件名] タブをクリックし、[すべてクリア] をクリックします。

      選択したメッセージにリンクされているビジネスプロジェクト、取引先企業、ビジネス用連絡先だけについて、電子メールのリンクと追跡を無効にすることができます。 ビジネスプロジェクトのリンクと追跡を無効にするには、一意の電子メールの件名ごとにそれを無効にする必要があります。

  6. [OK] をクリックします。

    注:  メールのリンクと追跡を無効にすると、今後のメールメッセージがレコードにリンクされなくなります。 現在レコードにリンクされている電子メールメッセージを削除する場合は、電子メールのリンクと追跡を無効にした後で削除する必要があります。 詳細については、この記事の後半の「レコードから電子メールメッセージを削除する」を参照してください。

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共有データベースでの電子メールのリンクと追跡に関するプライバシーとセキュリティの問題について理解する

データベースを共有すると、データベースのすべての情報が、そのデータベースにアクセスできるすべてのユーザーと共有されます。 電子メールメッセージの自動リンクと追跡を設定している場合、レコードにリンクされている既存のすべての電子メールメッセージやその他のコミュニケーション履歴項目は、データベースにアクセスするすべてのユーザーが使用できます。 データベースの共有の詳細については、「 Business Contact Manager データを他のユーザーと共有する」を参照してください。

データベースに複数のユーザーがいる場合     データベースへのアクセス権を持つユーザーは、リンクされたメッセージやその他のコミュニケーション履歴項目を表示できます。

  • 同僚がリンクされた電子メールメッセージにアクセスできないようにしたいが、今後のメッセージにメールのリンクと追跡を使用したい場合は、データベースを共有する前に、レコードから既存のメッセージを削除します。 詳細については、この記事の後半の「レコードから電子メールメッセージを削除する」を参照してください。

  • 同僚が今後のメールメッセージにアクセスできないようにする必要があり、過去のメッセージにアクセスできるようにしたい場合は、データベースを共有する前に、リンクと追跡を無効にします。 この記事の前半の「電子メールのリンクと追跡を無効にする」を参照してください。

  • 同僚がレコードにリンクされている既存または今後のすべての電子メールメッセージにアクセスできないようにするには、データベースを共有する前に、メールのリンクを無効にし、すべてのレコードからメールメッセージを削除します。

データベースを使用しているユーザーが自分だけの場合、またはデータベースを共有してポータブルコンピューターにコピーを作成している場合     セキュリティに関する考慮事項は、パスワードの安全性を維持するなど、最小限に抑える必要があります。 他のユーザーはメッセージを見ることができないため、リンクと追跡のために、すべてのメールアドレスを安全に有効にすることができます。

注:  Office の使用を終了するためにデータベースのコピーを作成するには、まず Business Contact Manager データベースを共有する必要があります。ただし、データベースのユーザーは1人しか存在しません。 データベースのコピーを作成する方法については、「 Business Contact Manager データを他のユーザーと共有する」を参照してください。

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レコードからメールメッセージを削除する

メールメッセージは、複数のレコードにリンクできます。 1つのレコードからリンクされたメッセージを削除すると、そのレコードのみの通信履歴から削除されます。 メールメッセージが他のレコードにリンクされている場合は、影響は受けません。 たとえば、メールメッセージが潜在顧客と関連のないアカウントの両方にリンクされている場合、潜在顧客からの電子メールメッセージを削除しても、取引先企業レコードからメッセージは削除されません。

レコードからメールメッセージを削除しても、Outlook の電子メールメッセージは削除されません。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 営業

    • プロジェクト管理

  2. 目的のレコードが含まれるタブをクリックし、レコードをダブルクリックして開きます。

  3. リボンの [表示] グループで、[履歴] ボタンをクリックします。

    メールメッセージだけでなく、レコードにリンクされているその他のコミュニケーション履歴項目も一覧表示されます。

    [履歴] ページに電子メールメッセージのみを表示するには、リボンの [表示] タブをクリックします。 [アイテムの種類] ボタンをクリックし、[電子メール] をクリックします。

  4. 削除する電子メールメッセージを選択します。

    相互に隣接するレコードを選択するには、SHIFT キーを押しながら、削除するグループの最初と最後のレコードをクリックします。 連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。

  5. [削除] ボタンをクリックします。

削除されたレコードの詳細については、「 Business Contact Manager のレコードを削除する」を参照してください。

削除したアイテムを復元する方法については、「 Business Contact Manager でレコードを復元する」を参照してください。

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レコードからすべての電子メールメッセージを削除する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] をクリックします。

  2. [ビジネスレコード] の [コミュニケーション履歴] をクリックします。

  3. [アイテムの種類] 列見出しをクリックして、リストをアイテムの種類で並べ替えます。

  4. すべての電子メールメッセージを選択するか、削除するすべての電子メールメッセージを選択します。

    相互に隣接するレコードを選択するには、SHIFT キーを押しながら、削除するグループの最初と最後のレコードをクリックします。 連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。

  5. 選択した電子メールメッセージを右クリックし、[削除] をクリックします。

他のコミュニケーション履歴項目の詳細については、「 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーションを追跡する」を参照してください。

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注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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