Excel で外部データ接続を更新する

ブックをブラウザー ウィンドウで表示している場合にデータを更新するには、通常、表示モードまたは編集モードで更新します。

表示モード

表示モードでブックを更新すると、ブックに表示されているデータが更新されます。 これは、ブラウザー ウィンドウまたは Excel の読み取り専用 (編集不可) モードで実行できます。

この場合、ブックは変更済みファイルとして管理されません。 つまり、ブックが格納されている場所では、ユーザーの資格情報が、ブックを編集したユーザーとして表示されません。

編集モード

編集モードでブックを更新すると、編集用のブックが開きます (ブラウザー ウィンドウまたは Excel で)。 ブックは、変更済みファイルとして管理されます。 つまり、ユーザーの資格情報が、ブックを最近編集したユーザーとして表示されます。

ブックを編集していてデータを更新すると、データ更新が発生した後に変更が自動的に保存されます。 ブックを表示する権限を持つユーザーには、ブックが保存されるとすぐに変更内容が表示されます。

Excel を使用してブックの外部データ接続を定義する必要があります。 ブラウザー ウィンドウにブックを表示した状態で設定を定義することはできません。 Excel を使用して指定した設定は、SharePoint ライブラリにブックを発行するときに保持されます。

データ更新オプションを指定するには、Excel の特定のデータ接続の [プロパティ] ボタンを選択します。 次の表に、選択できるさまざまなデータ更新オプションの簡単な説明をまとめました。

• __分ごとに更新 する - このオプションを使用すると、指定した間隔 (分単位) でデータの更新が試行されます。

• ファイルを開くときにデータを更新 する - このオプションを選択すると、ブックを開いたときに自動的にデータの更新が試行されます。

• [すべて更新] でこの接続を更新 する - オンにすると、自分または他のユーザーが [ すべて更新 ] ボタンをクリックしたときにデータが更新されます。
  
  このオプションをオフにすると、ユーザーまたは他のユーザーが [すべて更新] ボタンをクリックしたときに、この接続によってデータが 更新 されなくなります。 これは、Excel Services の特定の接続に対するタイムアウト エラーなど、データ更新エラーを防ぐのに便利です。

環境の構成方法によっては、データ更新が行われないことがあります。 たとえば、オンプレミス サーバーへのセキュリティで保護された外部データ接続を使用するブックを作成した場合、これらのデータ接続はおそらく Microsoft 365 では機能しません。 ブラウザー ウィンドウでデータを更新できない状況に陥った場合は、Excel でブックを開いてみてください。

また、SharePoint 管理者にお問い合わせください。

ブックを開いたときに、外部データ範囲を自動更新できます。 また、外部データを保存せずにブックを保存すると、ファイル サイズを小さくすることができます。

1. 外部データ範囲のセルをクリックします。

2. [データ] タブの [接続] グループで、[すべて更新] をクリックし、[接続のプロパティ] をクリックします。

   

1. [使用] タブをクリックします。

2. [コントロールの更新] で、[ファイルを開くときにデータを更新する] チェック ボックスをオンにします。

3. クエリ定義は含めて、外部データは含めずにブックを保存するには、[ブックを保存する前に外部データ範囲からデータを削除する] チェック ボックスをオンにします。

1. 外部データ範囲のセルをクリックします。

2. [データ] タブの [接続] グループで、[すべて更新] をクリックし、[接続のプロパティ] をクリックします。

   

3. [使用] タブをクリックします。

4. [定期的に更新する] チェック ボックスをオンにして、更新操作の間隔 (分) を入力します。

保存されるパスワードは暗号化されないので、お勧めできません。 データ ソースに接続するときにパスワードが必要な場合、外部データ範囲を更新する前にパスワードの入力を必須にすることができます。 次の手順は、テキスト ファイル (.txt) または Web クエリ (.iqy) から取得されたデータには適用されません。

大文字、小文字、数字、記号を組み合わせた強力なパスワードを使用してください。 これらの文字を混在させていないパスワードは強固とはいえません。 たとえば、Y6dh!et5 は安全性の高いパスワードです。 House27 は推測されやすいパスワードです。 パスワードは、8 文字以上にする必要があります。 理想は 14 文字以上のパス フレーズです。

パスワードは忘れないようにしてください。 パスワードを忘れた場合、Microsoft でパスワードを回復することはできません。 紙に記録したパスワードを、保護する必要がある情報から離れた安全な場所に保管してください。

1. 外部データ範囲のセルをクリックします。

2. [データ] タブの [接続] グループで、[すべて更新] をクリックし、[接続のプロパティ] をクリックします。

   

3. [定義] タブをクリックしてから、[パスワードの保存] チェック ボックスをオフにします。

非常に大きなデータ セットの場合は、バックグラウンドで更新を実行することを検討してください。 これにより Excel の制御が戻り、更新が完了するまで数分以上待つ必要がなくなります。

1. 外部データ範囲のセルをクリックします。

2. [データ] タブの [接続] グループで、[すべて更新] をクリックし、[接続のプロパティ] をクリックします。

   

   注: バックグラウンドで OLAP クエリを実行することはできません。

   注: データ モデルのデータを取得する接続タイプに対してはクエリを実行できません。

3. [使用] タブをクリックします。

4. バックグラウンドでクエリを実行するには、[バックグラウンドで更新する] チェック ボックスをオンにします。 待機中にクエリを実行するには、このチェック ボックスをオフにします。

   クエリを含むマクロを記録した場合、クエリはバックグラウンドで実行されません。 クエリをバックグラウンドで実行するように記録されたマクロを変更するには、Visual Basic エディター でマクロを編集します。 QueryTable オブジェクトの更新メソッドを BackgroundQuery := False から BackgroundQuery := True に変更します。

ブックが大きなデータ ソースに接続されている場合は、更新に予想よりも時間がかかることがあります。 更新を確認するか、キャンセルするには、次のいずれかの操作を行います。

• クエリの状態を確認する    Excel のステータス バーに、クエリが実行中であることを示すメッセージが表示されます。 メッセージをダブルクリックして、クエリの状態を確認します。

• バックグラウンド更新を停止する    バックグラウンドで実行されているクエリを停止するには、ステータス バーのクエリ状態メッセージをダブルクリックして[ 外部データ更新状態 ]ダイアログ ボックスを表示し、[ 更新の停止] をクリックします。

• クエリを停止する    バックグラウンド更新がオフになっているときにクエリの実行を停止するには、Esc キーを押します。

Get & Transform を使用してテキスト ファイルにクエリを実行した場合は、それ以上の手順は必要ありません。 テキスト ファイルをインポートした場合、更新する手順は次のとおりです。

1. 範囲内またはテーブル内の、インポートされたテキスト ファイルへのリンクを含むセルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] をクリックします。

   

   選択したデータのみを更新するには、[更新] をクリックします。

   範囲またはテーブル内のセルを右クリックし、[更新] をクリックすることもできます。

3. [テキスト ファイルのインポート] ダイアログ ボックスでテキスト ファイルを参照し、[インポート] をクリックします。

サーバー キューブの最新のデータを使用してファイルを再作成するオフライン キューブ ファイルを更新すると、時間がかかり、多くの一時ディスク領域が必要になる場合があります。 Excel の他のファイルにすぐにアクセスする必要がないときにプロセスを開始し、ファイルをもう一度保存するのに十分なディスク領域があることを確認します。

1. オフライン キューブ ファイルに接続されたピボットテーブルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] をクリックし、[ 更新] をクリックします。

   

1. ワークシートのマップされているセルをクリックして、更新する XML マップを選びます。

2. [開発] タブが表示されていない場合は、次の操作を行って表示します。

   1. [ファイル] をクリックし、[オプション] をクリックして、[リボンのユーザー設定] をクリックします。

   2. [メイン タブ] の [開発] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

3. [開発] タブの [XML] で [データの更新] をクリックします。

   

• [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] をクリックします。

複数の接続があり、特定の接続のみを更新する場合は、そのデータ範囲内の任意のセルを選択し、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックして、[ 更新] をクリックします。

PowerPivot アドインを使用して以前にインポートしたデータを更新すると、更新が成功するか失敗するか、取り消されるかを確認できます。

PowerPivotで、[ ホーム ] > [ 外部データの取得 ] > [すべて更新 ] または [ すべて更新] をクリックして、現在のテーブルまたはデータ モデル内のすべてのテーブルを再インポートします。

更新の状態は、データ モデルで使用される接続ごとに示されます。 3 つの結果が考えられます。

各テーブルにインポートされた行数に関する "成功" レポート。

データベースがオフラインの場合、アクセス許可がなくなった場合、またはソース内のテーブルまたは列が削除または名前変更された場合に、"エラー" が発生する可能性があります。 別のブックに新しい接続を作成して、データベースが使用可能であることを確認します。

"取り消し済み" とは、おそらく接続で更新が無効になっているため、Excel が更新要求を発行しなかったことを意味します。

Power Query エディターを使用すると、クエリを再作成しなくても、クエリを更新して最新のデータをテーブルにインポートできます。

クエリを更新するには:

1. [ Get & Transform > Show queries] (クエリの表示) をクリックします。

2. [ ブック クエリ] ウィンドウで、更新するクエリを選択します。

3. Power Query エディター リボンで、[ホーム > クエリ>更新プレビュー] をクリックします。

マップに使用するデータが変更されたら、3D Maps で、データを手動で更新できます。 手動で更新すると、変更はマップに反映されます。 この方法を次に説明します。

• 3D Maps で、[ホーム]、[データの更新] の順にクリックします。

Power Map にデータを追加する

3D Maps Power Map に新しいデータを追加するには、次の手順に従います。

1. 3D Maps で、データを追加するマップに移動します。

2. 3D Maps ウィンドウを開いたまま Excel をクリックして、追加するワークシートのデータを選びます。

3. Excel のリボンで、[挿入]、[マップ] の矢印、[選択したデータを Power Map に追加] の順にクリックします。

3D Maps は自動的に更新され、追加のデータが表示されます。

Excel Servicesに表示されている Microsoft Office Excel ブックのデータは、2 つの異なる場所から取得できます。 データはブックに直接格納することも、データベースやオンライン分析処理 (OLAP) キューブなどの外部データ ソースに格納することもできます。

データが外部データ ソースから取得された場合、ブックの作成者または管理者は、多くの場合、Office データ接続 (.odc) ファイルで接続情報を定義しています。このファイルには、外部データ ソースの検索、ログイン、クエリ、およびアクセスの方法が記載されています。

外部データ ソースに接続している場合は、更新操作を実行して更新されたデータを取得できます。 データを更新するたびに、データが最後に更新されてから行われた変更など、最新バージョンのデータが表示されます。

1. 範囲内またはテーブル内の、外部データへのリンクを含むセルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] をクリックします。

   

   選択したデータのみを更新するには、[更新] をクリックします。

   範囲またはテーブル内のセルを右クリックし、[更新] をクリックすることもできます。

   注: 複数のブックを開いている場合、個々のブックで同じ操作を繰り返す必要があります。

1. 範囲内またはテーブル内の、インポートされたテキスト ファイルへのリンクを含むセルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] をクリックします。

   

   選択したデータのみを更新するには、[更新] をクリックします。

   範囲またはテーブル内のセルを右クリックし、[更新] をクリックすることもできます。

3. [テキスト ファイルのインポート] ダイアログ ボックスでテキスト ファイルを参照し、[インポート] をクリックします。

サーバー キューブの最新のデータを使用してファイルを再作成するオフライン キューブ ファイルを更新すると、時間がかかり、多くの一時ディスク領域が必要になる場合があります。 Excel の他のファイルにすぐにアクセスする必要がないときにプロセスを開始し、ファイルをもう一度保存するのに十分なディスク領域があることを確認します。

1. オフライン キューブ ファイルに接続されたピボットテーブルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] をクリックし、[ 更新] をクリックします。

   

1. ワークシートのマップされているセルをクリックして、更新する XML マップを選びます。

2. [開発] タブが表示されていない場合は、次の操作を行って表示します。

   1. [ファイル] をクリックし、[オプション] をクリックして、[リボンのユーザー設定] をクリックします。

   2. [メイン タブ] の [開発] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

3. [開発] タブの [XML] で [データの更新] をクリックします。

   

• [ データ ] タブで、[ すべて更新] をクリックします。

複数の接続があり、特定の接続のみを更新する場合は、そのデータ範囲内の任意のセルを選択し、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックして、[ 更新] をクリックします。

接続を更新する方法またはタイミングを制御する

1. 接続されたデータを含む任意のセルをクリックします。

2. [ データ ] タブで、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[ 接続プロパティ] をクリックします。

   

3. [ 使用状況 ] タブで、変更するオプションを設定します。

   非常に大きなデータ セットの場合は、[ バックグラウンド更新を有効にする] オプションをオンにすることを検討してください。 これにより、更新が完了するのを待つのではなく、Excel のコントロールが返されます。

更新の状態を確認またはキャンセルする

ブックが大きなデータ ソースに接続されている場合は、更新に予想よりも時間がかかることがあります。 更新を確認するか、キャンセルするには、次のいずれかの操作を行います。

• クエリの状態を確認する    Excel のステータス バーに、クエリが実行中であることを示すメッセージが表示されます。 メッセージをダブルクリックして、クエリの状態を確認します。

• バックグラウンド更新を停止する    バックグラウンドで実行されているクエリを停止するには、ステータス バーのクエリ状態メッセージをダブルクリックして[ 外部データ更新状態 ]ダイアログ ボックスを表示し、[ 更新の停止] をクリックします。

• クエリを停止する    バックグラウンド更新がオフになっているときにクエリの実行を停止するには、Esc キーを押します。

PowerPivot アドインを使用して以前にインポートしたデータを更新すると、更新が成功するか失敗するか、取り消されるかを確認できます。

• PowerPivotで、[ ホーム ] > [ 外部データの取得 ] > [すべて更新 ] または [ すべて更新] をクリックして、現在のテーブルまたはデータ モデル内のすべてのテーブルを再インポートします。

  更新の状態は、データ モデルで使用される接続ごとに示されます。 3 つの結果が考えられます。

  

各テーブルにインポートされた行数に関する "成功" レポート。

データベースがオフラインの場合、アクセス許可がなくなった場合、またはソース内のテーブルまたは列が削除または名前変更された場合に、"エラー" が発生する可能性があります。 別のブックに新しい接続を作成して、データベースが使用可能であることを確認します。

"取り消し済み" とは、おそらく接続で更新が無効になっているため、Excel が更新要求を発行しなかったことを意味します。

テーブルプロパティは、データ更新で使用されるクエリを表示します

データ更新は、最初にデータを取得するために使用されたのと同じクエリを再実行するだけです。 PowerPivot ウィンドウでテーブルのプロパティを表示することで、クエリを表示したり、変更したりすることもできます。

1. データ更新で使われたクエリを表示するには、[PowerPivot]、[管理] の順にクリックして [PowerPivot] ウィンドウを開きます。

2. [ デザイン > テーブルのプロパティ] をクリックします。

3. クエリ エディターに切り替えて、基になるクエリを表示します。

クエリは、すべての種類のデータ ソースに対して表示されません。 たとえば、データ フィードのインポートに対するクエリは表示されません。

データ更新をキャンセルする接続プロパティ

Excel では、データ更新の頻度を決定する接続プロパティを設定できます。 特定の接続で更新が許可されていない場合は、 すべて更新 を実行するか、接続を使用する特定のテーブルを更新しようとすると、取り消し通知が表示されます。

1. 接続プロパティを表示するには、Excel で [ データ > 接続 ] をクリックして、ブックで使用されているすべての接続の一覧を表示します。

2. 接続を選択し、[ プロパティ] をクリックします。

3. [使用法] の [更新] コントロールで、[すべて更新] で [この接続を更新する] チェック ボックスがオフになっている場合、 PowerPivot ウィンドウで [すべて更新] を試すと取り消されます。

SharePoint Server 2013 でデータを更新する

SharePoint Server 2013 では、サーバー上での無人データ更新のスケジュールを設定できますが、これを行うには、SharePoint 環境に PowerPivot for SharePoint 2013 がインストールされ、設定されている必要があります。 SharePoint の管理者にお問い合わせいただき、スケジュール設定されたデータ更新ができるかどうかをご確認ください。

Power Queryを使用すると、クエリを再作成しなくても、クエリを更新して最新のデータをテーブルにインポートできます。

クエリを更新するには:

1. クエリ エディター リボンで、[プレビューの更新] をクリックします。

Excel ブックに Access データベース内のテーブルまたはクエリへの接続がある場合は、最新の情報が表示されていることを確認できます。 これを行うには、([データ] タブの ) [更新] コマンドを使用します。

1. ワークシートで、Access データを含む任意のセルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[ 更新] をクリックします。

接続を更新する方法または頻度を制御するには、次の手順を実行します。

1. Access データを含む任意のセルをクリックします。

2. [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[ 接続のプロパティ] をクリックします。

非常に大きなデータ セットの場合は、バックグラウンドで更新を実行することを検討してください。 これにより Excel の制御が戻り、更新が完了するまで数分以上待つ必要がなくなります。

1. [ 使用状況 ] タブで、変更するオプションを設定します。

更新の状態の確認または取り消し

ブックが大きなデータ ソースに接続されている場合は、更新に予想よりも時間がかかることがあります。 更新を確認したり、取り消したりするには、次のいずれかの操作を行います。

• クエリの状態を確認する    Excel のステータス バーに、クエリが実行中であることを示すメッセージが表示されます。 メッセージをダブルクリックして、クエリの状態を確認します。

• バックグラウンド更新を停止する    バックグラウンドで実行されているクエリを停止するには、ステータス バーのクエリ状態メッセージをダブルクリックして[ 外部データ更新状態 ]ダイアログ ボックスを表示し、[ 更新の停止] をクリックします。

• クエリを停止する    バックグラウンド更新がオフになっているときにクエリの実行を停止するには、Esc キーを押します。

Excel ブックに、SQL Server データベース内のテーブルまたはクエリへの接続がある場合は、最新の情報が表示されていることを確認できます。 これを行うには、([データ] タブの ) [更新] コマンドを使用します。

1. ワークシートで、SQL Server データを含むセルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[ 更新] をクリックします。

接続を更新する方法または頻度を制御するには、次の手順を実行します。

1. SQL Server データを含むセルをクリックします。

2. [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[ 接続のプロパティ] をクリックします。

非常に大きなデータ セットの場合は、バックグラウンドで更新を実行することを検討してください。 これにより Excel の制御が戻り、更新が完了するまで数分以上待つ必要がなくなります。

1. [ 使用状況 ] タブで、変更するオプション (バックグラウンド更新の有効化など) を設定します。

更新の状態を確認またはキャンセルする

ブックが大きなデータ ソースに接続されている場合は、更新に予想よりも時間がかかることがあります。 更新を確認するか、キャンセルするには、次のいずれかの操作を行います。

• クエリの状態を確認する    Excel のステータス バーに、クエリが実行中であることを示すメッセージが表示されます。 メッセージをダブルクリックして、クエリの状態を確認します。

• バックグラウンド更新を停止する    バックグラウンドで実行されているクエリを停止するには、ステータス バーのクエリ状態メッセージをダブルクリックして[ 外部データ更新状態 ]ダイアログ ボックスを表示し、[ 更新の停止] をクリックします。

• クエリを停止する    バックグラウンド更新がオフになっているときにクエリの実行を停止するには、Esc キーを押します。

Excel ブックに OLE DB データ ソース内のテーブルまたはクエリへの接続がある場合は、最新の情報が表示されていることを確認できます。 これを行うには、([データ] タブの ) [更新] コマンドを使用します。

1. ワークシートで、OLE DB データを含むセルをクリックします。

2. [ データ ] タブの [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[ 更新] をクリックします。

接続を更新する方法または頻度を制御するには、次の手順を実行します。

1. OLE DB データを含むセルをクリックします。

2. [ 接続 ] グループで、[ すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[ 接続のプロパティ] をクリックします。

非常に大きなデータ セットの場合は、バックグラウンドで更新を実行することを検討してください。 これにより Excel の制御が戻り、更新が完了するまで数分以上待つ必要がなくなります。

1. [ 使用状況 ] タブで、変更するオプションを設定します。

更新を確認または取り消す

ブックが大きなデータ ソースに接続されている場合は、更新に予想よりも時間がかかることがあります。 更新をオンまたはキャンセルするには、次のいずれかの操作を行います。

• クエリの状態を確認する    Excel のステータス バーに、クエリが実行中であることを示すメッセージが表示されます。 メッセージをダブルクリックして、クエリの状態を確認します。

• バックグラウンド更新を停止する    バックグラウンドで実行されているクエリを停止するには、ステータス バーのクエリ状態メッセージをダブルクリックして[ 外部データ更新状態 ]ダイアログ ボックスを表示し、[ 更新の停止] をクリックします。

• クエリを停止する    バックグラウンド更新がオフになっているときにクエリの実行を停止するには、Esc キーを押します。

マップに使用するデータが変更されたら、3D Maps で、データを手動で更新できます。 手動で更新すると、変更はマップに反映されます。 この方法を次に説明します。

• 3D Maps で、[ホーム]、[データの更新] の順にクリックします。

Power Map にデータを追加する

3D Maps Power Map に新しいデータを追加するには、次の手順に従います。

1. 3D Maps で、データを追加するマップに移動します。

2. 3D Maps ウィンドウを開いたまま Excel をクリックして、追加するワークシートのデータを選びます。

3. Excel のリボンで、[挿入]、[マップ] の矢印、[選択したデータを Power Map に追加] の順にクリックします。

3D Maps は自動的に更新され、追加のデータが表示されます。

手動で更新する

1. ピボットテーブルの任意の場所をクリックします。

   ピボット テーブル ツールが表示され、[ オプション] タブと [ デザイン ] タブが追加されます。

2. [ オプション ] タブの [ データ ] グループで、次のいずれかの操作を行います。

3. データ ソースと一致するように情報を更新するには、[ 更新 ] ボタンをクリックするか、Alt キーを押しながら F5 キーを押します。

   ピボットテーブルを右クリックし、[更新] をクリックすることもできます。

4. ブック内のすべてのピボットテーブルを更新するには、[ 更新 ] ボタンの矢印をクリックし、[ すべて更新] をクリックします。

   

   更新に予想以上の時間がかかる場合は、[ オプション ] > [ 更新 > 更新状態] をクリックして、更新状態を確認します。

   更新を中止するには、[更新の取り消し] をクリックします。

列幅やセルの書式設定が調整されないようにする

ピボットテーブル データを更新したときにデータの列幅やセルの書式設定が調整されないようにする場合は、次のオプションをオンにします。

1. [ オプション] > [オプション] をクリックします。

   

2. [レイアウトと書式] タブで、[更新時に列幅を自動調整する] ボックスと [更新時にセル書式を保持する] ボックスをオンにします。

ブックを開くときにピボットテーブル データを自動的に更新する

1. ピボットテーブルの任意の場所をクリックします。

2. [オプション] タブの [ピボットテーブル] グループにある [オプション] をクリックします。

   

3. [ ピボットテーブル オプション ] ダイアログ ボックスの [ データ ] タブで、[ ファイルを開くときにデータを更新 する] チェック ボックスをオンにします。