Lync 会議のためのベスト プラクティス

Lync 会議をセットアップする

Lync 会議に参加する

• 自分の会議には 10 ～ 15 分前にサインインして、セットアップしたり、必要に応じてトラブルシューティングしたりする時間を確保しましょう。

• 会議前に、コンピューター オーディオ (Lync の統合された音声とビデオ) を使用するのか、会議のオーディオ部分に電話を使用するのかを決定します。

• コンピューター オーディオを使う場合は、音声デバイスとビデオ デバイスをセットアップし、品質をチェックします。コンピューターのマイクとスピーカーを使用することも、ヘッドセットを差し込んで使用することもできます。詳細については、「Lync 音声を設定、テスト、トラブルシューティングする」を参照してください。

• 音声会議に電話を使用する場合は、Lync の [折り返し先] 機能を利用します。[音声会議への参加方法] ウィンドウで、[折り返し先] を選択して、折り返し先電話番号を入力します。この機能を使用すると、会議 ID や PIN を入力する必要がなくなります。

• 音声品質をよくするために、可能であれば、コンピューターのマイクとスピーカーではなくヘッドセットを使用します。

• 音声品質は、ネットワークの状態に大きく左右されます。有線ネットワーク接続を使用して、コンピューター上の無線をオフにします。

• 会議に参加したら、自分が話さないときは自分のマイクをミュートにしておきます。

Lync 会議でプレゼンテーションを行う

• 会議の音声と表示の品質をチェックするために、同僚に一緒に会議にサインインしてもらいましょう。

• 会議中のオプションをチェックして、出席者の権限、内容の表示、注釈の権限など、発表者以外の出席者用の機能を正しくオンやオフにしてあるかを確認します。

• PowerPoint を使用する場合は、次のことも確認します。

  • スライド デッキのスライド数は約 15 枚までに抑え、大きめのフォント (30 ポイント以上) を使い、気が散らないように背景はシンプルにします。

  • プレゼンテーションは前もってアップロードしておき、コントロールを使って目的のスライドに移動したり、コメントしたりできるように練習しておきます。たとえば、レーザー ポインターやスタンプを使用して重要なポイントを示すことができます。

  • 発表者ノートを活用して、話したいポイントを忘れないようにします。詳細については、「Lync 会議で PowerPoint のスライドを共有する」を参照してください。

• デスクトップまたはプログラムを共有する場合は、次のことも確認します。

  • プログラムを共有しているときには、出席者の画面には共有しているプログラムとファイルしか表示されません。発表者が他のプログラムにフォーカスを移動しても、それは会議には表示されません。

  • プログラム間で切り替える必要がある場合は、デスクトップ共有を使用します。

  • Lync 会議で [プレビュー] をクリックすると、デスクトップやプログラムを共有したときに出席者の画面に表示される内容を確認できます。

  • 参加者には、全画面モードにすることで表示領域を広げることができるということを伝えます。

    詳細については、「Lync 会議でのデスクトップまたはプログラムの共有」を参照してください。

• 質疑応答のために十分な時間を残します。参加者に、インスタント メッセージング (IM) 領域で質問やコメントを入力できることを説明します。

  • 自分が話さないときは、ミュートにしておきます。必要であれば、参加者をミュートにしたり、ミュートを解除したりする方法も確認しておきます。Lync の使い方と、電話を使う場合は電話のタッチ トーン コマンドの使い方 (コマンドを音声で聞くには、電話のダイヤル パッドで *1 を押します) の両方を確認します。

  • 会議の開始時に、自分をミュートにする方法とミュートを解除する方法を参加者に説明します。