Office 365 でドキュメントとサイトを整理する

Office 365 でドキュメントとサイトを整理する

ビデオ:Office 365 でファイルとフォルダーを共有する 最も一般的な workday の課題の1つは OneDrive for Business の整理とドキュメントおよびサイトの SharePoint Online です。 以下で、OneDrive for Business のドキュメントとサイトを整理する方法をいくつか紹介します。

ドキュメントを OneDrive for Business またはチーム サイト ライブラリに格納する

OneDrive for Business とチーム サイトを共に使用する (小規模ビジネスに最適) 方法については、「Office 365 ファイル ストレージと共有をセットアップする」を参照してください。

OneDrive for Business は Office 365 内の個人用ドキュメント ライブラリです。 OneDrive for Business に格納したファイルはデフォルトでは非公開ですが、必要に応じて共有できます。 チーム サイトは、組織内の特定のユーザーによって共有されるサイトです。

注: OneDrive for Business は、作業環境とは別の個人用ストレージである OneDrive とは異なります。

OneDrive for Business には、最大 1 TB のデータを格納できます。 記憶域の制限の詳細については、「 SharePoint Online の制限」を参照してください。

OneDrive for Business またはチームサイトライブラリに移動するには、 Office 365にサインインして、次のいずれかの操作を行います。

  • ヘッダーの [ OneDrive ] を選択し、画面の横にあるクイック起動バーの [ファイル] をクリックします。 .

  • ヘッダーの [サイト] を選択し、[チーム サイト] タイルを選択し、画面横のクイック起動バーの [ドキュメント] ライブラリを選択します。

注: SharePoint サイトがカスタマイズされている場合、クイック起動バーは画面横にないかもしれません。

OneDrive for Business またはチーム サイトのドキュメント ライブラリで作業を開始するには、ライブラリの上にあるクイック コマンドのオプションを使用するか、個々のファイルの省略記号 (...) をクリックしてください。

Office 365 のクイック コマンド バーを使用して、OneDrive for Business または SharePoint Online チーム サイト ドキュメント ライブラリで作業を開始します。

次のような機能を利用できます。

ドキュメントを右クリックすると、[共有]、[ダウンロード]、[削除]、[移動またはコピー]、[ファイルへのリンクの取得] など、その他のオプションの一覧が表示されます。 その他のヒントについては、「ライブラリ内のファイルを整理する」をご覧ください。

ドキュメントを検索する

大部分の企業では膨大な量のドキュメントが作成されるため、必要なファイルや自分が作成したファイルでさえ、見つけるのが難しい場合があります。 Office 365 では、さまざまな方法で、必要なドキュメントをすばやく検索できます。

ドキュメントを検索する方法は、通常、ドキュメントについて認識している情報に基づいて異なります。 たとえば、ドキュメントをフォロー中である場合、ドキュメントを誰かと共有中である場合、またはドキュメントが OneDrive for Business またはチーム サイト ライブラリ内に格納されていることを知っている場合は、特定の場所を検索します。

名前や、ドキュメントに記述されていると思われる用語を使って、ドキュメントを検索することもできます。 この場合は、OneDrive for Business のクエリ ボックスを使用して、次を検索できます。

  • OneDrive for Business 内のドキュメント。

  • 他のユーザーと共有しているドキュメント。

  • フォローしているサイトに格納されているドキュメント。

[検索] ボックスは OneDrive for Business または SharePoint サイトの左上または右隅にあります。

Office 365 の [OneDrive クエリ] ボックスのスクリーンショット

SharePointでは、[ドキュメントの上にあるファイルを検索] または [このサイトを検索] ボックスを使用することもできます。

Office 365 でドキュメントを検索する方法の概要は、「Office 365 でファイルを検索する」を参照してください。

後から見つけやすいようにドキュメントをフォローする

ドキュメントをフォローしている場合、そのドキュメントは、OneDrive for Business 内の [フォローするドキュメント] リストに表示されます。

Office 365 でフォローしている OneDrive for Business ドキュメントのスクリーンショット。

また、[興味] フィールド、[得意分野] フィールド内のキーワードなど、自分自身に関する情報をプロファイルに入力した場合は、興味を引くドキュメントの候補が [フォローするドキュメント] リストに表示されます。 提案されたドキュメントの下にある [フォロー] を選んで、そのドキュメントを [フォローするドキュメント] リストに追加します。

Office 365 で、提案されたドキュメントの下にある [フォロー] を選んで、そのドキュメントを [フォローするドキュメント] リストに追加します。

OneDrive for Business またはサイト ライブラリ内のドキュメントをフォローするには、次の手順を実行します。

  1. フォローを開始するドキュメントを右クリックします。

    OneDrive for Business のドキュメント名の横にある省略記号 (その他) のアイコンを選び、ドキュメントのホバー カードを開く
  2. ドキュメントの吹き出しで、[フォロー] を選択します。 [フォロー] が表示されない場合、ファイルを右クリックし、[詳細設定] をクリックし、[フォロー] をクリックします。

    OneDrive for Business のホバー カード メニューで [フォロー] コマンドを選びます

他のユーザーと共有しているドキュメントを見る

他のユーザーが明確に自分と共有しているドキュメントが、OneDrive for Business の [自分と共有] ビューに表示されます。 ただし、"全員と共有" またはセキュリティグループを使用して共有されているドキュメントは、このビューには表示されません。

他のユーザーが自分と共有しているドキュメントは OneDrive for Business の [自分と共有] ビューに表示されます。
  1. Office 365で、ヘッダーのOneDrive for Businessを選択します。

  2. 左のサイド リンク バーの [自分と共有] をクリックします。

最近開いたドキュメントの一覧を見る

OneDrive for Business には、OneDrive for Business ライブラリに保存されているか、チームサイトライブラリに保存されているかにかかわらず Office 365で最近開いたドキュメントの一覧が表示されます。 ファイルを表示するには、左のサイド リンク バーにある [最近使用したファイル] をクリックします。

注: 最近のドキュメントを表示するには、Office 2013 以降を実行している必要があります。

変更を追跡するためにドキュメントに通知を設定する

ドキュメントに通知を設定して、ドキュメントの変更 (削除される場合も含む) に関する通知を受け取ることができます。 通知をメールまたはテキスト メッセージのどちらで受信するか、およびその受信頻度を指定できます。

SharePoint で通知を設定するには:

  1. ライブラリでドキュメントを選びます。

  2. そのドキュメントで [ファイル]、[通知]、[通知の設定] の順に選択するか、[ページ]、[通知]、[通知の設定] の順に選択します。

  3. [新しい通知] ダイアログ ボックスで必要なオプションを選び、[OK] を選びます。

アラートの設定の詳細については、「 SharePoint でファイルまたはフォルダーが変更されたときに通知を受け取るための通知を作成する」を参照してください。

後から見つけやすいようにサイトをフォローする

組織内のいくつかのチーム サイトのメンバーであれば、アクセスしやすいように、そのチーム サイトのフォローを開始できます。 チーム サイトをフォローすると、そのサイトの一覧が [サイト] ページに表示されます。 サイトをフォローすると、OneDrive for Business からそのサイトのライブラリにすばやく移動できます (次のセクションで説明しています)。

サイトのフォローを開始するには、次の手順を実行します。

  1. フォローを開始するサイトにアクセスします。

  2. ヘッダーの右側にある [フォロー] を選択します。

    SharePoint Online サイトをフォローし、Office 365 の [サイト] ページへのリンクを追加します。

詳細については、「ビデオ: SharePoint サイトのフォロー」を参照してください。

フォローしているチーム サイト内のドキュメント ライブラリに移動する

OneDrive for Business では、Office 365 でフォローしているチーム サイトの一覧を表示して、そのサイトにあるドキュメント ライブラリに移動できます。

  1. クイック アクション バーで [サイト フォルダー] を選びます。 フォローしているサイトの一覧が表示されます。

    フォローしている SharePoint Online サイトのリストを表示するには、Office 365 のクイック アクション バーで [サイト フォルダー] を選びます。
  2. リスト内のサイトを選び、サイトにあるドキュメント ライブラリを表示します。

    Office 365 のサイト フォルダー リストでサイトを選び、そのサイトにあるドキュメント ライブラリを表示します。

関連項目

Office Delve で自分のプロファイルを表示および編集する

ビデオ: [エクスプローラーで開く] を使ってライブラリ ファイルをコピーまたは移動する

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OneDrive で喪失したか、見つからないファイルを検索する

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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