Office のプログラムには、ファイルを PDF として保存したり変換したりする機能があり、ファイルを他の人と共有する場合や、印刷業者を利用して印刷する場合に利用できます。 他のソフトウェアやアドインは必要ありません。

PDF 形式は、ファイルを次のようにしたいときに使用します。

  • ほとんどのコンピューターで同じように表示されるようにする

  • ファイル サイズを小さくする

  • 業界の形式に準拠する

例としては、履歴書、法律文書、ニュースレター、読み取り (編集されていない) と印刷を目的としたファイル、プロの印刷を目的としたファイルなどがあります。

重要: 

  • Microsoft Wordを含む多くのプログラムでは、PDF ファイルを開いて編集できます。 PDF として何かを共有するだけでは、受信者がファイルを編集できないことを保証するのに十分ではありません。

  • スプレッドシートを PDF に変換すると、変換中にスプレッドシート内の内部リンクが失われ、リンクを確認する必要があります。 ただし、他のソースへの外部リンクは問題ありません。

詳しい手順を参照するには、ドロップダウン リストで Office プログラムを選択してください。

Office for Macでファイルを PDF として保存するには、次の簡単な手順に従います。

  1. [ ファイル] を選択します。

  2. [ 名前を付けて保存] を選択します。

  3. ウィンドウの下部にある [ ファイル形式 ] を選択します。

    Word の [名前を付けて保存] のファイル形式ツールを使用して、保存する他の形式 (PDF など) を選択します
  4. 使用可能なファイル形式の一覧から [PDF ] を選択します。

  5. ファイルにまだ名前がない場合は、[エクスポート] を選択 します。

注:  [印刷に最適] を使用すると、ハイパーリンクが正しく変換されないことがあります。 これは、Word for Macの既知の問題です。

重要: 

Word、PowerPoint、OneNote for the Web を使用して、ドキュメントを PDF に変換できます。

  1. [ ファイル ] > [ 印刷 ] > [印刷] を選択します (PowerPoint では、3 つの形式のいずれかを選択します)。

  2. [ プリンター ] のドロップダウン メニューで、[ PDF として保存 ] を選択し、[保存] を選択 します

    印刷用の PDF オプションとして保存します。

  3. 次に、開いたエクスプローラーメニューで、PDF に名前を付けて保存する場所を選択し、[保存] を選択します

この方法により、元の文書のレイアウトと書式を維持する基本的な PDF を生成できます。

ブックマークの追加など、PDF のオプションをさらに制御する必要がある場合は、デスクトップ アプリを使用してドキュメントを PDF に変換します。 PowerPoint と OneNote のツール バー で [デスクトップ アプリで開く] を選択してデスクトップ アプリの使用を開始し、Wordで最初に [編集] ドロップダウンを選択し、[デスクトップ アプリで開く ] を選択します。

[デスクトップ アプリで開く] コマンドの画像

デスクトップ アプリを所有していない場合は、Microsoft 365 を すか 購入 できます。

iOS でWordドキュメントまたは Excel ブックを PDF 形式にエクスポートするには、左上の [ファイル] ボタンをタップし、[エクスポート] を選択し、[PDF] を選択します。

[ファイル]、[エクスポート] の順にタップして、文書を PDF にエクスポートします

Portable Document Format (PDF) では、ドキュメントの書式が維持されるため、ファイル共有が可能になります。 PDF 形式のファイルは、オンラインで表示した場合も印刷した場合も、作成者の意図した書式が正確に維持されます。 PDF 形式は、ドキュメントを業者に渡して印刷する場合にも適しています。 PDF は、多くの機関や組織で受け入れ可能な形式として採用されており、ビューアーは XPS に比べて多くの種類のプラットフォームのものが揃っています。

XML Paper Specification (XPS) 形式は、文書の書式を維持したままファイルの共有を可能にする電子ファイル形式です。 XPS 形式では、ファイルをオンライン表示または印刷したときに、意図した書式が正確に維持され、また、ファイル内のデータを容易に変更することはできません。

重要: ほとんどの最新の Web ブラウザーでは、PDF ファイルを開いて表示できます。 ただし、古いオペレーティング システムがある場合は、Adobe Systems から入手できる Acrobat Reader などの PDF リーダーがデバイスにインストールされている必要があります。

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