Outlook で Microsoft 365 または Microsoft Exchange アカウントを使用している場合は、スケジュール アシスタント と Room Finder を使用して会議のスケジュールを設定できます。

注: 新しい Room Finder は、バージョン 2012 (ビルド 13530.20316) Outlook for Microsoft 365で初めて使用できます。 Room Finder は、221 年 4 月 1 日に Microsoft 365 クライアントへの展開を開始した WebView2 に依存しています。 バージョン 2101 (ビルド 13628.20274) 以上。 WebView2 の詳細については、管理ドキュメント「webView2 と Microsoft Edge - デプロイMicrosoft 365 Apps」を参照Office |Microsoft Docs。 

  1. 新しい会議で、[必須出席者] と [開始時刻]と [終了時刻]を追加し、[場所] フィールドの最後にある [会議室の検索] ボタンをクリックします。
    会議室を見つけるのに役立つ [会議室の検索] ボタンを選択する

  2. [Room Finder] でルームの詳細 を選択します。 これらの会議室は、Microsoft の管理者またはExchangeによってMicrosoft 365されます。

  3. 会議に複数の出席者と忙しい会議室がある場合は、全員に合った時間を見つけるのが難しい場合があります。 ユーザーとルームの空き時間情報を見つけるには、リボンの [スケジュール アシスタント] ボタンを選択し、[自動選択] を選択し、適切な条件を選択します。

    注: この機能は、以前のバージョン推奨時間機能を置き換Outlook。

    会議室の検索機能は、利用可能な会議室を見つけるのに役立ちます。

  4. 適切なタイム スロットを見つけて会議に会議室を追加した後、リボンの [ 会議] を選択します。 その後、Room Finder を閉じできます。 会議の設定が完了したら、[送信] を 選択します。 

スケジュール アシスタントを使う

  1. [受信トレイ] で、[新しいアイテム] >会議]または [予定表] で [新しい会議]を選択します。  キーボード ショートカットの Ctrl+Shift+Q を利用して新しい会議依頼を作成することもできます。

  2. [To] ボックスに出席者を 追加 します。

  3. [件名 ] ボックス に、会議またはイベントの説明を入力します。

  4. リボンスケジュール アシスタントを選択します。 [宛先] ボックスに入力した受信者ごとに行が表示されます。 さらに出席者を追加する場合は、ユーザー名を列の空白行に入力スケジュール アシスタント。

  5. 出席者が忙しい時間は濃い青色で表示されます。 出席者が仮の予定を持っている時間は、薄い青色のハッシュブロックに表示され、出席者の勤務時間外の時間は薄い灰色で表示されます。 すべての出席者の利用可能な時間を選択します。

  6. すべての出席者に最適な時間を選択するには、右側の列の [Room Finder] を使用します。 出席者に競合が発生した時間を確認できます。

Room Finder を使用する 

  1. 新しい会議で、リボンの[スケジュール アシスタント] ボタンを選択します。

  2. [会議室の表示] ボックスの一覧を使用して、会議室の一覧を選択します。 これらのリストは、Microsoft の管理者またはExchangeによって Microsoft 365 されます。 

    会議室の検索機能を使用して、会議に使用できる会議室を表示します。

  3. 利用可能な会議室を選択して、受信者としてスケジュール アシスタント会議に会議室を追加します。 

  4. [ 時刻の候補] ウィンドウでは、会議に最適な時間が表示されます。これは、ほとんどの出席者が利用できる時間として定義されます。 最適な会議時間がウィンドウの上部に表示されます。 推奨される時間のいずれかを選択するには、[Suggested Times] ウィンドウで時間の候補 をクリック します。 空き時間情報グリッドで時刻を手動で選択することもできます。

    [推奨時間] ピッカーを使用して、出席者が利用可能な時間を確認します。

    1. 会議を繰り返し行う場合は、[会議] メニューの[オプション]グループで [繰り返し] をクリックし、定期的なパターンを選択し、[OK]をクリックします。

      定期的なパターンを会議出席依頼に追加すると、[会議] メニューが [定期的な会議]に変わります

  5. 会議の設定が完了したら、[送信] を クリックします

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