Outlook で配布リストをグループにアップグレードする理由

かなり前から組織は、会社の内外のユーザー グループと通信および共同作業を行うために配布グループを使用してきました。 ただし、Outlook の Microsoft 365 グループは、共同作業のためのより強力なソリューションを提供します。

ヒント: Outlook の連絡先グループを使用して、友人のグループなどの知り合いの一覧に電子メールを送信する方法については、Outlook for PC で連絡先グループまたは配布リストを作成するを参照してください。

Microsoft 365 グループとは

Outlook でMicrosoft 365 グループを設定するときに、共同作業する一連のユーザーを選択し、それらのユーザーが共有するリソースのコレクションを簡単に設定できます。 グループにメンバーを追加すると、グループに提供されているツールに必要な権限が自動的に付与されるため、これらすべてのリソースに手動で権限を割り当てることについて心配する必要はありません。

追加のリソースには次のようなものがあります。

  • 共有の受信トレイ - これまで配布リストに保持してきた会話がここに保持されます。 この共有の受信トレイは完全に検索することができ、グループ メッセージのライブ アーカイブを作成できます。 グループに新規に参加したユーザーは、履歴を検索したり、たどったりすることで、グループ内で以前に投稿された内容をすばやく把握することができます。 詳細については、「Outlook でグループの会話をする」を参照してください。

    ヒント: グループのメッセージが引き続き個人用の受信トレイに表示されるようにしたいユーザーは、配布リストの場合と同様に、Outlook のリボンにある [メンバーシップ] ボタンをクリックしてグループに加入するだけで、それが行えます。

  • 共有ファイルライブラリ -グループには SharePoint ファイルライブラリがあり、ユーザーはドキュメント、ブック、プレゼンテーション、画像、または操作する必要があるその他の種類のファイルの保存、共有、共同作業を行うことができます。 「 グループファイルの共有」をご覧ください。

  • 共有予定表 -グループは、グループに関連するイベントを投稿するための共有予定表を取得します。 グループに登録した各メンバーは、予定表に投稿されたイベントに自動的に招待されるので、必要に応じてそれらのイベントを自分の個人用予定表に表示することもできます。 「 Outlook でグループ予定表に会議をスケジュールする」を参照してください。

  • 共有の onenote ノートブック -グループのメンバーが情報を収集して共同作業を行うことができる共有の onenote ノートブックが自動的に設定されます。 多くのグループはノートブックを使用して、よく寄せられる質問やその他のリソースを含む、生きた wiki を作成します。

  • ゲスト アクセス - 以前は、配布グループに外部の連絡先を追加することができましたが、対象は電子メールだけでした。 グループでは、メールの会話やファイル、さらには共有の OneNote ノートブックへのゲスト アクセスを用意することができます。 「 Microsoft 365 グループのゲストアクセス」を参照してください。

  • コンテンツを 検索可能にする-Outlook のグループは既定で公開されています。これは、組織内の他のユーザーがグループ内の教材を見つけて参加したり確認したりするのが簡単になることを意味します。 グループのコンテンツの機密性が高い場合は、グループをプライベートに切り替えることができます。これにより、メンバー以外のコンテンツが非表示になり、グループの所有者が参加要求を承認する必要があります。

  • セルフ サービスの作成 - IT 部門は、グループ作成のためのユーザーからの要求に煩わされることはありません。 ユーザーは必要に応じて独自のグループを作成できます。 組織内のどのユーザーがグループを作成できるかを制御する場合は、「 Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。

上記は、配布グループよりも強力なソリューションを構成する機能のほんの一部にすぎません。

グループの管理

Microsoft 365 は、グループをより簡単に管理したり、管理したりするための便利なツールと機能を備えています。 それぞれの利点については、次の見出しをクリックしてください。

管理下のディレクトリを管理することは、すべての管理者にとって重要です。 次に、このような操作を簡単にするために Microsoft 365 のツールをいくつか紹介します。

  • 命名ポリシー - 命名ポリシーを使用すると、グループの名前として受け入れられるもの、受け入れられないものを定義できます。 これによりユーザーは不適切または禁止された名前をグループに付けることができなくなります。 さらに、会社の標準的なプレフィックスまたはサフィックスをグループ名に適用することができます。

    動的 メンバーシップ-動的メンバーシップを使って、active directory のメタデータ (部署やロールなど) に基づいて、グループメンバーシップを追加 (または削除) することができます。 動的メンバーシップの作成の詳細については、「 属性を使って高度なルールを作成する 」を参照してください。

  • メンバーシップ非表示 - グループのメンバーシップを秘密にしたい理由がある場合 (たとえば、メンバーが学生である)、外部の関係者に対してメンバーシップを非表示にすることができます。

  • 作成権限 - 新しいグループの作成を許可したくないユーザーが組織内に存在する場合があります。 ディレクトリ内で作成権限を管理するための方法がいくつかあります。 「 Microsoft 365 グループの作成を管理する」を参照してください。

  • 監査ログ - Microsoft 365 groups の監査ログを使用すると、特定のグループを作成または削除したユーザー、またはグループのメンバーシップを変更したユーザーを追跡することができます。 「 Microsoft 365 セキュリティ & コンプライアンスセンターで監査ログを検索する」を参照してください。

配信管理では、グループ別にメッセージを送信または受信する方法を操作する手段が提供されています。 それらのメッセージの流れを監視するツールもあります。

  • 送信形式または代理送信 - これらの設定では、指定したユーザーが、グループからの送信であるかのように (つまり、グループの代理として) メールを送信することができます。

  • 送信者制限 - これらの設定では、グループへのメッセージの送信を許可するユーザーを管理することができます。 外部関係者からのメールを許可するようにグループを構成できますが、許可の対象を特定の外部関係者のみに限定したい場合があります。

  • 外部ユーザーのサポート - ゲストをグループに招待することにより、グループ内で行われるメールの会話にゲストを参加させることができます。 「 Microsoft 365 グループのゲストアクセス」を参照してください。

  • トランスポート ルール - トランスポート ルールは、Exchange サーバーの場合と同様に、グループに対して機能します。 ルールは、特定の条件に一致するメッセージを探し、該当するメッセージに対処することができます。

  • メールヒント - メール ヒントは、ユーザーがメッセージを作成するときにユーザーに表示される有益なメッセージです。 作成中のメッセージが外部の関係者に届いたり、メッセージのクォータを超えたりする可能性がある場合にユーザーに警告を表示して、NDR の削減を支援します。

  • 複数のプロキシ アドレス - グループは、ユーザー メールボックスの場合と同様に、エイリアスを持つことができます。 追加のプロキシ アドレスは、その他のエイリアスに送信されたメッセージを受け入れる場合、または長い名前またはスペリングが難しい名前を持つグループに容易に到達する場合に便利です。 「 Microsoft 365 グループのマルチドメインサポート-管理者向けヘルプ」を参照してください。

  • 送受信の最大サイズ - これらのクォータでは、記憶域と帯域幅の要件を適切に管理するために、グループがとても大きなメッセージを受信 (または送信) する場合の問題を軽減することができます。

Microsoft 365 は、グループ内で共有されるコンテンツの種類を管理するためのツールもいくつか提供しています。

  • 使用方法のガイドライン - Microsoft 365 グループの使用方法のガイドラインを定義して、グループを有効な状態に維持し、社内のコンテンツポリシーに基づいて教育するためのベストプラクティスについてユーザーを教育することができます。

  • データの分類 -ポリシーの種類 ("未分類"、"社外秘"、"上位秘密" など) 別にグループを分けることができる、カスタマイズ可能なデータ分類システムを Microsoft 365 グループ用に作成できます。 この方法では、組織内の他のコンテンツのポリシーをグループで示すことができます。 拡張ポリシーを使用すると、グループが作成または変更されたときに呼び出されるエンドポイントを構成することができます。その後で、グループの作成や変更に独自のポリシーを実装することができます。

変更の管理

ユーザーは変更に対して困惑する場合があるので、配布リストに登録されている既存のメンバーと通信して、想定される内容を知らせることが重要です。 ここでは、このメッセージに含めるべきいくつかの情報と共に、役に立つと考えられる回答を示します。

Outlook のグループとは?

Outlook のMicrosoft 365 グループは、ディスカッション、ファイル、予定表、メモを簡単に見つけられるように、統一された方法で共有する必要があるチーム/グループのための1つのコラボレーションソリューションです。  最良の機能を 1 つ挙げるとすれば、グループの受信トレイにディスカッションの履歴が保持され、それにより以前のディスカッションを容易に検索することができる点です。

この変更を行う理由は何ですか?

これまで、議論した情報を検索するために配布リストに投稿されたメッセージを検索する機能を求める声がたびたびユーザーからありました。 配布リストをグループにアップグレードすることにより、ユーザーは、繰り返し何度も同じ質問をしたり同じ質問に答えたりしなくてもよくなります。

また、新しいグループにはグループ イベントの予定表、共有のファイル ライブラリ、OneNote ノートブック (共同作業や今後参考となる情報の収集が可能) も含まれています。

既に配布リストのメンバーになっている場合、グループに参加する上で何か必要なことはありますか?

いいえ。既に配布リストのメンバーである場合、自動的に新しいグループのメンバーになります。

Outlook で新しいグループにアクセスするには、どうすればよいですか。 Outlook on the Web について

Outlook で新しいグループにアクセスするには、左側のナビゲーションウィンドウの下部にある [グループ] カテゴリに移動します。 このグループを使用している場合は、そのグループを右クリックし、[ お気に入りとして表示]を選択して、お気に入りとしてピン留めすることを検討してください。

さらに、外出先でもグループに簡単にアクセスできるように、すべてのモバイルプラットフォーム (iOS、Android など) で利用できる Microsoft 365 グループ用の無料のモバイルクライアントが用意されています。

メールが引き続き同じように使用できませんか?

もちろん使用できます。 配布リストに使用したのと同じメールエイリアスが、Outlook のグループに対しても適切に動作します。

その他

この変更が発生することや追加の質問がある場合の問い合わせ先をユーザーに忘れずに伝えてください。

配布リストの移行

配布リストをグループにアップグレードする準備ができましたか? 「 配布リストを Microsoft 365 グループに移行する-管理者向けヘルプ」を参照してください。

次の作業

配布グループをMicrosoft 365 グループにアップグレードしたら、スムーズに進行できるように、いくつかのフォローアップタスクが必要になることがあります。

  • ユーザーのフォロー アップ アップグレードが完了したらすぐにユーザーに確認を取り、数日後にもう一度確認します。 ユーザーが抱える疑問に耳を傾け、それに対応する姿勢を示すことは、ユーザーに変更に満足してもらい、安心して使用してもらうために、とても重要なことです。

  • 契約レポートを監視 する- Microsoft 365 管理ポータルには、グループを使用しているユーザー数、どの程度、どのような機能が使用されているのかを示す適切なレポートがあります。 これらのレポートは、フォロー アップおよびユーザー トレーニングを計画するのに役立つほか、ユーザーが新しいグループのどこに最大限の価値を見出しているかを明らかにするのに有効です。 「 Microsoft 365 管理センターでのアクティビティレポート」を参照してください。

  • エクスペリエンスの共有 - 配布グループをアップグレードしたこと、アップグレードを成功に導いた手順を社内の他のチームに知らせます。 情報を共有すれば、他のチームも成功例に従って独自のアップグレードを適切に実行することができます。

関連項目

Microsoft 365 グループについて質問がある場合

Microsoft 365 グループの技術コミュニティにアクセスしてください。

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この記事は、お客様のフィードバックの結果として 、2020年10月 16日に最終更新されました。 役に立つ情報が表示されていることがわかった場合は、下のフィードバックコントロールをクリックして、ご意見をお寄せください。 よろしくお願いいたします。

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