Project Online でのプロジェクトコミュニケーションのためのベストプラクティス

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのタスクを実行しているチームメンバーから、組織の役員やプロジェクトの顧客に至るまで、多くのプロジェクト関係者と連絡を取ります。コミュニケーションはプロジェクトの成功にとって非常に重要であるため、さまざまな種類の情報をさまざまな関係者に伝えるため、確固としたプロジェクトコミュニケーション計画が必要です。 Project Online サブスクリプションを通じて Project Web App を使って、通信計画のさまざまな側面を実装し、適切なユーザーと適切な情報を交換することができます。

この記事の内容

プロジェクトのコミュニケーションが重要な理由
プロジェクトでコミュニケーションを行うためのベストプラクティス
Project Online でコミュニケーション計画を投稿する
チームメンバーにプロジェクトスケジュールにアクセスする方法を表示する
適切なレポートを特定して設定する

プロジェクトのコミュニケーションが重要な理由

1つのプロジェクトに多くのメンバーが参加している場合、大量または小規模のコミュニケーションは、project の成功または失敗のために非常に大きな役割を持ちます。コミュニケーションが欠如していると、プロジェクトによって前提条件、工数の重複、またはその逆の作業が困難になることがあります。また、関係者は、分離されたサイロ (unheard とサポートされていないユーザー) にいると感じられるため、morale と生産性の低下を招く可能性があります。

一方、コミュニケーションが良好な場合、プロジェクトでは、問題とリスクのプロセス、識別、および防止、革新的な問題の解決、意思決定において、サウンドの事実に基づいて効率化を行うことができます。プロジェクトで適切なコミュニケーションを促進することで、プロジェクトがスケジュールどおりになり、予算内に収まる可能性が高くなります。

適切なコミュニケーションとは何ですか? 適切な人物と適切な情報を交換することができます。すべてのレベルで関係者が聞こえるようにします。フォーマル用のチャネルが用意されており、プロジェクトを目標に向かって前進させる非公式の会話がある。

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プロジェクトでコミュニケーションを行うためのベストプラクティス

プロジェクトコミュニケーションについて考えるべきタイミングは、プロジェクトの計画フェーズにいるときです。実際には、プロジェクトの最初のいくつかのタスク間にコミュニケーションプロセスの開発を追加することで、チームメンバー全員が仕事をしており、プロジェクトが成功するための鍵となります。

以下のセクションでは、プロジェクトのライフサイクルを通じてコミュニケーションをどのように処理するか、およびすべてのユーザーに適したコミュニケーション計画に回答をコンパイルする方法について、考慮すべき4つの点について説明します。

誰と連絡する必要がありますか?

プロジェクトを成功させる、またはプロジェクトの関係者であるという、興味を持っているすべての人と連絡を取る必要があります。関係者について考えてみましょう。組織内のさまざまなレベルに存在する可能性があります。また、組織の外部にある場合もあります。次に、考えられるプロジェクト関係者をいくつか紹介します。

プロジェクトチームのメンバー。これらのユーザーは、プロジェクトの実際の作業を実行しています。
プロジェクトポートフォリオマネージャー。多数のプロジェクトを同時に実行する大規模な組織の場合は、ポートフォリオマネージャーとの通信が必要になることがあります。
リソースマネージャー ポートフォリオマネージャーの場合と同様に、組織の大部分がプロジェクトに基づく場合、さまざまなプロジェクトに適したスキルセットを持つユーザーが利用できるリソースマネージャーと密接に連携する必要がある場合があります。
経営陣。通常、上層の管理では、プロジェクトの現状を把握する必要があります (特に、スケジュールとコストの観点で説明しています)。
スポンサーまたはお客様。管理者とは異なり、プロジェクトに支払っているスポンサーまたは顧客がいる場合があります。
エンドユーザーの代表者。このユーザーは、プロジェクトが恩恵を受ける可能性があるユーザー、または完了時に影響を与える可能性のあるものを表します。

必要な情報の種類

コミュニケーションの最初のルールは対象ユーザーを把握することなので、お客様がコミュニケーションを調整したときに、各ステークホルダーが知っておく必要があることについて、コミュニケーションを最大限に引き出すことができます。

たとえば、プロジェクトチームのメンバーには、割り当てられているタスクと、タスクに応じて自分の作業を行うユーザーがわかっている必要があります。また、スコープと優先方向を適切に把握するために、プロジェクトのスケジュール全体が表示されることがあります。

重要な詳細情報が必要なチームメンバーとは異なり、管理職またはプロジェクトスポンサーは、プロジェクトの現状について大まかな概要を把握する必要があります。プロジェクトのスケジュールと予算のパフォーマンスが最も重要であり、その目標を達成するためにプロジェクトの進捗状況を把握する必要があるかどうかを判断する必要があります。

関係者の一覧を見て、プロジェクトのポイントを確認します。これにより、どのような情報を交換するか、またその通信にどの形式を使用するかを判断するのに役立ちます。また、関係者と連絡を取り、どのようなコミュニケーションを希望しているかを確認します。

さまざまな種類の通信が発生する頻度はどのくらいですか?

適切なバランスを取るようにしてください。コミュニケーションが不足しているため、プロジェクトのリスクが mishaps します。コミュニケーションと不快が多すぎると、プロジェクトを実装または監督する時間の妨げとなるような取り組みが busywork されます。

週ごとの進捗レポートとタイムシートは、プロジェクトチームがスケジュールを更新するための標準的な方法ですが、20分の毎日の "スタンドアップ" の会議が優先されることがよくあります。同様に、スポンサーと顧客は、プロジェクトのスケジュールとコストのパフォーマンスについての概要も必要となる場合があります。ポートフォリオマネージャーまたはエンドユーザーの代表者と一緒にチェックインしている場合は、月単位または四半期ごとに連絡を受けることができます。

すべてのプロジェクトとその通信ニーズは異なっています。プロジェクトのさまざまな関係者とのコミュニケーション頻度を慎重に検討してください。この場合も、関係者に連絡して、プロジェクトとその担当者に合わせて調整してください。

情報を交換するために使用される技術は何ですか?

自分と関係者が利用できる組織の技術リソースについて説明します。メールによる定期的な対面会議と情報交換は、一般的に一般的です。ただし、 Skype for Business などのツールを使用した会議は、地理的に分散した関係者にとって不可欠であり、オーディオ、ビデオ、画面共有、仮想ホワイトボードなどを含めることができます。インスタントメッセージング (IM) は、より迅速に、またはメールよりもポイントすることができます。また、関係者が必要な情報をすばやく入手できるようになります。 Yammer などのツールを使用すると、チームはプライベートなソーシャルネットワークで相互に接続できます。情報を共有したり、プロセスについてチャットしたり、問題を解決したり、意思決定を行ったりすることができます。

どのような場合でも、すべてのユーザーが使い慣れているテクノロジツールを使用してみてください。ただし、プロジェクトやチームのニーズに合った新しいテクノロジをお試しになることがあります。また、最善の方法であれば、"古" なコミュニケーション方法に戻すこともできます。このポイントは、プロジェクトチームでの共同作業を容易にすることです。

プロジェクトコミュニケーション計画を作成する

関係者を特定し、必要な情報交換の種類と頻度を決定したら、プロジェクトコミュニケーション計画を作成できます。複雑なものである必要はありません。 1ページの概要または単純な表で、学習したことを distills し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて適切なコミュニケーションを行うためのステージを設定することができます。

コミュニケーション計画をプロジェクトと共に投稿して、すべての関係者がいつでもアクセスできるようにします。定期的に再訪問してください。プロジェクトの条件を変更すると、通常のコミュニケーション戦略の変更が保証される場合があります。たとえば、計画から実行へ、または実行から終了までのプロジェクトフェーズ間の移動は、さまざまな通信ニーズに応じて呼び出すことができます。

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Project Online でコミュニケーション計画を投稿する

Project Onlineで Project Web App を操作する際の優れたコミュニケーションを実現するには、さまざまな選択肢があります。最初に、コミュニケーション計画、およびプロジェクトに関連する他のドキュメントを、プロジェクトのドキュメントライブラリに追加することができます。

サイドリンクバーの [プロジェクト] をクリックします。
プロジェクトセンターで、コミュニケーション計画を追加するプロジェクトの名前を選択します。
サイドリンクバーの [ドキュメント] を選択します。プロジェクトの [ドキュメント] ページが開きます。
メニューバーで、[アップロード] を選びます。
ファイルシステム間を移動して通信計画を見つけて選択し、[開く] を選択します。ファイルが、プロジェクトのドキュメントライブラリに追加されます。

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チームメンバーにプロジェクトスケジュールにアクセスする方法を表示する

チームメンバーはほとんどの場合、 Project Online を使ってタイムシートを提出したり、タスクの進捗状況を入力したりします。また、プロジェクトの全体像を確認したり、タスクの完了を待機しているユーザーを把握したりするために、完全なスケジュールにアクセスすることもできます。

サイドリンクバーの [プロジェクト] をクリックします。
プロジェクトセンターで、プロジェクトの名前を選択します。プロジェクトが開き、タスクに割り当てられているすべてのタスク、開始と終了のスケジュールが設定されているタスク、相互に依存しているタスク、およびその他のタスクが表示されます。