SharePoint コミュニケーションサイトを計画する

SharePoint コミュニケーションサイトを計画する

SharePoint コミュニケーションサイトは、通知と関与を目的として設計されています。 チームサイトとは異なり、1つ目の目標は小さなグループでコンテンツを作成するために共同作業することですが、コミュニケーションサイトの主な目的は、リーダーに通知することです。

コミュニケーションサイトは、次のことを実現するための優れた方法です。

  • 無数のユーザーや組織全体と情報を共有する

  • グループが提供するサービスを紹介します。または、組織にとっての新製品の発売についてのご意見をお聞かせください。

  • 視覚的に説得力のある形式でニュースを共有する

コミュニケーションサイトとイントラネット

イントラネットを構築している場合、コミュニケーションサイトには、使用するプライマリサイトの種類が示されます。 そのため、通信サイトにはさまざまな readership があると考えられます。 サイトがさまざまな対象ユーザーになる場合は、次のことを確認することが重要です。

  • 慎重なガバナンス-サイトの設計方針と、組織から提供されたガバナンスガイダンスに従う

  • トピック固有のサイト-お客様のイントラネットは、各トピック、機能、サービス、プログラム、またはイニシアチブに固有の多くのコミュニケーションサイトで構成されています。 1つのトピックまたは機能を担当するユーザーグループが異なる場合は、個別のコミュニケーションサイトを作成することを検討してください。

  • 適切に計画されたホームサイト-ホームサイトは、イントラネット内のすべてのユーザーのために、作成して上位のランディングページとして設定するコミュニケーションサイトです。 ホームサイトの計画については、いくつかの特別な考慮事項があります。

計画

対象ユーザーを理解する

各コミュニケーションサイトは、読者にストーリーを伝えるチャンスと考えることができます。 優れたコミュニケーションサイトは、リーダーの理解から始まります。 サイトを計画するときは、次の点を考慮してください。

  • 自分の閲覧者は誰ですか? 何を探していますか?

  • どのような情報が必要ですか? 提供しているサービスに基づいて実行する必要がある主なタスクは何ですか? (自分の好きなだけでなく、自分の最上位のタスクについて考えてみてください。 最もよく寄せられる質問や電話については、「お客様が現在のイントラネットで簡単に入力する必要がある、または見つけることができない」を参照してください。

  • 用語はどのような意味がありますか? 読者には、コンテンツについての情報がまったくわからないので、"言語" や用語について考える必要があります。

  • 達成したい結果は何ですか? サイトが正常に終了したかどうかは、どのようにしてわかりますか?

  • 世界中のユーザーはいますか? サイトを複数の言語で表示する必要がありますか。 その場合は、多言語のコミュニケーションサイト、ページ、ニュースの作成方法を確認してください。

ヒント: コミュニケーションサイトは、タスクを完了するために必要な時間を短縮し、一般的なリソースに接続するために、サイトの閲覧者にとって重要です。 お客様のサイトは、カスタマーサポートチケットが減るか、契約処理などのタスクを自動化するか、またはリーダーシップ開発コースに参加するのに役立ちます。 サイトの閲覧者の観点からサイトを計画し、重要なビジネス上の問題を解決することで、コミュニケーションサイトで有意義な結果を得ることができます。

主要ユーザーの目標を定義したら、「 look book (サイトでのユーザーの成果の目標を表す)」の例を参照してください。

実際の生活の例: ビジネスの成果の定義

お客様のサイトにアクセスして、次の形式でその目標を文書化しておくと、次のような形式でドキュメントを作成することになります...

組織のリーダーシップスキルを向上させることがビジネス目標となっていた組織 & 組織開発 (T&OD) チームのため、コミュニケーションサイトから以下の例を確認してください。 成功の評価指標としては、リーダーシップのスキル向上のためのプロキシが特定されました。リーダーシップ開発トレーニングに参加する人の数を増やすことができます。

ユーザーの結果の目標については、次のように定義されています。

As (n)

必要なのは...

だから。。。

営業

ロールで利用できるリーダーシップ開発プログラムについて知る

必要な elective の学習機会を簡単に登録できます。

営業

ラーニングリソース (アクセスできるリーダーシップ指向のコンテンツ文書など) を見つける

自分のジョブで成功を導くことができます。

T&OD

従業員の学習機会を宣伝して、コースへの登録を容易にする

リーダーシップの結果には、有意義な改善が見られます。

T&OD

1年のさまざまなタイミングでさまざまな学習機会を宣伝する

ニーズの変化により効果的に対応できます。

この実際の例では、組織は従来の SharePoint サイトから新しい SharePoint コミュニケーションサイトに移行され、これらの目標に対応するようになっています。 コースリストを、過去のような静的ドキュメントとして作成する代わりに、各コースとコースの予定表リストを説明するコースリストを作成して、各コースをスケジュールします。 発売の最初の90日間に、過去1年の同じ3ヶ月の期間におけるリーダーシップ開発コースへの参加が400% 増加しました。

サイトのコンテンツを計画する

コミュニケーションサイトでは、読者に対してストーリーを伝えることができます。 ストーリーには主にページが表示されますが、リストやドキュメントライブラリなどの他のリソースもサイト内に存在する可能性があります。

サイトのコンテンツを計画するときは、次の点に注意してください。

  • 閲覧者が必要なコンテンツにアクセスするのにかかる時間を最小限に抑える (クリックではなく)

  • 簡単に利用できるように、ドキュメントよりも多くのページでコミュニケーションサイトを構築する

  • 最初にこのページを計画した場合でも、ホームページを作成します。 こうすることで、ホームページにナビゲーション要素 (ヒーロークイックリンクweb パーツなど) を作成するときに、各ページから画像を自動的に取得して、閲覧者がリンクをクリックしたときに視覚的な一貫性を作成できます。

ページ

通常、サイトは次の2種類のページで構成されます。

ナビゲーションページには、リーダーの情報のカテゴリが用意されています。 多くの場合、ナビゲーションページにはいくつかの上位レベルのコンテンツが用意されていますが、ほとんどの場合、サイトでのガイドとして、情報のカテゴリが表示されます。 このため、これらのカテゴリを表示するために使用するラベルは特に重要であり、慎重に計画する必要があります。 サイトのホームページは、特別な種類のナビゲーションページで、サイトの "前面扉" を提供します。

ナビゲーションページの例:

他のコンテンツへのリンクが含まれたナビゲーションページの例

ジャンプ先のページでは、リーダーの旅でパスの終点を指定し、読み取り、ダウンロード、または印刷するための情報を表示します。 ジャンプ先のページの目標は、オンラインページではすべての単語が読み上げられないため、それらを短く、トピック固有のものにすることができます。ユーザーはスキャンとビューアーを使用すると、検索機能が大幅に向上します。

リンク先のページの例:

リンク先のページの例

サイトの主要なセクションまたはカテゴリについて説明し、ナビゲーションとリンク先のページの組み合わせを使用して viewer をガイドし、できるだけ効率的に必要な情報を取得できるようにする方法について考えてみましょう。

ホームページを含むすべてのページについて、次の情報を提供するようにしてください。

  • 現在の作業場所の確認方法

  • ここで何ができますか?

  • 次の環境の選択

リストとライブラリ

サイトのリストを使って、表のような形式でコンテンツを動的に表示します。 リストを使用して、サイトの訪問者に対してコンテンツを表示したり、情報を収集したりすることができます。

リスト web パーツの例:

ライブラリ web パーツの例

ヒント: サイトの閲覧者が既定でコミュニケーションサイトのコンテンツを編集できない場合でも、サイト上の任意のリストに対して権限を管理するオプションがあります。これにより、閲覧者は、サイト全体ではなく特定のリストのみにアクセスできるようになります。 リスト web パーツを使うと、ページにリスト情報を表示できます。

ドキュメントライブラリを使用して、ドキュメントやファイルなどのコンテンツを保存して表示します。 コミュニケーションサイトには1つの既定のドキュメントライブラリがありますが、さまざまな種類のドキュメントに対してライブラリを追加できます。 ドキュメントライブラリ web パーツを使用して、ドキュメントライブラリのコンテンツを表示することができます。 または、テキスト web パーツクイックリンク web パーツやハイパーリンクなどの web パーツを使用して、個々のドキュメントへのリンクを表示します。 個々のドキュメントリンクを使用すると、閲覧者にとってコンテキストの追加が簡単になり、ライブラリ全体を表示するよりも便利な場合があります。 ドキュメントライブラリのコンテンツを表示する場合は、ユーザー設定のビューを作成して、各ページに最も関連性が高いコンテンツをフィルター処理し、ドキュメントライブラリ web パーツでそのビューを使用することを検討してください。 ドキュメントライブラリでカスタムビューを作成する方法については、こちらを参照してください。

ヒント: ライブラリで複数レベルのフォルダーを使用しないようにします。 代わりに、新しいライブラリを作成して、ファイル構造を flatter し、コンテンツをより見つけやすくします。 列を使用して、ライブラリのコンテンツを整理することを検討してください。 サイト列は任意のライブラリまたはリストで再利用できるため、リスト列ではなくサイト列を使用することをお勧めします。リスト列は、1つのリストまたはライブラリでのみ使用できます。 列を使用してリストとライブラリを整理する方法については、こちらを参照してください。

ページの整理方法を決定する

サイトのコンテンツを計画する場合は、ページをグループ化して整理する方法について考えてみてください。

  • 特定のトピックまたは特定の種類 (ユーザーのスポットライトなど) に関するすべてのニュース記事を "ロールアップ" することができますか? その場合は、ページに列を追加して、ドキュメントライブラリのファイルと同様に、ページをグループ化し、整理することができます。

  • 相互に簡単に接続できるように、特定のトピックについて複数のページを作成しますか。 この機能については、ページのプロパティ ([サイトページ] ライブラリの列を参照する方法) を使うことができます。

  • ページのプロパティは、リスト列ではなく、サイト列として作成します。 これにより、ドキュメントとページの両方で同じプロパティを共有できるようになります。

ページのプロパティを作成および編集する方法について説明します。 強調表示されたコンテンツ ("重ね合わせ") web パーツでページのプロパティを使用する方法について説明します。 強調表示されたコンテンツの web パーツで page プロパティを使うには、このサイトのページライブラリをソースとして選択します。

組織のガバナンスとアクセシビリティガイドラインを理解する

最新の SharePoint 環境では、会社や組織のブランドに合わせて外観を簡単に変更できますが、組織では、サイトの整列に必要な標準を確立している可能性があります。 これらのガイドラインが、サイトの作成に使用されたサイト設計の一部ではない場合は、サイトが組織のデザインパターンに合わせて配置されるように、それらのガイドラインを理解していることを確認してください。 さらに、組織のアクセシビリティ標準について理解していることを確認します。 SharePoint online でアクセシビリティの高いサイトを作成するためのリソースを確認します。

サイトでコンテンツ、特に画像を収集するときは、再現性の高い画像とビデオアセットを探します。 ガバナンス計画でブランドに準拠した画像を使用する必要がある場合は、組織のリソースライブラリ (イメージピッカーの [組織内] のリンク) の画像を選択していることを確認してください。 SharePoint ページに画像を追加するときは、著作権の規則に違反していないことを確認します。 Microsoft が提供している無料のストック画像を、イメージピッカーで利用できます。

ページの計画

ページの負荷が多すぎないようにする

  • ニュース記事またはコンテンツページが特定のグループのユーザーにのみ関連している場合は、対象ユーザーのターゲット設定を使用して、コンテンツをそのグループのユーザーのターゲットにすることができます。 対象ユーザーの設定では、SharePoint のスタートページ、モバイルアプリのニュース、および対象ユーザー設定を有効にしたときに、ニュースや強調表示されたコンテンツの web パーツに対して、特定のコンテンツの優先順位を設定できます。

  • 閲覧者がジョブを完了しようとしています。コンテンツの量が多すぎて、情報を見つけるのに時間がかかりすぎます。

  • プログレッシブ開示の練習をします。優先度の高いコンテンツを最初に表示したままにして、閲覧者が詳細情報を表示した場合にのみセカンダリコンテンツを公開する

  • 詳細な情報を自然なカテゴリにグループ化します。 分類項目をすばやく簡単に検索して、特定の分類項目について知ることができます。

  • コンテンツをセクションに分割します。 セクションは、大きくて小さい画面でも読みやすさを向上させるのに役立ちます。

  • 組み込みの見出しスタイルを使用して、テキストセクションを視覚的に区別します。 見出しスタイルは長いページではアンカータグをサポートしています。また、スクリーンリーダーを使用するユーザーは、画面全体を読み上げることなく、セクションからセクションにジャンプすることもできます。

"やすく" ページを作成する

  • テキストの段落ごとに1つのアイデア。 最初の文は概要またはまとめを指定する必要があります。

  • 箇条書きを使用する。 

  • もっと簡単。できるだけ少ない数の単語を使用します。

  • 単語に下線を付けることはできません。Web ページ上の下線はハイパーリンクを表示し、ハイパーリンクではないテキストに下線が付けられている場合は、読者を混乱させることになります。

  • 長い URL は投稿しないでください。 代わりに、ハイパーリンク付きの単語を使用します。

  • 画像を使用して魅力的なコンテンツを作成します。 Web パーツを使用して画像を追加し、画像がトピックに関連し、組織のブランドスタイルに準拠していることを確認します。

  • ハイパーリンクを "ここに" という単語に関連付けないでください。ページ上の複数の [ここをクリック] リンクをクリックすると、リーダーが停止し、"ここ" の単語の前後のテキストが読み上げられ、リンクの場所がわかります。 代わりに、次のように、ハイパーリンクは常にターゲットのラベルに関連付けられている必要があります。

    • Do not use: アプリケーションフォームについて、ここをクリックします。

    • 改善:アプリケーションフォームをダウンロードする

    • ベスト:アプリケーションフォーム

ページにアクセスできることを確認する

  • 画像に "alt" テキストが含まれていることを確認します。スクリーンリーダーで画像が検出されると、代替テキストが読み上げられます。 アップロードした画像について自動的に生成された "代替テキスト" を確認し、画像と一致しない場合は説明を変更します。

  • 画像が読み込まれないと、ブラウザーは "alt" テキストを表示します。代替テキストは、低いネットワーク接続などの一般的な理由で画像が読み込まれない場合にも重要です。

  • アニメーション画像を使う場合は注意してください。認知障碍、動作感度、または強制性のユーザーは、画像 (Gif を含む) の動きが困難な場合があります。

  • SharePoint online でアクセシビリティの高いサイトを作成するためのリソースを確認します。

ホームページを計画する

すべてのページは重要ですが、サイトのホームページでは、訪問者が "最初の印象" を取得しています。 ホームページは、訪問者にとって快適なエクスペリエンスを実現するために、特に重要な役割を果たします。 ホームページは、同時に視覚的に魅力を持って機能する必要があります。

ホームページの例:

ブランドサイトのホームページの例

Look book 」には、ホームページの設計方法を示す例があります。ただし、計画時に特定したビジネスの結果が、お客様のホームページのデザインにどのように翻訳されるかを理解する必要があります。

この記事で使用されているコミュニケーションサイトの設計は、ブランド化サイトの例です。

ホームページは、主にナビゲーションページです。 目標は、サイトで提供しなければならないことの概要を説明し、理解して達成する必要がある内容に基づいて、ユーザーが自分のパスを選択できるようにすることです。 ホームページでは、サイトのすべてのページまたはすべてのドキュメントへのリンクを提供する必要はありません。 ただし、ホームページとサイトナビゲーションを組み合わせることで、サイトがカバーしている主要なカテゴリトピックを閲覧者に導くことができます。

高値のコンテンツをページの上部に配置する

これはサイトへのフロントドアであるため、ページの上部にある読者に最も頻繁に必要とされるコンテンツへのリンクを含めることが特に重要です。 サイトの計画を立てるために情報を収集しているときに、最も頻繁に必要とされるコンテンツを特定しました。 この情報を操作するのに最適な場所は、ホームページ (およびトップナビゲーション) です。 クイックリンク web パーツには、必要なコンテンツやトピックへのリンクを表示するためのさまざまなレイアウトオプションが用意されています。この目的には、ヒーロー web パーツを使用することもできます。

サイトの閲覧者の連絡先情報を表示する

サイト所有者の名前をホームページに追加すると、非常に便利な場合があります。 この情報に最適な場所は、ページの下部にあります。 重要なことは、常に必要なわけではありません。 すべての通信サイトに、ホームページの下部にサイトの所有者 (またはサイトの連絡先) がある場合、閲覧者はこのパターンを認識し、一番下までスクロールして、サイトの連絡先を検索する必要があるかどうかを確認します。 People web パーツを使用して、サイトの所有者の名前を追加します。

ニュースを使用してアクティビティ、マイルストーン、およびコンテンツを宣伝する

[ニュース] を使用して、サイトで表されているトピックまたは部門に関連するコンテンツ、マイルストーン、またはアクティビティを宣伝します。 グラフィックスやリッチな書式を含めることができる目立つ投稿をすばやく作成できます。 ニュース記事の作成を簡単にするために、ニュース投稿用のページテンプレートを作成することを検討してください。

通常、ニュースは、記事の最初の公開日に基づいて表示され、最新の記事が最初に表示されます。 ただし、ニュース web パーツの特定の順序でニュース記事を "ピン留め" することもできます。

ニュース web パーツを使用する

ニュース web パーツには複数のレイアウトが含まれており、web パーツを配置する列のサイズに基づいてさまざまなエクスペリエンスを実現できます。 良い方法としては、ページの上部にあるニュース web パーツを使用して、頻繁に更新することができます。 作成したニュース投稿は、ニュース web パーツに自動的に表示されます。

自分のサイトを "フォロー" するように、閲覧者を促します。 これにより、新しいニュース投稿が、自分のフォロワー用のモバイルアプリの SharePoint のスタートページと [ニュース] タブに昇格されます。

ニュース web パーツの例:

入力された新しい web パーツの例

ほとんどのニュース web パーツレイアウトでは、ページのサムネイル画像が使用されます。 サムネイル画像は、ページの最初の高品質イメージから自動的に作成されます。 これはページヘッダーの画像である可能性があります。また、ページにヘッダー画像が含まれていない場合は、ページの最初のセクションの最初の列の最初の画像が使用されます。 最善の結果を得るには、各ニュース記事のプライマリ画像で横向きの画像を使用します。 ページのサムネイル画像を変更または選択する方法について説明します。

魅力的なコンテンツを作成する

新聞のニュース記事のように、常に重要な情報をニュース記事に入れておきましょう。

 リーダーの注意を引くには、次のようなニュースページのタイトルを使用します。

  • 数値を使用します。 番号で見出しを開始することはできます。

  • 大文字と小文字を区別する (組織の標準に従わない場合)。 ヘッドの最初の単語は、すべて適切な名詞のように大文字にする必要があります。 ほとんどの見出しの単語は小文字で表示する必要があります。 すべての単語を大文字にしないようにします。 ほとんどの場合は、コロンの後に最初の単語を大文字にします。 (場合によっては、コロンに続く単語が1つだけの場合、その単語は大文字にはなりません。 最善の判断をお使いください。)

  • 形容詞の魅力を使用します。 たとえば、仕事が楽で、楽しい、無料、驚異的で、非常に重要なことがあります。

  • Hype と式を最小限に抑えます。 ニュース記事のタイトルで式またはイディオムを使用することは、母国語以外の英語のスピーカーにはあまり意味がありません。

  • 独自の理由を使用します。 "リスト" などのひとの記事。 リスト投稿を使って他のユーザーの注意を引くには、次のようにします。理由、原則、事実、レッスン、アイデア、方法、秘密、テクニック

  • 目的、理由、方法、またはタイミングを使用します。 これは、説得する記事を作成する場合に特に便利です。

  • 太字のことをお約束します。 お客様のリーダーが、新しいスキルや unsolved のソリューションなど、大切なことをお約束します。 読者の皆さんの記事を読んで、お届けします。

  • プレゼンテーションを作成します。 過去の情報については "present 時制"、過去のコンテンツの場合は "過去時制"、"今後のイベントには" 将来の時制 "を使います。

ナビゲーションの計画

最も効果的な SharePoint サイトでは、ユーザーが見つけた情報を使用して意思決定を行うために必要な情報を検索したり、必要な情報を確認したり、必要なツールにアクセスしたり、同僚と協力して問題を解決したりするのに役立ちます。 したがって、効果的なナビゲーションエクスペリエンスを計画することは、コミュニケーションサイトの設計の重要な要素です。 優れたナビゲーションエクスペリエンスでは、サイトで使用できる機能の完全な画像が表示され、ホームページと組み合わせることで、サイトの包括的な "ストーリー" が提供されます。 

組織のハブ構造について説明し、サイトを hub として関連付けて、より見やすく、また連絡を取ることを検討してください。 サイトをハブに関連付けると、組織のガバナンスルールに応じて、サイトはハブのテーマと権限を継承する場合があります。

サイトのナビゲーションを計画する方法について説明します。

権限を計画する

通常、コミュニケーションサイトには、少数のコンテンツ作成者と、より多くの閲覧者が含まれています。 権限は SharePoint グループによって管理されますが、既定では、次の3つのアクセス許可レベルが用意されています。

  • 所有者–フルコントロールのアクセス許可。 各コミュニケーションサイトには、最低でも2人の所有者を含めることをお勧めします。

  • メンバー –権限を編集します。 メンバーはいくつでもかまいませんが、適切な監督を提供できるように、その番号は比較的小さいままにしておくことをお勧めします。 どのメンバーでも、他のメンバーによって作成されたコンテンツを編集したり、下書き状態のページを表示したりできます。

  • 閲覧者–読み取りアクセス許可。 外部ユーザーを除くすべてのユーザーを対象とした、既存のユーザーグループを使用している場合は、より簡単にビジタグループを管理できます。 プライベート通信サイトを作成する場合は、既存の Microsoft 365 グループを閲覧者グループまたは既存のメールが有効なセキュリティグループに追加することができます。

コンテンツ作成者は、メンバーグループに追加されます。 所有者とメンバーのアクセス許可の主な違いは、サイトにアクセス許可を割り当てることができることです。 上記の3つのアクセス許可グループに加えて、各サイトにもサイト管理者 (以前はサイトコレクション管理者と呼ばれていました) があります。 組織で通信サイトのセルフサービスの作成がサポートされている場合、サイト管理者は、サイトの作成者になります。

次の操作を行います。

SharePoint コミュニケーションサイトを構築する

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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