Access を使用すると、SharePoint リストにリンクされているデータをオフラインで操作できます。 これは、たとえば、サーバーが利用できない場合やサーバーへの接続が失われた場合に、オフィスから離れ、作業を続ける必要がある場合に役立ちます。

概要

SharePoint サイトのデータをオフラインで操作する前に、まず Access テーブルと SharePoint リストの間にリンクを作成する必要があります。 その後、Access を使用してリストをオフラインで更新または分析できます。 再接続すると、データを同期して、データベースとリストが更新されます。 データベースにクエリとレポートがある場合は、それらを使用してリンクされたデータを分析できます。

オフライン中にデータを更新した場合は、Access がサーバーにもう一度接続するときに変更を同期できます。 データの競合が発生した場合 (たとえば、別のユーザーが同じレコードをオフラインで更新している間に他のユーザーがサーバー上のレコードを更新した場合など)、同期時に競合を解決できます。

Access テーブルをリストにリンクするには、いくつかの方法があります。 たとえば、データベースを SharePoint サイトに移動し、データベース内のテーブルをサイト上のリストにリンクすることもできます。 または、SharePoint サイトのデータシート ビューのリストから Access テーブルにデータをエクスポートできます。 たとえば、Access のレポートを使用してデータを集計できます。 Access から SharePoint データにリンクする方法の詳細については、「SharePoint リストのデータをインポートまたはリンクする 」を参照してください

Access で SharePoint リストを使用してオフラインで作業する

Access 2010 より、リンクされた SharePoint リストをオフラインで操作すると、Access によって自動的に処理されます。 インターネット接続が失われたなどとして、リンクされた SharePoint リストが存在する SharePoint サイトに Access が接続できない場合、Access はオフライン モードに切り替わります。 Access ウィンドウの右下にあるステータス バーに、すべての SharePoint テーブルが切断された というメッセージが表示されます。 [ファイル] ボタン > テーブル が切断されたことを示す同様のメッセージも表示されます。 オフライン モードの場合は、引き続き SharePoint リスト データのキャッシュされたローカル コピーのデータを追加、編集、削除できます。

Access は引き続き、SharePoint サーバー上のリンク されたリストを使用して、定期的に試行および再接続を行います。 Access が SharePoint サイトへの接続を再確立すると、リボンの下にメッセージ バーが表示されます。オフライン データをサーバーと同期させる必要があります。

[同期] をクリックして SharePoint Server に再接続します。

[ 同期] をクリックすると、リンクされた SharePoint リストに再接続され、データの変更が結合されます。

競合するデータ変更を解決する

競合は、2 人のユーザーがリストのデータまたは構造の同じ部分に変更を行った場合に発生します。 最初に変更を送信したユーザーは変更をコミットできますが、2 人目のユーザーには競合が通知されます。

たとえば、ユーザー A が 3 行目の "都市" 列をダラスからシアトルに変更すると同時に、セルをダラスからヒューストンに変更します。 ユーザー A の変更が最初にサーバーに送信され、その後に変更が送信されます。 サーバーから競合が通知され、競合を解決できます。

注: ユーザーが同じ行内の異なるセルを編集した場合でも、競合が発生します。

競合を解決するまで、競合があるレコードを変更する必要があります。

オフラインの変更を SharePoint サーバーと同期している間にデータの競合が検出されると、[競合の解決] ダイアログ ボックスが表示 されます。

データの競合を解決するには、[競合の解決] ダイアログ ボックスで使用できるオプションを使用します。

次のいずれかの操作を行います。

  • レコードに加えた変更を無視して現在表示されている競合またはエラーを解決するには、[自分の変更を破棄] を クリックします。 変更は失われます。

  • 一覧のすべての変更を無視して保留中のすべての競合とエラーを解決するには、[すべての変更を破棄] を クリックします

  • 変更を再適用して現在表示されている競合またはエラーを解決するには、[変更の再試行] を クリックします。 競合が発生した場合、自分と他のユーザーが同じ列を変更した場合、他のユーザーの変更は変更によって上書きされます。 別の列を編集すると、変更は他のユーザーの変更と結合されます。

  • 保留中のすべての競合とエラーを再適用して解決するには、[すべての変更を再試行] をクリックします

  • 次の競合またはエラーの詳細を表示するには、ダイアログボックスの右上隅にある [次へ] をクリックします。

  • 以前の競合またはエラーの詳細を表示するには、ダイアログボックスの右上隅にある [前へ] をクリックします。

  • 後で競合やエラーを解決するには、ダイアログ ボックス のタイトル バーの [閉じる] をクリックします。

メモ

  • 詳細グリッドには、現在のビューのすべての列が表示されます。 列が表示されない場合は、水平スクロール バーを使用してスクロールするか、ダイアログ ボックスの右端をドラッグして詳細グリッドの幅を広くします。

    列の内容を拡大/縮小するには、詳細グリッドの列をクリックします。 変更と他のユーザーの変更は、[フィールドの詳細] ダイアログ ボックス 表示されます。 このダイアログ ボックスは、リッチ テキスト形式の変更を表示する場合にも便利です。

  • 詳細グリッドには、 ユーザーが行を削除した場合、データ行ではなく [削除済み] 行が表示されます。 他のユーザーが行を削除した場合、ダイアログ ボックスには、ユーザーの名前または削除の日時は表示されません。 また、変更を再試行する必要があります。

[Web サービスと SharePoint テーブルのキャッシュ] オプションを設定する

Access 2010 以降の新しいデータベースの既定の設定では、Web サービスと SharePoint リンク テーブルがキャッシュされます。 この動作を変更し、代わりに Access 2007 に存在する動作を使用する場合は、[ファイル] > オプション] をクリックして[Accessのオプション] ダイアログ ボックスを開きます。 [ 現在のデータベース] をクリックすると、[Web サービスと SharePoint のテーブルのキャッシュ] の下に設定 が一覧表示されます

  • Microsoft Access 2010 以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用する Access でリンクされたデータのローカル コピーをキャッシュするには、このオプションを選択します。 この設定は、リンクされたデータの操作中にパフォーマンスを向上させることができます。 このオプションを使用すると、リンクされたデータの読み込みと表示が簡単になります。 Access 2007 で存在していたキャッシュ動作を使用する場合は、このオプションをオフにします。

  • 閉じる時にキャッシュをクリアする データベースを閉じるときにローカルキャッシュ データをメモリからクリアするには、このオプションを選択します。

  • キャッシュしない リンクされた SharePoint データ ソースの操作中にデータのローカル コピーをキャッシュしない場合は、このオプションを選択します。

    注: [Microsoft Access 2010 以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用する] 設定をオフにした場合、[閉じるときにキャッシュをクリアする] オプションと [キャッシュしない] オプションは使用できません。

Access 2010 以上でオフラインで手動で作業できますか?

Access 2010 以降でリンクされた SharePoint データを使用してオフラインで作業を手動で制御するには、[Access のオプション] ダイアログ ボックスにある現在のデータベースに 対して、Microsoft Access 2010 以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用する設定をオフにする必要があります。 このオプションを見つけて設定する方法については、前のセクションを参照してください。

注: 設定を変更した後、データベースを閉じて、もう一開くことを求めるメッセージが表示される場合があります。

[Microsoft Access 2010以降と互換性のあるキャッシュ形式を使用する] 設定をオフにすると、[外部データ]タブに Web リンク リストのコマンド グループが表示されます。

このグループには、オフライン作業、同期、リストの再リンクなどのコマンドが表示されます。 これらは、[外部データ] タブの [SharePoint リスト] グループの Access 2007 と 同じコマンド です。

このモードで SharePoint リスト データをオフラインで操作するには、[オフライン作業] を クリックします

オフライン リストをサーバーのデータと同期するには、[同期] を クリックします

オフラインで作業した後にリンク テーブルを再接続するには、[オンライン作業] をクリックします

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Access 2007 を使用している場合

この手順を実行するには、まず Access テーブルを SharePoint リストにリンクする必要があります。

注: SharePoint サイトに既に発行されているデータベースがある場合は、まずデータベースのローカル コピーを保存してから、リストをオフラインにする必要があります。

  1. SharePoint リストにリンクされているデータベースを開きます。

  2. [外部データ ] タブの[SharePoint リスト ] グループで、[オフライン作業] をクリックします

注: [オフライン 作業] ボタン が使用できない場合は、テーブルが SharePoint リストにリンクされていないか、リスト データを既にオフラインにしています。

  1. SharePoint リストにリンクされているデータベースを開きます。

  2. [外部データ ] タブの[SharePoint リスト ] グループで 、[同期] を クリックします

オフラインで行った変更とサーバー上で行った変更を超える競合が発生した場合は、[競合の解決] ダイアログ ボックスが表示されます。

ダイアログ ボックスには、エラーが発生した理由など、競合に関する情報が表示され、もう一度データを送信するか、変更を破棄するためのオプションが表示されます。 複数のエラーがある場合は、ダイアログ ボックスの [前へ] ボタンと[次へ] ボタンをクリックすると、各エラーの詳細を表示できます。 一部のエラーは、変更を破棄することでのみ解決できます。

[エラーの解決] ダイアログ ボックス の詳細グリッド には、現在のビューのすべての列が表示されます。 影響を受ける行の詳細グリッドには、行った変更が表示されます。 値を編集することはできませんが、各列をクリックすると詳細が表示されます。

  • [エラー の解決] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • 選択したアイテムに対してサーバーに加えた変更を保持する場合は、[自分の変更を破棄] を クリックします

    • 選択したアイテムにもう一度変更を送信する場合は、[変更の再試行] を クリックします

      状況によっては、問題が解決されるまで待つ必要がある場合があります。 たとえば、ネットワーク接続の問題のために変更を同期できない場合は、もう一度接続されるまで待つ必要があります。

    • すべてのアイテムに対してサーバーに加えた変更を保持する場合は、[すべての変更を破棄] をクリックします

    • すべてのアイテムにもう一度変更を送信する場合は、[すべての変更を再試行] を クリックします

      状況によっては、問題が解決されるまで待つ必要がある場合があります。 たとえば、ネットワーク接続の問題のために変更を同期できない場合は、もう一度接続されるまで待つ必要があります。

      注: 

      • 変更を破棄することでのみエラーを解決できる場合は、変更を再試行するためのボタンが使用できない場合があります。

      • 操作を行わずにダイアログ ボックスを閉じできますが、エラーを解決するまで、リストから退出したり、リストを更新したり、集計列を変更したりは行えなされません。

リンク テーブルを再接続すると、データまたはオブジェクトに加えた変更が同期されます。

  1. SharePoint リストにリンクされているデータベースを開きます。

  2. [外部データ ] タブの[SharePoint リスト ] グループで、[オンライン作業] をクリックします

    注: オフラインで行った変更を破棄する場合は、[SharePointリスト] グループの [変更の破棄] をクリックします。

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