SharePoint Server でドキュメントセットを計画する

ドキュメントセットについて

ドキュメントセットは、複数のドキュメントまたはファイルを含めることができる1つの成果物または作業生産物を組織で管理できる SharePoint Server 2016 の機能です。 ドキュメントセットは、特定の種類のフォルダーであり、固有のドキュメントセットの属性、フォルダーやドキュメントの属性と動作を組み合わせたものであり、ユーザーインターフェイス (UI)、メタデータ、オブジェクトモデルの要素を提供して、作業製品のすべての要素を管理できるようにします。

多くの組織では、チームとユーザーのために、プロジェクトや成果物をより適切に管理するために、一連のドキュメントまたは作業生産物を用意する必要があります。 たとえば、法的チームは、特定のケースに関連するさまざまなドキュメント、写真、オーディオファイルを収集、作成、管理する必要がある場合があります。 または、潜在顧客の提案依頼書 (RFP) を作成して管理するために、販売チームがさまざまなソースからドキュメントをコンパイルする必要がある場合があります。 ドキュメントセットを使用すると、これらの一連のドキュメントを単一のコレクション、成果物、または作業生産物として管理できるようになります。 ドキュメントセットの所有者は、作業生産物に含まれる項目と重要な情報を表示できるカスタムのウェルカムページを作成することができます。

SharePoint Server 2016では、ドキュメントセットを一貫して作成して管理する組織は、通常、作成する各作業製品のドキュメントセットコンテンツタイプを構成できます。 ドキュメントセットコンテンツタイプでは、承認されたコンテンツタイプ、属性、既定のアイテム、列、ワークフロー、ポリシーを定義できます。 さらにカスタマイズされたドキュメントセットのコンテンツタイプを親コンテンツタイプから作成し、各プロパティと設定を親ドキュメントセットコンテンツタイプから継承することができます。 コンテンツタイプをライブラリに追加すると、ユーザーは [新規作成] コマンドを使用して、ドキュメントセットのコンテンツタイプの属性を継承するドキュメントセットを作成することができます。 ドキュメントセットコンテンツタイプでは、許可されるコンテンツタイプ、既定のコンテンツ、共有列、ウェルカムページの列、既定のウェルカムページの表示を指定できる追加の設定が用意されています。

コンテンツタイプの詳細については、「コンテンツタイプとワークフローを計画する (SharePoint Server 2010)」を参照してください。

SharePoint Server 2016でドキュメントセットを作成および管理する方法の詳細については、「 SharePoint Server 2016 ヘルプ」で「新しいドキュメントセットコンテンツタイプを作成および構成する」を参照してください。

ドキュメントセットを管理する

ドキュメントセットでは、フォルダーと同じ属性とプロパティの多くを共有 SharePoint Server 2016 ます。 ただし、ドキュメントセットソリューションを計画する際に注意すべき重要な考慮事項がいくつかあります。

• ドキュメントセット内に存在できるドキュメントの数に制限はありません。 ただし、表示の読み込み時間は、既定で5000アイテムに設定されているリストビューのしきい値によって制限される場合があります。 ドキュメントセットではフォルダーを使用できますが、ドキュメントセットでメタデータナビゲーションを使用することはできません。 そのため、ドキュメントセットに表示するアイテムの数を決定するときに、リストビューのしきい値を超えているかどうかを考慮することが重要です。 さらに、ドキュメントセットで [送信] 機能を使用する場合、ドキュメントセット内のすべてのドキュメントの合計を 50 mb より大きくすることはできません。 アイテム数が非常に多いコレクションまたは作業生産物の場合は、ドキュメントライブラリ内のフォルダー構造が適していることがあります。

• ドキュメントライブラリ内に存在できるドキュメントセットの数に制限はありません。 ただし、リストに表示できるドキュメントセットの数は、リストビューのしきい値によって制限されます。

• 共有メタデータを使用している場合、ドキュメントセットで共有メタデータを使用しているアイテムが10個を超えると、メタデータの更新は15分ごとにタイマージョブによって実行されます。 たとえば、ライブラリの最上位レベルに10個のドキュメントがあり、共有メタデータを含むドキュメントセット内の1つのドキュメントがある場合、時間ジョブは実行されません。 ただし、さらに9つのドキュメントを含む別のドキュメントセットを追加すると、タイマージョブが実行されます。

• ドキュメントセットルーティングを使用している場合、コンテンツオーガナイザーに送信されるドキュメントセットはドロップオフライブラリに残り、[コンテンツオーガナイザー処理タイマージョブによって適切な場所に移動されます。既定では、毎日実行されます。

サイトコレクションでドキュメントセットを使用するには、ドキュメントセット機能を有効にする必要があります。

サイトコレクションでドキュメントセット機能を有効にするには

1. [サイトの設定] ページで、[サイトコレクションの管理] の [サイトコレクションの機能] をクリックします。

2. [機能] ページの [ドキュメントセット] で、[アクティブ化] をクリックします。

ドキュメントセット機能を有効にすると、ドキュメントセットコンテンツタイプを作成できます。

ドキュメントセットコンテンツタイプの計画

SharePoint 2013 で「ユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析する」を使用して、ドキュメントの使用状況の分析ワークシートを使用して、ドキュメントセットのコンテンツタイプを計画することができます。 次に、コンテンツタイプのワークシート(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = exchg.160) を使用して、ソリューションで使用する新しいドキュメントセットコンテンツタイプごとに決定事項を記録できます。

コンテンツタイプのワークシートを使用してドキュメントセットコンテンツタイプを計画するには

1. [コンテンツタイプ] ワークシートの [コンテンツタイプ   ] フィールドに [ドキュメントセット] を入力します。

2. 新しいドキュメントセットコンテンツタイプを定義するサイトの URL を入力します。 コンテンツタイプは、それらが定義されているサイトと、そのサイトの下にあるすべてのサイトで使用できます。

3. 親コンテンツタイプを確認する    [コンテンツタイプ] ワークシートの [親コンテンツタイプ   ] フィールドに、親ドキュメントセットのコンテンツタイプを入力します。 これは、既に計画したコアドキュメントセットコンテンツタイプまたはカスタムドキュメントセットコンテンツタイプのいずれかになります。

4. ドキュメントセットの設定を確認する    [コンテンツタイプ] ワークシートで、次のドキュメントセットの設定を確認して指定します。

   1. 許可されるコンテンツタイプを確認する    このドキュメントセットコンテンツタイプで許可される既定のコンテンツタイプを指定します。

   2. 既定のコンテンツを決定する    作成するドキュメントセットコンテンツタイプが、ドキュメントセットの新しいインスタンスを作成するときに既定のコンテンツを自動的に作成するように構成されている場合は、ドキュメントセットに手動でファイルを追加することができます。 ドキュメントセットに対して許可されているコンテンツタイプのファイルのみを追加できます。

   3. 共有列を決定する    ドキュメントセットの列の値を、セットに含まれているすべてのドキュメントに自動的に同期するかどうかを指定します。

   4. ウェルカムページの列を決定する    各ドキュメントセットのウェルカムページに表示する列を指定します。

   5. ウェルカムページの表示を決定する    [ようこそ] ページでドキュメントセットのコンテンツを表示するビューを指定します。

5. 列と列の順序を決定する    [コンテンツタイプのワークシートのプラン列   のテーブル::

   1. 親コンテンツタイプから継承された各列を入力します。 [新規]   列で、各項目に「いいえ」と入力します。

   2. 追加の列ごとに、作成する事前定義された列または列の名前を入力します。 追加の列の名前を入力し、その型を入力して、それらの列が新規であるかどうかを示します。

6. ワークシートの [プランテンプレート   ] セクションで、 [なし] を入力します。

7. ワークフローを決定する    ドキュメントセットコンテンツタイプに関連する利用可能なワークフローがある場合は、必要に応じてコンテンツタイプに関連付けることができます。 その後、そのコンテンツタイプの任意のリストアイテムでワークフローを開始できます。 ワークフロー計画の詳細については、「ワークフローを計画する」を参照してください。 ワークフローを確認して、利用可能なワークフローを特定したら、各ワークフローを入力して、コンテンツタイプワークシートの [プランワークフロー    ] テーブルのコンテンツタイプに関連付けます。 ワークフローが親コンテンツタイプから継承されていない場合は、[新しい列]   にその情報を入力します。

8. ポリシーを決定する    ポリシーは、コンテンツの種類に関するルールのセットです。ポリシー機能には、コンテンツタイプのアイテムを印刷できるかどうかや、アイテムの操作を監査する必要があるかどうかなど、各ルールの詳細が表示されます。 ポリシーの計画について詳しくは、「 SharePoint Server 2013 での情報管理ポリシーの計画」をご覧ください。 ポリシーを確認し、利用できるポリシー機能とポリシーテンプレートを特定したら、[コンテンツタイプ] ワークシートの [ポリシーの計画   ] セクションで次の操作を行います。

   1. 親コンテンツタイプにポリシー設定が含まれている場合、新しいコンテンツタイプの変更は適用されません。 これにより、設定後のポリシーはすべて、関連するすべてのコンテンツタイプに適用されます。 現在のコンテンツタイプがその親タイプからポリシー設定を継承している場合、[コンテンツタイプ] ワークシートの [ポリシーの計画   ] セクションで、"親コンテンツタイプで定義されているポリシーはいますか?" という質問に回答します。

   2. 現在のコンテンツタイプが親コンテンツタイプに基づいてポリシーを継承している場合は、[プランの計画   ] セクションの [ポリシー名   ] フィールドをレコードに入力し、ポリシーテンプレートの名前を入力します。 同様に、現在のコンテンツタイプがポリシーを継承しない場合、ポリシーテンプレートを適用するには、[プランの計画   ] セクションの [ポリシー名の記録   ] セクションにポリシーテンプレートの名前を入力します。

   3. 現在のコンテンツタイプが親コンテンツタイプの1つ以上の個々のポリシー機能を継承している場合は、ワークシートの [ポリシーの計画   ] セクションの機能   テーブルに各ポリシー機能を入力します。 逆に、現在のコンテンツタイプがポリシーを継承しておらず、ポリシー機能を現在のコンテンツタイプに関連付けたい場合は、機能   テーブルにそれらのポリシー機能を入力します。 個々のポリシー機能とポリシーを名前でコンテンツタイプに関連付けることはできないことに注意してください。

ワークシート

この記事で説明されている情報を記録するには、次のワークシートを参照してください。

• コンテンツタイプワークシート(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = exchg.160)

• ドキュメント使用量の分析ワークシート(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid = exchg.160)