注: 最新のヘルプ コンテンツをできるだけ早く、お客様がお使いの言語で提供したいと考えております。このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。お客様にとって役立つ情報であったかどうかを、このページの下部でお知らせください。簡単に参照できるように、こちらに英語の記事があります。
組織は、一定期間ドキュメントを保持する必要がある法令遵守、法的事項、その他の規制の対象であることが多いです。ただし、必要な期間を超えてコンテンツを保持すると、法律的なリスクとなる場合があります。このため、組織がサイトに対してドキュメント削除ポリシーを作成している場合があります。たとえば、一般的なビジネス ドキュメントは、作成されてから 5 年で削除する必要がある可能性があります。
組織によって、次のようなドキュメント削除ポリシーがあります。
-
必須サイトの所有者は、サイトに自動的に適用される必須ポリシーを無効にすることはできません。
-
既定 既定のポリシーは、サイトに自動的に適用されますが、サイトの所有者は次の操作を行うことができます。
-
使用可能な場合は、別のポリシーを選択する。
-
ポリシーがサイト内のコンテンツに関係しない場合は、ポリシー全体からオプトアウトする。
-
-
必須でも既定でもない この場合は、ポリシーはサイトに自動的に適用されず、サイトの所有者は、いずれかを適用するアクションを実行する必要があります。
ドキュメント削除ポリシーには、1 つ以上のルールが含まれる場合があります。たとえば、1 つのルールでは、ドキュメントが作成されてから 1 年でドキュメントを削除すると言われる場合がありますが、別のルールでは、ドキュメントが最後に変更されてから 1 年でドキュメントを削除すると言われる場合があります。ポリシーに複数のルールがある場合は、サイトへの適用に最適なルールを選択することができます。削除ルールは、サイト内のすべてのライブラリに適用されます。1 つのポリシーと 1 つのルールのみを、サイト内で同時にアクティブにすることができます。ポリシーのように、ルールは既定で設定できるため、ポリシーが適用されると、ルールは自動的に適用されます。
最後に、ドキュメント削除ポリシーが継承されます。サイトに対してポリシーまたはルールを選択すると、その選択はすべてのサブサイトで継承されます。ただし、サブサイトの所有者は、異なるポリシーまたはルールを選択して、継承を解除することができます。ポリシーまたはルールを選択する場合、サイトの下にあるサブサイトのコンテンツを考慮します。
サイト コレクションで使用可能なドキュメント削除ポリシーを表示する
組織は、別のサイト コレクションに異なるポリシーを割り当てることができます。サイト コレクション レベルでは、サイト コレクションの所有者が、そのサイト コレクションに利用可能なドキュメント削除ポリシーのすべてを表示できます。ポリシーは、サイト コレクション テンプレート (ゆえに、このテンプレートから作成されたすべてのサイト コレクション) に対して、またはこの特定のサイト コレクションに対して有効にされている可能性があります。
-
右上隅にあるサイト コレクションのトップレベル サイトで、[設定] (歯車アイコン)、[サイトの設定] の順に選択します。
-
[サイト コレクションの管理]、[ドキュメント削除ポリシー] の順に選択します。
注: ポリシーがサイトコレクションに割り当てられていない限り、[ドキュメント削除ポリシー ] リンクは表示されません。また、このリンクは、ポリシーがサイトに割り当てられた直後には表示されません。また、[ドキュメント削除ポリシー ] リンクが表示されたときにポリシーが割り当てられてから24時間遅れになることがあります。
-
このページでは、次を表示することができます。
-
現在、割り当てられているポリシーと関連付けられたルール。ポリシーを選択して、右側のウィンドウにルールを表示します。
-
既定のポリシー。該当する場合は、[既定] 列に [はい] が表示されます。
-
ポリシーが [必須] として割り当てられている場合は、メッセージが一覧の下に表示されます。
-
この一覧は、使用可能なポリシーとルールのすべてを表示する、サイト コレクションの所有者に対してのみ表示されます。ポリシーを適用するには、次のセクションを参照してください。
サイトにドキュメント削除ポリシーを適用または削除する
サイトの所有者またはサイト コレクションの所有者として、組織は、サイトに適用するか、または全体からオプトアウトできるポリシーを作成している場合があります。
-
サイトの右上隅で、[設定]、[歯車アイコン]、[サイトの設定] の順に選びます。
-
[サイト コレクションの管理]、[ドキュメント削除ポリシー] の順に選択します。
注: ポリシーがサイトコレクションに割り当てられていない限り、[ドキュメント削除ポリシー ] リンクは表示されません。また、このリンクは、ポリシーがサイトに割り当てられた直後には表示されません。また、[ドキュメント削除ポリシー ] リンクが表示されたときにポリシーが割り当てられてから24時間遅れになることがあります。
-
次のいずれかの操作を行います:
-
ポリシーを適用するには、ポリシーを選択し、ポリシーの [ルール]、[保存] の順に選びます。
1 つのポリシーと 1 つのルールのみを、サイト内で同時にアクティブにすることができます。組織では、選択できる複数のポリシーとルール、または 1 つのポリシーとルールのみを提供する場合があります。
-
ポリシーを無効にするには、[オプトアウト: メモの削除]、[保存] の順に選びます。
サイト所有者として、ポリシーがサイト内のコンテンツに適用できないと判断した場合、ドキュメント削除ポリシーからオプトアウトできます。ただし、[必須] としてマークされているポリシーからオプトアウトすることはできません。
-
ドキュメント削除ポリシーが他のポリシーを上書きする
サイトは、コンテンツを保持および削除するその他のポリシーを使用することがあります。
-
サイト コレクションのコンテンツ タイプのポリシー
-
リストまたはライブラリの情報管理ポリシー
既にコンテンツタイプポリシーまたはリストまたはライブラリの情報管理ポリシーを使用しているサイトにドキュメント削除ポリシーを適用した場合、ドキュメント削除ポリシーが有効になっている間は、それらのポリシーは無視されます。その他のポリシーが無視されている場合は、このサイトのメッセージコンテンツがドキュメント削除ポリシーを使用していることがわかります。
つまり、構造化コンテンツ (情報管理ポリシーとコンテンツ タイプのポリシー) または非構造化コンテンツ (ドキュメント削除ポリシー)、またはそのどちら用でもないポリシーのみを使用するサイトを計画する必要があります。ドキュメント削除ポリシーからオプトアウトする場合、警告は表示されず、その他のタイプのポリシーは引き続き機能します。
サイト ポリシーは、ドキュメント削除ポリシーの影響を受けません。
コンテンツ タイプのポリシーが無視されているかどうかを判断する
サイトがコンテンツ タイプのポリシーを使用していて、このメッセージが表示された場合、これらのポリシーは有効ではなくなっています。コンテンツ タイプのポリシーを復元するには、使用可能なオプトアウト オプションがある場合、前で説明されているように、サイトからドキュメント削除ポリシーを削除できます。オプトアウトするオプションがない場合、ドキュメント削除ポリシーは必須であり、組織の法令遵守責任者に連絡する必要があります。
-
右上隅で、[設定] (歯車アイコン)、[サイトの設定] の順に選択します。
-
[サイトの管理]、[コンテンツ タイプ ポリシーのテンプレート] の順に選択します。
情報管理ポリシーが無視されているかどうかを判断する
サイトが情報管理ポリシーを使用していて、このメッセージが表示された場合、これらのポリシーは有効ではなくなっています。情報管理ポリシーを復元するには、使用可能なオプトアウト オプションがある場合、前に説明されているように、サイトからドキュメント削除ポリシーを削除できます。オプトアウトするオプションがない場合、ドキュメント削除ポリシーは必須であり、組織の法令遵守責任者に連絡する必要があります。
-
リストまたはライブラリの場合、リボン上で、[ライブラリ] タブ、[ライブラリの設定]、[権限と管理]、[情報管理ポリシーの設定] の順に選択します。