Shifts でのスケジュールの記入

この記事の内容

シフトをグループ別に整理する

新しいスケジュールで、名前の付いていないグループから開始し、名前を付け、ユーザーとシフトを追加します。必要に応じて、追加のグループを追加して名前を付けることができます。グループ名は、チームメンバーを役割や部署に基づいてスケジュール上で整理する上で役立ちます。たとえば、ホテルの場合、次のようなグループ名が考えられます"受付"、"ルームサービス"、"駐車係"。

グループの作成は、ユーザーをスケジュールに追加する前に行うことをお勧めします。ユーザーとユーザーのシフトは、グループ間で移動できません。

グループを追加するには:

[グループの追加] をクリックし、グループの名前を入力します。

グループに名前を付ける、または名前を変更する方法:

[グループ名の入力] または既存のグループ名をクリックし、新しい名前を入力します。

グループの作成が完了したら、グループにユーザーを追加できます。

スケジュールにユーザーを追加する

既定のグループにユーザーを追加できるように、スケジュールをグループ別に整理します。

ユーザーを追加するグループを見つけ、[ユーザーをグループに追加] をクリックします。
ユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、一覧から選択します。
[追加] を選択します。
必要に応じて引き続きユーザーを追加し、完了したら、[閉じる] を選択します。

注:

Teams ではスケジュールはチームに属すため、スケジュールに追加できるのは、チームのメンバーのみです。追加しようとしているユーザーが見つからない場合、[チームを管理] リンクを使用して、それらのユーザーをチームメンバーまたは所有者にします。 (所有者は、スケジュールの作成と更新を行えます。)
チームに加えた変更がシフトに反映するまでしばらく時間がかかる場合があるため、スケジュールに追加しようとしている新しいチームメンバーが表示されない場合は、しばらく待ってからもう一度試します。

シフトを追加する

新規でシフトを追加するには:

目的の日付の下の、シフトを割り当てるユーザーの行で、 > [シフトの追加] の順にクリックするか、空のシフトをダブルクリックします。
シフトの情報を入力します。テーマ色を選択してアイテムを整理することをお勧めします。
他のシフトと簡単に区別できるよう、シフトに名前を付けます。既定では、シフト名は開始時刻と終了時刻となります。
シフトのメモ (「実行するタスク」など) を追加します。
[アクティビティ] セクションで、休憩時間や昼食を追加します。
共有せずに保存するには [保存] を選択し、シフトを保存してチームと共有する場合は [共有] を選択します。

既存のシフトを基に新しいシフトを追加する

シフトを割り当てるユーザーの行に移動します。目的の日付の下で [その他のオプション] ボタンをクリックし、一覧からシフトを選択します。一覧が長い場合、シフトを検索することができます。

シフトをスケジュール内の他の場所にコピーする方法

既存のシフトで、 [その他のオプション] ボタン > [コピー] の順にクリックし、シフトを配置する場所に移動し、 > [貼り付け] の順にクリックします。

ヒント:

キーボードショートカットを使用して、コピーと貼り付けを高速化します。 Ctrl キーを押しながら C キーを押してコピーし、Ctrl キーを押しながら V キーを押して貼り付けます。
次のいずれかの方法で、同時に複数のシフトを選択します。
-シフトを選択し、 shift キーを押しながら方向キーを使用します。
-マウス (または他のポインティングデバイス) を使って、カーソルをクリックしてドラッグします。

空きシフトの作成

空きシフトを作成します。この空きシフトは、スケジュール管理の一環として後で他のユーザーに割り当てたり、ユーザーからのシフトの要求に備えてチームと共有したりできます。

空きシフトを新規に作成する場合は、作成する日付の下の [空きシフト] 行でをクリックし、[+ シフトの追加] を選択します。または、新しいシフトの基として使用する既存のシフトを一覧から選択します。
使用可能にするスロット数など、シフトの情報を入力します。スロットの数を確認するには、[空きシフト] の切り替えを [オン] にします。
他のシフトと簡単に区別できるよう、シフトに名前を付けます。既定では、シフト名は開始時刻と終了時刻となります。
休憩や昼食などのアクティビティを追加します。
共有せずに保存するには [保存] を選択し、空きシフトを保存してチームと共有する場合は [共有] を選択します。
注: チームと共有した後にシフトを編集する場合、留意点がいくつかあります。
- 利用可能なスロットの数を変更した場合は、[共有] を選択する必要があります。変更を保存し、後から共有することはできません。
- シフトの開始時刻または終了時刻を変更した場合、そのシフトをチームと再共有すると、シフトで保留中のリクエストはすべて自動的に拒否されます。

スケジュールをチームと共有する

スケジュールに変更を加えた場合、変更をチームと共有するタイミングを選ぶことができます。希望通りのスケジュールが完成するまでは、アイテムをスケジュール内で自由に移動させられます。加えた変更にはすべてアスタリスク (*) が付けられます。更新内容を同僚と共有することのリマインダーとして、[チームと共有] ボタンにもアスタリスクが付けられます。

スケジュールを共有するには: