Viva トピックとは

Viva トピックは、必要なときに情報にアクセスするのに役立ち、生産性を高め、よりスマートに作業できるようにします。 毎日使用するアプリに関する知識と専門知識を活用できます。

Viva トピックがどのように役立つのか

組織内の知識や専門知識を見つけるのは難しい場合があります。 Viva トピックを使用すると、知識のアクセシビリティが向上し、見つけやすくなります。 Viva トピックは、生産性を向上させるために役立つ方法を次に示します。

  • 既に存在する情報を検索または再作成する時間を短縮する

  • 必要なときに適切な情報にアクセスできるようにすることで、よりスマートに作業する

  • 組織の知識と専門知識に簡単にアクセスして、情報に基づいた迅速な意思決定を行う

  • 新しいチーム メンバーを組織またはプロジェクトにオンボードする

Viva トピックでは、AI を使用して組織を一意のトピックに配置します。 トピックは、組織にとって特定の意味を持つ語句または用語です。 トピックには、特定のトピックに関する知識を提供し、トピックに関連する詳細情報や専門家を見つけるのに役立つプロパティとリソースがあります。  

Viva トピックでは、人間の貢献を使用してトピックの品質を向上させます。 Viva トピックのさまざまなキュレーション メカニズムを通じて、組織内の人々は、トピックの有用性に関する暗黙の知識とフィードバックを追加します。   

組織には、プロジェクト、製品、サービス、顧客、プロセス、研究分野、規範、機能、資産など、さまざまな種類の重要なトピックがあります。  

トピックをユーザーに表示する方法

トピックは、プロジェクトの名前や頻繁に議論される件名など、組織内で特定または重要な語句です。

Viva トピックでは、AI を使用して組織のデジタル ワークスペースを一意のトピックに配置します。 Viva トピックは、簡単な説明や関連するユーザー、サイト、ファイル、ページなどのトピックに関する情報をコンパイルします。 この処理はすべて、Microsoft 365 および Office のサイトとアプリでの作業のフロー内で発生します。

Viva トピックでは、人間の貢献を使用してトピックの品質を向上させます。 さまざまなキュレーション メカニズムを通じて、組織内のユーザーは、トピックの有用性に関する知識とフィードバックを提供できます。

Viva トピックのトピックのプロパティを示す図

注: トピックを編集または追加するには、管理者から従業員にアクセス許可を付与する必要があります。

トピックは、次の方法でユーザーに表示されます。

SharePoint

SharePoint のニュースとページのコンテンツでトピックが言及されると、トピックが強調表示されます。 上記のトピックは、ページ作成者が自動的に識別したり、直接参照したりできます。

  1. 強調表示からトピックの概要を開きます。

  2. 概要のタイトルからトピックの詳細を開き、完全なトピック ページを表示します。

Microsoft Office

  1. SharePoint ホーム、Word、PowerPoint、Outlook、Excel で検索するとき、または検索範囲を完全な組織に変更した場合、検索結果にトピックの回答を表示します。 トピックの回答が結果一覧の上部に表示され、そのトピックに関連する短い情報セットが表示されます。

  2. Word、PowerPoint、Outlook、Excel などの Office アプリで検索を使用する場合は、検索ボックスを使用するか、コンテキスト メニューで [検索] を選択すると、検索結果にトピックの回答が表示されます。

  • 検索検索でのトピック回答の画像

トピックに自分の名前が表示されるのはなぜですか?

Viva トピックは、頻繁に作成または編集したコンテンツに基づいてトピックに関連するユーザーを識別し、ページの [提案されたユーザー] セクションに一覧表示します。 これは、表示できるこのトピックに関連するコンテンツに取り組んでいるユーザーを特定するのに役立ちます。 \

また、トピックを編集するユーザーは、コンテンツに関連していると認識されたいときに、ページ (自分または他のユーザー) にアクセスできます。 これらのピン留めされたユーザーは、すべてのユーザーに表示されます。 また、ピン留めされたユーザーとトピックの関係を記述するスペースもあります。

トピック センターのホーム ページには、接続先の組織内のトピックが表示されます。

Viva トピックに専門知識を提供する

注: ユーザーが新しいトピックを編集および作成できるようにするには、トピック共同作成者のアクセス許可が必要です。 トピックを編集または作成できない場合は、管理者に連絡してください。 

Viva トピックに知識と専門知識を提供するには、主に 2 つの方法があります。 

トピックの編集と作成

トピックの編集や作成は、SharePoint ページの編集や公開に似ています。 [既存のトピックを編集してトピックを編集し、新しいトピックを作成する] 方法について説明します。 公開する準備ができていない場合は 、トピックを下書きとして保存することもできます。

クラウドソースのフィードバック

ユーザーが提案されたトピックを操作すると、Viva トピック UI で簡単な質問が表示される場合があります。 以下はその例です:

  • このトピックはページに関連していましたか?

  • このユーザーはトピックに関連していますか?

  • この定義は正確でしたか?

推奨される接続

これらのトピックの一覧の下にトピックが表示されます。正しく入手しましたか? これらは、ファイルやサイトなど、トピックに関連するコンテンツを作成または編集したために、Viva トピックが接続していることを推奨しているトピックです。

トピックの関連ユーザーとして引き続き表示される必要があるかどうかを確認できます。 知識のあるトピックに一覧表示すると、組織のメンバーが自分を主題の専門家として認識するのに役立ちます。

  • フィードバックの質問を含むトピックの画像

Viva トピックを使用するさまざまな方法

重要なトピックの詳細を確認する

ドキュメントやサイト ページを読んで、慣れていない用語や、さらに詳しい情報が必要なテーマに遭遇した経験があります。 通常、より多くの情報を検索するために貴重な時間を費やすために行っていることを停止します。 多くの場合、誰に問い合わせ、どこで詳細情報を検索すればいいかわからないことがよくあります。

Viva トピックでは、AI を使用して、ユーザーが毎日既に使用しているアプリのトピックを強調表示します。 ユーザーがトピックの詳細を知りたい場合は、強調表示されているトピックを選択して、簡単な説明を提供するトピックの概要 カードを表示できます。 さらに詳しく知りたい場合は、概要の [トピックの詳細] リンクを選択して、詳細なトピック ページを開くことができます。

知識または情報を再利用する

組織内の他のユーザーが既に再利用可能なものを作成している場合に、作業または成果物を再作成すると、イライラする可能性があります。 冗長作業は、多くの場合、他のユーザーが行った同様の作業に気付いていない場合や、情報や専門知識を見つけるのが困難な場合に発生します。 提案、販売プレゼンテーション、プロジェクト成果物、トレーニング コンテンツ、計画、仕様など、組織内で冗長な作業が発生する可能性がある例は多数あります。 Viva トピックを使用すると、組織内の既存の知識やコンテンツを簡単に見つけて、作業に再利用できます。

知識を共有する

ユーザーは、電子メール、チャット、その他の非効率的なチャネルを通じて、知識を共有するのに多くの時間を費やします。 Viva トピックで整理および保守されている知識を共有するのは簡単です。 ページ作成者は、ハッシュタグ 記号を使用して、最新の SharePoint サイト ページのトピックを直接参照できます。 ページ作成者は、ハッシュタグを追加し、ページに含めるトピックを選択することで、モダン SharePoint ページでトピック ピッカーを呼び出すことができます。

Viva トピックでハッシュタグを使用する方法を示すスクリーンショット

確認済み接続

これらは、トピック ページにピン留めされているトピック、またはトピックへの推奨される接続を確認したトピックです。 推奨される接続を確認すると、トピックは提案されたセクションから確認済みセクションに移動します。

重要なトピックに関連するユーザーとコンテンツを検索する

トピック カードは、関連付けられているユーザーとリソースに関する情報を提供できます。 つまり、異なるサイロを検索する代わりに、トピックに関する詳細を見つける場所と話す相手を簡単に見つけることができます。

ユーザーによって編集され、発行されたトピックからシステムが生成される (推奨される) トピックを特定する方法

Viva トピックによって識別され、フィードバックがないトピックの上部に灰色の "推奨" バナーが表示されます。 推奨されるトピックには、推奨されるユーザーとリソースも含まれます。 これらのセクションの各項目には、提案の理由があり、それらがどこから入手されたかを示します。

提案されたバナーは、ナレッジ マネージャーによって確認されたトピック、フィードバックを通じてユーザーによって確認されたトピック、または編集権限またはナレッジ マネージャーを持つユーザーによって編集されたトピックには表示されません。 入力を提供することで、推奨されるトピックを改善できます。

  • "推奨" バナーを含むトピックの画像

公開されたトピックは、ナレッジ マネージャーまたは編集アクセス許可を持つユーザーによって編集されています。

Wikipedia の外部コンテンツがトピックの説明として表示される理由

Viva トピックでは、内部組織のリソース (ファイルやページなど) と外部インターネットに存在するトピックに関する Wikipedia を通じて、推奨されるトピックの簡単な説明を提供します。 Viva トピックが内部組織のリソースから説明を識別できても、適切な外部の説明が特定されている場合は、Wikipedia のトピックの説明が表示されることがあります。

Wikipedia は、トピックのコンテンツ識別を支援するために現在使用されている Microsoft 365 テナントの外部にある唯一のソースです。

セキュリティが表示される内容に与える影響

Viva トピックでは、既存のアクセス許可に変更が加えられません。そのため、推奨されるトピックに対して表示する権限を持つコンテンツと、公開されたトピックに関する推奨される Web パーツでのみ表示されます。 つまり、組織内で表示するアクセス許可を持つコンテンツによっては、組織内の異なるユーザーが同じトピックの異なるビューを表示する場合があります。 トピックのリソースを表示するアクセス許可がない場合は、トピック カードまたはページは表示されません。

セキュリティとトピックの詳細を確認する

トピック センターのメイン ページ エクスペリエンス

トピック センターは、組織のトピック ナレッジ センターとして機能する SharePoint サイトです。 トピック センターには、接続先のトピックを表示できる既定のホームページがあります。

トピックに関する入力を提供する

Viva トピックは、特定のトピックに関するフィードバックを求めます。 トピックは自動的に生成できますが、可能な限り有用で正確な入力に依存します。 フィードバックを提供すると、トピック ページやカードで組織のメンバーに表示される情報が役に立つようにするのに役立ちます。 知識のあるトピックに対して提供するフィードバックが多いほど、より正確な情報が組織のメンバーに表示されます。

そのため、知識のあるトピックに関するフィードバックを提供すると、組織の他のメンバーが専門知識を活用できるようになります。 トピックの概要カードは、次の質問をします。

  1. SharePoint ページでトピックを識別すると役に立ったかどうか。 特定のページでトピックが正しく識別されないことを十分なユーザーが示した場合、この強調表示は最終的に削除されます。

  2. 提案されたトピックが組織にとって有益な場合。 十分なユーザーが提案されたトピックが有益であることを示す場合、トピックは自動的に確認されます。 または、提案されたトピックが役にたたない場合、そのトピックは自動的に拒否されます。

  3. ユーザーとリソースの提案が役に立つかどうか。

  4. トピック センターのホーム ページでは、接続している組織内のトピックを確認できます。 トピックに表示されたままにするか、自分を削除するかを選択できます。 このフィードバックは、このトピックを発見したすべてのユーザーに反映されます。 トピック センターのホーム ページについて詳しくは、こちらを参照してください

  5. 編集アクセス許可がある場合は、 トピックを編集できます。

詳しいヘルプが必要ですか?

Microsoft Viva トピックで既存のトピックを編集する

Viva トピックの簡単な概要

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