他のユーザーとの会議の予定を設定する
1 人または複数の人に会議出席依頼を送信できます。 Outlook は、会議の予定表の時間を予約し、招待を承諾したユーザーを追跡します。 会議出席依頼を作成するときは、添付ファイルを追加し、場所を設定し、 対面出席を要求し、スケジュール アシスタントを使用して会議に最適な時間を選択できます。
重要: 新しいバージョンと従来のバージョンOutlook for Windowsでは手順が異なる場合があります。 使用している Outlook のバージョンを確認するには、リボンで [ファイル] を探します。 [ファイル] オプションがない場合は、[新しい Outlook] タブの手順に従います。 [ファイル] オプションが表示された場合は、[クラシック Outlook] のタブを選択します。
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予定表から [新しいイベント] を選択します。
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会議のタイトルを追加します。
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[ 出席者 招待] を選択し、会議に招待する個人の名前を入力します。
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会議に推奨されるタイム スロットを選択するか、日付と開始時刻と終了時刻を手動で入力します。
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会議の場所を入力し、必要に応じて Teams 会議 トグルを左右にスライドします。
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[ 送信] を選択して招待を配信します。
会議を予約する
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次のいずれかの方法で会議出席依頼を作成します:
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受信トレイから [新しいアイテム] > [会議] を選択するか、キーボード ショートカットの Ctrl + Shift + Q を使用します。
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予定表から [新しい会議] を選択するか、キーボード ショートカットの Ctrl + Shift + Q を使用します。
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受信トレイのメール メッセージから、[会議出席依頼を返信] ボタンを選択します。
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次の 2 つの方法のいずれかで出席者を追加します:
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会議出席依頼の [宛先] 行に出席者を追加し、手順 4 に進みます。
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Microsoft 365 または Exchange アカウントを使用している場合は、 スケジュール アシスタントを 使用して出席者のスケジュールを表示します。
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スケジュールアシスタント で、名前の下にあるボックスをクリックして、出席者の名前またはメール アドレスを入力するか、[出席者の追加] ボタンをクリックして、アドレス帳を開きます。
スケジュール アシスタントの出席者名の横にあるアイコンをクリックして、特定の出席者を 必須出席者、任意出席者、または リソース としてマークします。 出席者の名前の入力を開始すると、Outlook は、最近会った人やメールで送信した人に基づいて提案します。 一覧から名前を選んで、出席者を追加します。
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会議のタイトル、開始時刻、終了時刻、場所を追加します。
Outlook 2016 (以降) と Outlook for Microsoft 365では、場所の名前の入力を開始できます (たとえば、Fourth Coffee Shop や Conference Room 23 など)。Outlook では、場所の一致が検索されます。 いずれかの候補を選択してその場所を選ぶか、入力を続けて別の場所を入力します。
ヒント: Microsoft Exchange アカウント を使用している場合、または Microsoft 365 のメール アカウントを使用している場合は、[スケジュール アシスタント]、[会議室の検索] をクリックして、空き時間を確認し、会議室を予約します。 詳細については、「Outlookでの会議にスケジュール アシスタントと会議室の検索を使用する」を参照してください。
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会議出席依頼にファイルを添付するには、[挿入] メニューの [ファイルの添付] を選択し、追加するファイルを選択します。
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定期的な会議にしない場合、[送信] をクリックします。 それ以外の場合は、「定期的な会議にする」を参照してください。
Outlook for iOS を使用している場合、モバイル デバイスは、時間どおりに到着するために離れる必要があるときに通知することができます。
出発時間をオンにする
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Outlook for iOS で、[設定] > [出発時間] を選択します。
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サポートされているアカウントを選択し、スライダーを使用して出発時間を有効にします。
注: 出発時間は、Outlook for Android ではまだ利用できません。 Microsoft 365、Outlook.com、および一部の Gmail アカウントのみがサポートされています。
出席者が会議を転送できないようにします。
Microsoft 365 を使用している場合、会議出席依頼を作成するときに、会議出席者が会議出席依頼を他のユーザーに転送できないようにすることができます。 この新しいオプションは、バージョン 1808 にアップグレードした後、最新チャネルのお客様が利用できます。
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会議出席依頼を送信する前に、[応答オプション] > [転送を許可] を選択して、出席者が会議出席依頼を転送できるようにします。
詳しくは、「会議の転送を禁止する」をご覧ください。
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[会議] の [パターン] をクリックします。
注: キーボード ショートカットの Ctrl+G を利用し、会議を定期的に繰り返すように設定します。
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目的の定期パターンのオプションを選択し、[OK] をクリックします。
注: 会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] タブが [定期的な会議] に変わります。
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会議出席依頼を送信するには、[送信] をクリックします。
既存の会議にユーザーを追加する
既存の会議に別の出席者を追加できます。
会議の所有者の場合:
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ダブルクリックして会議を開き、[宛先] 行または スケジュール アシスタント を使用して、会議に 1 人以上のユーザーを追加します。
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[送信] をクリックし、次のいずれかを選択します:
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追加または削除された出席者にのみ更新を送信します。
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すべての出席者に更新を送信します。
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会議の所有者ではない場合
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会議出席依頼を開きます。 リボンの [応答] グループで、[応答]、[転送] の順に選択します。 会議出席依頼に 1 人以上の受信者を追加します。
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[送信] をクリックします。 会議の所有者には、他のユーザーに会議出席依頼を転送したという通知が送信されます。 詳細については、「会議を転送する」を参照してください。
会議を早期に終了する
Outlook for Microsoft 365 を使用している場合、Outlook で会議を数分早く終了させることができます。 これにより、会議間の移動時間を組み込むことができます。 1 時間未満の会議と 1 時間を超える会議に別の期間を選択できます。
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[ファイル] > [オプション] > [予定表] > [予定表オプション] を選択します
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[予定と会議を早く終了する] チェックボックスをオンにします。
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ドロップダウンを使用して、1 時間未満と 1 時間以上の会議の分数を選択し、[OK] をクリックします。
症状: 会議の開催者は、出席者が Outlook から会議を表示した場合にのみ、スケジュール アシスタントに 2 回表示されます。
原因: この問題は、以下の条件に該当する場合に発生します。
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開催者は、少なくとも 2 人以上の出席者に会議出席依頼を送信します。
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出席者は招待を受け入れます。
解決策: スケジュール アシスタントに表示される重複するオーガナイザーは無視できます。