電子メールの概要を表示して CRM に保存する

  • [アーティクル]

メールで顧客とやり取りする場合、多くの場合、CRM システムを最新の情報で更新する必要があります。 メールで顧客とやり取りするたびに CRM システムを手動で更新すると、時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。 さらに、メールのやり取りで記録が過負荷になり、CRM システムにノイズが加わる可能性があります。

Copilot for Sales は AI を使用してメールの会話を要約し、要約をコピーしたり、レコードのメモとして CRM システムに要約を追加するオプションを提供します。

利用可能な場合、要約には、予算、利害関係者、必要性、時期がメールに記載されているかどうかの情報が含まれます。 この情報は外部メールの場合、AI により高確率で検出された場合にのみ表示されます。

ライセンス要件

この記事で説明されている機能は、Copilot for Sales 標準ライセンスを持つユーザーのみが利用できます。 Copilot for Sales プレミアム ライセンスをお持ちの場合は、Outlook で販売情報を使用してメール スレッドを要約するを参照してください。

メール概要の構造

注釈付きのメールの概要を示すスクリーンショット。

注釈 Description
1 概要の生成に使用される電子メールのテキストを示す引用番号。 詳細情報: データ ソースの表示
2 その他のオプション メニュー:
3 フィードバックや間違ったコンテンツを共有するには、親指または親指の下の矢印を使用します。 詳細: フィードバックの共有

注意

  • メールの概要は、1000 文字 (約 180 単語) を超えるメールまたはメール スレッドに対してのみ生成されます。

  • メールの概要には最大 400 文字が含まれます。

  • CRM システムに概要を追加した後、必要に応じて編集できます。

  • AI が生成したコンテンツには誤りがある可能性があるため、慎重に確認する必要があります。 AI が生成した概要をレビューおよび編集して、正確かつ適切であることを確認することは、お客様の責任です。

サポートされている言語

サポートされている言語の一覧については、サポートされている言語 を参照してください。

メールの要約を表示する

  1. Outlook で、顧客の電子メールを開くか、電子メールに返信します。

  2. Copilot for Sales ペインを開きます。

  3. 電子メールの概要は、メールの要点 カードに表示されます。

注意

メールの内容が 1000 文字未満の場合、メールの概要は生成されません。

メール概要を CRM に保存する

  1. メールの概要の表示

  2. メールの要点カードで、その他のオプション (...)を選択し、(CRM) に概要を保存を選択します。

  3. レコードの選択 で、提案されたレコードのいずれかを選択するか、検索ボックスを使用して別のレコードを検索します。

    取引先担当者に関連する複数の営業案件がある場合、Copilot for Sales は AI によってランク付けされた提案された営業案件のリストを表示し、概要を保存します。 この場合、最初の営業案件が既定で選択されます。

    注意

    • メールがすでに営業案件に接続されている場合は、デフォルトで選択されます。
    • 営業案件が接続されていない場合は、取引先企業または取引先担当者に利用可能なオープンな営業案件とメールの内容によって決定される最上位にランクされた営業案件がデフォルトで選択されます。
    • レコードを検索すると、検索結果にはレコード名と、管理者 で選択したキー フィールドが表示されます。 キー フィールドの詳細については ミニ ビューのキー フィールドを選択する を参照してください。
    • 検索結果は推奨レコード リストに追加されるため、安全に検索して再試行できます。
    • 現在、Copilot for Sales を使用して概要を 1 つのレコードに保存できます。
    • アクティビティに対して有効になっており、管理者によって Copilot for Sales に追加されたすべてのレコード タイプに接続できます。 レコード タイプの追加の詳細については、新しい レコードの種類 (または Salesforce オブジェクト) を追加する を参照してください。

    営業案件を選択してメールの概要を保存する方法を示すスクリーンショット。

  4. 保存 を選びます。

    電子メールの概要は、選択したレコードのメモとして CRM に保存されます。 全ての Copilot for Sales メモは同じ件名: "[AI 生成] Copilot for Sales からのメールの概要" を共有し、メール自体の件名と、メモが保存されたときのタイムスタンプが含まれます。

    CRM にメモとして保存されたメールの概要を示すスクリーンショット。

メールの概要でデータソースを表示する

取引先担当者や取引先企業のレコードなど、CRM から特定された情報は、電子メールの概要内にデータ ソースとして表示され、すぐに参照できるようになります。

メール概要の CRM データは青色で表示されます。 コンテンツを選択すると、CRM データに関する情報が表示されます。 また、CRM のレコードを開き、CRM のレコード カードで を選択すると、その全詳細を見ることができます。

メールの概要で使用されるメール データは、引用番号とともに表示されます。 引用番号を選択すると、電子メールからの正確な引用文と引用者の名前が表示されます。

メールの概要のデータ ソースを示すスクリーンショット。

フィードバックの共有

営業案件のメール概要についてフィードバックがある場合は、メール概要の下部にある適切なアイコンを選択して共有できます。 あなたのフィードバックは貴重であり、機能を改善するために使用されます。

注意

フィードバックを共有する際には、個人情報を入力しないでください。

  1. メールの概要の下部で、 または を選択します。

    アイコンを選択すると、詳しくご記入ください リンクが表示されます。

  2. リンクを選択すると、フィードバック フォームが開きます。

  3. フィードバック フォームに回答を入力し、送信 を選択します。