メールの添付ファイルが、ヘッダーに表示されるときと本文中に表示されるときがあるのはなぜ？

メール作成時に、HTML 形式、リッチテキスト形式の違いによって、メール内の添付ファイルがヘッダーに表示されたり、本文中に表示されたりする現象の理由と対処方法を、画面写真と会話でご紹介します。 Face of male co-worker in a panic

あれ? アウトルック 2010 (Outlook 2010) で作成中のメールに添付ファイルをドラッグアンドドロップしたら、添付ファイルが本文中に表示されちゃった。いつも添付ファイルはヘッダーのところに表示されるのに。操作を間違えたかな? 本文中に表示されると、何か問題が起こったりしないのかな?

Girl co-worker noticing something

添付ファイルが本文中に表示されるのは、メールがリッチテキスト形式になっているからよ。これは添付ファイルをヘッダーではなく、本文中に表示するメール形式なの。 Face of male coworker

リッチテキスト形式のメール? 何ですか、それ? 今までヘッダーに表示されていたのに、添付ファイルが本文中に表示されたとしても、問題ないわけですか? girl co-worker explaining something

ほら、[書式設定] タブの [形式] を見てみて。[リッチテキスト] という項目が選択されているでしょう。このメールがリッチテキスト形式であることがわかるわ。

タイトルバーを見ても、メール形式を確認することができるわ。
male co-worker crying

でもぼくは、リッチテキスト形式を選んだ覚えはありませんよ。 girl co-worker smiling

アウトルックは通常、HTML 形式を使うようになっているんだけど、リッチテキスト形式で送られてきたメールには、同じリッチテキスト形式で返信する機能が付いているの。 face of male coworker with exclamation mark

送られてきたメール形式に合わせて返信してくれるんですね。だから添付ファイルがヘッダーではなく、本文中に表示されたのか! girl co-worker explaining something

まずメールには、HTML 形式、リッチテキスト形式、テキスト形式の 3 種類があることを頭に入れておくといいわ。それでね、形式の違いによって添付ファイルの見え方が違ってくるの。大きく本文中に表示されるものとヘッダーに表示されるものの 2 種類に分類できるわ。

[添付ファイルが本文中に表示されるもの]

リッチテキスト形式　文字の色や大きさなどを変更できる形式。アウトルックが対応している。

[添付ファイルがヘッダーに表示されるもの]

HTML 形式　文字の色や大きさなどを変更できる形式。多くのメールソフトが対応している。
テキスト形式　文字のデザインができない、シンプルな形式。すべてのメールソフトが対応している。

face of male co-worker questioning something

メール形式によって何が違うんですか? 添付ファイルが本文中に表示されるとかヘッダーに表示されるだけの違いじゃありませんよね。 girl co-worker smiling

リッチテキスト形式は、ワードで文書を作るような感覚で、メールのレイアウトができるわ。本文中に表示されたのも、そのためよ。本文中に表示された添付ファイルは、ドラッグで自由に移動できるわ。ヘッダーに表示される場合は、ドラッグでの移動はできないでしょう。操作もワードに近い感覚だから、ビジネスパーソンには違和感なく使えるんじゃない。

それに添付ファイルが本文中に表示されると、便利なこともあるのよ。例えば本文中に表示される添付ファイルの近辺に、何のファイルなのかを示す補足の文章を添えたりできるでしょう。だから、いくつかのファイルを添付するときは、添付ファイルがヘッダーよりも、本文中に表示されるほうがわかりやすいと思わない? face of male coworker with exclamation mark

リッチテキスト形式が一番便利そう。確かに添付ファイルが本文中に表示できると、わかりやすくなりますね。ヘッダーにたくさん添付ファイルが並んでいると、混乱しちゃうもんな。 girl co-worker wondering about something

でも注意も必要よ。リッチテキスト形式のメールは、受信者がアウトルック以外のメールソフトを使っていると、内容が読めないメッセージとして受信される可能性があるの。双方がアウトルックを使っているなら、とっても便利なんだけどね。 male co-worker with a sour smile

え? じゃあ、このメールもHTML 形式で送信したほうがいいのかな? girl co-worker explaining something

今回は送信する相手もアウトルックのユーザーだから問題ないわ。でも簡単に HTML 形式のメールに変更できるわよ。確実に送るために、無難な HTML 形式に変更しておく? そのかわり、添付ファイルが本文中に表示されるのではなく、ヘッダーに表示されるようになるわよ。 Face of male coworker

その方法、教えてください。 girl co-worker wondering about something

さっき見てみた [書式設定] タブをクリックしてみて。[形式] グループで [HTML] をクリックすれば HTML 形式に変更されるわ。執筆途中のメールでも変更可能よ。

逆に HTML 形式からリッチテキスト形式に変えたいときも、同じ方法でできるわよ。そうすると添付ファイルも、ヘッダーではなく、本文中に表示されるようになるわ。ただし、添付ファイルが本文の最後に表示されるから、ドラッグして位置を調整したほうがいいと思うけどね。自由に本文中に表示できるのがリッチテキスト形式のいいところなんだから。
face of male co-worker smiling.

HTML 形式に変えたら、本文中に表示されるのではなく、添付ファイルがヘッダー部分に表示されるようになりました。ありがとうございます。相手に合わせて使い分けるようにします。

メールの添付ファイルが、ヘッダーに表示されるときと本文中に表示されるときがあるのはなぜ？

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