メール作成時に、HTML 形式、リッチ テキスト形式の違いによって、メール内の添付ファイルがヘッダーに表示されたり、本文中に表示されたりする現象の理由と対処方法を、画面写真と会話でご紹介します。 Face of male co-worker in a panic

あれ? アウトルック 2010 (Outlook 2010) で作成中のメールに添付ファイルをドラッグ アンド ドロップしたら、添付ファイルが本文中に表示されちゃった。いつも添付ファイルはヘッダーのところに表示されるのに。操作を間違えたかな? 本文中に表示されると、何か問題が起こったりしないのかな?

Girl co-worker noticing something

添付ファイルが本文中に表示されるのは、メールがリッチ テキスト形式になっているからよ。これは添付ファイルをヘッダーではなく、本文中に表示するメール形式なの。 Face of male coworker

リッチ テキスト形式のメール? 何ですか、それ? 今までヘッダーに表示されていたのに、添付ファイルが本文中に表示されたとしても、問題ないわけですか? girl co-worker explaining something

ほら、[書式設定] タブの [形式] を見てみて。[リッチ テキスト] という項目が選択されているでしょう。このメールがリッチ テキスト形式であることがわかるわ。


タイトル バーを見ても、メール形式を確認することができるわ。
male co-worker crying

でもぼくは、リッチ テキスト形式を選んだ覚えはありませんよ。 girl co-worker smiling

アウトルックは通常、HTML 形式を使うようになっているんだけど、リッチ テキスト形式で送られてきたメールには、同じリッチ テキスト形式で返信する機能が付いているの。 face of male coworker with exclamation mark

送られてきたメール形式に合わせて返信してくれるんですね。だから添付ファイルがヘッダーではなく、本文中に表示されたのか! girl co-worker explaining something

まずメールには、HTML 形式、リッチ テキスト形式、テキスト形式の 3 種類があることを頭に入れておくといいわ。それでね、形式の違いによって添付ファイルの見え方が違ってくるの。大きく本文中に表示されるものとヘッダーに表示されるものの 2 種類に分類できるわ。

[添付ファイルが本文中に表示されるもの]

  • リッチ テキスト形式 文字の色や大きさなどを変更できる形式。アウトルックが対応している。


[添付ファイルがヘッダーに表示されるもの]

  • HTML 形式 文字の色や大きさなどを変更できる形式。多くのメールソフトが対応している。

  • テキスト形式 文字のデザインができない、シンプルな形式。すべてのメールソフトが対応している。


face of male co-worker questioning something

メール形式によって何が違うんですか? 添付ファイルが本文中に表示されるとかヘッダーに表示されるだけの違いじゃありませんよね。 girl co-worker smiling

リッチ テキスト形式は、ワードで文書を作るような感覚で、メールのレイアウトができるわ。本文中に表示されたのも、そのためよ。本文中に表示された添付ファイルは、ドラッグで自由に移動できるわ。ヘッダーに表示される場合は、ドラッグでの移動はできないでしょう。操作もワードに近い感覚だから、ビジネスパーソンには違和感なく使えるんじゃない。

それに添付ファイルが本文中に表示されると、便利なこともあるのよ。例えば本文中に表示される添付ファイルの近辺に、何のファイルなのかを示す補足の文章を添えたりできるでしょう。だから、いくつかのファイルを添付するときは、添付ファイルがヘッダーよりも、本文中に表示されるほうがわかりやすいと思わない? face of male coworker with exclamation mark

リッチ テキスト形式が一番便利そう。確かに添付ファイルが本文中に表示できると、わかりやすくなりますね。ヘッダーにたくさん添付ファイルが並んでいると、混乱しちゃうもんな。 girl co-worker wondering about something

でも注意も必要よ。リッチ テキスト形式のメールは、受信者がアウトルック以外のメールソフトを使っていると、内容が読めないメッセージとして受信される可能性があるの。双方がアウトルックを使っているなら、とっても便利なんだけどね。 male co-worker with a sour smile

え? じゃあ、このメールもHTML 形式で送信したほうがいいのかな? girl co-worker explaining something

今回は送信する相手もアウトルックのユーザーだから問題ないわ。でも簡単に HTML 形式のメールに変更できるわよ。確実に送るために、無難な HTML 形式に変更しておく? そのかわり、添付ファイルが本文中に表示されるのではなく、ヘッダーに表示されるようになるわよ。 Face of male coworker

その方法、教えてください。 girl co-worker wondering about something

さっき見てみた [書式設定] タブをクリックしてみて。[形式] グループで [HTML] をクリックすれば HTML 形式に変更されるわ。執筆途中のメールでも変更可能よ。


逆に HTML 形式からリッチ テキスト形式に変えたいときも、同じ方法でできるわよ。そうすると添付ファイルも、ヘッダーではなく、本文中に表示されるようになるわ。ただし、添付ファイルが本文の最後に表示されるから、ドラッグして位置を調整したほうがいいと思うけどね。自由に本文中に表示できるのがリッチ テキスト形式のいいところなんだから。
face of male co-worker smiling.

HTML 形式に変えたら、本文中に表示されるのではなく、添付ファイルがヘッダー部分に表示されるようになりました。ありがとうございます。相手に合わせて使い分けるようにします。

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