EPM を利用しますか?

この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 プロジェクト管理システムの進化、エンタープライズ プロジェクト管理の使用、および最適なプロジェクト管理ソリューションの理解の重要性について説明します。

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EPM を利用しますか?

私のオフィスでは最近、私たちの最も経験豊富な従業員の一人が奇妙な質問で私に来ました。

"何かがプロジェクト管理システムであるかどうかをどのように知るのですか?

私は答えるために私の口を開いた後、一時停止しました... ずっと。 答えは明らかではありません。

1980年代初頭には、最初のクリティカルパススケジューリングパッケージがパーソナルコンピュータで利用可能になりました。 実際、私は歴史が重要パススケジューリングソフトウェアが1960年代の最初の商用メインフレームから始まるコンピューティングの各波で公開された最初の商用アプリケーションの1つであることを示しています。 プロジェクト管理ソフトウェア業界での私のスタートは1980年代初頭にさかのぼり、私たちは「プロジェクト管理ソフトウェア」と「クリティカルパススケジューリングソフトウェア」という用語を同義的に使用していました。

1983年に誰かが私にクリティカルパススケジューリングシステム以外のものを見せて、それがプロジェクト管理システムであるかどうかを尋ねたならば、私はおそらく私の頭を揺さぶってノーと言ったでしょう。

Microsoft Project の中核となるのは、クリティカル パス スケジューリング システムであり、プロジェクト管理ソフトウェアという用語を使用して記述します。 だから、誰かが私に「Microsoft Projectプロジェクト管理ソフトウェアですか?」私は肯定的に答えるのはかなり快適に感じるでしょう。

しかし、会計ソフトウェアはどうでしょうか? 一部の Dynamics 製品では、プロジェクトの予算作成とコスト追跡が行われます。 プロジェクト管理ですか? 私はそれがあると言う必要があります。

SharePoint 製品を使用すると、ドキュメントとドキュメント ワークフローを管理し、未処理の問題の一覧を作成できます。 プロジェクト管理ソフトウェアですか? それは確かにそれのように聞こえます。

Microsoft Dynamics CRMを使用すると、アクティビティとリソースをクライアントのイニシアチブにアタッチできます。 プロジェクト管理ではありませんか? それは確かに可能性があります。

契約管理、タイムシート管理、従業員のスケジューリング、材料消費と設備の使用状況管理、生産価値の追跡はどうですか? これらのプロジェクト管理はありますか? はい。 それらのいずれかが可能です。

何年も前に、私は建設プロジェクト管理の専門家と一緒に働いていました。そのメインツールは、複数の取引の作業のペースを同時に管理するものでした。 この単一のグラフィカルなレポートは、大工や配管工や電気技師や他のいくつかの取引を追跡しました。 この非常に経験豊富なプロジェクト管理は、乾式壁が建設される前に、あるチームから別のチームに作業のペースを管理するだけで電気チームがエリアに到着するのを避け、配管チームが電気チームをオーバーランするのを防ぐ方法を示しました。 この特定の種類のプロジェクトに対するこの単一のレポートにより、このプロジェクト マネージャーは非常に効果的でした。 それはプロジェクト管理システムでしたか? あなたはそれがあったと思います。

さらに複雑にするために、個々のプロジェクト マネージャーを効果的にするプロジェクト管理ツールと、organizationに適したその他のツールの両方があります。 「エンタープライズ プロジェクト管理」ソフトウェアと入力します。 公平に言えば、概念はそれほど新しいことではありません。 60 年代と 70 年代の最初のプロジェクト管理システムはすべてエンタープライズ ツールでしたが、ほとんどの組織では、一般的にコンピューター システムへのアクセスがはるかに制限されていました。

すべての良いことと同様に、エンタープライズ プロジェクト管理は、EPM という 3 文字の頭字語に解決されます。 ただし、EPM のインターネット検索を行うと、エンタープライズ プロジェクト管理が見つかる可能性があります。 私はまた、エンタープライズパフォーマンス管理、参加人事管理、電気推進モーター、Exchangeアクセス許可マネージャー、または約40以上の定義のいずれかを見つけるかもしれません。 推進モーターがプロジェクトのスケジューリングに役立つ可能性は低いため、適切なものを探していることを確認してください。

プロジェクト管理システムの定義が困難な場合は、プロジェクト管理システムを "エンタープライズ" プロジェクト管理システムにするものを定義することがさらに困難になります。

最後に、それは重要ですか?

私はしばらくの間、解決策を探し始める前に問題を定義することを常に好むと言っています。 私たちのオフィスは、多くの場合、"エンタープライズ プロジェクト管理システム" の展開に関する支援を求める電話を受けます。必然的に、"エンタープライズ" とは何を意味するのか、"プロジェクト管理" の意味について問い合わせなければなりません。一部の人が自分自身を説明する必要を乗り越えるためには、1~2分かかります。 結局のところ、私はプロジェクト管理のいくつかのバックグラウンドを持っており、彼らは私がこれらの用語が何を意味するのかを知る必要があることを確信しています。

「エンタープライズ」が実際にはほんの一握りの人々であることがわかります。 それは何の問題もありません。 私は自分で小さな会社を経営し、サイズが小さすぎます。 しかし、私は1,000人の会社のために設計されたソフトウェアを推奨していたかもしれません、そして私はそれが素敵に見えると確信していますが、それはツールと要件の間の完全な切断になります。 さらに、このようなデプロイの投資収益率は、小規模なチームの効率でこのような不均衡な投資を返済するのが難しいため、恐らくひどいでしょう。

ツールの選択に関するアドバイスを行う場合は、スケールを適切に取得することが重要であるだけでなく、ビジネス上の課題を特定することが重要です。

何年も前に、私たちはプロジェクト管理ソフトウェアの展開を支援するための良い評判を築いていた非常に大規模な電力機関を訪問しました。 今回の訪問では、"エンタープライズ プロジェクト管理ソフトウェア" を展開する新しい部門の責任者と会いました。 私は彼と一緒に座って、彼の要件を通過しました。

"いくつのプロジェクトがありますか?私は尋ねた。

「一度に 10 から 12 個」と答えました。

"また、これらのプロジェクトにはいくつのタスクがありますか?続けました。

「ああ、それは常に同じです。 6 つのタスク」と答えました。

「6」と繰り返しました。 「では、一度に 60 から 70 個のタスクを管理する必要があります。

"はい、そうです。 それは非常に複雑です」と、彼が言いました。

「分かります」と言いました。 "また、これらのタスクの管理に関与するユーザーの数。

「それは私だけでしょう」と彼は答えた。

あなたはこれが来るのを見ることができます、私は確信しています。 クリティカル パス、問題管理、ドキュメント管理、リソース 平準化、リスク管理、コスト管理は必要ありませんでした。 彼が必要としていたのは、未処理のタスクの目に見えるガイドでしたので、何かが不注意で亀裂を通り抜けないようにしました。 これらのプロジェクトの金額は、実際には数百万ドルで膨大でしたが、ユニークな種類のプロジェクトは、管理が比較的簡単であることを意味しました。

「キューブ内のホワイトボードに置いてみませんか? 私は提案しました。 永続的なマーキング テープを使用して、たとえば 15 個のプロジェクトの行を作成し、色付きのドライ マーカーを使用してスケジュールを更新すると、目の前に表示されます。 たとえば、赤いマーカーを使用して、重要なマイルストーンをメモし、リード タイムが長いタスクの緑色のマーカーを作成できます。

彼は、プロジェクトを管理するために大規模なエンタープライズソフトウェアを推奨できなかったことにさえ、非常に混乱し、混乱しているように見えました。 彼は社内の他の人から、優れたエンタープライズ プロジェクト管理パッケージが存在し、展開の推奨事項を得て彼に来ると確信していると聞きました。

会議は間もなく起き上がり、私は不幸な新しい連絡先を残したと確信していました。 私が家に帰る途中、彼は30分後に私の携帯電話に電話をしました。

「会議をありがとうございました」と彼は始めました。 「私は既にオフィスサプライ部門からホワイトボードを注文しましたが、少し余裕があれば、どの色のタスクに使うべきかもう一度私と一緒に行ってもらえますか?

15分後、彼は大きなメモを取り、幸せなキャンピングカーでした。

もっと多くの取り組みに取り組んだのは、私にとって素晴らしい教訓でした。 私はエンゲージメントの早い段階でその余分な分を取って、普遍的な標準のように偽って聞こえる用語によって何が意味するのかを判断しようとします。

Project Management ソフトウェアは、多数のカテゴリで表される場合があります。 プロジェクト管理研究所のプロジェクト管理ナレッジ 領域から始めたばかりの場合は、次のようになります。

• Integration Management

• コスト管理

• Communications Management

• スコープ管理

• 品質管理

• リスク管理

• 時間管理

• 人事管理

• 調達管理

これらの領域を管理するためのさまざまなツール、パッケージ、手法を簡単に想像できます。また、特定の状況によっては、これらのカテゴリのいずれかに応じて、プロジェクト管理またはプロジェクト管理が企業全体で最も大幅に向上する可能性があります。

たとえば、organizationにはプロジェクトコミュニケーションの課題があり、おそらくそのリソースは多数のタイム ゾーンや国/地域、さらには企業に分散しているとします。 その場合、Lync と SharePoint を展開して通信を大幅に改善する方法を簡単に確認できます。

organizationがプロジェクトで多くの下請業者を扱っている場合、またはプロジェクトに大規模な購入コンポーネントがある場合は、Dynamics ERP と SharePoint を使用した強力な調達管理が最大の違いになる可能性があります。

organizationが複雑または大規模で、プロジェクトの課題が優先順位付けとリソース容量計画である場合は、おそらく Project Server が投資収益率への最速のパスになります。

特定のパッケージがプロジェクト管理ソフトウェアであるかどうかを知る方法について尋ねるスタッフの人を覚えていますか? 私の答えはこうでした: "それはソフトウェアですか? プロジェクトの管理に適用されますか? 次に、プロジェクト管理ソフトウェアです。 次に戻り、クライアントのプロジェクト管理ビジネスの課題を見つけてください。

プロジェクト ソリューションをデプロイする前にプロジェクトの課題を明確にすることで、常により良い結果が得られます。

著者について

Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis の EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。