トラック オア トリート

この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 プロジェクト作業を追跡する利点について説明し、追跡方法について説明し、追跡時間と追跡の進行状況の違いについて説明します。

その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。

追跡または処理

北米のハロウィンシーズンなので、プロジェクトの追跡という怖い話をしたいと思いました。 何。 それはあなたが言う怖くないですか? フィールドからの情報は異なります。

管理しない計画は依然として一般的です

多くの業界や組織では、正式なプロジェクト管理スケジュールが作成されても、計画モードでのみ残され、追跡されることは決してないという驚くほど一般的です。 計画の演習と必要に応じて、もう一度計画します。 ソフトウェア開発ほど普及している場所はありません。 ソフトウェア業界のプロジェクト管理で行ったすべての進歩のために、計画されたプロジェクトと、計画され追跡されるプロジェクトの数は膨大です。 あなたが唯一の計画を立てている人の一人であれば、良いニュースは、あなただけではありません。 悪いニュースは、あなただけではありません!

一部の業界でプロジェクトの追跡が人気がない理由は多数あります。 たとえば、一部の業界では、入札の作成やプロジェクトの価格、プロジェクトの契約や見積もりを専門とする担当者がプロジェクトの元の計画を立てるのが一般的です。 これは多くの異なる環境で当てはまりますが、建設、重いエンジニアリング、航空宇宙/防衛、大規模なエンジニアリング/調達/建設(EPC)プロジェクトではほとんど常に見られます。 入札が落札されると、完全に新しいチームがプロジェクトの追跡と配信を引き受けます。 大規模なプロジェクトでは、見積もりを作成してから契約を閉じるまでの時間が長い場合があるため、元の入札を作成した人は、多くの場合、他の入札を行うためにずっと前に移動しました。 今始めたばかりのプロジェクトは、古いニュースかもしれません。 そのため、プロジェクト管理を行うユーザーは、元の計画に対して追跡できません。これは、プロジェクトを作成したユーザーとその計画自体の構造が利用できないためです。

ただし、プロジェクト追跡を行わない最も一般的な理由は、プロジェクトが非常に流動的であるため、作業の追跡が困難すぎるということです。 一部のプロジェクトは非常に迅速に変更されるため、計画に追いつくのは非常に大きな作業です。 計画の更新に時間を費やしている場合は、計画を追跡するための貴重な時間がほとんど残っていません。

これは、必ずしも良いものではない興味深い効果を持つことができます。 プロジェクト マネージャーが条件の変化に基づいて計画を何度も何度も更新する環境では、プロジェクトは本当に遅れることはありません。本当に予算を超えることはありません。本当に軌道に乗ることはありません。どうでしょう。 結局のところ、私たちは20分前に計画を更新し、計画した場所で順調に進んでいます。

あなたがソフトウェア開発業界にいて、あなたが考えているなら、それはアジャイルのように少し聞こえる、あなたはまさに正しいでしょう。 アジャイル プロジェクト管理のアイデアは、設計時に構築し、作成しているものを反復的に提供することでした。 私たちの計画はそれに応じて調整され、いつでも「クライアントは十分だと報告します。 今のところ、ここに立ち寄ることができます。

それは特定の種類の開発には完全に適していますが、他の人にとっては夢のようなものです。 ほとんどのソフトウェア開発環境は、他のすべての業界と同じプロジェクト管理の制約を受けています。 満たす期限、尊重する予算、提供するスコープの固定リストがあります。 従来のプロジェクト管理と呼びましょう。 主にアジャイル環境でも、私の経験は、アジャイル管理が従来のプロジェクト管理の傘内で行われることです。

計画を立てるだけのインセンティブが何であれ、プロジェクトを追跡すると、大きなメリットが得られる可能性があります。 追跡の概念全体を見てみましょう。

追跡とはどういう意味ですか?

プロジェクトの追跡には非常に明確な定義があり、正しくないと思われる場合があります。 プロジェクトを追跡する方法は、目的に大きく依存します。 いくつかの一般的な追跡方法を次に示します。

パーセンテージでの推測

チーム リーダーは、計画の約 50% を占めています。 これは追跡であり、これはまったく追跡しないよりもはるかに優れていますが、このデータの品質は非常に弱いです。 10 日間でタスクを完了する予定があり、約 50% が完了していると報告した場合、Microsoft Project や Project Server などのプロジェクト管理ツールが想定されます。 これらのユーザーは、持っている限られたデータに基づいて、これまでに 5 日間の労力を費やし、残り 5 日間の労力が必要であると考えられます。 おそらくそれは本当ですが、あなたが約50%完了している状況を隠すでしょうが、そこに着くには20日間の労力が必要であり、おそらく残りの20日間の作業があります。

残っている量を測定する

何年も前にトム・ハンクスをフィーチャーした「マネーピット」と呼ばれるダークコメディ映画は、決して行われなかった家の請負業者の乗組員を特集しました。 映画全体を通して実行中のギャグは、「いつ終わりますか」という答えでした。「あと3週間」と、すべての請負業者が言うでしょう。

ただし、残りの期間の追跡は、単にパーセンテージで推測するよりも、データの品質がはるかに優れています。 残りの期間は、この作品を完了するために残っているものと、この作品に依存する次の作品がいつ始めることができるかについて鋭い焦点を当てます。 タスクの設定方法に基づいて残りの期間を考える方法は 2 つあります。 1 つ目は、タスクの残りの期間の合計を考える方法です。 これは、完了するために必要な作業に焦点を当てない場合に適しています。 2 つ目は、各割り当てに必要な残りの期間または作業を考える方法です。 これは、タスクがリソース ドリブンである場合に適しています。 しかし、どちらかは、パーセンテージで推測するだけでは大きなステップアップです。

使用した金額を測定する

「今まで 10 日間を過ごしてきました」は、進行状況を確認する 1 つの方法です。 LOE または "Level or Effort" と呼ばれることもあります。努力のレベルは、私たちの実際の燃焼率を見るための素晴らしい方法ですが、それはブラインド側を運びます。 この方法の良い面では、これまでこのタスクに費やしてきた量を十分に理解しています。 悪い面では、何をすべきかを十分に理解していない可能性があります。 タイムシート ビジネスでは、多くの場合、このメソッドを実装しようとしている組織を扱います。 私たちのスタッフは、他のより高度なプロジェクト追跡技術と組み合わされている場合にのみ、この方法を適切と考えましたが、多くの場合、単独で非常に強いことが示されています。 「時間がどこに向かっているのかを見極めることができれば」とクライアントから言われました。彼も正しかった。 計画されたタスクに対して時間を追跡できるタイムシートを実装しました。これにより、組織の効果が大幅に向上しました。 その後、パフォーマンスをさらに向上させるために追跡方法を追加することができました。

アーンド バリュー メソッドを使用します

獲得価値の方法は、非常に複雑なプロジェクトを制御する方法として約30年前に開発されましたが、基本的な概念は非常に単純です。 タスクの予算を作成した場合、いくら時間を費やしても、予算の 100% を超える収入を得ることはできません。 獲得価値は、"物理的な" 達成率を追跡することに焦点を当て、一部の種類のプロジェクトにうまく機能し、他のプロジェクトにはあまり向いていません。 たとえば、道路を構築していて、構築する道路が 100 マイルある場合は、マイル マーカー 50 に入ると、半分は完了です。 ここまでのお金の75%を費やした場合、あなたは大きな問題を抱えていると、稼いだ価値の方法は、それが明らかになります。 これは、完了までに予算を 50% 上回る可能性があることを示します。

新しい薬の研究やソフトウェアの執筆を行っている場合は、物理的な達成率を測定する方がはるかに難しい場合があります。 獲得価値の人々は、この種の進歩を得るための可能な方法の全体のツールボックスを持っており、それらすべて、"重み付けマイルストーン"は私のお気に入りです。 重み付けマイルストーン プロジェクト管理環境では、作業の主要なマイルストーンを設定し、そのマイルストーンに到達すると、そのマイルストーンを開始する前に合意した割合を獲得します。 この方法の素晴らしいのは、議論がほとんどないことです。 マイルストーンを完了しましたか? イエスかノーか答えてください。 そうでない場合は、何も獲得していません。 その場合は、その割合を獲得しています。

象牙雪プロジェクト

これらの方法のいずれかを使用している場合でも、注意すべき点の1つは、私が"クリスタルスノー"プロジェクトと呼ぶものです。 これらのプロジェクトは、ほぼ瞬時に99.97%の完了に進み、残りの時間のためにそこに立ち往生し続けます。

これらのすべてがどのように表示されますか?

使用しているプロジェクト管理ツールに関係なく、進行状況を表示することは、多くの場合、ディスプレイのかなり一般的な要素です。 ここでは、50% の進行状況を持つ 1 つのバーを示す Microsoft Project の画像があります。

私たちが追跡しているのがこれだけであれば、少なくとも私たちがどこに向かっているのかという概念がありますが、Project や Project Server のような最新のツールは非常に多くを提供できます。 プロジェクトにベースラインを設定すると、タスクの進行状況だけでなく、元の計画との比較も可能になります。

ここでは、タスクが 50% 完了すると予想されていましたが、1 週間遅れて開始されたことがわかります。 バーの右側では、50% の時間を費やし、(週末を考慮して) バーの 50% を埋めたことがわかります。 リソース作業に入った場合は、1 日に 80 時間の作業を行い、40 時間を使用した可能性があります。 このタスクを分離して考えると、このタスクは順調に進みますが、想定したペースでタスクが進行し、書き込み速度が上がっても、ダウンストリームのすべてのタスクに悪影響を及ぼします。

さて、私は追跡している、今何?

それでは、いくつかの基本について説明しました。 あなたは既に、熟練したプロジェクト管理マネージャーの上位 20% にいます。 本気で。 これは既にそこにいるものの80%よりも優れています。 今、何か基本的なもののために、しかし潜在的に非常に影響を与える可能性があります。

x の場合は、y

つまり、効果的な追跡には結果の数式が必要です。x が発生した場合は、y アクションを実行します。

これは基本的な数式ですが、人をトレーニングするのが最も難しい式の 1 つです。 何年も前に、私は国家認定のライフガードのチームと協力する特権を持っていました。 これらは熟練した専門家でしたが、1つのことは実践できますが、実際に起こるまで実際には経験しませんでした:ライフガードは実際の緊急時にどのように反応しますか? 軍隊の人々も同様の課題を説明します。 あなたはトレーニングとトレーニングを行うことができますが、実際の武器が彼らに対する怒りで発射されたとき、誰かがどう反応するかはわかりません。

プロジェクト管理は幸いなことに、通常は生死の問題ではありませんが、プロジェクトを追跡する人にも同様の問題があります。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが計画どおりに追跡されていない場合に何を行う必要があるかを知っていますか? これは長い間考え得るものです。 時間やコストのコンティンジェンシー予算はありますか? あなたは彼らに行動を起こす権限を得るための一連のコマンドがありますか? プロジェクトの実行が遅れているかどうかに関係なく、適切なユーザーに連絡するためのコミュニケーション プランはありますか? また、アクションを実行する結果は何ですか? 1 日の遅延はエスカレートする価値がありますか? 1週間はどうですか? リスクやスコープの増加はどうですか? この標準を事前に設定すると、後で混乱を避けることができます。

トリックまたはトラック

追跡を実装するように組織またはプロジェクトを設定することは困難ではありません。 事実上、業界のプロジェクト管理製品には、プロジェクトの進捗状況を保存する機能がありますが、成功の可能性を高めるために考慮する必要があり、メッセンジャーを撃たないようにするための追跡の企業文化の側面が 1 つあります。 私が時間をかけて話してきた多くのプロジェクトマネージャーは、彼らの経営陣がプロジェクトレポートを受け取るときに受け入れられる良いニュースしか見つからないという懸念を表明しています。

何年も前、私は大規模な多国籍企業の大規模な役員室にいました。 発行したタイムシートから情報を受け取るプロジェクト管理ツールの影響について説明しました。

上級副社長は「タイムシートの時間を取得すると、タスクが進行状況を更新しない理由」と述べました。

"40 時間のタスクがあり、タイムシートからそのタスクに 40 時間の労力を投入した場合、結果は何になると思いますか?私は尋ねた。

VPは質問に混乱を見た。

「私はそれが完了することを期待しています」と、彼が言いました。

"しかし、そうでない場合はどうしますか?私は答えた。

「私は理解していない」と、今はVPを怒ったと言いました。 「40 時間のタスクで、40 時間の作業を行った場合は、終わる必要があります。

私は何に答えるかわからないが、幸いなことに私は少し外でVPに話すように頼んだプロジェクトグループの責任者によって救われ、おそらく人生は常に計画に従うわけではないと説明しました。

プロジェクトが計画どおりに進まないときに最大の影響を与える可能性があることを経営陣に理解してもらうのは、すべてのプロジェクトが計画どおりに進捗状況を報告しなければならないという経営陣の主張と同じくらい大きなメリットをもたらすものです。

プロジェクトの追跡は、プロジェクトを管理するユーザーだけでなく、組織全体に対しても扱うことができます。

著者について

Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis による EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。