プロジェクト マネジメント オフィス (PMO) による Project Online の導入をサポートする
PMO とは
そのため、ビジネスにProject Onlineを導入する予定です。 どのようにそれを使用する計画を立てているか、それを置くより良い方法は、あなたが解決しようとしているビジネス上の問題は何ですか? 例の一部を次に示します。
私のエグゼクティブは、プロジェクトの状態をより適切に把握したいと考えています。
リソースを管理し、プロジェクトに割り当てるより良い方法が必要です。
私は人々が自分のタスクに費やしている時間を簡単に追跡したいと思います。
Excel スプレッドシートを使用するよりも、プロジェクト データを追跡するためのより堅牢な方法が必要です。
このようなビジネス上の問題に対処するためにProject Onlineを使用して最も成功した組織は、組織でプロジェクトを管理する方法に関する一連の標準、プロセス、ベスト プラクティスを作成する組織です。 これらのプロジェクト管理ルールを作成および管理する個人またはグループは、プロジェクト管理 Office (PMO) と呼ばれることもあります。
PMO は何を行いますか?
大企業では、PMO は、プロジェクト管理ガバナンス、実装、トレーニング、プロジェクト管理のニーズの調査、役に立つレポートの構築の最善の方法の決定など、組織全体のプロジェクト管理の問題を処理する部門で構成できます。 中小企業では、PMO は 1 人から少人数のグループまで多岐に及びますが、大企業と同じ問題に対処するためにスケーリングすることもできます。 ただし、すべての PMO の一般的な目標は次のとおりです。
プロジェクト管理システムの導入を推進し、普及させる。
ツールへのプロセスを自動化することで、組織のユーザーのプロジェクト管理を簡素化します。
プロジェクト管理機能に関するポリシー、手順、ベスト プラクティスの作成。
プロジェクト管理の分野の専門家として、あらゆるプロジェクト管理の 「センター オブ エクセレンス」として機能し、プロジェクト管理のベスト プラクティスとツールに関するトレーニングを提供します。
経営陣のスポンサーシップによって、推奨事項を通じて変更を加え、適用する権限を与えられる。
まだ混乱していますか? 一歩下がって、人々が共感できる例を使用しましょう。世帯主が自分の家族をどのように世話するか:
| 必要 | Pmo | ファミリー |
|---|---|---|
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PMO は、プロジェクトの状態と正常性レポートを通じて、プロジェクト関係者に情報を効率的に提供する方法を確立するのに役立ちます。 これには、レポートのニーズの調査、必要なデータのシステムへの移動、定期的なレポートに必要なデータがシステムに間に合っていることを確認するためのワークフローの確立が含まれる場合があります。 |
世帯長は、状況に関する情報を必要とします。 -子供の研究に関する四半期ごとのレポート。 -財務の状態を示す月次銀行明細書。 -家族の健康を決定するために毎年医師の訪問. |
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PMO は、プロジェクト管理者にプロジェクト レベルで状態を提供するために、プロジェクト管理システムに適切なデータを取得するプロセスを作成します。 また、リソース管理のガイダンスとベスト プラクティスも提供します。 |
家族のPeopleは、誰が何をしているかを知る必要があります。 これには、次のものが含まれます。 -今日学校から子供を迎えに行く人、夜に犬を散歩させる、夕食を作るなど。 -誰かが通常のタスクを実行できない場合は、誰が代わりに利用できるかを知る必要があります。 これは、すべての人の職場と学校のスケジュールと可用性を中央の家族の予定表に表示するのに役立ちます。 これにより、誰が何をスケジュールできるかを簡単に知ることができます。 |
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PMO は、プロジェクト コラボレーション サイトを作成し、サイト ユーザーのニーズに最適にカスタマイズするのに役立ちます。 |
ファミリー メンバーには、次のような共同作業を行うことができるフォーラムが必要です。 -キッチンの壁のカレンダーに重要なイベントを投稿する -夕食のテーブルで毎日お互いに話しています。 |
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PMO は、リスク管理を処理するシステムの設定を担当します。 |
世帯長は、リスクを軽減するために計画する必要がある場合があります。 -健康に対する保険のニーズを決定します。 ヘルス クラブメンバーシップを購入します。 - 退職のために節約している金額を増やします。 |
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PMO は、現在のプロセスとワークフローを調べ、実装されているプロジェクト管理ツールを使用して自動化する方法を見つけます。 そのうちの 1 つは、設定された予算 (ポートフォリオ分析) で進めるプロジェクトを選択するためのドライバーを決定する場合があります。 |
世帯長は、次のような家族のルールとプロセスを確立します。 -子供の門限または睡眠時間を設定する -購入を決定する要因を見てください (たとえば、"車を購入するか、屋根を修理するか、今年休暇に行くべきか")。 -自動タイマーで芝生スプリンクラーを設定します。 -食料品の買い物や用事のために週の時間を選びます。 |
PMO は、次のような作業を行うことで、会社をより効率的なプロジェクト管理に推進します。
組織のプロジェクト管理要件を定義するのに役立つ情報を収集します。 たとえば、組織のビジネス ニーズを分析し、それらのニーズに対応するプロセスを設計し、それらのプロセスをProject Onlineの設定またはワークフローにマッピングします。
継続的に確認することが重要なデータを決定し、プロジェクト管理者と協力して、そのデータを利害関係者と共有します。 たとえば、必要なデータを決定し、システムにデータを取り込むプロセスを決定して、進行中のプロジェクトの正常性を利害関係者に提供する毎週のプロジェクト状態レポートを作成します。
プロセスとワークフローのルールの作成。 たとえば、プロジェクトのアイデアが承認プロセスを経て、Project Onlineのプロジェクトになるワークフローを確立します。
既存のデータを現在のプロジェクト管理システムから新しいプロジェクト管理システムに移行する。 たとえば、リソースとプロジェクトのデータを Microsoft Excel スプレッドシートからProject Onlineに移行する最も簡単な方法を見つけたり、各ユーザーのコンピューター上のProject Professionalから一元化されたProject Online環境に移行したりできます。
プロジェクトの優先順位付けと予測に役立つプロジェクト ポートフォリオ管理サポートを提供します。 ほとんどの企業と同様に、実行するプロジェクトは多数ありますが、予算とリソースは限られています。 先に進む必要があるプロジェクトを決定する方法が必要です。 PMO は、プロジェクトとプログラムの選択プロセスを推進して、将来の投資が組織の戦略的目標と成長ビジョンと一致していることを確認できます。
感情の変化を管理することは、ユーザーが現在のプロジェクト管理システムからアタッチされているシステムに移行する際に直面する可能性があります。 たとえば、プロジェクト マネージャーに対して、プロジェクト ファイルをハード ドライブに保存し、Project Onlineに公開する利点を示すことで共有する古いプロセスから移行するように、巧みに影響を与えます。 PMO は、より多くの上級プロジェクト マネージャーを最初に納得させる時間を増やし、他のプロジェクト マネージャーへの影響が変更の推進に役立つことを期待することで、これを行う可能性があります。
優れたトレーニング オプションを提供することで、変更の技術的な課題を管理します。
PMO が必要な理由
家族の例では、一部のニーズに対処しなかった結果が悲惨になる可能性があります。 たとえば、最初に到着したときに子供のレポート カードを確認しないと、実際にもっと勉強時間や家庭教師が必要になると、問題が発生する可能性があります。 同様に、標準化と導入に役立つエンティティを作成せずにProject Onlineをデプロイすると、悲惨な状況になる場合もあります。 PMO を確立すると、Project Onlineデプロイが成功する可能性が高まります。 目標に応じて、プロジェクト管理の効率が向上する可能性があります (たとえば、時間通りのプロジェクトが多くなります)。通常、プロジェクトを管理するためのコストの削減 (たとえば、予算内または予算内で完了したプロジェクトの増加など) に関連します。
PMO を作成する最初の手順は何ですか?
PMO を作成するための最初の手順は、この記事を見つける努力をした場合に既に行われている可能性があります。 Project Onlineへの移行に関心がある場合は、効率を向上させたり、会社の問題を解決したりする方法を既に考えている可能性が高くなります。 PMO を正式化するためのパスを作成する際には、次の点を考慮する必要があります。
PMO で実行する操作を定義する
PMO の主な目標は、特定のビジネス上の問題に対処することですか? たとえば、タイムシート システムを実装して、コスト分析をより厳密に制御できます。 または、プロジェクト データを 2 つまたは 3 つの異なるアプリケーションに分散させ、データを 1 つのシステムに統合すると、プロジェクトの実行に関するより良い洞察を提供するのに役立ちます。 または、進行中のプロジェクト管理ガイダンスを提供し、プロジェクト マネージャーのトレーニングニーズに対処する必要があります。 PMO が必要な理由を理解したら、その要件を確立して維持する際の要件の範囲をはるかに簡単に指定できます。
エグゼクティブ スポンサーシップを取得する
高い人があなたをサポートしていることを確認してください。 PMO が失敗する主な理由の 1 つは、エグゼクティブ サポートがないため、PMO がエグゼクティブ スポンサーシップを持っている必要があります。 あなたが何をしようとしているかの利点と重要性を知っているエグゼクティブを既に持っている場合は、素晴らしいです! そうでない場合は、それらを自分の側に置く最良の方法の 1 つは、Project Onlineなどのプロジェクト管理システムに移行する利点を示す方法です。 これを行うには、解決されるビジネス上の問題を表示します。 Project Onlineを最初に評価したときは、既にこれをある程度行っているかもしれませんが、パイロット環境で自分のデータとどのように連携しているかを示すことができる場合は、エグゼクティブ ランクの同盟国を実際に見つけることができます。 特典の獲得は、エグゼクティブ スポンサーシップを得る上で不可欠です。
強力なエグゼクティブスポンサーシップは、ユーザーが使い慣れているものから、Project Onlineなどの新しいプロジェクト管理システムに移行する際の抵抗に対処するのに役立ちます。 上級プロジェクト マネージャーなど、他の影響力のある利害関係者へのメリットの伝道と促進は、他のユーザーが移動元のシステムに対して持つ可能性のある感情的な添付ファイルを壊すのにも役立ちます。
チームを構築する
大規模または小規模の会社で PMO を確立しようとしている場合でも、PMO の役割によって対処する必要がある責任は次のとおりです。
| ロール | 説明 |
|---|---|
| Project Online導入計画を推進する |
Project Onlineを実装する過程にある場合は、プラン全体で誰かがそれを推進する必要があります。 他のプロジェクトと同様に、導入計画では、必要なタスクが確実にスタッフに配置され、完了されるように所有者が必要です。 |
| 研究プロジェクト管理のニーズ |
このユーザーは、組織のプロジェクト管理要件を評価します。 このユーザーは、現在プロジェクトを管理する方法、要件の内容、Project Onlineの実装を通じてこれらの改善方法を確認するには、会社全体および部門間でユーザーと話をする必要があります。 これらの要件は、Project Onlineに適切に実装できるように、プロジェクト管理者に表す必要があります。 この人は、優れたプロジェクト管理スキルを持っている必要がありますが、コミュニケーターとしても優れている必要があります。 会社の人々が、あなたが移動しようとしているプロセスに感情的に取り付けられている可能性があるため、この人は、新しいシステムが彼らのために生活を容易にする方法を示すことによって、これに対処できる必要があります。 |
| トレーニング、ドキュメント、サポート |
このユーザーは、ユーザーのスキル レベルを評価する必要があり、製品を正常に使用するために必要なトレーニング リソースを提供する責任を負います。 これには、プロジェクト管理者、プロジェクト マネージャー、チーム リーダー、チーム メンバー向けのロールベースのトレーニングの作成が含まれる場合があります。 ほとんどの作業は、プロジェクト マネージャーや管理者向けのトレーニングをまとめることですが、チーム リーダーとチーム メンバーは、クイック リファレンス カード、チート シート、チェックリスト、または短いチュートリアルを最も効果的に見つける場合があります。 また、ユーザーに社内サポートを提供する方法と、適切なルートを通じてより複雑な問題をエスカレートする方法も見つける必要があります。 |
| IT 部門への連絡 |
IT 部門とのコラボレーションは、Project Onlineのサインアップ、セットアップ、構成を支援するために不可欠です。 Project Onlineの評価を行っている場合は、通常、IT 部門の誰かが、Project Onlineの概要に関するドキュメントを参照することで、あまり問題なく実行できます。 PMO は、次の 2 つの領域に対処するために、IT 部門と連携する必要があります。 -Office 365管理: PMO は、ユーザーとライセンスを割り当てるためにOffice 365管理者と連携する必要があります。 -Project Online管理: PMO は、カスタム フィールド、リソース、タイムシートの構成などについて、Project Online管理者と連携する必要もあります。 また、PMO と連携して、ワークフローを通じてプロセスをProject Onlineに実装する必要がある場合もあります。 |
大企業の一部の PMO には、支援を必要とする特定のプロジェクトへの指示を提供するために割り当てることができるプロジェクト マネージャーもあります。 これは、プロジェクトの所有者に通知するから、プロジェクトのスコープを考慮して、実際に所有権を引き継ぐまで多岐にわたりることができます。
PMO のミッション ステートメントを作成する
すべての PMO には、ミッション ステートメントが必要です。 PMO の必要性を既に評価している場合は、作成がはるかに簡単になります。 会社の既存のミッション ステートメントを見て、それに合わせて作成してみてください。 過度に複雑である必要はありませんが、PMO が存在する理由と、その役割が会社に何であるかを理解するのに十分です。
PMO を構築する計画を作成する
PMO を構築するために必要なタスクをスコープアウトした後、それに対する大まかなプロジェクト 計画を作成できます。 PMO の構築は、関連するタスク、期間、割り当てを含む 1 つの大きなプロジェクトと考えてください。 環境の評価など、初期タスクの一部をステップ実行すると、プロジェクト計画がより定義されるようになります。 プロジェクト計画を使用すると、PMO にビルド スケジュールを設定して、実行した内容、作業内容、PMO の作成でまだ行ったことを追跡できます。 たとえば、Project Online プロジェクト プラン内のいくつかの PMO ビルド タスクの外観を次に示します。
PMO の詳細を確認する
PMO をまだ持っていない場合は、起動を考えて少し威圧される可能性があります。 会社のニーズと要件によって PMO が促進されますが、PMO を確立して進化させるフレームワークを作成する方法を学習する必要があります。 目標に応じて、さまざまな PMO プロセスと業界の手法を調査したり、どの PMO モデルと密接に連携するかを確認したりできます。 PMO の作成と管理に関する書籍、トレーニング、オンライン リソースが多数用意されており、作業に役立ちます。
PMO を設定しようとしている場合にサポートが必要な場合は、Microsoft 認定パートナーまたは Microsoft コンサルティング サービスにお問い合わせください。 また、Microsoft には、中小企業および大企業向けの PMO の設定に関する優れた経験を持つ社内コンサルタントもいます。
今度は何ですか。
では、PMO を開始する準備はできましたか? うまくいけば、あなたはこの記事を読んだ後、PMOを始めるのは時間と労力の価値がある投資であることを認識しました。 社内の人々と多くのコラボレーションを行う必要があり、エグゼクティブの "チャンピオン" を持つことが不可欠です。 また、利用可能な多くのリソースを通じて PMO の設定に関する詳細を調査するための投資も必要になります。 また、サポートが必要な場合は、Microsoft 認定パートナーと Microsoft コンサルティング サービスに問い合わせてください。
小さな会社にいると、その範囲は圧倒的に大きそうかもしれません。 "チームの構築" テーブルに示されている PMO ロールごとにユーザーを雇用するためのリソースがない場合があり、必要はありません。 これらは、ある時点で対処する必要があり、要件に合った程度に対処する必要がある責任であることに注意してください。 また、必要な作業は会社の規模と目標に合わせてスケーリングできることにも注意してください。 小規模企業の PMO は、自社の複数のシニア プロジェクト マネージャーと会ってニーズを評価するだけで済み、大企業ではさまざまな要件を持つ複数の部門に対して必要な場合があります。
PMO を確立すると、Project Onlineの成功を促進し、Project Onlineを使用すると PMO の成功を促進できます。 あなたの実装で幸運を!