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エンタープライズ プロジェクト マネジメントを展開するための段階的なアプローチ

  • [アーティクル]

この記事では、エンタープライズ プロジェクト管理ソリューションを環境内にデプロイする際に直面する可能性があるさまざまな課題について説明します。 また、使用できる各種展開シナリオ、および考慮する必要のある重要な前提条件についても説明します。

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エンタープライズ プロジェクト管理を展開するための段階的なアプローチ

この記事では、企業の意思決定者、ネットワーク管理者、および Project Server 管理者に、エンタープライズ プロジェクト管理ソリューションを環境内に展開する際に直面する可能性があるさまざまな課題に関するガイダンスを提供します。 また、使用できる各種展開シナリオ、および考慮する必要のある重要な前提条件についても説明します。

はじめに

Microsoft の Enterprise Project Management (EPM) ソリューションの展開を行う会社を所有しています。 公平に言えば、HMS Softwareはそれ以上のものを行います。 ISV でもありますが、EPM を展開する方法について、中規模から大規模の組織とかなりの時間を費やしています。 いくつかの課題は Microsoft のテクノロジに固有のものですが、その多くは、1983 年にプロジェクト管理ソフトウェアビジネスを開始して以来、企業が直面しているのと似ています。 ここでは、独自の EPM デプロイを計画する方法について説明します。

EPM 展開を開始するときに直面する最大の課題の 1 つは、目的の結果を生成するための信頼できるロードマップを確立することです。 ここでは 24 年以上にわたってエンタープライズ プロジェクト管理システムを展開してきましたが、変更されていない点の 1 つは、昨日すべての結果を得たいという上級管理職の望みです。

この課題は、ほぼ常に存在するいくつかの要因によって複合化されています。

  1. 営業チームは、運用環境での効果を再現するために必要な作業や、販売デモに関連する仮想イメージとデータの作成にどれだけの労力が必要かを説明することなく、クライアントに最終的な結果を示しました (通常は数ヶ月)。

  2. Microsoft では、デプロイが容易なレガシを提供しています。 People、DVDをPCに詰め込み、ポップアウトするまで待ってから、すぐに購入したソフトウェアの利点を得ることに慣れました。 ああ、オプションのトレーニングの概念があるかもしれませんが、行われていることが組織を変える演習であるという期待はほとんどありません。

エンタープライズ プロジェクト管理とは

それは十分に困難ですが、購入中にクライアントによって見落とされることが多い他の側面があります。最初は「EPMとは何ですか?」 これは、潜在的に長い回答を持つ短い質問です。 EPM 展開の初期段階では、クライアントの上級管理職と共に構想ワークショップを行います。 私が常に使用する1つのスライドは次のようになります:

EMP ソリューションのさまざまな側面を示す図。

「あなたの視点から見たEPMとは?」と聞いていきます。 応答は、多くの場合、スライドの円の 1 つにあります。 応答は次のようになります。

  • 基本的なプロジェクト管理。 「エンタープライズ プロジェクト管理は、全員が同じ方法でプロジェクト管理を行い、同じツールを使用することを意味します。

  • エンタープライズ プロジェクト管理。 「それは私たちには十分ではないでしょう」と誰かが言うかもしれません。 「エンタープライズ プロジェクト管理は、プロジェクト管理データが統合されることを意味します。 統合された要約されたレポートでスケジュールを示すレポートを取得でき、プロジェクト間の影響を管理できます。

  • プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM)。 「私たちのためのプロジェクトポートフォリオ管理についてです」と誰かが言うかもしれません。 「エンタープライズ プロジェクト管理は、プロジェクト レベルで 1 レベル高く管理することを意味します。 プロジェクトをポートフォリオまたはプロジェクトのグループにグループ化し、それらを一緒に分析して報告する必要があります。 この概要レベルで進行状況を追跡し、ステージ ゲートを実装できる必要があります。

  • リソース管理。 「エンタープライズ プロジェクト管理は、リソース容量計画を意味します。 新しいプロジェクトを引き受けることができるかどうかだけでなく、既存のコミットメントにどのような影響があるかを知る必要があります。また、プロジェクトの進行状況とリソースの可用性に基づいて、既にコミットした作業を管理する状態を把握する必要があります。

  • レポート分析。 「私たちの場合、エンタープライズ プロジェクト管理はレポートで発生します」と、誰かが言うかもしれません。 「プロジェクト管理、財務、人事、その他の内部システムから取り込んだレポートが必要です。管理と意思決定のためのロールアップ レポートを作成します。 レポートについて話している間は、動的ダッシュボード、スコアカード、その他の表示システムも必要になります。

  • 予算作成とコスト管理。 「私たちにとって、エンタープライズ プロジェクトの管理は、お金に関するすべてです。 年の初めに予算を設定します。 その後、各プロジェクトの予算を立て、重要なのは、毎月、プランに対する資金を追跡することだけです。

  • タイムシート。 「計画は気にしないでください。 私の人々が実際に何に時間を費やしているのかを教えてくれていれば、私たちは今の場所よりずっと先にいるでしょう、私たちはEPMの成功と呼ぶでしょう」と、誰かがしばしば言います。

  • コミュニケーションとコラボレーション。 「それは、ファンシーなアルゴリズムに関するものではありません。 私たちは人々と話すのを容易にする必要があります。 プランナーだけでなく、上級管理職、クライアント、ユーザー、下請け業者、アウトソーシング業者、チーム メンバーも含まれるプロジェクト チームを結びつけるのに役立ちますか?

  • 外部アプリケーションとの統合。 「大きな ERP/Finance システムがあり、プロジェクト管理に伴う成果物とコストに関する将来の予測がない点が異なる点が大きいです。 プロジェクト管理ツールをERP/Financeシステムに接続できれば、エンタープライズプロジェクト管理は十分です。

  • ワークフロー。 「タスクだけでなく、自動化された方法で手順を追跡するシステムを想定しています。 プロジェクト マネージャーは、オンライン フォームに入力してプロジェクトの資金調達を要求し、その後、責任者に自動的に依頼を受け入れるか、拒否するようにします。 承認された場合、プロジェクトは即座に EPM システムに含まれます。 すべてのプロジェクト ドキュメントで同じ操作を行いたいと思います。 実際には、ワークフロー管理を通じて、すべてのプロジェクト管理手順を自動化したいと考えます。 これは本当にエンタープライズ プロジェクト管理です。

  • ビジネス インテリジェンス。 「必要なのは、プロジェクト データのスコアカード、ダッシュボード、データ マイニングです」と、一部のユーザーが教えてくれます。 これは、究極のエンタープライズ プロジェクト管理環境になります。

  • プロジェクト管理成熟度モデル。 「私たちは、"プロジェクト管理成熟度モデル" によって測定される成熟度レベルの向上に取り組んでいます。

では、正解は何ですか? 大丈夫です。 実際、それはおそらく網羅的なリストではありません。 EPMは非常に多くの人々に非常に多くのことを意味することができ、あなたが問題を見ている視点に大きく依存しています。

これを上級管理職と一緒に行うと、多くの場合、これらの側面の中に望ましくないものが存在しないということです。 はい、人々はそれらすべてを望んでいます。 また、Microsoft EPM ソリューションの展開でこのすべてが可能かどうかを尋ねると、正直な答えは "はい" です。 問題は、EPM のこれらの各側面を、EPM 環境をプッシュできるベクトルまたは方向と見なすことができるということです。 最初にこれらすべてのベクトルをプッシュすると、最終的に設計するプロジェクトのサイズが非常に大きくなり、破壊的で複雑になる可能性があり、成功する可能性がほとんどない他の多くの企業システムが関与します。

EPM デプロイには、戦略、People、プロセス、テクノロジが含まれます。

Enterprise Project Management のデプロイはテクノロジだけではありません。 もしそうなら、実装は数日で終わるでしょう。 いいえ。EPM デプロイには、戦略、People、プロセスとテクノロジが含まれます。 Microsoft EPM ソリューションのデプロイが成功すると、事実上、プロジェクトはテクノロジ プロジェクトではなく "Change Management" プロジェクトと見なされます。 私たちが達成しようとしているのは、ビジネスの仕組みを変える方法です。 具体的には、 さて、想定する演習がどの方向に向かうかによって、方向が大きく異なる場合があります。

すべての側面とすべての方向を同時に実装しようとすると、複雑で理解するのが非常に難しく、デプロイがはるかに危険になる巨大なプロジェクトが作成される可能性があります。

EPM の展開方法

EPM デプロイにアプローチするユーザーの数について少し説明します。 考えられるシナリオには、ビッグ バン、インスタント バン、フェーズ アプローチの 2 つがあります。

ビッグバン

ビッグバン理論は「全部やろう!」最終的なエンタープライズ プロジェクト管理環境の設計、構築、書き換え、プログラミングに膨大な時間を費やすという考え方です。 プログラマのファランクスが必要になり、ある日、いつか、特定の週末にスイッチを切り替え、誰もがエンタープライズ プロジェクト管理を行います。 これを時間の経過に伴う投資収益率としてグラフ化すると、右側の画像のようになります。

プロジェクトの終了までの投資収益率を示すグラフ。

ビッグバン理論を使用するにはプラスとマイナスがあります。 プラス面では、他の種類のアプローチよりも、最終的な結果が元の意図に近づく可能性が高くなります。 結局のところ、チームは、プロジェクトの開始時に作成されたすべての欲望をオフにするまで休むわけではありません。

しかし、負の面では、いくつかの大きな課題があります。 まず、プロジェクトが 100% 完了するまで、組織は投資収益率を受け取りません。 これは、数か月または 1 年以上の道のりになる場合があります。 プロジェクトが不完全な毎日は、誰かが「より良い」アイデアで建物をさまよう日です。 また、人生の性質は変わるということです。 チームの変更、管理の変更、企業のミッションまたは戦略の変更、基本的なテクノロジ アーキテクチャの変更、企業の所有権の変更により、プロジェクトが再構築または取り消される可能性があります。 これが発生した場合、組織はその取り組みに対して何も受け取りません。

インスタントバン

Microsoft に続くインスタント グラフィケーション レガシのレガシについて説明すると、別の現象が発生します。 一部のクライアントでは、Microsoft EPM ソリューションの展開は Microsoft Game のプレイに似ていると想定しています。 DVD に読み込み、しばらくすると、協調的で協調的な方法でプロジェクトが行われます。 新しいシステムに対する最も興奮を持つパイロット グループが使用を開始するため、投資収益率は数日から数週間にわたって良好に見えます。 しかし、上級幹部の投資がなければ、文化や行動の変化に影響を与えることは不可能ではないにしても、非常に困難であり、プロジェクトはめったに拡張されません。 システムは短時間使用したままで、組織の残りの部分を連携させることができず、多くの場合、不満を抱いている少数のユーザーによって破棄されたり、使用されなくなったりします。

早い段階での小さな投資収益率を示す図。

段階的アプローチ

長年にわたって、段階的なアプローチがエンタープライズ プロジェクト管理環境を展開する最も成功した方法であることが分かってきました。 これには多くの理由があります。 いくつかの例を次に示します。

  • 最初に、組織はプロセスの早い段階で投資収益率を受け取り始めます。 これは実装の保護に役立ち、最初に EPM 展開を行う決定を管理するための検証を行います。

  • 次に、デプロイでは、一度にすべてではなく、ウェーブの技術的な課題に取り組みます。 システムの複雑さが増すにつれて、その複雑さを処理する組織の成熟度も高まります。

  • 3 つ目は、デプロイによって、時間の経過に伴う組織へのカルチャの変更が容易になり、常に簡単になります。 変化が不調を引き起こすのは休戦です。 このようなプロジェクト管理の変更に何らかの不調が発生することは確実です。 ビジョン全体を時間の経過と同時にデプロイすることで、ユーザーはさまざまなビジネスの方法に適応できます。

  • 最後に、組織が元の設計の実行に費やす時間に関係なく、運用中のシステムを見るとすぐに考えを変える必要があります。 運用環境への展開の最初のフェーズを先に取得すると、組織は前進するにつれてそこから学ぶことができます。

段階的なアプローチでは、投資収益率は安定しており、増分的です。

この計画の最も重要な要素は、最初のフェーズです。 私たちは、コンサルタントに対して、「可能な限り最小限のデプロイで、継続的な投資収益率を返す」ことを決定するよう指示します。私は非常に慎重に言いました。 結果を提供し、毎週、それらを生成するために必要な労力よりも多くの利益を返す運用環境に配置できるデプロイの最初のフェーズを見つけたいと考えています。 そうすると、デプロイは永遠に続きます。 "ああ、私たちはそれを削除することはできません、私たちは毎週それを取り除く"と言うので、誰もデプロイを削除しません。このようなデプロイの作成に成功した場合は、数か月後にそのデプロイを構築できます。 そうでない場合でも、プロジェクトとデプロイは非常に危険にさらされます。

EPM デプロイ戦略の概要

EPM デプロイの実行についてもう一度考えさせた場合、それはおそらく良いことです。 これを行うべきではありませんが、成功した EPM デプロイは常に少し余分な考え方から始まります。 では、デプロイをどのように行う必要がありますか? いくつかの前提条件から始めましょう。

1. プロジェクト管理室

エンタープライズ プロジェクト管理環境をデプロイすることを意図している場合は、エンタープライズ プロジェクト管理組織を作成する方法はありません。 これは一般に、Project Management Office または PMO と呼ばれます。 任意の名前で呼び出すことができますが、Microsoft EPM ソリューションのようなシステムを一元的に管理する必要があります。 テンプレートを "公式" テンプレートとして宣言するユーザー リソースの優先順位を変更する権限を持つユーザーを決定するユーザー レポートの外観とアクセス権を持つユーザーを決定するユーザー リスクを管理するかどうかは誰が判断し、リスクを取り囲む必要がある場合は、どのようなプロセスを行う必要がありますか? などです。.. いいえ、PMO は必須です。 そのような組織がない場合 (1 人であっても)、EPM 環境に対する最も早い手順の 1 つとして開始する必要があります。

2. エグゼクティブスポンサー

次に、上級管理職からスポンサーとサポートを受けます。 エグゼクティブ スイートからこのプロジェクトをサポートしているユーザーは、デプロイの目標が何であるかだけでなく、サポートを提供するために必要な期間を把握する必要があります。 通常、経営陣に対して、スポンサー業務の最低 1 年間の計画を立てるよう指示します。 多くの場合に見られる落とし穴の 1 つは、エンタープライズ プロジェクト管理環境を望んでいるが、エグゼクティブ レベルのサポートを受けず、そのサポートを得るために自分でデプロイを試みることを決定する、中間管理またはプロジェクト マネージャーの小規模なグループです。 それは夢のフィールド"それを構築し、彼らは来る"アプローチであり、それはほとんど成功しません。 問題は、管理 (PM 手法のコンプライアンス、グローバル プロジェクト レポート、リソース容量計画、コラボレーション プロジェクト管理など) にとって魅力的な利点は、管理の参加によってのみ実現できる利点です。

3.私たちはプロジェクトマネージャーです - プロジェクト管理は必要ありません!

EPM デプロイに最も一般的な落とし穴を避ける場合は、プロジェクト計画を立てます。 私は知っている、それは奇妙に単純に聞こえるが、実際には、プロジェクト計画を持っていないどのように多くのEPM展開プロジェクトは驚くべきことです。 Microsoft EPM ソリューションの展開を検討している組織に提供できる最も簡単なアドバイスの 1 つは、プロジェクトにして、他のプロジェクトに既に使用しているのと同じ手法をすべて適用することです。 プロジェクト スケジュールはありますか。予算。エグゼクティブ スポンサー。プロジェクトのチャーター。リソース;成功メトリック これらのことは組織内の他のすべてのプロジェクトで見つかるかもしれませんが、裸足で行く靴メーカーの子供たちと同じように、プロジェクトマネージャーは自分のスキルを自分のプロジェクトに適用することを忘れることがよくあります。

4. 目標を設定する

プロジェクトの冒頭で作業し、各フェーズで成功のための対策を決定します。 パフォーマンス メトリックの明確なセットを持つことは、プロジェクト チームだけでなく、プロジェクトのフェーズの完了に重点を置く管理にも役立ちます。

はじめに

始める方法を疑問に思っている場合は、いくつかの提案を次に示します。

想定

上級管理職との円滑なビジョン セッションから始めます。 プロジェクトの他の側面で外部アシスタンスを使用しない場合は、ここで最も便利です。 他のいくつかの EPM デプロイに関与しているユーザーを持つことは、成功の鍵です。 私たちは、EPM システムのユーザーであるだけでなく、上記の問題の一部を経験し、Microsoft EPM ソリューションの機能と組織内のプロジェクト管理プロセスの両方について十分に理解しているユーザーについて話しています。

誰が誰ですか?

早い段階で決定する必要がある事項の 1 つは、"エンタープライズ" とは何ですか? 私はこの記事でその用語を数回使用しましたが、企業はあなたが決めたことを意味する可能性があります。 部署、部署、会社全体ですか? 展開を行う人がよくある間違いの 1 つは、会社全体の計画を立てることですが、自分の部門に対する権限しか持たないというものです。 希望は、システムが利用可能であれば、他の人が乗って来るということです。 これは、フィールドオブドリームズアプローチのバリアントであり、他の部門にとって魅力的ではなく、権限を持つ部門には役に立たないソリューションになります。 そのため、関与するユーザーを早期に決定し、計画に含まれていることを確認します。

プロジェクト計画を作成する

他のプロジェクトと同じように、時間をかけて適切なプロジェクト計画を立てます。 オンラインで利用できる多数のプランがあり、カバーする必要がある一部のテーマに関するガイドラインが提供されます。 彼らは始めるのに適した場所ですが、EPM 展開に適切なプロジェクト計画を立てるのに必要なスキルはほぼ確実にあります。

まとめ

Microsoft EPM ソリューションの展開を検討または開始している場合は、次の 3 つの点を考慮して展開に焦点を当てます。

  1. このプロジェクトをプロジェクトとして扱います。 プロジェクトを管理するために既に持っているすべてのスキルを使用して、Microsoft EPM 展開プロジェクトを管理します。 これは主に変更管理プロジェクトであり、テクノロジ プロジェクトではないことに注意してください。

  2. プロジェクトを管理しやすい部分に分割し、プロジェクトの各フェーズを、独自の成功メトリック、スケジュール、予算、リソースを持つサブプロジェクトとして扱います。 システム全体の利点の一部を迅速に取得し、管理からさらに多くのサポートを受けるのに役立ちます。

  3. 投資収益率はあらゆるレベルで機能する必要があります。 上級管理職向けに機能するが、管理する必要がある人のために機能しないシステムを作成するだけでは十分ではありません。 または、プロジェクト マネージャーに対して機能するが、上級管理職が必要とするレポートを提供しないシステム。 または、プロジェクトマネージャーや上級管理職のために機能するが、個々のユーザーのためにあまりにも難しいか、あまりにも多くの労力を持つシステム。 システムの使用に時間とエネルギーを投資する必要がある各人は、投資収益率の観点から考慮する必要があります。

段階的なアプローチに従い、他のプロジェクトに対して既に持っている基本的なプロジェクト管理手法を使用するデプロイを設計する場合は、成功する可能性が高まります。 幸運と幸せな計画!

著者について

Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis による EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。