Share via

経営幹部を巻き込む

  • [アーティクル]

この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 エンタープライズ プロジェクト管理 (EPM) の展開を成功させるためにエグゼクティブが関与することの重要性について説明します。 企業が展開に経営幹部を関与させない理由、経営幹部が展開にどう関与する必要があるか、および経営幹部を効果的に関与させる方法のヒントについても説明します。

この記事の Word バージョンをダウンロードするには、「 エグゼクティブ接続」を参照してください。

その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。

エグゼクティブ コネクション

長年にわたって、私が関与してきた最も成功したEPM展開は、常に強力なエグゼクティブ接続を持っていました。 これに対して、最も困難だったデプロイは、上級管理職との関係が腕の長さに保たれていた展開でした。 私は、エグゼクティブが関与する原因と、どのようなエグゼクティブ関与が必要であるかに関して、EPM展開の最も早い段階で組織にどのような推奨事項を行うことができるかについて考えさせられました。

エグゼクティブはいませんか? どうしてあんなことができますか。

まず、エグゼクティブが EPM 展開に密接に関与しない可能性がある方法について説明します。 結局のところ、EPM はエンタープライズ プロジェクト管理を表します。 プロジェクトに企業を代表する人がいてはいけませんか? あなたはそう思うでしょう。 しかし、多くの組織では、エグゼクティブが関与しない理由は数多くあります。

EPM に関するエグゼクティブ知識の欠如

最初に考えられる理由は、プロジェクト管理が何であるかについての理解の欠如です。 古い学校の幹部は、プロジェクトの経験がほとんどなく、どのような経験を持っているかによって、プロジェクト管理は非常に戦術的な現場の種類の演習と考え、戦略的な演習とは全く関係ありません。 エンタープライズ プロジェクト管理の必要性が生じると、推奨されるイニシアチブには多くの時間、多くの労力、多くのお金が必要であり、個人の関与が必要であるとは思わないという驚きが多くなります。

プロジェクト管理インフラストラクチャ プロジェクトは、多くの場合、オーバーヘッドと考えられますが、上層部はそのようなシステムやプロセスの結果に対して大きな望みを持つことがよくありますが、投資に熱心になることはほとんどありません。 これは、プロジェクト管理業界がこのようなプロジェクトを内部で "販売" する必要がある方法では役に立たない。 品質保証 (QA) の製造例では、品質を 2~ 3 ポイント改善することで達成できるコスト削減額を一般的に暗示します。 Project Management には、この贅沢はありません。 プロジェクト管理の節約は常にコスト回避の節約であり、直接証明するのがはるかに困難です。 その結果、プロジェクト管理プロジェクトは、他のプロジェクトよりも多くの内部的な取り組みを行います。

EPM - これはテクノロジ プロジェクトです

もう 1 つの一般的な落とし穴は、EPM プロジェクトを主要なテクノロジ プロジェクトと考える点です。 「このソフトウェアを購入すると、エンタープライズ プロジェクト管理が行われます。以前のコラムで述べたように、プロジェクト管理業界のほぼすべての人がエコーしているように、これは単に真実ではありません。 Microsoft Project Server などのエンタープライズ プロジェクト管理製品と、Microsoft EPM ソリューションを構成する関連製品は、エンタープライズ プロジェクト管理の自動化が行われるプラットフォームです。 これらは、EPM の利点が得られるツールまたは媒体と考えることができますが、ソリューションの中でもそれ自体も提供されません。 成功したエンタープライズ プロジェクト管理ソリューションは、プロセス、担当者のスキル、プラクティスと手順、標準、および多くの場合、それらのプロセス、人、および手順をより効率的にするためのテクノロジを使用して作成する必要があります。 しかし、市場には多くのプロジェクト管理ソフトウェアベンダーがあり、購入したEPMツールを使用している間にクライアントが達成した利点についてのメッセージが語られているので、おそらく一部のエグゼクティブがツールがソリューションであると信じているのは驚くべきことではありません。

確かに私はコミットしています(約10分間)

一部のエグゼクティブは、EPMプロジェクトのエグゼクティブスポンサーとしてサインオンし、私のような誰かがプロジェクトに6〜24ヶ月間コミットメントを要求することを発表するために到着すると、一般的に怒っています。 「数日以上のトレーニングを受けられなかったのはなぜですか」と彼らは尋ねます。 これは、多くの場合、EPM プロジェクトの基本的な性質を完全に誤解した結果として発生します。 作業 EPM 環境のデプロイには、リソースの割り当て方法やプロジェクトの選択方法に関する日々の手順の変更が含まれると理解できたら、上級管理職に再グループ化に一歩戻してもらうのは珍しいことではありません。 私が初めて会った後、1年以上会社に呼び出され、会社は何をする必要があるかに対する新たな敬意を持ち、EPM展開を完全かつ適切に行う力をマーシャリングしました。

私たちは役員に言わなかった

これはあまりにも一般的です。 私は、プロジェクト管理能力で働いている組織内の担当者から毎年数多くの電話を受け、エンタープライズプロジェクト管理の緊急かつ重要な必要性を見ることができるが、プロジェクトのエグゼクティブサポートを受けていない人から電話を受ける。 彼らは、レーダーの下で作業し、誰かが気付く前にエンタープライズプロジェクト管理環境を迅速に作成し、この新しいプロセスとシステムをうまく弓で包まれた管理に提示できることを願っています。 これは「壁にそれを投げ、それが固執するかどうかを確認する」方法であり、それはほとんど成功しません。

管理をサポートせずにエンタープライズ プロジェクト管理環境を確立しようとする人は、ゲートを外れる前に上級管理職が必要なすべてのことに正面から取り組みます。 EPM は、多くの場合、リソース容量計画の改善、ポートフォリオ管理の改善、プロジェクト間の影響の改善、プロジェクト内コラボレーションの改善のために行われます。 管理の介入なしには、ほとんど変更できません。 また、この種のアプローチに最も関心を持っている人は、対処しようとしている重要なプロジェクト管理の課題があります。 これらのプロジェクト管理の課題は、変更しないことに既得権を持つ他の部門や担当者を中心にすることは避けられません。

たとえば、マトリックス組織では、リソース マネージャーとプロジェクト マネージャーの間で競合が発生するのが一般的です。 「もっと投影できれば」とプロジェクトマネージャーの戦いの叫びとなり、この時点で、私のような誰かが、エンタープライズプロジェクト管理環境の作成を迅速に(数日の順序で)支援できるかどうかを尋ねる電話を受けます。 これらの演習は、"概念実証" プロジェクトとしてラベル付けされることがあり、最初に「何を証明しようとしているのか」という質問が最初に寄せられる傾向があります。これらの種類のプロジェクトで行う最善の方法は、会話の早い段階で管理を行い、プロジェクト管理が可能な限り効果的でない原因を明らかにし、エンタープライズ プロジェクト管理の展開を行う際に一緒に計画を立てることです。

私は誰かがその責任を負いたい(しかし私)

一部のエグゼクティブは、エンタープライズ プロジェクト管理の実装が表す深さを確認し、自身を関与させるキャリア リスクと見なすことができます。 そのため、EPM の作成を任されているプロジェクト管理オフィスや中間管理職が、サポートを求めてエグゼクティブ スイートに来ると、手に入れにくい場合があります。 これは、多くの場合、この種のデプロイを成功させるための主要なエグゼクティブの関与が理解されていないことの結果です。

エグゼクティブはどのように関与する必要がありますか?

その質問に対する正しい答えは誰もいません。 私が遭遇した各組織は、異なる構造、異なる個性、異なる要件を持っています。 ある組織で機能するものは、次の組織では機能しない場合があります。 そのため、「常にエグゼクティブ スポンサーである必要がある最高情報責任者です」と言うのは不可能であり、すべての企業に対して正確な情報を持っています。 ここでは、私が遭遇したすべての組織ではないにしても、長年にわたって最も一般的であることが判明したEPMプロジェクトへのエグゼクティブの関与についていくつか説明します。

私は関係する人々のために話す

エンタープライズ プロジェクト管理演習に関与するリソースを定義する場合は、関係者全員に対して権限を持つ誰かからのエグゼクティブ コミットメントを持つことが重要です。 私は成功と失敗の両方でこの例をたくさん持っています。

私が何年も前に関わっていたEPMの展開では、私たちはハイテクエンジニアリング会社のシニアディレクターの祝福を受けて働いていました。 私たち自身とクライアントのプロジェクト管理オフィスの両方から大きな興奮から始まりました。 私たちは、この上級ディレクターが非常にコミットしながら、展開に影響を与えた人員を制御する5人の取締役のうちの1人だったことを知ったので、展開全体に影響を与えた人をあまり興奮させず、より強く主張すべきでした。 5人の取締役全員の合意と支援が必要だと指摘すると、プロジェクトはすぐにトラブルに陥りました。 5人の取締役のうち3人が、EPMプロジェクトを進め、私たちがと同時にVPを請願していた場合、グループの制御を失うと感じたため、オペレーションのVPに申し立てようとすると失敗しました。 最終的には、一緒に作成したエンタープライズ プロジェクト管理環境の結果を会社が楽しみ始める前に、スコープが縮小され、はるかに長い期間で解決する必要がありました。 クライアントは最終的に満足するだろうが、私たちはそうではなかった。 自分の熱意に巻き込まれすぎずに良いレッスンでした。

私がまだ関与している別のプロジェクトでは、組織の IT 部門で EPM 環境に取り組んでいます。 私は初めての会議でCIOに会い、すぐに彼に何が必要かを理解しました。 数週間のうちに、EPM 環境の最初の段階は、彼が管理する IT 部門に確立されました。 すぐに結果が出始め、組織は過去 5 年間でシステムの価値を高める取り組みを拡大しました。 現在、組織はポートフォリオの選択に向けて動き、最も上級レベルの管理レベルで再び連携しています。 プロジェクト管理室やCIOからも、最初の会議を予定した際に、上級幹部が自身を関与させるのに抵抗があるかもしれないという懸念がありましたが、懸念は根拠が分かれていました。 エグゼクティブは、私が彼らに概説した責任を受け入れる準備ができていることが判明しました。 私たちは、このクライアントが大きな成功の物語であると考え、彼らは長年私たちのために参照されています。

私は私に何が必要かを理解しています

EPM デプロイの影響をトーンダウンまたは最小化しようとしても、最終的には生産性が低下します。 私は多くの人々が少なくとも何らかのサポートを得るために管理へのEPM展開の影響を最小限に抑えようとしているのを見てきました。 これは多くの場合、エグゼクティブ スイートからサポートを受けようとしている人々が、プロジェクトが複雑すぎる、高価すぎる、またはリスクが高すぎてサポートを受けないように見えることに懸念を抱いているためです。 理論は、どんなに最小限であっても何かを行うためのサポートを得て、時間の経過と同時に環境を拡張できることを願うことです。 私は常にエグゼクティブと協力して、彼らに必要なものを正確に示し、必要に応じて、影響を受けるものについて教育することがはるかに生産的であることがわかりました。 結局のところ、エグゼクティブは通常、愚かな場合はエグゼクティブになりません。 長年にわたって聞いたすべての懸念のために、私はいくつかのエグゼクティブや別の人に会うとき、彼らは私が言おうとしていることを理解していないかもしれない、それは決して起こらなかった。 私が会う傾向があるエグゼクティブは、関心があり、非常にインテリジェントで、行動を起こす準備ができています。 彼らが持っていないものは、無制限の時間に恵まれています。 だから、私は自分のポイントを簡潔にし、必要なものを求め、他の場所で処理できるエグゼクティブに要求を入れないようにします。 しかし、投資収益を得るまでにどれくらいの時間がかかるか、最終的な目標に達するまでの時間という点ではパンチを引っ張りません。 私の経験では、エグゼクティブが彼らに何が必要かを知っているとき、彼らは機会に上昇する傾向があります。

次の手順

今、EPM デプロイに取り組んでいますか? エンタープライズ プロジェクト管理の展開に自分のエグゼクティブをどのように関与させるか疑問に思いますか? おそらく、あなたは上級幹部であり、EPM の展開を成功させるために何ができるか疑問に思っています。 重要なヒントをいくつか次に示します。

適切なエグゼクティブを見つける

最も親しみやすいエグゼクティブを見つけることは、常に検索を停止する必要がある場所ではありません。 適切なエグゼクティブの関与を確保するためのいくつかの基準を探します。 まず、影響を受けるリソースに対する権限を持つ人を探します。 EPM プロジェクトが IT 部門向けである場合、通常は CIO です。 マトリックス組織と話している場合は、運用ディレクターまたは CEO を探している可能性があります。 幹部の「委員会」は、そのグループ内で誰が決定を下すのか明確な指揮系統がない限り、通常は赤旗です。 グループが全員同業者である複数のエグゼクティブで構成されている場合は、グループを管理するユーザーにも出席するよう依頼します。 そのため、十分な権限が第一です。 次に、このユーザーは、EPM プロジェクトが表す利点と、その結果として生じる可能性のある効果を理解し、コミットする必要があります。 リソースの割り当て方法を変更する必要がない場合は、リソースの割り当てをより効果的に変更する必要があります。 そのため、テーブルにすぐにアクセスすることが重要です。

変更管理プロジェクトです

これは、EPM デプロイを成功させる上で最も重要な要素の 1 つかもしれません。 これは、テクノロジが重要ではないというわけではありません。 しかし、経営陣は、私たちがしようとしていることは組織の行動を変え、関係する要因の一部が組織のすべての種類の側面がどのように機能するかに深く達するかもしれないことを理解したいと考えています。 経営陣が理解すると、プロジェクトに対して大きな敬意を払い、サポートが大幅に向上します。 結局のところ、EPM が望ましい場合は、いくつかの基本的なビジネス上の決定を行う方法を変更する必要があるためです。 これらの決定には、リソースの採用方法、またはプロジェクトの選択方法、およびプロジェクトの優先順位付け方法がほぼ確実に含まれる場合があります。 プロジェクトを行う組織 (EPM に関心がある組織など) では、最終的にはほぼすべてのことに影響します。

ライフラインを使用する - 友人に電話する

人気のあるコンテストと同じように、自分の外に手を差し伸べれば、評価される視点を持つ他の人を利用できる場合があります。 私たちは常に、エグゼクティブと一緒に行うことができる最も生産的なことの1つは、彼らの身長の他のエグゼクティブに会うためにそれらを設定することです。 エグゼクティブは、通常、同じような課題を抱えている人や直面している他の人と話すことができることを本当に感謝しています。 もちろん、場合によっては制限があります。 通常、直接競合他社の上級幹部に話をしてもらう必要はなく、防衛などの特定の業界の幹部にはいくつかの制限がありますが、ほとんどの場合、EPM 展開で働いていたことをエグゼクティブから呼び出す他のエグゼクティブを見つけることができます。 そのような人々を見つける場所がわからない? ローカル PMI (または同様の組織) の章は良いスタートです。 成功した EPM デプロイを完了したユーザーの話を聞き、VP が VP と話せるかどうかを確認します。 ほとんどの人がいかに協力的かには驚くでしょう。 Microsoft Project Server などのテクノロジを既に検討している場合は、展開が成功した通話をセットアップするようにベンダーに依頼してください。 彼らは明らかに、実装を正常に完了したエグゼクティブとあなたのエグゼクティブをフックアップすることに既得権益を持っています。 これを行う場合は、実装されたツールのバージョンにあまりハングアップしないでください。 これは、コミュニケーションを取る必要があるエグゼクティブ関与の全体的なプロセスです。

ツールだけではありません

プロセスのないツールだけがエンタープライズ プロジェクト管理の課題を解決するという考え方の落とし穴を避けてください。 私が会う一部のエグゼクティブは、プロジェクト管理ソフトウェアの提供が作業ソリューションを構成していると考えることに魅了されています。 それらの人々に私は通常、これを尋ねます:

「もし私が地元の Do-It-Yourself ストアに行ってキッチンを頼むなら、誰かが木、釘、接着剤、ペンキ、工具の大きな箱を持ち出すとしたら、彼らは配達していたでしょうか」と言います。私はそうは思わない。 彼らは台所の可能性を提供したかもしれないが、私はすぐに自分自身をサンドイッチにすることができないだろう。 そのためには、木、釘、接着剤、塗料、ツールが必要ですが、スキル、知識、計画、時間も必要です。 さて、私はキッチンを作る方法を自分自身を理解できますか? 確かに、時間と忍耐の多くを与えられました。 しかし、キッチンがもう少し早く欲しい場合は、請負業者と協力して手伝いをすることを検討するかもしれません。

最終的には、権限を持つエグゼクティブからのエグゼクティブ サポートと、エンタープライズ プロジェクト管理の展開を成功にするためのコミットメントを持つことは、重要な成功要因ですが、既にわかっていました。 結局のところ、組織内の主要なプロジェクトでは、プロジェクトを管理する方法の自然な部分として、そのエグゼクティブ スポンサーが必要です。 これは内部プロジェクトであるため忘れがちです。多くの場合、プロジェクト管理について知っていることを独自の内部プロジェクトに適用することを忘れます。 この場合は、例外を作成し、独自の EPM デプロイを進める際に適切なエグゼクティブをオンボードします。

著者について

Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis による EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。