悪いニュースの発表

この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 プロジェクト マネージャーがプロジェクトに関する悪いニュースを最も効果的に共有し、自身に与えるダメージを最小限にすることができる方法について説明します。

この記事の Word バージョンをダウンロードするには、「 Breaking Bad...」を参照してください。ニュース: ホワイト ペーパー。

その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。

Breaking Bad... ニュース

記事(あなたのキャリアを取り消さずにプロジェクトをキャンセルする:ホワイトペーパー)に続いて、私はしばらく前に戻って、私は彼らの経営陣とそのような悪いニュースを共有することに懸念を表明するプロジェクトマネージャーから多くのコメントを受け取りました。 「潜在的な利点が何であっても、私は悪いニュースを共有した場合、私は解雇されます」と言いました。

仕事環境に関係なく、他の人よりも悪いニュースを共有するのが得意で、プロジェクトマネージャーにとっては、良い情報と悪い両方を共有できることは、仕事の説明の一部であるようです。 それでは、プロジェクトマネージャーが悪いニュースを最も効果的に共有し、自分自身に最小限の損害を与える方法について少し見てみましょう。

共有を開始する前にすべてのニュースを取得する

最初に最も重要なレッスンは、すべてのニュースがあることを確認します。 私はいくつかの動揺のニュースで私に近づくスタッフのメンバーを持っているたびに、私は必然的に質問を持っています。 彼らが私が尋ねるかもしれない質問と答えが何であるかを考える時間を取っていない場合、それは刺激的です。 だから、あなたのマネージャーに急いで空がどのように落ちているかを叫ぶ前に、すべての事実を得るためにしばらく一時停止してください。 お持ちの情報は完全ですか? 正確ですか? 状況が膨らんでいるか? この悪いニュースがどのように発生したか知っていますか? これは一時的な条件ですか、それともより永続的なものですか? このニュースの影響を評価していますか?

ふう！ まだゲートから出ていないので、既にやっておくべきことの一覧があります。 チームの誰かによってデスクに問題が投げ捨てられたが、それが問題かどうかはまだ分からないほど、経営陣の人に対する動揺は何もない。 あなたの悪いニュースが何であれ発生する可能性のある最初の質問を簡単に判断できるため、ニュースの共有を開始する前に自分で回答してもらう必要があります。

ダチョウの考え方は生産的ではない

危険の最初の兆候で砂の中に頭を突っ込むダチョウのように、一部のプロジェクトマネージャーは悪いニュースを何の犠牲を払って避けます。 悪いニュースを回避することは、ほとんど生産的ではありません。 プロジェクトマネージャーが最初に仕事を持っているのは、すべてのニュースが良いわけではないからです。 すべてのプロジェクトが常に計画どおりの方法で機能していた場合、なぜプロジェクト マネージャーがいますか? そのため、その悪いニュースを共有する準備ができていないからといって、まったく共有しないわけではありません。

誰が責任を負うのか?

これは最も価値の低い質問であり、答えはほとんど価値もほとんどないかもしれません。 しかし、多くの人々は、悪いニュースが引き起こしようとしている不調への反応として、他の誰かに指を向けます。 非難から遠ざかれば、「誰がこの問題のフォールアウトを足の先に置くのか」ではなく、「何が起こったのか」と「次に何をすべきか」に焦点を当てることができます。

それは悪いニュースですか? 確かですか。

私は最近、私のオフィスにスタッフの一人が現れて、リソースの制約のために、数時間後に数日のトレーニングを行うというクライアントの期待に応えることができないことを知らせました。 "私たちはこれを行うことをコミットしましたか?私は尋ねた。 長い一時停止が発生しました。 スタッフの方の対応も良く、スタッフの対応も良かったです。 その必要はありません。 私たちは、このトレーニングを行うことを約束したことがない。 クライアントは、私たちが望んでいたが、それをスケジュールするために適切なチャネルを通過していなかったことを望んでいた。 それは本当に共有する悪いニュースではなかったことを判明し、適切なアクションは、将来の日付にいくつかのトレーニング時間をスケジュールするためにクライアントに連絡するでした。

問題は解決しました。

通常、問題は次のように表されます。"これは予想されていましたが、これは何が起こったのか" です。 場合によっては、セマンティクスによって考え方が異なる場合があります。 「これが予想され、これが起こったのです」と試してみてください。競合。 おそらくそうでないかもしれませんが、壊れたコミットメントがあったかどうかを見て始めるのは健全です。 そうでない場合は、対処する問題がない可能性があります。

シルバーライニング

予期しない事態が発生すると、結果として影響やフォールアウトが生じることが多くなります。 たとえば、プロジェクトを一時停止または取り消す場合、ほぼ常に発生する 1 つは、他の作業に割り当てることができると思われなかった余分なリソースがあるということです。 プロジェクトを一時停止すると、他のより重要な作業により多くの作業に焦点を当て直した結果になる可能性があります。

共有する悪いニュースがある場合は、"すべて悪い" というフィルターを通して周囲のすべてを表示するのが一般的ですが、それはめったに当てはまりません。 あなたの悪いニュースからの影響は良いだろうし、あなたの管理やあなたのクライアント、またはあなたが悪い影響だけでなく、良いを共有するためにあなたのニュースを共有する必要がある人にそれを負います。

対応策

だから、あなたはいくつかの悪いニュースを持っています。 共有する前に実行する価値がある 1 つは、いくつかの軽減要因です。 プロジェクトのスケジュールが遅れている可能性があります。 それは悪いニュースです。 しかし、(多くの良いプロジェクトマネージャーがそうするように)スケジュールに既にいくつかの管理予約を隠していた場合は、おそらくその期間中にスケジュールに追いつくことができます。 悪いニュースは軽減されます。中和。

軽減策を使用すると、問題を共有する前に、問題に対する潜在的な解決策を考えることもできます。 マネージャーは、考えられる解決策の一覧と同時に提供される問題の説明を非常に高く評価しています。 これらのソリューションが、まったく新しい考え方を開く機会になることもあります。 何年も前に、私は大規模なソフトウェア会社と仕事をしていて、次のメジャーリリースの開発の途中で、彼らはスコープからマーキス機能をカットする必要があると判断しました。 それは悪いニュースでした。 それ以上のアクションが行われなければ、彼らは次のバージョンをリリースし、すでに競合他社の多くよりもはるかに機能が低くなります。 彼らはいくつかの軽減計画の1つを選択し、市場に行き、彼らが欠けている機能を正確に持っている会社を購入しました。 The end result? 同社は市場配送日を作り、適切な機能を持ち、さらに買収のために、その機能を活用してマーケットプレースで前進することを可能にした高度なスキルを持つスタッフのチームを持っていました。

問題は解決しました。

プレゼンテーションは Power です

プロジェクトマネージャーとして、私たちは多くの場合、すべての責任と権限がないことを嘆きます。 結局のところ、プロジェクト マネージャーがすべてのプロジェクト リソースを直接報告することはまれですが、プロジェクトの進行状況について質問するのはプロジェクト マネージャーです。

プロジェクト マネージャーは権限がほとんどないかもしれませんが、さらに影響を与える 1 つのことを制御します。情報の表示を制御し、プレゼンテーションを制御することが重要です。

"Power"Point と呼ぶのは不思議ですか? 何かを表示する方法は、すべての違いを生み出すことができます。 何年も前、映画監督のスティーブン・スピルバーグとジョージ・ルカスは古いフライトシミュレータを購入し、人間の体が1度の1/2未満のピッチ(あなたが立っている角度)の変化を検出できることを決定するために驚きました。 視覚的な手がかりによって強化されると、心はギャップを埋め、体は単なる傾いている床といくつかの音を持つ映画であるにもかかわらず、イベントが実際に起こっているかのように反応します。

フライト シミュレーターを使用しているトレーニングのパイロットは、実際の緊急時と同じ身体反応 (心拍数、呼吸、アドレナリンなど) をシミュレーターの緊急時と同じにします。

スピルバーグとルカスの調査の結果は? スターツアーはディズニーワールドで乗ります。

同じトークンによって、プロジェクト マネージャーがビジュアル表示を制御します。 図の表の代わりにトレンドラインを表示し、目はすべてそれ自体でトレンドに従い、心は独自の結論を引き出します。

通常、プロジェクト マネージャーはデータの表示方法のすべての要素を制御します。 ダッシュボードのデータや分析データ、またはデータをグラフィカルな形式でスライドに簡単な箇条書きと共に表示すると、大きな違いが生じます。

ある最近のエンゲージメントでは、現在のワークロードは従業員のほぼ 2 倍の規模であり、すべての作業が時間に従って行われる優先順位付けの量がないことをクライアントに説明する必要がありました。 しかし、この悪いニュースを発表する前に、私は実際に何が行われているかのデータを掘り下げてさらに時間を費やしました。 タイムシート データのボリュームを Excel にプルし、グラフ化を開始しました。 最後に円グラフは、金の主要なナゲットを示しました。 非常に高い割合の作業が IT メンテナンスに費やされていました。 さらに掘り下げを行うと、この作業の多くは、戦略的な意思決定 (たとえば、非常に多くのデータベース製品やバージョンをサポートする) を通じて回避可能であるか、または技術的なサポート要求を通じて運用上処理できるような小さな要求にプロジェクトを分割できるようにするプラクティスを制限することで回避できると判断しました。 組織は仕事の達成に非常に挑戦していたので、多くのビジネス チーム リーダーは、30 日、40 日、または 60 日間のプロジェクトを 3 日間のセグメントに分割することを学びました。これは、ヘルプ デスクへの呼び出しを通じて達成されます。 これは非常に普及していたので、実際のプロジェクト管理オフィスと同じくらい多くの未承認のプロジェクト作業が行われました。 このプラクティスを停止すると、PMO はプロジェクト要求に関する分析情報を更新し、要求の量が大幅に減少しました。

データは常に存在していました。 練習は多くの人に知られていましたが、円グラフのスライスをグラフィックで示すまでは、その練習がどれほどインパクトを与えたかを誰も知っていませんでした。 確かに、経営陣は数字にショックを受けました。

パースペクティブカウント

その瞬間の緊急性や、あなたの悪いニュースを共有する方法に関する懸念をあなたの視点に置かないようにすることが重要です。 その瞬間の不調に巻き込まれるのは簡単ですが、そうでない場合は、クールを保つと、それ以外の場合は混乱した日に理性の声になることができます。 私は、次の2つのチャートを何年も使って、最高財務責任者とプロジェクトマネージャーの視点の違いと、情報の見方を広げないという潜在的に劇的な影響を示してきました。

CFO ビューを次に示します。

プロジェクト マネージャーのビューを次に示します。

1 つ目のグラフは、予想される予算が現在までに過剰に支出されているプロジェクトのグラフです。 計画予算はすべての当事者によって合意され、今日の時点で最高財務責任者は非常に悪い日を過ごしています。 プロジェクトは、今日の時点で予想される予算を明確に上回っています。 彼はすぐに行動を起こしたいと考え、この暴走列車を制御下に戻そうとするプロジェクトレビュー、プロジェクトの停止、スタッフの削減、その他の抜本的な措置を要求しています

少しだけパースペクティブを拡張し、プロジェクト マネージャーのプロジェクションを含めれば、画像は劇的に変化します。 はい。現在の時点でプロジェクトに費やされた金額は、現在の時点で最初のプロジェクトよりも高くなっています。 それは予期しないものであり、一見悪いニュースのように見えます。 ただし、将来予測を含める場合、プロジェクトは実際には時間通りに完了することが予想され、プロジェクトは予算の下で終了することがわかります。 このプロジェクトを「救助」するための行動を取ることは、可能な限り最悪のコースになります。

問題は解決しました。

悲惨な行動を取る前に、複数の観点から悪いニュースであると思われるものを見ることは重要です。 1 つのプロジェクトだけを見ていて、時間あたりのコストビューから見ているだけで、歴史的な視点だけでは全体像が得られないことは明らかです。 スケジュール、リソースの使用状況、品質、市場への影響など、他の観点はどうでしょうか? おそらく予算を超えて終わるかもしれませんが、以前は市場の観点から非常に影響を受けるので、計画外の余分な費用を埋め合わせ以上のものになります。 複数の観点から配信しようとしているニュースを検討するために一時停止しない場合は、検出できません。

ラッピング (悪いニュースの終わりですか?

悪いニュースは人生の一部であり、それは確かにプロジェクトマネージャーの人生の一部です。 幸せなニュースだけをプロジェクト マネージャーとして望んでいた場合は、もう一度考える必要があります。 プロジェクト マネージャーとして、悪いニュースに直面し、最も価値を提供し、可能な限り最悪の被害を回避する方法で通信できる必要があります。

通常、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトと組織に関する情報の大規模な Web の中心です。 彼らはほとんどの場合、ドラマを避け、行動に人々を残す方法で好ましくないニュースを共有するための最良の位置にあります。 この種のニュースを効果的に伝えることができるプロジェクト マネージャーは、任意の組織の資産です。

著者について

Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis による EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。