FindTime 投票を作成する方法

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FindTime は、会議をスケジュールする Outlook アドインです。 開催者は、FindTime を介して複数の時間オプションを送信し、スケジュールの前後のメールを最小化できます。

FindTime で会議をスケジュールするには Outlookを使用します。

  1. 新しいメールを作成するか、返信するメールを選択します。

  2. 会議に必要なユーザーを [To] に、オプションの参加者を [CC]に一覧表示します。 

  3. [ホーム] タブで 、[会議の投票 で返信] を選択します

    FindTime >会議の投票で返信する

  4. 会議の設定を選択します:

    FindTime 会議の期間

    • 期間: 一覧から期間を選択します。

      • 終日の会議には 8 時間を選択します。

      • 時間 のドロップダウン メニューで [ユーザー設定] を選び、自分の時間を設定します。 最大時間は 23 時間 59 分です。

    • 作業時間: 会議の時間の候補を、作業日と時間にのみ制限します。

      注: 既定で使用される作業時間は、開催者の設定から取得され、Exchange の設定に失敗します。 設定が見つからない場合は、既定値は午前 8 時から午後 5 時です。

    • タイム ゾーン: タイム ゾーンのドロップダウン メニューを選択して、会議のタイム ゾーンを変更します。

      注: 

      • 使用するタイム ゾーンは、開催者の設定から取得されますが、一覧から新しいタイム ゾーンを選択できます。

      • 夏時間が考慮され、毎年の切り替えで正しい時刻が表示された後の会議

  5. FindTime は出席者のスケジュールを確認し (利用可能な場合)、適切な会議時間を提案します。

    注: FindTime では、Microsoft 365 ビジネス アカウントを使用して、自分の予定表と組織内の出席者の予定表にアクセスして、空き時間を決定します。 アカウントに関連付けられていない Microsoft 365 はサポートされません。

    リンクを使用して会議オプションを並べ替える。

    FindTime 日付の [空き時間] オプションと [時刻] オプション。

    • き時間: 最適なオプション (必要なすべての会議参加者が空き時間) を最初に一覧表示します。 最適なオプションを決定するために使用される要因には、空き時間の出席者の数、必須出席者と任意出席者の数、競合する出席者が予定表に仮の予定があるかどうか、予定が入っている場合などです。

    • 時刻: オプションが時系列で一覧表示されます。

      注: 矢印を使用して、日と月をスクロールできます。 使用可能な日は緑色で下線が引きます。 濃い緑は、最も多くのオプションを含む日を示し、明るい緑と赤は最も競合が多い日を示します。 週末の日数は、作業時間 が選択されていない 場合に使用できるとマークされます。

    • 人のアイコンは、会議の参加者が必要かどうかを示し、空き時間情報を表示します。

      People アイコン キー

      • 下線付き: 必須

      • : 利用可能

      • 黄色: 取り込み中の可能性があります

      • : 取り込み中

      • 灰色: 不明

    • アイコンを使用して詳細にアクセスできます。

      • [ 招待者の状態アイコン を選び、出席者のステータス トレイを開きます。

      • 各ユーザーのアイコンをポイントするか、空き時間情報を表示します。

      • 予定表 予定表アイコン を選択して表示します。

  6. いくつかの適切な会議時間を選択します。

    • 選択すると、時刻ボックスが青に変わります。

      選択した会議オプション

      注: 提案数が 20 以下の投票は、合意に達する可能性が高い。 

  7. [次へ] を選択します。

  8. 会議の場所を入力します。

    • オンライン会議は既定で有効になっています。 [オンライン 会議] チェック ボックスをオンにして無効にします。 


      [新しい会議の投票] ウィンドウのスクリーンショット
      オンライン会議が選択されている場合、FindTime は会議のSkype for Business またはMicrosoft Teams します。 FindTime では、組織によって既定のオンライン会議チャネルとして設定されているユーザーが使用されます。 

      注: ダッシュボードにSkype for Business設定を保存した場合、FindTime では、その設定が Microsoft Teams。 このオプションを使用するMicrosoft Teams、ダッシュボードのSkype for Business設定を削除します。

  9. [投票 の設定] を 選択し、オン /オフ オプションを切り替 えます。

    注: この時点で選択した会議時間を削除するには、[選択した時間] リストで[X]を選択 します。

    • 投票の更新について通知する: 出席者が投票するごとにメールが届きます。 メッセージには、現在の投票の状態とスケジュールするオプションが含まれます。

    • 出席者が合意に達する時期をスケジュールする: 予定表イベントは、必要なすべての出席者が特定の時間オプションを支持して投票した場合に自動的にスケジュールされます。 複数のオプションを使用できる場合は、最も早いオプションがスケジュールされます。

    • 選択した時間を自分の予定表に保留する: 仮のイベントは、提案する各オプションについて予定表に配置されます。 会議がスケジュールされている場合、または投票が取り消されると、すべての保留が削除されます。

    • 出席者の投票をロックする: 出席者は、新しい時間を提案したり、他の出席者を編集したりできない。

    • 出席者に ID の確認を要求する: 匿名投票を防止するために、出席者は投票前に認証を行う必要があります。

    • FindTime 言語でのメール通知: FindTime を使用する言語は、関連するメール通知を送信するために使用されます。 それ以外の場合、これらの通知は英語で送信されます。

  10. [メール に挿入] を選択します

  11. FindTime は、提案された会議時間をメールに挿入します。 必要 に応じて、[ 編集オプション] を選び、会議の設定を変更します。

    注: 変更を加え、会議の時間を再挿入する場合は、元の招待を手動で削除する必要があります。

  12. [ 送信] を選択して会議出席招待を送信し、投票プロセスを開始します。

  13. 会議の投票ページへの直接リンクを受け取ります。

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