Outlook 2013 (アウトルック2013) や Outlook 2010 (アウトルック 2010) において、同じメール アドレス用の受信トレイや送信済みアイテムが複数設定されてしまった場合の対処方法を、画面写真と会話でご紹介します。
メールに Outlook 2010 を使っているんだけど、受信トレイや送信済みアイテムが複数できちゃったの。
ちょっと見せて。これは、同じメール アドレスを複数設定したから、受信トレイなどのデータも複数になってしまったんだね。
メールがうまく送れないときがあって、新しく設定したほうが直るのが早いと思って、あわててメールアドレスをもう 1 個設定しちゃったの。まさか同じメール アドレスの受信トレイが 2 個になるなんて。
Outlook は受信トレイなどのデータを、アカウントという単位で管理しているんだよ。この場合のアカウントというのは、1 個のメール アドレスに付随するデータ一式と考えればいいかな。メール アドレスを設定すると、受信トレイや連絡帳などが使えるようになるでしょ。他のメール アドレスを設定すると、別の受信トレイや連絡帳も使えるようになる。複数のメール アドレスを全部アウトルックで管理できるから、便利な機能なんだ。
同じメール アドレスの受信トレイが 2 個になってしまったのは、同じメール アドレスを別々のアカウントとして設定してしまったからだよ。重複したアカウントを削除して、1 つにする?
大事なメールは残しておきたいのよ。削除しても大丈夫?
複数のアカウントのデータを 1 つにまとめてから、重複したアカウントを削除してしまえばいいんだよ。さっそくやってみよう。最初に、複数のアカウントから、残しておきたいものを選ぼう。Outlook 2010 でも Outlook 2013 でも手順は同じだよ。
どのアカウントを削除すればいいのかしら?
もし送受信のトラブルが治っていないなら、問題ないほうを残そう。どちらも問題ないなら、以前から使っていたアカウントを残せば? そっちには昔からのメールがたくさん残っているだろう。後から設定したアカウントは新しいから、蓄積されたメールのデータも少ないよね。
わかった。古いアカウントを残すことにするわ。
じゃあ、まずは残すアカウントを確認だ。Outlook 2010 の場合は [ファイル] タブの [情報] をクリック。[アカウント設定] をクリック。もう一度 [アカウント設定] をクリック。
Outlook 2013 の場合は、[ファイル] タブをクリックして、、、
[情報]、[アカウント設定] を順にクリック。もう一度 [アカウント設定] をクリック。
[データ ファイル] タブをクリックして。ここに並んでいるのが、アカウントの設定さ。設定したアカウントの数だけ、リストになっているよ。どのアカウントが二重になっているか、ここで確認しておこう。
上から 2 番目のアカウントが、私が残しておきたいものよ。
それを選択して、[既定に設定] をクリックする。
何か確認の画面が出たわよ。
Outlook 2010 の場合
Outlook 2013 の場合
[既定に設定] を変更したから、その確認メッセージだよ。すでに [既定に設定] になっていた場合は、この画面は出ない。[OK] をクリックすると元の画面に戻るよ。
それから、後で自分で選んだものがわかるように、この段階でアカウントの名前 (この場合、test@test.com) をメモしておいて。
次は削除するアカウントのデータをコピーしよう。Outlook 2010 の場合は、[ファイル] タブの [開く] をクリックしてから、[インポート] をクリック。
Outlook 2013 の場合は、Outlook 2013 の場合は、[ファイル] タブをクリックして、、、
[開く/エクスポート] をクリックしてから、[インポート/エクスポート] をクリック。
[インポート/エクスポート ウィザード] という画面が出たわ。
[ファイルにエクスポート] を選択して、[次へ] をクリック。エクスポートというのは、データを外に出すという意味。アカウントにあるデータを、別の場所にコピーするときに使う作業だよ。
次の画面で [Outlook データ ファイル(.pst)] を選んで、[次へ] をクリック。
[エクスポートするフォルダー] を選ぶ画面が出たわ。
この画面で、削除するアカウントを選択するんだ。[サブ フォルダーを含む] にチェックを入れてから、[次へ] をクリック。
今度は [エクスポート ファイル名] を選ぶ画面よ。エクスポート ファイルって何?
コピー先のことだよ。つまり、残しておきたいアカウントを選べばいいんだ。さっきメモしたよね。
[参照] をクリックして、さっきメモしておいた名前のアカウントを選んで、[OK] をクリックすればいいのね。
そう。これで削除したいアカウントのデータを、残したいアカウントにエクスポート、つまりコピーすることになるんだ。
[重複してもエクスポートする] にチェックを入れて、[完了] をクリック。これでコピーの作業は終わり。ちゃんとコピーされたかな?
受信トレイの中のメールを見てみるわ。……大丈夫。コピーされている。
確認するのはメールのデータだけじゃないよ。連絡先や予定表などもアウトルックで管理している場合は、そういうデータもコピーされているか、しっかり確認してよ。
間違いなくコピーされているわ。
次は複数設定してしまった余計なアカウントを削除するよ。
Outlook 2010 の場合は [ファイル] タブから [情報] をクリック。[アカウント設定] をクリック。もう一度 [アカウント設定] をクリック。
Outlook 2013 の場合は、[ファイル] タブをクリックして、、、
[情報]、[アカウント設定] を順にクリック。もう一度 [アカウント設定] をクリック。
さっき見た画面ね。
[データ ファイル] タブをクリックして、削除したいアカウントを選択して、[削除] をクリック。
何か確認の画面が出たわよ。
新しく届いたメールを、既定のアカウントに配信するように設定変更されるという意味。問題ないから [はい] をクリックして。
[データ ファイル] のリストから、削除したいアカウントが消えたわ。
ほら、アウトルックのいつもの画面に戻ると、複数あった同じメール アドレスのアカウントがなくなっているだろう。もしも間違って 3 つ以上同じメールアドレスを設定していたら、この作業を繰り返せばいいんだ。
コピーした結果、データを集約したアカウントで、メールなどのアイテムが重複してしまったら、"Outlook で重複するインポート アイテムを削除する方法" で削除できるよ。
本当。複数あった受信トレイの悩みが解消されて、スッキリしたわ。ありがとう。
