Gewusst wie: Verwenden von Seriendruck zum Erstellen einer Liste sortiert nach Kategorie in Word 2000

Einrichten der Datendatei

Die Datendatei so sortieren, dass alle Datensätze mit dem gleichen Wert für den Schlüssel Kategorie Feld (das Feld, nach dem die Sortierung basieren) zusammen, wie in der folgenden Beispiel-Datendatei. Der Ort wird folgende Beispiel sortiert (Stadt ist dem Schlüsselfeld in diesem Beispiel):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Hauptdokument einrichten

Hinweis: < eingeben > bezeichnet eine Absatzmarke folgt. Drücken Sie die EINGABETASTE, um eine Absatzmarke zu geben.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr Hauptdokument als Katalog einrichten:

1. Öffnen Sie ein neues Dokument, und klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.

2. Im Seriendruck-Manager auf Erstellen, und klicken Sie dann auf Katalog.

3. Klicken Sie auf Neues Hauptdokument aufgefordert.

4. Klicken Sie im Seriendruck-Managerund klicken Sie dann auf Öffnen , um die Datendatei (verwenden Sie die Beispieldatei, die im Abschnitt "Festlegen von der Datendatei" erstellt) anhängen.

5. Legen Sie die folgenden Felder zum Vergleichen der Inhalt jedes Schlüsselfeld Datensatz mit dem Inhalt des nächsten Datensatzes Feld bestimmt, ob das Feldinhalt von einem Datensatz zum nächsten ändern.

Hinweis: Dieses Beispiel verwendet die Beispieldaten aus dem Abschnitt "Festlegen von der Datendatei" dieses Artikels. Zum Einfügen der Klammern STRG + F9 drücken.

{ IF { } MERGESEQ "1" werden "{ MERGEFIELD Stadt {}" = "" {} < Eingabetaste >
{ SET Place1 MERGEFIELD Ort { }}< Eingabetaste >
{ } Wenn { } Place2 { } { } <> Place1 }"< Eingabe >
{ } MERGEFIELD Ort }< Eingabetaste >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Mitarbeiter } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Mitarbeiter } { MERGEFIELD Sales {} " } { SET Place2 MERGEFIELD Ort { }}< Eingabetaste >
In diesem Beispiel festgelegten Felder erzeugt einen Katalog auf derselben Seite wie folgt aufgelistet:

Atlanta

Smith $3.000
50.000 Tore
Henderson 10.000

Houston

Jones $8.000
Kelley 9.000 $
Peterson $0

Jede Kategorie auf einer neuen Seite erzwingen

Das Schlüsselfeld in diesem Beispiel ist { MERGEFIELD Ort }. Ändert der Wert der Stadt in der Datendatei in eine andere Stadt, eine neue Seite der zusammengeführten Ergebnisse hinzugefügt und der Merge-Vorgang am oberen Rand der nächsten Seite fortgesetzt. Zum Einfügen der Klammern STRG + F9 drücken.

{ } Wenn MERGESEQ { } { = "1" werden "{ MERGEFIELD Stadt }" ""{} < Eingabetaste >
{ SET Place1 MERGEFIELD Ort { }}< Eingabetaste >
{ } Wenn { } Place2 { } { } <> Place1 }"< Eingabe >
--Seite Umbruch--
{ } MERGEFIELD Ort }< Eingabetaste >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Mitarbeiter } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Mitarbeiter } { MERGEFIELD Sales {} " } { SET Place2 MERGEFIELD Ort { }}< Eingabetaste >
Hinweis: um einen Seitenumbruch einzufügen, entweder STRG + EINGABETASTE, oder Klicken Sie im Menü Einfügen auf Seitenumbruchwählen und klicken Sie auf OK.

In diesem Beispiel festgelegten Felder erzeugt einen Katalog auf separaten Seiten wie folgt aufgelistet:

Atlanta

Smith $3.000
50.000 Tore
Henderson 10.000

--Seite Umbruch--
Houston

Jones $8.000
Kelley 9.000 $
Peterson $0

Das Feld formatieren

In diesem Beispiel das Schlüsselfeld ist {MERGEFIELD Ort}. Um die Ergebnisse des {MERGEFIELD Ort} als Großbuchstaben formatieren können Formatierungsschalter des \ * oberen. Zum Einfügen der Klammern STRG + F9 drücken.

{ } Wenn MERGESEQ { } { = "1" "{ } MERGEFIELD Ort \ * Upper }" "" {} < Eingabetaste >
{ SET Place1 MERGEFIELD Ort { }}< Eingabetaste >
{ } IF { } Place2 { } { } <> Place1 }"< Eingabe >
{ } MERGEFIELD Ort \ * Upper }< Eingabetaste >
<ENTER>
{ MERGEFIELD Mitarbeiter } { MERGEFIELD Sales }""{ MERGEFIELD Mitarbeiter } { MERGEFIELD Sales {} " } { SET Place2 MERGEFIELD Ort { }}< Eingabetaste >
Die Felder festgelegt in diesem Beispiel erzeugen einen Katalog auf derselben Seite mit der Anzeige in Großbuchstaben, wie folgt aufgelistet:

ATLANTA

Smith $3.000
50.000 Tore
Henderson 10.000

HOUSTON

Jones $8.000
Kelley 9.000 $
Peterson $0
Hinweis: können formatieren anderen Schlüsselfeld { } MERGEFIELD Ort }durch das gesamte Feld (einschließlich Feld geschweiften Klammern {}), und das Feld nach Ihren Wünschen formatieren. Feld formatieren, klicken Sie im Menü Format auf Schriftart .

Wie funktioniert dieser Prozess

Das erste IF-Feld in diesen Beispielen fügt den Namen der Stadt und ein Wagenrücklaufzeichen (< Eingabe >) nur für den ersten Datensatz im Seriendruck. Für alle nachfolgenden Datensätze folgende IF-Feld fügt nichts (""). Es erkennt den ersten Seriendruckdatensatz durch Vergleichen des MERGESEQ-Felds (die laufende Nummer des aktuellen Datensatzes zurückgibt) der Ziffer "1".

Die zweite Wenn-Feld fügt eine Absatzmarke (oder einen Seitenumbruch, wenn jede Stadt zu einer neuen Seite erzwungen wird) den Ortsnamen zwei mehr Zeichen, die Mitarbeiternamen und Verkaufsbetrag (in dieser Reihenfolge) nur zurück, wenn das IF-Feld legt fest, dass der aktuelle Datensatz eine Stadt enthält Name der vorhergehenden Datensatz unterscheidet. Wenn festgestellt wird, dass der aktuelle Datensatz Namen einer Stadt enthält, der den vorhergehenden Datensatz identisch ist, nur die nächste Mitarbeiternamen und Verkaufsbetrag eingefügt.

Folgende IF-Feld erkennt den neuen Ort durch Vergleich der Lesezeichen zwei Feldern festlegen. Der Text der Textmarke "Place1" entspricht immer Ort des aktuellen Datensatzes und den Text der Textmarke "Place2" entspricht den vorhergehenden Datensatz Ort .