Prihláste sa s kontom Microsoft
Prihláste sa alebo si vytvorte konto.
Dobrý deň,
Vyberte iné konto.
Máte viacero kont
Vyberte konto, s ktorým sa chcete prihlásiť.

Program Microsoft Word 2002 verziu tohto článku, pozrite si
294683.
Program Microsoft Word 97 verziu tohto článku, pozrite si
141922.

V TEJTO ÚLOHE

Súhrn

Tento podrobný článok popisuje, čo hromadnej korešpondencie a ako základný hromadnej korešpondencie na vytvorenie formulárových listov v programe Microsoft Word.


Ďalšie informácie o vykonávaní iných typov hromadnú korešpondenciu zlúčenie s inými typmi údajov a riešenie problémov, skontrolujte zoznam článkov v Súvisiacich článkoch časti tohto článku.

Popis v tomto článku, nájdete v časti slovník tohto článku.

Čo je hromadnej korešpondencie?

Hromadná korešpondencia je funkcia v programe Word. S hromadnou korešpondenciou môžete zlúčiť Štandardný informácie (napríklad formulárových listov) s premennej ako (databáza názvy) a adresy zákazníkov. Týmto spôsobom môžete mať dokumenty, ktoré sú takmer rovnaké: dokumenty je rovnaký pre každý zákazník ešte každého dokumentu je prispôsobené jednotlivých databázy.

Existujú tri hlavné komponenty pre hromadnú korešpondenciu:

  • Hlavný dokument obsahujúci štandardný informácie: textu a grafických objektov. Hlavný dokument tiež určuje formát výsledného dokumentu; napríklad formulárových listov, obálky alebo menovky.

  • Zdroj údajov, ktorý obsahuje informácie o premenných: zoznam mien a adries, napr.

  • Zlúčené dokument, ktorý obsahuje kombináciu štandardný text a premenná informácie.

Hlavný dokument obsahuje štandardný text a grafiku chcete v každej verzii dokumentu hromadnej korešpondencie. V hlavnom dokumente môžete vložiť špeciálne pokyny, nazývaný polia, indikujú, kde chcete premennej informácie zobraziť. Keď zlučujete informácie v zdroj údajov s hlavným dokumentom, premennej informácie nahradí polia s jednotlivých informácií. Výsledkom je zlúčené dokument, ktorý obsahuje kombináciu štandardný text a premenná informácie.


Zdroj údajov obsahuje informácie (napríklad mená, adresy a telefónne čísla), ktoré sa líši podľa každú verziu dokumentu. Väčšinu času, môžete ukladať údaje v dokumente programu Word; však považuje formátov. Napríklad zdroj údajov môže byť pracovný hárok programu Microsoft Excel, databázu programu Microsoft Access alebo súbor čiarkou premenná (CSV).


Zdroj údajov je nastavený s riadok hlavičky (nazývané aj Hlavička záznam) a záznamov údajov. Riadok hlavičky sa prvá položka v zdroji. Obsahuje názvy polí, ktoré identifikujú premennej informácie. Záznamy obsahujú jednotlivých informácie. Každého záznamu údajov sa skladá z jedného alebo viacerých polí, v závislosti na koľko premennej informácie máte pre každý. Táto množina informácií tvorí jeden údajový záznam.

Hromadnej korešpondencie má štyri hlavné kroky:

  1. Otvorte alebo vytvorte hlavný dokument.

  2. Otvorte alebo vytvorte zdroj údajov.

  3. Upraviť hlavný dokument.

  4. Korešpondencie.

Nasledovný postup ukazuje spôsob vytvorenie formulárových listov pripojiť k zdroju údajov, naformátujte ho a zlúčiť dokumenty. Postup pre vytvorenie zlúčené obálky alebo menovky je podobné. Ďalšie informácie nájdete v téme uvedené v článku
Súvisiace články v tomto článku.

Krok 1: Otvorte alebo vytvoriť hlavný dokument

  1. Máte dokument obsahujúci štandardný text, ktorý chcete otvoriť. Alebo ak chcete vytvoriť nový formulár list prázdny dokument je zobrazený, kliknite na tlačidlo nové na štandardnom paneli s nástrojmi.

  2. V ponuke Nástroje kliknite na položku Hromadná korešpondencia.

  3. V oblasti hlavný dokument v dialógovom okne Pomocník hromadnej korešpondencie kliknite na položku vytvoriť.

  4. Kliknite na položku formulárové listy.

    Zobrazí sa výzva na použitie aktívneho okna na hlavný dokument alebo vytvoriť nový hlavný dokument. Kliknite na tlačidlo aktívne okno. Aktívny dokument sa stane hlavný dokument hromadnej korešpondencie.


    Program Word sa vráti na hromadnú korešpondenciu.

  5. Prejsť na Krok 2: Otvorte alebo vytvoriť zdroj údajov.

Krok 2: Otvorte alebo vytvoriť zdroj údajov

Keď otvoríte alebo vytvoriť zdroj údajov pomocou hromadnej korešpondencie Pomocník, sa zobrazuje v programe Word použiť špecifickú množinu premennej informácie pre hromadnej korešpondencie. Použite ľubovoľný z nasledujúcich metód pripojiť hlavného dokumentu na zdroj údajov.

Metóda 1: Ak píšete mená a adresy po prvýkrát

Ak chcete vytvoriť novú databázu, postupujte nasledovne:

  1. V oblasti zdroj údajov Pomocník hromadnej korešpondencie dialógové okno, kliknite na položku Načítať údaje.

  2. Kliknite na položku vytvoriť zdroj údajov.

    Zobrazí sa dialógové okno Vytvorenie zdroja údajov . V tomto dialógovom môžete zadať pole názvy zahrnúť v zdroji. Okno Názvy polí v riadku hlavičky sú uvedené názvy, ktoré sa často používajú v formulárové listy, menovky a obálky. Môžete odstrániť polia, ktoré nechcete výberom ich jeden v čase, a potom kliknite na položku Odstrániť názov poľa. Ak chcete vytvoriť nové názvy polí, zadajte nový názov poľa v Názov poľa a kliknite na tlačidlo Pridať názov poľa.

    Keď skončíte vytváranie nových polí a odstraňovanie polia, ktoré nechcete, kliknite na tlačidlo OK.

  3. Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako . Do poľa Názov súboru zadajte názov, ktorý chcete dať zdroj údajov a kliknite na tlačidlo Uložiť.

  4. Keď sa zobrazí výzva na zdroj údajov na upravenie alebo nastaviť hlavný dokument, kliknite na položku Upraviť zdroj údajov.

  5. Keď sa zobrazí dialógové okno Údajov formulára , zadajte informácie do formulára. Ak nie sú žiadne informácie o konkrétnej oblasti, ponechajte pole prázdne. Predvolene Word preskakuje prázdne polia, takže hromadnej korešpondencie nie je ovplyvnené, ak prázdne položky v údajovom formulári. Množina informácií v každom forme tvorí jeden údajový záznam.

  6. Po zadaní informácií pre záznam, kliknite na tlačidlo Pridať nové prejsť na ďalší riadok.

  7. Po pridaní všetkých vašich údajov, kliknite na tlačidlo OK sa vrátite do hlavného dokumentu.

    Oznámenie Hromadná korešpondencia panel s nástrojmi.

  8. Hlavný dokument uložiť.

    Keď uložíte hlavný dokument v tomto bode, tiež ukladanie zdroja údajov a viažu na hlavné dokument.

  9. Prejsť na Krok 3: úprava hlavný dokument.

Metóda 2: Ak používate existujúceho zdroja údajov

Ak chcete použiť existujúci zdroj údajov, postupujte nasledovne:

  1. V dialógovom okne Pomocník hromadnej korešpondencie kliknite na Získanie údajov.

  2. Kliknite na tlačidlo Otvoriť zdroj údajov.

  3. V dialógovom okne Otvoriť zdroj údajov vyberte súbor, ktorý obsahuje premennú informácie, ktoré chcete použiť, a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    Poznámka: Ak zdroj údajov nie je uvedený v zozname súborov, vyberte príslušnú jednotku a priečinok. Ak je to potrebné, vyberte príslušnú možnosť v Zoznam súborov typu . Vyberte súbor a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    Program Word zobrazí nasledovné hlásenie:

    Nenašli sa žiadne zlučovacie polia v hlavnom dokumente. Kliknite na tlačidlo Upraviť hlavný dokument sa vloží do dokumentu.

  4. Kliknite na položku Upraviť hlavný dokument vrátiť do hlavného dokumentu.

    Oznámenie Hromadná korešpondencia panel s nástrojmi.

  5. Hlavný dokument uložiť. Keď uložíte hlavný dokument v tomto bode, tiež ukladanie zdroja údajov a viažu na hlavné dokument.

  6. Prejsť na Krok 3: úprava hlavný dokument.

Krok 3: Úprava hlavný dokument

V kroku 1, ste vybrali, otvorte existujúci dokument alebo vytvorte novú. Použite jeden z nasledujúcich postupov na základe zvolenej v kroku 1.

Metóda 1: Ak používate existujúceho dokumentu

  1. Kliknite, ak chcete vložiť informácie zo zdroja údajov.

  2. Na paneli s nástrojmi Hromadná korešpondencia kliknite na tlačidlo Vložiť zlučovacie polea kliknite na zlučovacie pole, ktoré chcete použiť.

    Poznámka: Uistite sa, či zadáte medzery ani interpunkciu požadovanú medzi dvoma hromadnej korešpondencie polia alebo po zlučovacie pole. Môžete tiež formátovať (formátovania tučné písmo alebo kurzíva) zlučovacie polia, len ako obyčajný text.

  3. Opakujte kroky 1 a 2 pre každú zlučovacie pole, ktoré chcete pridať do dokumentu.

  4. Keď dokončíte úpravu hlavný dokument, kliknite na tlačidlo Uložiť alebo Uložiť ako v ponuke súbor . Názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť.

  5. Prejsť na Krok 4: korešpondencie.

Metóda 2: Ak používate nový hlavný dokument

  1. Zadajte alebo pridať text a grafické prvky, ktoré chcete zahrnúť v.

  2. Vždy, keď sa na miesto, kde chcete vložiť informácie zo zdroja údajov, kliknite na tlačidlo Vložiť zlučovacie pole na Hromadná korešpondencia panel s nástrojmi a potom kliknite na zlučovacie pole, ktoré chcete použiť.


    Poznámka: Uistite sa, či zadáte medzery ani interpunkciu požadovanú medzi dvoma hromadnej korešpondencie polia alebo po zlučovacie pole. Môžete tiež formátovať (formátovania tučné písmo alebo kurzíva) zlučovacie polia, len ako obyčajný text.

  3. Keď dokončíte úpravu hlavný dokument, kliknite na tlačidlo Uložiť alebo Uložiť ako v ponuke súbor . Názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť.

  4. Prejsť na Krok 4: korešpondencie.

Krok 4: Korešpondencie

  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Hromadná korešpondencia.

  2. Podľa Zlúčiť údaje s dokumentom, kliknite na položku Zlúčiť.

  3. V dialógovom okne Zlúčiť kliknutím Zlúčiťa vyberte nový dokument na zobrazenie dokumentu hromadnej korešpondencie na obrazovke. Tlač dokumentu hromadnej korešpondencie, kliknite na položku Tlačiť v ponuke súbor .

    Poznámka: V Zlúčenie do začiarknite tlačiarne Ak chcete odoslať dokumentu hromadnej korešpondencie na tlačiareň bez najprv zobrazenie na obrazovke.

  4. Kliknite na položku Zlúčiť.

Slovník

Štandardný. Všeobecné informácie, ktoré sa opakuje každý formulárových listov, poštových štítkov, obálky alebo katalógu.

Údajové pole. Kategória informácií v zdroji údajov. Údajové pole zodpovedá stĺpca informácií v zdroji údajov. Názov každého údajové pole je uvedené v prvom riadku (riadok hlavičky) zdroja údajov. "PSČ" a "Priezvisko" sú príklady názvov údajových polí.

Zázname. Úplný súbor súvisiacich informácií v zdroji údajov. Údajový záznam zodpovedá jednému riadku informácií v zdroji údajov. Všetky informácie o jedného klienta do zoznamu adries klienta je príklad údajov záznam.

Zdroj údajov. Zdroj údajov je súbor, ktorý obsahuje údaje, ktoré sa líšia v každej kópii dokumentu hromadnej korešpondencie. Zdroj údajov môže napríklad meno a adresu každého príjemcu formulárových listov.

Čiarkami. Textový súbor, ktorý má dátové polia oddelené (alebo čiarkami) kartu znaky alebo čiarkami, a záznamy oddelený značkami odseku.

Hlavičku. Prvý riadok (alebo záznam) v zdroji údajov hromadnej korešpondencie. Riadok hlavičky obsahuje názvy polí pre kategórie informácií údajov zdroja; napríklad "Meno" a "Mesto". Riadok hlavičky sa ukladajú v samostatnom zdroji hlavičky s názvom.

Hlavný dokument. Hromadnej korešpondencie operácii, dokument, ktorý obsahuje text a grafické prvky, ktoré zostávajú rovnaké pre každú verziu zlúčené dokumentu; napríklad adresu a telo formulárových listov.

Zlučovacie. Zástupný symbol, ktorý môžete vložiť do hlavného dokumentu. Zlučovacie polia priama program Microsoft Word kam vložiť informácie zo zdroja údajov. Napríklad vložte zlučovacie pole "City" program Word vloží mesto názov, napríklad "Paríž", ktorý je uložený v údajovom poli mesto.

Zlúčené dokument. Dokument, ktorý je vytvorený spojením údajov zo zdroja údajov do hlavného dokumentu.

Odkazy

Ďalšie zdroje informácií

Prostriedky podpory hromadnej korešpondencie programu Word

Ďalšie informácie o hromadnej korešpondencie, kliknite na tlačidlo Pomocník programu Microsoft Word v ponuke Pomocník , typ hromadnej korešpondencie v Asistentovi balíka Office alebo Sprievodcovi odpoveďami a kliknite na tlačidlo vyhľadávanie zobrazte príslušné témy.

Súvisiace články

Ďalšie informácie o hromadnej korešpondencie, po kliknutí na nasledovné číslo článku publikovaného v databáze Microsoft Knowledge Base:

212322 ako: Design a nastaviť údajoch hromadnej korešpondencie v programe Word 2000

212017 ako: použiť hromadnú korešpondenciu vytvoriť obálky v programe Word 2000

212034 ako: vytvoriť menovky s adresami použitím hromadnej korešpondencie v programe Word 2000

212029 ako: vytvoriť vlastnú menovku alebo upraviť existujúcu menovku v programe Word 2000

212012 WD2000: ako účinnosti Text začať pri rovnakej riadok v zlúčených list

211363 WD: ako zadať viacero podmienok s vnorených IF

212314 ako: použiť zdroj údajov programu Excel pre hromadnú korešpondenciu v programe Word 2000

214183 ako: použiť hromadnú korešpondenciu s prístup parametrický dotaz v programe Word 2000

211190 ako: použite 2000 údajov programu Access v programe Word 2000

211206 ako: použiť adresár programu Outlook Express v hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word

212379 WD2000: ako previesť WordPerfect 6.x údajov súbory a adresáre

212334 WD2000: ako previesť údaje v jednom stĺpci tabuľky

211702 WD2000: ako previesť WordPerfect zlúčiť údaje

214827 WD: ako používať vnorené Ak v Mail zlúčiť dokumentu

264722 WD2000: ako potlačiť prázdne riadky počas hromadnej korešpondencie

211303 Používanie hromadnej korešpondencie na vytvorenie zoznamu zoradené podľa kategórie v programe Word 2000

211293 ako: Zmena dodávky alebo vrátiť adresu formátovanie v programe Word 2000

212078 ako: pridať obrázok alebo Logo do každého štítku v programe Word 2000

212358 WD2000: zdroj zlúčenia údajov nepodarí pripojiť alebo zlúčiť

212263 WD2000: chybové hlásenie: Word nemôže otvoriť < súbor Name.doc > ako údaje alebo zdroj hlavičky, pretože je aktívny dokument hromadnej korešpondencie hlavný

212125 WD2000: chybové hlásenie: "chyba! Referenčný zdroj sa nenašiel "prázdne opýtať alebo Fillin pole

211729 WD2000: ErrMsg: "Word nie zlúčiť hlavného dokumentu so zdrojom údajov pretože údajové záznamy boli prázdne alebo žiadne záznamy uzavreté dotaze."

242339 WD2000: nesprávne napísané slovo nie označené pri kontrole pravopisu Mail zlúčiť dokumentu

211437 WD2000: Hromadná korešpondencia hlavného a údaje dokumenty neuložia v pozadí

240854 WD2000: obmedzenia prevodu WordPerfect 5.x dokumentov

211727 WD2000: Hromadná korešpondencia hlavný dokument obnoviť na normálny dokument programu Word

189196 WD2000: chybové hlásenie: "< názov súboru hlavný dokument > je Hromadná korešpondencia hlavný dokument" pomocou Outlook 97 alebo Schedule+

212354 WD2000: formátovanie znakov v zdroji údajov nezachovajú po hromadnej korešpondencie

212068 WD2000: Zmena prípad nevzťahuje formátovanie na zlučovacie polia

220250 WD2000: chybové hlásenie: polia sú vnorené príliš hlboko v hromadnej korešpondencie

211322 WD2000: nie je možné zmeniť predvolené názvy polí v Pomocník hromadnej korešpondencie

214157 WD2000: nemôže nahradiť všetky výskyty neplatné pole MERGEFIELD

211651 WD2000: prázdny priestor zobrazí, ak je pole prázdne v hromadnej korešpondencie

264892 WD2000: prázdny riadok nie je zastavená podmienené hromadnej korešpondencie

270623 Outlook Express: ako používať adresár programu Outlook Express v hromadnej korešpondencie

192258 ako to urobiť hromadnej korešpondencie s zoznamu kontaktov v programe Outlook 2000

Facebook LinkedIn E-mail

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Chcete ďalšie možnosti?

Ponuka funkcií Komunita

Môžete preskúmať výhody predplatného, prehľadávať školiace kurzy, naučiť sa zabezpečiť svoje zariadenie a ešte oveľa viac.

Výhody predplatného služby Microsoft 365

Školenie k službe Microsoft 365

Zabezpečenie od spoločnosti Microsoft

Centrum zjednodušenia ovládania

Komunity pomôžu s kladením otázok a odpovedaním na ne, s poskytovaním pripomienok a so získavaním informácií od odborníkov s bohatými znalosťami.

Opýtať sa na lokalite Microsoft Community

Microsoft Tech Community

Insideri pre Windows

Insideri pre Microsoft 365

Boli tieto informácie užitočné?

Aká je podľa vás jazyková kvalita textu?
Čo sa vám páčilo, prípadne čo nie?
Stlačením tlačidla Odoslať sa vaše pripomienky použijú na zlepšenie produktov a služieb spoločnosti Microsoft. Váš správca IT bude môcť tieto údaje zhromažďovať. Vyhlásenie o ochrane osobných údajov.

Ďakujeme za vaše pripomienky!

×