วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างฟอร์มจดหมายใน Word 2000

จดหมายเวียนคืออะไร

จดหมายเวียนคือ คุณลักษณะใน Word ด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถผสานข้อมูลต้นแบบ (เช่นฟอร์มจดหมาย) กับข้อมูลต่าง ๆ เช่น (ฐานข้อมูลของชื่อ) และที่อยู่ของลูกค้า ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมีเอกสารที่ใกล้เคียงเหมือนกัน: สารของเอกสารจะเหมือนกันสำหรับทุกลูกค้า ได้มีการกำหนดเองแต่ละเอกสารไปยังบุคคลเฉพาะในฐานข้อมูลของคุณได้

มีคอมโพเนนต์หลักสามกับจดหมายเวียน:

• เอกสารหลักที่ประกอบด้วยรายละเอียด boilerplate: ข้อความและกราฟิก เอกสารหลักกำหนดรูปแบบของเอกสารผสานเป็นผลลัพธ์ นอกจากนี้ ตัวอย่างเช่น ฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายชื่อ

• แหล่งข้อมูลที่ประกอบด้วยข้อมูลต่าง ๆ: รายการของชื่อและที่อยู่ ตัวอย่าง

• เอกสารผสานที่ประกอบด้วยชุดของข้อมูลข้อความและตัวแปร boilerplate

เอกสารหลักประกอบด้วยข้อความ boilerplate และกราฟิกที่คุณต้องการในทุกรุ่นของเอกสารที่ผสาน คุณต้องใส่คำแนะนำพิเศษ เรียกว่าเขตข้อมูลผสาน เพื่อบ่งชี้ที่คุณต้องการให้ข้อมูลต่าง ๆ ปรากฏในเอกสารหลัก เมื่อคุณผสานข้อมูลในแหล่งข้อมูลที่มีเอกสารหลัก ข้อมูลต่าง ๆ แทนที่เขตข้อมูลผสานกับข้อมูลมาก ๆ ผลลัพธ์คือ เอกสารที่ผสานที่ประกอบด้วยการรวมกันของข้อความต้นแบบและข้อมูลต่าง ๆ


แหล่งข้อมูลประกอบด้วยข้อมูล (เช่นชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์) ที่แตกต่างกันไปกับเอกสารแต่ละเวอร์ชัน โดยส่วนใหญ่ คุณสามารถเก็บข้อมูลของคุณในเอกสาร Word อย่างไรก็ตาม Word ยังจำแนกรูปแบบอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น แหล่งข้อมูลอาจเป็นแผ่นงาน Microsoft Excel ฐานข้อมูล Microsoft Access หรือแฟ้มตัวแปรคั่นด้วยจุลภาค (CSV)


แหล่งข้อมูลมีตั้งค่ากับแถวส่วนหัว (หรือที่เรียกว่าระเบียนหัวกระดาษ) และบันทึกข้อมูล แถวส่วนหัวเป็นรายการแรกในแหล่งข้อมูล ประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูลที่ระบุถึงข้อมูลต่าง ๆ ระเบียนข้อมูลประกอบด้วยข้อมูลมาก ๆ แต่ละระเบียนข้อมูลประกอบอย่าง น้อยหนึ่งฟิลด์ ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่ตัวแปรที่คุณมีสำหรับแต่ละบุคคล ชุดข้อมูลนี้ทำให้ค่าข้อมูลได้เพียงหนึ่งระเบียน

กระบวนการจดหมายเวียนมีสี่ขั้นตอนหลัก:

1. เปิด หรือสร้างเอกสารหลัก

2. เปิด หรือสร้างแหล่งข้อมูล

3. แก้ไขเอกสารหลัก

4. ดำเนินการผสาน

ขั้นตอนต่อไปนี้สาธิตวิธีการสร้างฟอร์มจดหมาย แนบแหล่งข้อมูล ฟอร์แมต และผสานเอกสาร ขั้นตอนในการสร้างซองจดหมายที่ผสานหรือป้ายชื่อที่คล้ายกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความที่เหมาะสมที่แสดงรายการอยู่ในตัว
ส่วนของบทความที่เกี่ยวข้องของบทความนี้

ขั้นตอนที่ 1: เปิด หรือสร้างเอกสารหลัก

1. ถ้าคุณมีเอกสารที่ประกอบด้วยข้อความต้นแบบที่คุณต้องการใช้ เปิด หรือ ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มจดหมายใหม่ และไม่มีเอกสารที่ว่างเปล่าจะแสดงอยู่ในขณะนี้ คลิกสร้างบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน

2. บนเมนูเครื่องมือคลิกจดหมายเวียน

3. ในพื้นที่เอกสารหลักของกล่องโต้ตอบตัวช่วยเหลือจดหมายเวียนคลิกสร้าง

4. คลิกฟอร์มจดหมาย
   
   คุณได้รับพร้อมท์เมื่อต้องการใช้หน้าต่างที่ใช้งานสำหรับเอกสารหลัก หรือสร้างเอกสารหลักใหม่ คลิกหน้าต่างที่ใช้งานอยู่ เอกสารที่ใช้งานอยู่กลายเป็น เอกสารหลักจดหมายเวียน
   
   
   Word กลับไปที่ผู้ช่วยเหลือของจดหมายเวียน

5. ไปที่ขั้นตอนที่ 2: เปิด หรือสร้างแหล่งข้อมูล

ขั้นตอนที่ 2: เปิด หรือสร้างแหล่งข้อมูล

เมื่อคุณเปิด หรือสร้างแหล่งข้อมูล โดยใช้ผู้ช่วยเหลือจดหมายเวียน คุณกำลังบอกให้ Word ใช้ชุดเฉพาะของข้อมูลต่าง ๆ สำหรับการผสานของคุณ ใช้การดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งในวิธีต่อไปนี้เพื่อแนบเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขเอกสารหลัก

ในขั้นตอนที่ 1 คุณสามารถเลือกเมื่อต้อง การเปิดเอกสารที่มีอยู่ หรือสร้างขึ้นใหม่ ใช้อย่างใดอย่างหนึ่งในวิธีต่อไปนี้ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกที่คุณทำไว้ในขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการผสาน

1. บนเมนูเครื่องมือคลิกจดหมายเวียน

2. ภายใต้ผสานข้อมูลกับเอกสารคลิกผสาน

3. ในกล่องโต้ตอบผสานคลิกผสานกับและเลือกเอกสารใหม่เพื่อแสดงเอกสารที่ผสานบนหน้าจอ เมื่อต้องการพิมพ์เอกสารที่ผสาน คลิกพิมพ์บนเมนูแฟ้ม
   
   หมายเหตุ: ในการผสานกับกล่อง ให้เลือกเครื่องพิมพ์ถ้าคุณต้องการส่งเอกสารที่ผสานไปยังเครื่องพิมพ์โดยไม่ต้องแรกดูบนหน้าจอของคุณ

4. คลิกผสาน

อภิธานศัพท์

ต้นแบบ ข้อมูลทั่วไปที่จะถูกทำซ้ำในแต่ละฟอร์มจดหมาย จดหมายป้ายชื่อ ซองจดหมาย หรือแค็ตตาล็อก หรือไม่

ฟิลด์ข้อมูล ประเภทของข้อมูลในแหล่งข้อมูล เขตข้อมูลที่สอดคล้องกับคอลัมน์หนึ่งคอลัมน์ของข้อมูลในแหล่งข้อมูล ชื่อของแต่ละเขตข้อมูลจะอยู่ในแถวแรก (แถวส่วนหัว) ของแหล่งข้อมูล "รหัสไปรษณีย์" และ "นามสกุล" คือ ตัวอย่างของชื่อเขตข้อมูล

เร็กคอร์ดข้อมูล ชุดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแหล่งข้อมูล ระเบียนข้อมูลที่สอดคล้องกับหนึ่งแถวของข้อมูลในแหล่งข้อมูล ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าคนหนึ่งในรายชื่อส่งเมล์ไคลเอ็นต์เป็นตัวอย่างหนึ่งของระเบียนข้อมูล

แหล่งข้อมูล แหล่งข้อมูลคือ แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่แตกต่างกันไปในเอกสารที่ผสานแต่ละสำเนา ตัวอย่างเช่น แหล่งข้อมูลอาจรวมถึงชื่อและที่อยู่ของผู้รับฟอร์มจดหมายแต่ละ

เป็นตัวคั่น แฟ้มข้อความที่มีเขตข้อมูลแยก (หรือคั่น) ด้วยแท็บอักขระ หรือเครื่องหมายจุลภาค และ ระเบียนข้อมูลที่คั่น ด้วยเครื่องหมายย่อหน้า

แถวหัวเรื่อง แรกแถว (หรือระเบียน) ในแหล่งข้อมูลจดหมายเวียน แถวส่วนหัวประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูลสำหรับประเภทของข้อมูลในแหล่งข้อมูล ตัวอย่างเช่น "ชื่อ" และ "เมือง" นอกจากนี้ยังสามารถเก็บแถวหัวเรื่องในเอกสารแยกต่างหากที่เรียกว่าแหล่งมาของหัวข้อ

เอกสารหลัก ในการดำเนินการจดหมายเวียน เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความและกราฟิกที่แต่ละรุ่นของเอกสารที่ผสาน เหมือนเดิม ตัวอย่างเช่น ข้อความและเนื้อความของฟอร์มจดหมาย

เขตข้อมูลผสานกัน ตัวยึดที่คุณแทรกลงในเอกสารหลัก เขตข้อมูลผสานโดยตรง Microsoft Word ที่จะแทรกข้อมูลเฉพาะจากแหล่งข้อมูล ตัวอย่าง แทรกผสานเขตข้อมูล "เมือง" เพื่อให้ Word แทรกชื่อเมือง เช่น "Paris ที่เก็บอยู่ในเขตข้อมูล City

เอกสารที่ผสาน เอกสารที่สร้างขึ้น ด้วยการผสานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเข้ากับเอกสารหลัก

ทรัพยากรเพิ่มเติม

ทรัพยากรสนับสนุนจดหมายเวียนของ Word

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายเวียน คลิกวิธีใช้ Microsoft Wordบนเมนูวิธีใช้พิมพ์จดหมายเวียนในผู้ช่วย Office หรือ Answer Wizard และจากนั้น คลิกค้นหาเพื่อดูหัวข้อส่งคืน

บทความที่เกี่ยวข้อง

เพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายเวียน คลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft:

212322วิธีการ: การออกแบบ และตั้งค่าข้อมูลของจดหมายเวียนใน Microsoft Word 2000

212017วิธีการ: ใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างซองจดหมายใน Word 2000

212034วิธีการ: สร้างป้ายผนึกจดหมาย โดยใช้จดหมายเวียนใน Word 2000

212029วิธีการ: สร้างป้ายชื่อแบบกำหนดเอง หรือปรับเปลี่ยนป้ายชื่อที่มีอยู่ใน Word 2000

212012 WD2000: วิธีการบังคับให้ข้อความไปจุดเริ่มต้นในบรรทัดเดียวกันในการผสานจดหมาย

211363 WD: วิธีการระบุเงื่อนไขหลายเงื่อนไข ด้วยคำสั่ง IF

212314วิธีการ: ใช้แหล่งข้อมูล Excel สำหรับจดหมายเวียนใน Word 2000

214183วิธีการ: ใช้จดหมายเวียนกับแบบสอบถามพารามิเตอร์ Access ใน Word 2000

211190วิธีการ: ใช้ Access 2000 ข้อมูลใน Word 2000

211206วิธีการ: ใช้ Outlook Express เมลในจดหมายเวียนใน Microsoft Word

212379 WD2000: วิธีการแปลง WordPerfect 6.x ข้อมูลและสมุดรายชื่อ

212334 WD2000: วิธีการแปลงข้อมูลในคอลัมน์หนึ่งลงในตาราง

211702 WD2000: วิธีการแปลงข้อมูลผสานของ WordPerfect

214827 WD: วิธีการใช้งานถ้าฟิลด์ในจดหมายผสานเอกสารที่ซ้อนกัน

264722 WD2000: วิธีการที่ระงับบรรทัดที่ว่างระหว่างจดหมายเวียน

211303วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างรายการเรียงลำดับตามประเภทใน Word 2000

211293วิธีการ: การเปลี่ยนแปลงการจัดส่ง หรือการส่งคืนที่อยู่ที่จัดรูปแบบใน Word 2000

212078วิธีการ: เพิ่มรูปภาพหรือโลโก้ทุกป้ายชื่อใน Word 2000

212358 WD2000: แหล่งข้อมูลไม่สามารถแนบ หรือผสาน

212263 WD2000: ข้อความแสดงข้อผิดพลาด: Word ไม่สามารถเปิด < Name.doc แฟ้ม > เป็น Data หรือหัวข้อต้นฉบับเนื่องจากเป็นเอกสารหลักจดหมายเวียนที่ใช้งานอยู่

212125 WD2000: ข้อความแสดงข้อผิดพลาด: ' ข้อผิดพลาด ไม่พบแหล่งอ้างอิง ' ว่างถาม หรือ เขตข้อมูล Fillin

211729 WD2000: ErrMsg: "Word ไม่สามารถผสานเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูลได้เนื่องจากระเบียนข้อมูลนั้นว่างเปล่า หรือไม่มีระเบียนข้อมูลที่ตรงกับตัวเลือกแบบสอบถามของคุณได้"

242339 WD2000: Word ไม่ตั้งค่าสถานะเมื่อมีการตรวจสอบการสะกดของจดหมายผสานเอกสารที่สะกดผิด

211437 WD2000: หลักจดหมายเวียนและเอกสารข้อมูลที่ไม่มีบันทึกในพื้นหลัง

240854 WD2000: ข้อจำกัดของการแปลงเอกสาร 5.x WordPerfect

211727 WD2000: เอกสารหลักจดหมายเวียนที่คืนค่าเป็นเอกสาร Word ปกติ

189196 WD2000: ข้อความแสดงข้อผิดพลาด: "<ชื่อแฟ้มเอกสารหลัก > เป็นเอกสารหลักจดหมายเวียน" โดยใช้ Outlook 97 หรือ schedule +

212354 WD2000: อักขระการจัดรูปแบบในแหล่งข้อมูลที่ไม่ถูกคงไว้หลังจากการผสาน

212068 WD2000: เปลี่ยนตัวพิมพ์ไม่สามารถใช้จัดรูปแบบเขตข้อมูลผสาน

220250 WD2000: ข้อความแสดงข้อผิดพลาด: เขตข้อมูลที่ซ้อนกันลึกมากเกินไปในจดหมายเวียน

211322 WD2000: ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลเริ่มต้นในผู้ช่วยเหลือของจดหมายเวียน

214157 WD2000: ไม่สามารถแทนผลลัพธ์ทั้งหมดของเขตข้อมูลของเขตข้อมูลผสานไม่ถูกต้อง

211651 WD2000: ช่องว่างปรากฏขึ้นถ้าฟิลด์เป็นค่าว่างในจดหมายเวียน

264892 WD2000: บรรทัดว่างไม่ได้ถูกระงับไว้ในจดหมายเวียนอย่างมีเงื่อนไข

270623 OLEXP: วิธีการใช้ Outlook Express เมลในกระบวนงานจดหมายเวียน

วิธีการ192258การทำจดหมายเวียน ด้วยรายการที่ติดต่อของคุณใน Outlook 2000