Comment utiliser vCalendar dans Outlook

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Résumé

Microsoft Outlook prend en charge vCalendar, un format offrant une approche puissante de l’échange électronique de données personnelles (PDI). L’échange de données personnelles se produit chaque fois que des individus communiquent, que ce soit dans un contexte professionnel ou personnel. Ces échanges incluent fréquemment des échanges d’informations, notamment des cartes de visite, des numéros de téléphone, des adresses, des dates et heures de rendez-vous, etc. Les fonctionnalités vCard et vCalendar facilitent les échanges de données personnelles par voie électronique.

Les fichiers vCalendar sont utilisés pour échanger des informations de rendez-vous et de plannings avec des personnes extérieures au groupe de travail ou à l’organisation. Vous pouvez également les utiliser pour planifier des rendez-vous avec les personnes qui utilisent un logiciel de planification incompatible avec le vôtre.

Comment créer un fichier vCalendar

Pour créer un fichier vCalendar, procédez comme suit.

Dans Office Outlook 2007 et les versions antérieures

1. Dans un dossier Calendrier, sélectionnez un rendez-vous pour lequel vous souhaitez créer un fichier vCalendar.
2. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous.
3. Dans la zone Type de fichier, sélectionnez le format vCalendar (*.vcs).
4. Dans la zone Enregistrer dans, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier vCalendar, puis cliquez sur Enregistrer.

Dans Outlook 2013 et Outlook 2010

1. Dans un dossier Calendrier, sélectionnez un rendez-vous pour lequel vous souhaitez créer un fichier vCalendar.
2. Sélectionnez l’onglet Fichier, en mode Backstage, puis cliquez sur Enregistrer sous.
3. Dans la liste Type de fichier, sélectionnez le format vCalendar (*.vcs).
4. Dans la liste Enregistrer dans, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier vCalendar, puis cliquez sur Enregistrer.

Comment distribuer un fichier vCalendar

La distribution d’un fichier vCard est similaire à celle d’autres fichiers d’ordinateur. Pour l’envoyer sous forme de pièce jointe à un e-mail, procédez comme suit.

Dans Office Outlook 2007 et les versions antérieures

1. Ouvrez un nouveau message électronique, puis adressez-le au destinataire.
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Fichier.
3. Sélectionnez un fichier vCalendar (.vcs), puis cliquez sur OK.

Dans Outlook 2013 et Outlook 2010

1. Ouvrez un nouveau message électronique, puis adressez-le au destinataire.
2. Dans l’onglet Insertion, sélectionnez Joindre un fichier.
3. Sélectionnez un fichier vCalendar (.vcs), puis cliquez sur Insérer.

Comment traiter automatiquement un fichier vCalendar

Avec Outlook, vous pouvez convertir automatiquement un fichier vCalendar reçu d’une source externe en entrée de rendez-vous Outlook. Si le fichier vCalendar arrive sous forme de pièce jointe à un e-mail, vous pouvez double-cliquer sur le vCalendar, puis sélectionner Enregistrer et fermer pour ajouter le rendez-vous à votre dossier Calendrier par défaut.

Si vous recevez le vCalendar sous forme de fichier, par exemple sur un disque, vous pouvez l’importer dans votre dossier Calendrier par défaut à l’aide de l’Assistant Importation et exportation d’Outlook. Pour cela :

Dans Outlook 2007 et les versions antérieures

1. Dans le menu Fichier, sélectionnez Importer et exporter.
2. Sélectionnez Importer un fichier iCalendar ou vCalendar (*.vcs), puis cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez le fichier vCalendar, puis cliquez sur Ouvrir.

Dans Outlook 2010

1. Dans l’onglet Fichier, sélectionnez Ouvrir, puis cliquez sur Importer.
2. Sélectionnez Importer un fichier iCalendar (.ics) ou vCalendar (.vcs), puis cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez le fichier vCalendar, puis cliquez sur OK.

Dans Outlook 2013

1. Dans l’onglet Fichier, sélectionnez Ouvrir et exporter, puis cliquez sur Importer/Exporter.
2. Sélectionnez Importer un fichier iCalendar (.ics) ou vCalendar (.vcs), puis cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez le fichier vCalendar, puis cliquez sur OK.

Comment traiter manuellement un fichier vCalendar en tant que fichier texte

Un enregistrement vCalendar correspond tout simplement à un fichier texte. Si vous ne disposez pas d’une fonctionnalité automatisée pour traiter les enregistrements vCalendar, vous pouvez les ouvrir avec un éditeur de texte et en utiliser les informations. Le contenu d’un fichier vCalendar varie en fonction des informations insérées par le créateur du fichier. Toutefois, un fichier typique créé à partir d’un rendez-vous Outlook est similaire à l’exemple suivant dans un éditeur de texte :

BEGIN:VCALENDAR
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CATEGORIES:Business
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SUMMARY:Meeting to discuss salaries
PRIORITY:3
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END:VCALENDAR

Par exemple, si votre fuseau horaire correspond à l’heure du centre, cette heure a 6 heures de retard sur l’heure GMT. Par conséquent, vous devez soustraire 6 heures aux heures de début et de fin pour obtenir la plage horaire correcte du rendez-vous. Dans l’exemple de rendez-vous précédent, l’heure de début serait 210000 - 060000 ou 150000 sur l’horloge de 24 heures. Si vous avez converti l’heure en horaire du matin ou de l’après-midi, l’heure de début est 150000 - 120000, ou 15 h.