Synkronisera med SharePoint-uppgiftslistan från Project Professional

Sammanfattning

Med funktionen Synkronisera med SharePoint kan en projektledare dela en .mpp projektfil med Microsoft SharePoint-användare. Den här funktionen är tillgänglig för användning med SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2019 och SharePoint Online via Project Professional 2013, Project Professional 2016, Project Professional 2019 och Project för Microsoft 365. Den här funktionen skapar en SharePoint-projektwebbplats. Den här webbplatsen innehåller en projektsammanfattning och tidslinje, en uppgiftslista och en kalender. När du synkroniserar sparas även .mpp-filen till webbplatstillgångarna för framtida redigering.

Synkroniseringen går åt andra hållet också. Om du har en SharePoint-uppgiftslista finns knappen Öppna med projekt som öppnar planen i Project Professional. Med den här funktionen kan du använda projektschemaläggningsmotorn för att göra schemauppdateringar i Project Professional 2013, Project Professional 2016, Project Professional 2019 eller Project for Microsoft 365 och sedan synkronisera den statiska listan tillbaka till uppgiftslistan på SharePoint-projektwebbplatsen.

Att hantera en uppgiftslista för projektwebbplatser på det här sättet kallas även för enkel projekthantering. Project Server krävs inte för den här funktionen. SharePoint Foundation 2013, SharePoint Foundation 2016 eller SharePoint Foundation 2019 är minimikravet för att använda funktionen Synkronisera till SharePoint.

När du använder SharePoint Server kan du använda funktionen "Allt mitt arbete på en plats" för att visa alla uppgifter som är specifikt tilldelade till dig. Från din personliga uppgiftslista "Min webbplats" kan du visa, organisera och uppdatera allt ditt arbete från den här platsen. Följande URL är för en personlig SharePoint-uppgiftslista:

https://TenantName-my.sharepoint.com/personal/Name_TenantName_onmicrosoft_com/AllTasks.aspN

Scenarier för att använda Project Professional med SharePoint Server eller SharePoint Online

• Skapa en plan i Project och synkronisera sedan med hjälp av NY SharePoint-webbplats. En webbplats och uppgiftslista skapas.
• Skapa en plan i Project och synkronisera sedan med hjälp av en befintlig SharePoint-webbplats. Detta uppdaterar en befintlig lista eller skapar en ny lista, beroende på ditt val.
• I SharePoint när du har uppgifter i en uppgiftslista kan du använda Öppna med Project för att öppna planen i Project Professional för redigering och sedan synkronisera tillbaka till den befintliga SharePoint-webbplatsen. Den .mpp filen sparas i webbplatstillgångarna för framtida redigering.

I följande Office-artikel beskrivs hur du synkroniserar en projektplan med SharePoint och hur du synkroniserar för att skapa en ny projektwebbplats och en befintlig projektwebbplats:

• Synkronisera med en SharePoint-uppgiftslista

Mer information

Överväganden

MPP

Eftersom vi sparar .mpp-filen i projektwebbplatsens webbplatstillgångar bör du inte spara en lokal kopia av planen för redigering. Du kommer alltid att använda Öppna med Project när du vill använda Project för att uppdatera antingen SharePoint-uppgiftslistan eller .mpp-filen. Dessa två entiteter är nu länkade och SharePoint-uppgiftslistan anses vara "master". Om du öppnar .mpp-filen från någon annan plats än Webbplatstillgångar skadas länken och orsaka problem, till exempel dubblettaktiviteter i SharePoint-uppgiftslistan. Du kan också få ett felmeddelande som beskrivs senare i den här artikeln.

Spara

När du har synkroniserat en plan till en SharePoint-uppgiftslista klickar du på Spara i Projekt nästa gång du vill uppdatera uppgiftslistan.

Manuella och automatiska schemalagda aktiviteter

När du öppnar en SharePoint-uppgiftslista i Project Professional för första gången anges aktiviteterna till Manuell eller Automatisk schemalagd, beroende på inställningen Nya aktiviteter som skapatsi Project-klienten. Du hittar den här inställningen på Arkiv-menyn genom att klicka på Alternativ och sedan välja fliken Schema .

Föregångare

För närvarande får en enskild aktivitet inte innehålla fler än 89 länkar till andra aktiviteter. Project Professional kan krascha om den har ett större antal föregående aktiviteter.

Externa länkar

När du försöker synkronisera en plan som innehåller externa länkar till aktiviteter i andra planer får du ett felmeddelande som innehåller fel information. Felmeddelandet bör visa att du inte kan synkronisera en plan med externa länkar. Det här är i stället det meddelande som du får:

Cannot access the site due to one of the following reasons:
- The Sharepoint site url is invalid
- The Sharepoint site is currently unavailable
- The user does not have full or design permissions in the Sharepoint site

Planen kan sparas i uppgiftslistan, men .mpp sparas inte i webbplatstillgångarna. Därför kan du inte använda .mpp-filen igen för att uppdatera uppgiftslistan. I det här fallet rekommenderar vi att du tar bort underwebbplatsen och börjar om igen, om möjligt.

Stort antal uppgifter

SharePoint har en gräns på 5 000 objekt i en lista. Du får dock allvarliga prestandaproblem om det finns 1 000 uppgifter i en lista. Bästa praxis för projekt tyder på att 750 är det största antalet uppgifter som du bör inkludera en projektplan. En SharePoint-lista bör vara ännu mindre för optimal funktionalitet och användbarhet. Till exempel är 100 uppgifter i en SharePoint-uppgiftslista ett rimligt antal att arbeta med.

Resurser

Om det finns resurser som tilldelats i din plan som inte är resurser i SharePoint får du ett varningsmeddelande om att dessa resurser inte kommer att läggas till i SharePoint-uppgiftslistan utan att aktiviteterna synkroniseras till listan. Det här felmeddelandet liknar följande:

Det går inte att synkronisera resursresursnamnet <> till uppgiftslistan eftersom resursen inte finns på SharePoint-servern. Den här resursen och alla andra resurser som inte finns i SharePoint förblir tilldelade aktiviteterna i projektplanen.

Om du vill lägga till dessa användare i SharePoint kontaktar du SharePoint-administratören. Det är bästa praxis att alltid använda Personer-väljaren när du tilldelar användare till uppgifter.

Börja med en SharePoint-uppgiftslista

Om du, projektledaren, börjar i SharePoint med en uppgiftslista kan de när som helst bestämma att du vill använda Project-schemaläggningsmotorn för att beräkna ett mer exakt schema. Du kan klicka på knappen Öppna med projekt i menyfliksområdet Lista , Project-klienten startar som den inloggade användaren och du kan börja redigera.

Öppna med Project

När planen öppnas blir aktiviteterna antingen manuellt schemalagda eller automatiskt schemalagda baserat på värdet för Filalternativ>>Schemalägg>nya aktiviteter som skapats. Aktiviteter kan läggas till eller redigeras med hjälp av alla funktioner i Project-klienten och sedan synkroniseras tillbaka till SharePoint-uppgiftslistan genom att klicka på Spara.

Mappa fält

Endast de fält som mappas mellan de två produkterna synkroniseras. Följande fält synkroniseras som standard mellan SharePoint-listan och Project:

• Aktivitetsnamn
• Startdatum
• Avslutsdatum (förfallodatum)
• % färdigt
• Resursnamn
• Föregångare

Om du vill mappa fler fält som ska synkroniseras mellan Project och SharePoint kan du göra detta på fliken Info på Arkiv-menyn med i Project. Mer specifikt öppnar du dialogrutan Mappa fält och väljer sedan de nya fält som du vill synkronisera. På så sätt kan du låta dina teammedlemmar rapportera om andra anpassade fält, eller så kan du generera rapporter baserat på SharePoint-kolumner som inte är standard.

Synkronisera till en befintlig uppgiftslista

Om du synkroniserar till en befintlig uppgiftslista som redan har länkats till en annan plan (eller om den ursprungliga synkroniseringen inte kopierade .mpp till webbplatstillgångar) får du följande felmeddelande:

Uppgiftslistan är länkad till en annan projektplan. Om du fortsätter med synkroniseringen ändras aktivitetslistans länk till den aktuella projektplanen.

Vill du fortsätta med synkroniseringen?

Konfliktlösning

Om den .mpp filen är öppen i Project samtidigt som en användare lägger till eller redigerar aktivitetsinformation i SharePoint-uppgiftslistan visas en dialogruta för konflikt nästa gång .mpp fil sparas. Den här dialogrutan ger användaren följande alternativ:

• Behåll Microsoft Project-versionen för alla fält
• Behåll SharePoint-versionen för alla fält
• Välj mellan SharePoint- och Microsoft-projektversioner

Outlook Sync

Aktiviteter kan uppdateras i Outlook, men de kan inte skapas i Outlook och sedan infogas i en SharePoint-uppgiftslista.