Comment déterminer où publier un formulaire Outlook personnalisé

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  • S’applique à:
    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

Numéro de la base de connaissances d’origine : 290802

Résumé

Cet article décrit certaines des considérations à prendre en compte si vous essayez de décider où publier un formulaire Outlook personnalisé.

Informations supplémentaires

Dans Outlook, les formulaires personnalisés sont généralement publiés dans une bibliothèque de formulaires afin qu’une seule copie d’un formulaire soit stockée sur votre ordinateur. Les éléments individuels contiennent un champ Classe de message qui indique le formulaire à utiliser pour afficher les données contenues dans l’élément. Lorsque vous publiez des formulaires personnalisés dans une bibliothèque de formulaires, les ordinateurs Microsoft Exchange Server et Outlook utilisent beaucoup moins de ressources et de bande passante, car le formulaire lui-même n’a pas besoin d’être stocké dans chaque élément individuel.

Les solutions de formulaires Outlook peuvent varier considérablement, en particulier parce qu’Outlook a un certain nombre de types de formulaires standard différents. Il est souvent difficile de déterminer le meilleur endroit pour publier un formulaire, et de nombreux facteurs doivent être pris en compte lorsque vous prenez la décision.

Où vous pouvez publier des formulaires

Les formulaires peuvent être publiés à trois emplacements. Le tableau suivant présente ces emplacements.

Emplacement Description
Un dossier (ou bibliothèque de formulaires de dossier) Pour la plupart des solutions de formulaires basés sur des dossiers, publiez le formulaire dans le dossier afin qu’il soit disponible chaque fois qu’une personne utilise le dossier. Si vous publiez le formulaire dans un dossier public, le formulaire est disponible pour tous ceux qui peuvent accéder au dossier. Si vous publiez le formulaire dans l’un de vos dossiers personnels, il n’est disponible que lorsque vous utilisez ce dossier. Les formulaires Contact, Post, Tâche et Journal sont des exemples des types de formulaires généralement associés à un dossier. L’un des avantages de la publication d’un formulaire dans un dossier est que le formulaire est disponible dans le menu Actions lorsque vous êtes dans le dossier.
Bibliothèque de formulaires d’organisation Publiez le formulaire dans cette bibliothèque si vous souhaitez mettre le formulaire à la disposition de tous les membres de votre organization, par exemple un formulaire pour signaler les vacances. Cette bibliothèque est souvent utilisée pour les formulaires de courrier électronique, car ils ne sont généralement pas basés sur un dossier spécifique. Vous pouvez publier un formulaire dans la bibliothèque de formulaires d’organisation lorsque vous souhaitez utiliser le même formulaire personnalisé dans plusieurs dossiers. Dans ce cas, vous ne pouvez conserver qu’un seul formulaire publié. Les formulaires publiés dans cette bibliothèque sont accessibles à tous les utilisateurs de la organization à condition que l’administrateur leur donne des autorisations d’accès à la bibliothèque. La bibliothèque est stockée sur l’ordinateur Microsoft Exchange Server. L’administrateur doit vous accorder les autorisations nécessaires pour publier sur la bibliothèque de formulaires d’organisation. Cette autorisation n’est généralement accordée qu’à quelques personnes ou à un service qui gère l’ordinateur Exchange Server.
Bibliothèque de formulaires personnels Les formulaires enregistrés dans cette bibliothèque vous sont uniquement accessibles. Lorsque vous publiez un formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels, le formulaire est stocké en tant qu’élément masqué dans le dossier racine de votre boîte aux lettres ou fichier Dossiers personnels (.pst), selon l’emplacement de remise par défaut. Comme les formulaires stockés dans la bibliothèque de formulaires d’organisation, ces formulaires peuvent être ouverts à l’aide de la commande Choisir un formulaire. Enregistrez un formulaire dans cette bibliothèque lorsque vous créez un formulaire pour votre usage personnel, tel qu’un formulaire de courrier électronique standard qui est pré-adressé aux destinataires.

Il est également possible de stocker un formulaire Outlook en tant que fichier dans le système de fichiers ou en tant qu’élément dans un dossier Outlook. Microsoft recommande toutefois d’éviter ces deux approches, car le formulaire sera un formulaire unique.

Vous pouvez enregistrer un formulaire Outlook dans le système de fichiers en tant que fichier de modèle Outlook (.oft). Cela vous permet de joindre le formulaire à un message électronique, puis d’envoyer le formulaire à quelqu’un d’autre. Vous pouvez également utiliser le fichier .oft comme sauvegarde du formulaire. Pour enregistrer un formulaire en tant que fichier .oft :

  1. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous.
  2. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le formulaire.
  3. Dans la zone Type de fichier , sélectionnez Modèle Outlook, puis Enregistrer.

Vous pouvez également enregistrer le formulaire en tant qu’élément dans le dossier actif. Toutefois, Microsoft ne vous recommande pas d’effectuer cette opération pour les raisons suivantes :

  • Il est facile de supprimer accidentellement le formulaire.
  • Il tend à brouiller la distinction entre les formulaires et les éléments, et le résultat classique est un dossier qui est rempli avec différents éléments qui contiennent différentes versions du même formulaire. Ce n’est généralement pas une bonne pratique lorsque vous concevez des formulaires Outlook.
  • Les éléments stockés dans un dossier ont généralement des données associées, et vous ne souhaitez généralement pas que les données soient associées à votre formulaire. Par conséquent, Microsoft vous recommande de ne pas ouvrir un élément dans un dossier, puis de passer en mode Création . ouvrez une nouvelle instance du formulaire, puis passez en mode Création.
  • Les formulaires stockés en tant qu’éléments sont des formulaires ponctuels et ont des effets secondaires indésirables.

Pour enregistrer un formulaire dans le dossier actif, sélectionnez Enregistrer dans le menu Fichier .

Considérations à prendre en compte lorsque vous décidez où publier un formulaire

Il existe de nombreuses questions à prendre en compte lorsque vous décidez où publier un formulaire :

  • Le formulaire est-il basé sur une solution de dossier ou s’agit-il d’un formulaire de courrier électronique conçu pour être envoyé aux destinataires ?
  • Utilisez-vous un ordinateur Exchange Server ? Si vous utilisez un ordinateur Exchange Server, est-il possible de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires d’organisation ou votre organization a-t-il placé des restrictions sur les types de formulaires qui peuvent y être stockés ?
  • Combien de personnes ont besoin d’accéder au formulaire ?
  • Le formulaire sera-t-il souvent mis à jour, ce qui rend important le déploiement centralisé d’une seule copie du formulaire ?
  • Le formulaire doit-il être disponible hors connexion ?
  • S’il s’agit d’un formulaire de message électronique, sera-t-il utilisé uniquement à l’intérieur de la organization ou sera-t-il envoyé à d’autres destinataires en dehors du organization ?
  • Comment le nouveau formulaire sera-t-il ouvert ?

Choix de l’emplacement de publication des formulaires basés sur des dossiers

Lorsque vous créez une solution basée sur des dossiers où l’objectif principal du formulaire est d’afficher les éléments dans un dossier unique, publiez généralement le formulaire dans le dossier lui-même. Lorsque vous publiez le formulaire dans le dossier, le dossier est une entité autonome et le formulaire est disponible dans le menu Actions.

Toutefois, il existe des scénarios dans lesquels vous ne souhaiterez peut-être pas publier un formulaire classique basé sur un dossier dans un dossier. Si vous utilisez un formulaire dans plusieurs dossiers et que chaque dossier utilise toujours la même version du formulaire, envisagez de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation ou dans la bibliothèque de formulaires personnels. Dans ce cas, il n’y a qu’une seule copie du formulaire publié et il est plus facile à mettre à jour si vous avez besoin d’apporter des modifications. Si vous êtes la seule personne à avoir accès à ce formulaire, publiez le formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels. Si d’autres personnes ont besoin d’accéder au formulaire et que le formulaire se trouve généralement dans un dossier public sur un ordinateur Exchange Server, vérifiez si vous pouvez ou non publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires d’organisation. L’un des inconvénients potentiels de cette approche est que le formulaire n’est pas disponible dans le menu Actions, sauf s’il est publié dans le dossier. Toutefois, s’il s’agit du formulaire par défaut pour le dossier, comme c’est généralement le cas, cela ne fera pas trop de différence, car vous ou les utilisateurs pouvez utiliser un bouton de barre d’outils pour ouvrir de nouveaux éléments.

Choix de l’emplacement de publication des formulaires basés sur les messages

Si le formulaire est basé sur un message électronique et qu’il est utilisé par vous et seulement quelques autres utilisateurs, publiez le formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels pour tous les utilisateurs. Toutefois, si vous envisagez de créer des éléments basés sur ce formulaire, vous pouvez le publier dans votre boîte de réception afin de pouvoir y accéder dans le menu Actions. Si le formulaire doit être utilisé par de nombreuses personnes au sein d’un organization, publiez-le dans la bibliothèque de formulaires organisationnels afin qu’il n’y ait qu’une seule copie du formulaire à conserver et que tous les utilisateurs y aient accès. Toutefois, cette approche peut rendre le formulaire plus difficile à ouvrir.

Considérations et options relatives à l’ouverture de formulaires

Le tableau suivant décrit comment les utilisateurs ouvrent généralement les formulaires Outlook en fonction de l’emplacement de stockage des formulaires :

Type de formulaire Où ouvrir
Formulaires de dossier Si vous ouvrez le dossier qui contient les formulaires, les formulaires sont disponibles dans le menu Actions .
Bibliothèque de formulaires d’organisation

et

Bibliothèque de formulaires personnels		 Les formulaires stockés dans la bibliothèque de formulaires d’organisation et la bibliothèque de formulaires personnels sont conçus pour être accessibles à l’aide de la boîte de dialogue Choisir un formulaire . Pour accéder à ces formulaires, pointez sur Nouveau dans le menu Fichier , puis sélectionnez Choisir un formulaire.

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour rendre les formulaires plus accessibles aux utilisateurs.

Ajouter la commande Choisir un formulaire à la barre d’outils

Outlook 2007 et Outlook 2003

Pour raccourcir le nombre d’étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire, ajoutez la commande à la barre d’outils afin de pouvoir afficher la boîte de dialogue avec une seule sélection :

  1. Dans le menu Affichage , pointez sur Barres d’outils, puis sélectionnez Personnaliser.
  2. Sélectionnez l’onglet Commandes dans la boîte de dialogue Personnaliser .
  3. Dans la zone Catégories , vérifiez que l’option Fichier est sélectionnée.
  4. Dans la zone Commandes , recherchez la commande Choisir un formulaire, puis faites-la glisser vers l’emplacement de la barre d’outils souhaité.
  5. Sélectionnez Fermer.

Outlook 2013 et Outlook 2010

Pour raccourcir le nombre d’étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire, ajoutez l’onglet Développeur au ruban afin de pouvoir afficher la boîte de dialogue Choisir un formulaire avec quelques sélections :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le ruban Outlook, puis sélectionnez Personnaliser le ruban.
  2. Dans la liste des onglets principaux, sélectionnez Développeur, puis OK.

Sous l’onglet Développeur du ruban Outlook, vous devriez voir Choisir un formulaire affiché.

Ouvrir un formulaire à l’aide de Visual Basic pour Applications ou d’un complément COM

Publier le formulaire dans un dossier

Si un formulaire est publié dans la bibliothèque de formulaires personnels ou dans la bibliothèque de formulaires d’organisation, vous pouvez envisager de publier un formulaire dans un dossier afin qu’il apparaisse dans le menu Actions. Toutefois, si le formulaire est mis à jour, assurez-vous que le formulaire est redéployé afin de ne pas créer de problèmes avec le cache des formulaires Outlook.

Enregistrer un fichier .oft dans le menu Bureau ou Démarrer

Bien que Microsoft ne recommande généralement pas d’enregistrer un fichier .oft sur le bureau ou dans le menu Démarrer , vous pouvez enregistrer un fichier de modèle Outlook (.oft) dans l’un ou l’autre emplacement. Les éléments créés en procédant ainsi contiennent des formulaires ponctuels qui provoquent généralement des effets secondaires indésirables en fonction de la conception du formulaire et de la façon dont il est utilisé.