Come determinare dove pubblicare un modulo di Outlook personalizzato

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  • Si applica a:
    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

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Riepilogo

Questo articolo descrive alcune considerazioni da tenere in considerazione se si sta tentando di decidere dove pubblicare un modulo di Outlook personalizzato.

Ulteriori informazioni

In Outlook i moduli personalizzati vengono in genere pubblicati in una libreria di moduli in modo che nel computer venga archiviata una sola copia di un modulo. I singoli elementi contengono un campo Classe messaggio che indica quale modulo utilizzare per visualizzare i dati contenuti nell'elemento. Quando si pubblicano moduli personalizzati in una libreria di moduli, i computer basati su Microsoft Exchange Server e Outlook usano risorse e larghezza di banda notevolmente inferiori perché il modulo stesso non deve essere archiviato all'interno di ogni singolo elemento.

Le soluzioni dei moduli di Outlook possono variare notevolmente, soprattutto perché Outlook ha una serie di diversi tipi di moduli standard. Spesso è difficile determinare il posto migliore per pubblicare un modulo e ci sono molti fattori da tenere in considerazione quando si prende la decisione.

Dove è possibile pubblicare i moduli

I moduli possono essere pubblicati in tre posizioni. La tabella seguente descrive tali posizioni.

Posizione Descrizione
Una cartella (o raccolta moduli cartella) Per la maggior parte delle soluzioni di moduli basate su cartelle, pubblicare il modulo nella cartella in modo che sia disponibile ogni volta che qualcuno usa la cartella. Se si pubblica il modulo in una cartella pubblica, il modulo è disponibile per tutti gli utenti che possono accedere alla cartella. Se si pubblica il modulo in una delle cartelle personali, è disponibile solo quando si usa tale cartella. I moduli Contact, Post, Task e Journal sono esempi dei tipi di moduli generalmente associati a una cartella. Un vantaggio della pubblicazione di un modulo in una cartella è che il modulo è disponibile nel menu Azioni quando ci si trova nella cartella.
Libreria moduli dell'organizzazione Pubblicare il modulo in questa raccolta se si vuole rendere il modulo disponibile per tutti gli utenti dell'organizzazione, ad esempio un modulo per segnalare l'ora delle ferie. Questa libreria viene spesso usata per i moduli di messaggio di posta elettronica perché in genere non sono basati su una cartella specifica. È possibile pubblicare un modulo nella libreria dei moduli dell'organizzazione quando si vuole usare lo stesso modulo personalizzato in più di una cartella. In questo caso, è possibile gestire un solo modulo pubblicato. I moduli pubblicati in questa libreria sono accessibili a tutti gli utenti dell'organizzazione purché abbiano le autorizzazioni per la libreria dall'amministratore. La libreria viene archiviata nel computer basato su Microsoft Exchange Server. L'amministratore deve concedere le autorizzazioni per la pubblicazione nella libreria dei moduli dell'organizzazione. Questa autorizzazione viene in genere concessa solo a pochi utenti o a un reparto che gestisce il computer basato su Exchange Server.
Raccolta moduli personali I moduli salvati in questa libreria sono accessibili solo all'utente. Quando si pubblica un modulo nella raccolta moduli personali, il modulo viene archiviato come elemento nascosto nella cartella radice della cassetta postale o nel file delle cartelle personali (pst), a seconda del percorso di recapito della posta predefinito. Analogamente ai moduli archiviati nella libreria dei moduli dell'organizzazione, questi moduli possono essere aperti tramite il comando Scegli modulo. Salvare un modulo in questa raccolta quando si crea un modulo per uso personale, ad esempio un modulo di messaggio di posta elettronica standard pre-indirizzato ai destinatari.

È anche possibile archiviare un modulo di Outlook come file nel file system o come elemento in una cartella di Outlook. Microsoft consiglia tuttavia di evitare entrambi questi approcci, perché il modulo sarà un modulo una tantum.

È possibile salvare un modulo di Outlook nel file system come file di modello di Outlook (con estensione oft). In questo modo è possibile allegare il modulo a un messaggio di posta elettronica e quindi inviare il modulo a un altro utente. È anche possibile usare il file con estensione oft come backup del modulo. Per salvare un modulo come file con estensione oft:

  1. Nel menu File, fare clic su Salva con nome.
  2. Nella casella Nome file digitare un nome per il modulo.
  3. Nella casella Salva con nome selezionare Modello di Outlook e quindi selezionare Salva.

È anche possibile salvare il modulo come elemento nella cartella corrente. Tuttavia, Microsoft non consiglia di eseguire questa operazione per i motivi seguenti:

  • È facile eliminare accidentalmente il modulo.
  • Tende a sfocare la distinzione tra moduli ed elementi e il risultato tipico è una cartella piena di elementi diversi che contengono varie versioni dello stesso modulo. Questa non è in genere una buona pratica quando si progettano moduli di Outlook.
  • Gli elementi archiviati in una cartella hanno in genere dati associati a essi e in genere non si desidera che i dati siano associati al modulo. Microsoft consiglia pertanto di non aprire un elemento in una cartella e quindi di passare alla modalità progettazione. Aprire una nuova istanza del modulo e quindi immettere la modalità progettazione.
  • I moduli archiviati come elementi sono moduli una tantum e hanno effetti collaterali indesiderati.

Per salvare un modulo nella cartella corrente, selezionare Salva dal menu File .

Considerazioni quando si decide dove pubblicare un modulo

Quando si decide dove pubblicare un modulo, è necessario tenere conto di molte domande:

  • Il modulo è basato su una soluzione di cartella o è un modulo di messaggio di posta elettronica progettato per essere inviato ai destinatari?
  • Si usa un computer basato su Exchange Server? Se si usa un computer basato su Exchange Server, è possibile pubblicare il modulo nella libreria dei moduli dell'organizzazione o l'organizzazione ha applicato restrizioni sui tipi di moduli che è possibile archiviare in tale posizione?
  • Quante persone hanno bisogno di accedere al modulo?
  • Il modulo verrà aggiornato spesso, rendendo importante la distribuzione centralizzata di una sola copia del modulo?
  • Il modulo deve essere disponibile offline?
  • Se si tratta di un modulo di messaggio di posta elettronica, verrà usato solo all'interno dell'organizzazione o verrà inviato ad altri destinatari all'esterno dell'organizzazione?
  • Come verrà aperto il nuovo modulo?

Decidere dove pubblicare moduli basati su cartelle

Quando si crea una soluzione basata su cartelle in cui lo stato attivo principale del modulo consiste nel visualizzare gli elementi in una singola cartella, in genere pubblicare il modulo nella cartella stessa. Quando si pubblica il modulo nella cartella, la cartella è un'entità autonoma e il modulo è disponibile nel menu Azioni.

Esistono tuttavia scenari in cui potrebbe non essere necessario pubblicare un modulo tipico basato su cartelle in una cartella. Se si utilizza un modulo in più di una cartella e ogni cartella usa sempre la stessa versione del modulo, è consigliabile pubblicare il modulo nella libreria dei moduli dell'organizzazione o nella raccolta moduli personali. Quando si esegue questa operazione, è disponibile una sola copia del modulo pubblicato ed è più facile da aggiornare se è necessario apportare modifiche. Se si è l'unica persona che ha bisogno di accedere a questo modulo, pubblicare il modulo in Raccolta moduli personali. Se altri utenti devono accedere al modulo e il modulo è tipico in una cartella pubblica in un computer basato su Exchange Server, verificare se potrebbe essere possibile pubblicare il modulo nella libreria dei moduli dell'organizzazione. Un potenziale svantaggio di questo approccio è che il modulo non sarà disponibile nel menu Azioni a meno che non venga pubblicato nella cartella. Tuttavia, se si tratta del modulo predefinito per la cartella, come in genere accade, questo non farà molta differenza perché l'utente o gli utenti possono usare un pulsante della barra degli strumenti per aprire nuovi elementi.

Decidere dove pubblicare moduli basati su messaggi

Se il modulo è basato su un messaggio di posta elettronica e viene usato dall'utente e solo da un paio di altri utenti, pubblicare il modulo nella Raccolta moduli personali per tutti gli utenti. Tuttavia, se si intende creare nuovi elementi in base a questo modulo, è possibile pubblicarlo nella posta in arrivo in modo che sia possibile accedervi dal menu Azioni. Se il modulo verrà usato da molte persone all'interno di un'organizzazione, pubblicarlo nella libreria dei moduli dell'organizzazione in modo che sia disponibile una sola copia del modulo da gestire e tutti gli utenti abbiano accesso ad esso. Questo approccio, tuttavia, può rendere la forma più difficile da aprire.

Considerazioni e opzioni per l'apertura di moduli

Nella tabella seguente viene descritto come gli utenti aprono in genere i moduli di Outlook a seconda della posizione in cui vengono archiviati i moduli:

Tipo di modulo Dove aprire
Moduli cartella Se si apre la cartella che contiene i moduli, i moduli sono disponibili nel menu Azioni .
Libreria moduli dell'organizzazione

-E-

Raccolta moduli personali		 I moduli archiviati nella libreria dei moduli dell'organizzazione e nella libreria dei moduli personali sono progettati per essere accessibili tramite la finestra di dialogo Scegli modulo . Per accedere a questi moduli, scegliere Nuovo dal menu File e quindi selezionare Scegli modulo.

È possibile usare i metodi seguenti per rendere i moduli più accessibili agli utenti.

Aggiungere il comando Scegli modulo alla barra degli strumenti

Outlook 2007 e Outlook 2003

Per abbreviare il numero di passaggi necessari per accedere al comando Scegli modulo, aggiungere il comando alla barra degli strumenti in modo che sia possibile visualizzare la finestra di dialogo con una singola selezione:

  1. Scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza e quindi selezionare Personalizza.
  2. Selezionare la scheda Comandi nella finestra di dialogo Personalizza .
  3. Nella casella Categorie verificare che l'opzione File sia selezionata.
  4. Nella casella Comandi individuare il comando Scegli modulo e trascinarlo nella posizione desiderata della barra degli strumenti.
  5. Selezionare Chiudi.

Outlook 2013 e Outlook 2010

Per abbreviare il numero di passaggi necessari per accedere al comando Scegli modulo, aggiungere la scheda Sviluppo alla barra multifunzione in modo che sia possibile visualizzare la finestra di dialogo Scegli modulo con un paio di selezioni:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione di Outlook e quindi scegliere Personalizza barra multifunzione.
  2. Nell'elenco schede principali selezionare Sviluppo e quindi ok.

Nella scheda Sviluppo della barra multifunzione di Outlook dovrebbe essere visualizzato Scegliere il modulo .

Aprire un modulo usando Visual Basic, Applications Edition o un componente aggiuntivo COM

Pubblicare il modulo in una cartella

Se un modulo viene pubblicato nella raccolta moduli personali o nella libreria dei moduli dell'organizzazione, è consigliabile pubblicare un modulo in una cartella in modo che venga visualizzato nel menu Azioni. Tuttavia, se il modulo viene aggiornato, assicurarsi che il modulo venga ridistribuito in modo da non creare problemi con la cache dei moduli di Outlook.

Salvare un file con estensione oft nel menu Desktop o Start

Anche se Microsoft in genere non consiglia di salvare un file con estensione oft sul desktop o nel menu Start , è possibile salvare un file di modello di Outlook (con estensione oft) in entrambi i percorsi. Gli elementi creati in questo modo contengono moduli una tantum che in genere causano effetti collaterali indesiderati a seconda della progettazione del modulo e del modo in cui viene usato.