カスタム Outlook フォームを発行する場所を決定する方法

  • [アーティクル]
  • 適用対象:
    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

元の KB 番号: 290802

概要

この記事では、カスタム Outlook フォームを発行する場所を決定しようとしている場合に考慮すべき考慮事項について説明します。

詳細

Outlook では、通常、ユーザー設定フォームはフォーム ライブラリに発行されるため、フォームのコピーは 1 つだけコンピューターに保存されます。 個々のアイテムには、アイテムに含まれるデータの表示に使用するフォームを示す [メッセージ クラス] フィールドが含まれています。 フォーム ライブラリにカスタム フォームを発行する場合、フォーム自体を個々のアイテムに格納する必要がないため、Microsoft Exchange Server ベースのコンピューターと Outlook の使用リソースと帯域幅はかなり少なくなります。

Outlook フォーム ソリューションは大きく異なる場合があります。特に、Outlook にはさまざまな種類の標準フォームがあるためです。 多くの場合、フォームを発行するための最適な場所を決定することは困難であり、決定を下すときに考慮すべき多くの要因があります。

フォームを発行できる場所

フォームは 3 つの場所に発行できます。 次の表は、これらの場所の概要を示しています。

場所 説明
フォルダー (またはフォルダー フォーム ライブラリ) ほとんどのフォルダー ベースのフォーム ソリューションでは、フォルダーを使用しているユーザーがいつでも使用できるように、フォームをフォルダーに発行します。 フォームをパブリック フォルダーに発行すると、そのフォルダーにアクセスできるすべてのユーザーがフォームを使用できます。 個人用フォルダーのいずれかにフォームを発行する場合は、そのフォルダーを使用している場合にのみ使用できます。 連絡先、投稿、タスク、ジャーナルフォームは、通常、フォルダーに関連付けられているフォームの種類の例です。 フォルダーにフォームを発行する利点の 1 つは、フォルダー内にいるときにフォームを [アクション] メニューで使用できる点です。
組織フォーム ライブラリ 休暇を報告するフォームなど、organizationのすべてのユーザーがフォームを使用できるようにする場合は、フォームをこのライブラリに発行します。 このライブラリは、通常、特定のフォルダーに基づいていないため、電子メール メッセージ フォームによく使用されます。 複数のフォルダーで同じカスタム フォームを使用する場合は、フォームを組織フォーム ライブラリに発行できます。 この操作を行うと、1 つの発行済みフォームのみを保持できます。 このライブラリに発行されたフォームは、管理者によってライブラリにアクセス許可が与えられている限り、organizationのすべてのユーザーがアクセスできます。 ライブラリは、Microsoft Exchange Server ベースのコンピューターに格納されます。 管理者は、組織フォーム ライブラリに発行するアクセス許可を付与する必要があります。 通常、このアクセス許可は、Exchange Server ベースのコンピューターを管理する少数の個人または部署にのみ付与されます。
個人用フォーム ライブラリ このライブラリに保存されているフォームには、ユーザーのみがアクセスできます。 個人用フォーム ライブラリにフォームを発行すると、フォームは、メールボックスまたは個人用フォルダー (.pst) ファイルのルート フォルダーに非表示のアイテムとして保存されます。既定のメール配信場所のいずれかです。 組織フォーム ライブラリに格納されているフォームと同様に、これらのフォームは [フォームの選択] コマンドを使用して開くことができます。 受信者に事前にアドレス指定された標準の電子メール メッセージ フォームなど、独自の個人用フォームを作成するときに、このライブラリにフォームを保存します。

Outlook フォームをファイル システム内のファイルとして、または Outlook フォルダー内のアイテムとして格納することもできます。 ただし、フォームは 1 回限りのフォームになるため、どちらの方法も避けてください。

Outlook フォームは、Outlook テンプレート (.oft) ファイルとしてファイル システムに保存できます。 これにより、フォームを電子メール メッセージに添付し、フォームを他のユーザーに送信できます。 フォームのバックアップとして .oft ファイルを使用することもできます。 フォームを .oft ファイルとして保存するには:

  1. [ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。
  2. [ ファイル名] ボックスにフォームの名前を入力します。
  3. [ 種類として保存 ] ボックスで、[ Outlook テンプレート] を選択し、[保存] を選択 します。

フォームを現在のフォルダー内のアイテムとして保存することもできます。 ただし、次の理由でこれを行うことをお勧めしません。

  • フォームを誤って削除するのは簡単です。
  • フォームとアイテムの区別がぼかす傾向があり、一般的な結果は、同じフォームのさまざまなバージョンを含むさまざまなアイテムで埋められたフォルダーです。 これは一般に、Outlook フォームを設計する場合に適した方法ではありません。
  • 通常、フォルダーに格納されているアイテムにはデータが関連付けられています。通常、フォームにデータを関連付けたくありません。 そのため、Microsoft では、フォルダー内のアイテムを開いてからデザイン モードに切り替えないことをお勧めします。フォームの新しいインスタンスを開き、デザイン モードに入ります。
  • アイテムとして格納されるフォームは、1 回限りのフォームであり、不要な副作用があります。

現在のフォルダーにフォームを保存するには、[ファイル] メニューの [保存] を選択します。

フォームを発行する場所を決定するときの考慮事項

フォームを発行する場所を決定するときは、考慮する必要がある多くの質問があります。

  • フォームはフォルダー ソリューションに基づいていますか、それとも受信者に送信されるように設計された電子メール メッセージ フォームですか?
  • Exchange Server ベースのコンピューターを使用していますか? Exchange Server ベースのコンピューターを使用している場合は、フォームを組織フォーム ライブラリに発行できますか、または、organizationに格納できるフォームの種類に制限がありますか?
  • フォームにアクセスする必要があるユーザーの数はいくつですか?
  • フォームは頻繁に更新されるため、フォームのコピーを 1 つだけ一元的にデプロイすることが重要になりますか?
  • フォームをオフラインで使用できるようにする必要がありますか?
  • 電子メール メッセージ フォームの場合、organization内でのみ使用されますか、それともorganization外の他の受信者に送信されますか?
  • 新しいフォームはどのように開かれますか?

フォルダー ベースのフォームを発行する場所の決定

フォームの主な焦点が 1 つのフォルダー内のアイテムを表示するフォルダー ベースのソリューションを作成する場合、通常はフォームをフォルダー自体に発行します。 フォームをフォルダーに発行すると、フォルダーは自己完結型エンティティであり、フォームは [アクション] メニューで使用できます。

ただし、一般的なフォルダー ベースのフォームをフォルダーに発行したくない場合があります。 複数のフォルダーでフォームを使用し、各フォルダーで常に同じバージョンのフォームを使用する場合は、フォームを組織フォーム ライブラリまたは個人用フォーム ライブラリのいずれかに発行することを検討してください。 これを行うと、発行されたフォームのコピーは 1 つしか存在しないため、変更を加える必要がある場合は更新が簡単です。 このフォームにアクセスする必要がある唯一のユーザーの場合は、個人用フォーム ライブラリでフォームを発行します。 他のユーザーがフォームにアクセスする必要があり、フォームが一般的なExchange Server ベースのコンピューター上のパブリック フォルダーにある場合は、フォームを組織フォーム ライブラリに発行できるかどうかを調べます。 この方法の潜在的な欠点の 1 つは、フォームがフォルダーに発行されない限り、[アクション] メニューで使用できないことです。 ただし、通常と同様に、フォルダーの既定のフォームの場合は、ユーザーまたはユーザーがツール バー ボタンを使用して新しい項目を開くことができるため、大きな違いはありません。

メッセージ ベースのフォームを発行する場所の決定

フォームが電子メール メッセージに基づいており、ユーザーと他のユーザーの数人のみが使用する場合は、すべてのユーザーの個人用フォーム ライブラリにフォームを発行します。 ただし、このフォームに基づいて新しいアイテムを作成する場合は、[アクション] メニューからアクセスできるように受信トレイに発行できます。 フォームがorganization内の多くのユーザーによって使用される場合は、管理するフォームのコピーが 1 つだけであり、すべてのユーザーがそのフォームにアクセスできるように、フォームを組織フォーム ライブラリに発行します。 ただし、この方法では、フォームの開き方が難しくなる可能性があります。

フォームを開く際の考慮事項とオプション

次の表では、フォームの保存場所に応じてユーザーが通常 Outlook フォームを開く方法について説明します。

フォームの種類 開く場所
フォルダー フォーム フォームを含むフォルダーを開くと、[ アクション] メニューでフォームを使用できます。
組織フォーム ライブラリ

- および -

個人用フォーム ライブラリ		 組織フォーム ライブラリと個人用フォーム ライブラリに格納されているフォームは、[ フォームの選択 ] ダイアログ ボックスを使用してアクセスするように設計されています。 これらのフォームにアクセスするには、[ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[フォームの選択] を選択します。

次の方法を使用して、ユーザーがフォームにアクセスしやすくすることができます。

ツール バーに [フォームの選択] コマンドを追加する

Outlook 2007 および Outlook 2003

[フォームの選択] コマンドにアクセスするために必要な手順の数を短縮するには、ツール バーにコマンドを追加して、1 回の選択でダイアログ ボックスを表示できるようにします。

  1. [ 表示 ] メニューの [ ツール バー] をポイントし、[ カスタマイズ] を選択します。
  2. [カスタマイズ] ダイアログ ボックスの [コマンド] タブを選択します。
  3. [ カテゴリ ] ボックスで、[ ファイル ] が選択されていることを確認します。
  4. [ コマンド ] ボックスで、[フォームの選択] コマンドを見つけて、目的のツール バーの場所までドラッグします。
  5. [閉じる] を選択します。

Outlook 2013 およびOutlook 2010

[フォームの選択] コマンドにアクセスするために必要な手順の数を短くするには、リボンに [ 開発者 ] タブを追加して、[ フォームの選択 ] ダイアログ ボックスにいくつかの選択項目を表示できるようにします。

  1. Outlook リボンを右クリックし、[ リボンのカスタマイズ] を選択します。
  2. メイン タブの一覧で [ 開発者] を選択し、[ OK] を選択します。

Outlook リボンの [ 開発者 ] タブに、[ フォームの選択] が表示されます。

Visual Basic for Applicationsまたは COM アドインを使用してフォームを開く

フォームをフォルダーに発行する

フォームが個人用フォーム ライブラリまたは組織フォーム ライブラリのいずれかに発行されている場合は、[アクション] メニューに表示されるようにフォームをフォルダーに発行することを検討してください。 ただし、フォームが更新された場合は、Outlook フォーム キャッシュに問題が発生しないように、フォームが再デプロイされていることを確認してください。

.oft ファイルを [デスクトップ] メニューまたは [スタート] メニューに保存する

Microsoft では通常、デスクトップまたは [スタート] メニューに .oft ファイルを保存することはお勧めしませんが、Outlook テンプレート (.oft) ファイルをどちらの場所にも保存できます。 この操作によって作成される項目には、フォームのデザインと使用方法に応じて通常不要な副作用を引き起こす 1 回限りのフォームが含まれています。