Så här avgör du var du ska publicera ett anpassat Outlook-formulär

  • Artikel
  • Gäller för:
    Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

Ursprungligt KB-nummer: 290802

Sammanfattning

Den här artikeln beskriver några av de överväganden som du bör tänka på om du försöker bestämma var du vill publicera ett anpassat Outlook-formulär.

Mer information

I Outlook publiceras anpassade formulär vanligtvis till ett formulärbibliotek så att endast en kopia av ett formulär lagras på datorn. Enskilda objekt innehåller ett meddelandeklassfält som anger vilket formulär som ska användas för att visa de data som finns i objektet. När du publicerar anpassade formulär i ett formulärbibliotek använder Microsoft Exchange Server-baserade datorer och Outlook betydligt mindre resurser och bandbredd eftersom själva formuläret inte behöver lagras i varje enskilt objekt.

Outlook-formulärlösningar kan variera mycket, särskilt eftersom Outlook har ett antal olika typer av standardformulär. Det är ofta svårt att avgöra den bästa platsen att publicera ett formulär på, och det finns många faktorer att ta hänsyn till när du fattar beslutet.

Var du kan publicera formulär

Formulär kan publiceras på tre platser. I följande tabell beskrivs dessa platser.

Plats Beskrivning
En mapp (eller mappformulärbibliotek) För de flesta mappbaserade formulärlösningar publicerar du formuläret i mappen så att det är tillgängligt när någon använder mappen. Om du publicerar formuläret i en gemensam mapp är formuläret tillgängligt för alla som har åtkomst till mappen. Om du publicerar formuläret i en av dina personliga mappar är det bara tillgängligt för dig när du använder den mappen. Formulären Kontakt, Post, Uppgift och Journal är exempel på de typer av formulär som vanligtvis är associerade med en mapp. En fördel med att publicera ett formulär till en mapp är att formuläret är tillgängligt på menyn Åtgärder när du är i mappen.
Bibliotek för organisationsformulär Publicera formuläret i det här biblioteket om du vill göra formuläret tillgängligt för alla i din organisation, till exempel ett formulär för att rapportera semestertid. Det här biblioteket används ofta för e-postformulär eftersom de vanligtvis inte baseras på en specifik mapp. Du kan publicera ett formulär i organisationsformulärbiblioteket när du vill använda samma anpassade formulär i mer än en mapp. När du gör detta kan du endast underhålla ett enda publicerat formulär. Formulär som publiceras i det här biblioteket är tillgängliga för alla i organisationen så länge de ges behörighet till biblioteket av administratören. Biblioteket lagras på den Microsoft Exchange Server datorn. Administratören måste ge dig behörighet att publicera till organisationsformulärbiblioteket. Den här behörigheten ges vanligtvis endast till ett fåtal personer eller en avdelning som hanterar den Exchange Server-baserade datorn.
Bibliotek för personliga formulär Formulär som sparas i det här biblioteket är endast tillgängliga för dig. När du publicerar ett formulär till det personliga formulärbiblioteket lagras formuläret som ett dolt objekt i rotmappen i postlådan eller i filen Personliga mappar (.pst), beroende på vilket som är din standardplats för e-postleverans. Precis som formulär som lagras i organisationsformulärbiblioteket kan dessa formulär öppnas med hjälp av kommandot Välj formulär. Spara ett formulär i det här biblioteket när du skapar ett formulär för eget personligt bruk, till exempel ett standardformulär för e-postmeddelanden som är för adresserat till mottagarna.

Det går också att lagra ett Outlook-formulär som en fil i filsystemet eller som ett objekt i en Outlook-mapp. Microsoft rekommenderar dock att du undviker båda dessa metoder, eftersom formuläret kommer att vara ett engångsformulär.

Du kan spara ett Outlook-formulär i filsystemet som en Outlook-mallfil (.oft). På så sätt kan du bifoga formuläret i ett e-postmeddelande och sedan skicka formuläret till någon annan. Du kan också använda .oft-filen som en säkerhetskopia av formuläret. Så här sparar du ett formulär som en .oft-fil:

  1. Välj Spara som på menyn Arkiv.
  2. I rutan Filnamn skriver du ett namn för formuläret.
  3. I rutan Spara som typ väljer du Outlook-mall och sedan Spara.

Du kan också spara formuläret som ett objekt i den aktuella mappen. Microsoft rekommenderar dock inte att du gör detta av följande skäl:

  • Det är enkelt att ta bort formuläret av misstag.
  • Det brukar sudda ut skillnaden mellan formulär och objekt, och det typiska resultatet är en mapp som är fylld med olika objekt som innehåller olika versioner av samma formulär. Detta är vanligtvis inte en bra idé när du utformar Outlook-formulär.
  • Objekt som lagras i en mapp har vanligtvis data som är associerade med dem, och du vill vanligtvis inte att data ska associeras med formuläret. Därför rekommenderar Microsoft att du inte öppnar ett objekt i en mapp och sedan anger designläge. öppna en ny instans av formuläret och ange sedan designläge.
  • Formulär som lagras som objekt är engångsformulär och har oönskade biverkningar.

Om du vill spara ett formulär i den aktuella mappen väljer du Spara på Arkiv-menyn .

Att tänka på när du bestämmer var du ska publicera ett formulär

Det finns många frågor att ta hänsyn till när du bestämmer var du ska publicera ett formulär:

  • Är formuläret baserat på en mapplösning eller är det ett e-postmeddelande som är utformat för att skickas till mottagarna?
  • Använder du en Exchange Server-baserad dator? Om du använder en Exchange Server-baserad dator, är det möjligt att publicera formuläret till organisationsformulärbiblioteket eller har din organisation infört begränsningar för vilka typer av formulär som kan lagras där?
  • Hur många personer behöver åtkomst till formuläret?
  • Kommer formuläret att uppdateras ofta, vilket gör det viktigt att endast en kopia av formuläret distribueras centralt?
  • Måste formuläret vara tillgängligt offline?
  • Om det här är ett e-postmeddelande, kommer det endast att användas i organisationen eller kommer det att skickas till andra mottagare utanför organisationen?
  • Hur öppnas det nya formuläret?

Bestämma var mappbaserade formulär ska publiceras

När du skapar en mappbaserad lösning där formulärets primära fokus är att visa objekten i en enda mapp, publicerar du vanligtvis formuläret i själva mappen. När du publicerar formuläret i mappen är mappen en fristående entitet och formuläret är tillgängligt på åtgärdsmenyn.

Det finns dock scenarier där du kanske inte vill publicera ett typiskt mappbaserat formulär till en mapp. Om du använder ett formulär i mer än en mapp och varje mapp alltid använder samma version av formuläret bör du överväga att publicera formuläret i antingen organisationsformulärbiblioteket eller det personliga formulärbiblioteket. När du gör detta finns det bara en kopia av det publicerade formuläret och det är enklare att uppdatera om du behöver göra ändringar. Om du är den enda personen som behöver åtkomst till det här formuläret publicerar du formuläret i Personligt formulärbibliotek. Om andra personer behöver åtkomst till formuläret och formuläret är typiskt i en gemensam mapp på en Exchange Server dator, kan du undersöka om du kan publicera formuläret till organisationsformulärbiblioteket eller inte. En potentiell nackdel med den här metoden är att formuläret inte är tillgängligt på menyn Åtgärder om det inte publiceras i mappen. Men om det är standardformuläret för mappen, vilket vanligtvis är fallet, gör detta inte för stor skillnad eftersom du eller användarna kan använda en knapp i verktygsfältet för att öppna nya objekt.

Bestämma var meddelandebaserade formulär ska publiceras

Om formuläret är baserat på ett e-postmeddelande och det används av dig och bara ett par andra användare, publicerar du formuläret till det personliga formulärbiblioteket för alla användare. Men om du ska skapa nya objekt baserat på det här formuläret kanske du vill publicera det i inkorgen så att du kan komma åt det på menyn Åtgärder. Om formuläret ska användas av många personer i en organisation publicerar du det i organisationsformulärbiblioteket så att det bara finns en kopia av formuläret att underhålla och alla användare har åtkomst till det. Den här metoden kan dock göra formuläret svårare att öppna.

Överväganden och alternativ för att öppna formulär

I följande tabell beskrivs hur användare vanligtvis öppnar Outlook-formulär beroende på var formulären lagras:

Formulärtyp Var du ska öppna
Mappformulär Om du öppnar mappen som innehåller formulären är formulären tillgängliga på menyn Åtgärder .
Bibliotek för organisationsformulär

-Och-

Bibliotek för personliga formulär		 Formulär som lagras i organisationsformulärbiblioteket och personliga formulärbibliotek är utformade för att nås med hjälp av dialogrutan Välj formulär . Om du vill komma åt dessa formulär pekar du på Ny på Arkiv-menyn och väljer sedan Välj formulär.

Du kan använda följande metoder för att göra formulär mer tillgängliga för användare.

Lägg till kommandot Välj formulär i verktygsfältet

Outlook 2007 och Outlook 2003

Om du vill förkorta antalet steg som krävs för att komma åt kommandot Välj formulär lägger du till kommandot i verktygsfältet så att du kan visa dialogrutan med en enda markering:

  1. På menyn Visa pekar du på Verktygsfält och väljer sedan Anpassa.
  2. Välj fliken Kommandon i dialogrutan Anpassa .
  3. Kontrollera att Filen är markerad i rutan Kategorier.
  4. I rutan Kommandon letar du upp kommandot Välj formulär och drar det sedan upp till önskad verktygsfältsplats.
  5. Välj Stäng.

Outlook 2013 och Outlook 2010

Om du vill förkorta antalet steg som krävs för att komma åt kommandot Välj formulär lägger du till fliken Utvecklare i menyfliksområdet så att du kan visa dialogrutan Välj formulär med några val:

  1. Högerklicka på menyfliksområdet i Outlook och välj sedan Anpassa menyfliksområdet.
  2. I listan över huvudflikar väljer du Utvecklare och sedan OK.

På fliken Utvecklare i menyfliksområdet i Outlook bör du se Välj formulär som visas.

Öppna ett formulär med Hjälp av Visual Basic för program eller ett COM-tillägg

Publicera formuläret till en mapp

Om ett formulär publiceras till antingen det personliga formulärbiblioteket eller organisationsformulärbiblioteket kan du överväga att publicera ett formulär till en mapp så att det visas på menyn Åtgärder. Men om formuläret uppdateras måste du se till att formuläret distribueras om så att du inte skapar problem med Outlook-formulärcachen.

Spara en .oft-fil på skrivbords- eller Start-menyn

Även om Microsoft vanligtvis inte rekommenderar att du sparar en .oft-fil på skrivbordet eller på Start-menyn kan du spara en Outlook-mallfil (.oft) på någon av platserna. De objekt som skapas genom att göra detta innehåller engångsformulär som vanligtvis orsakar oönskade biverkningar beroende på formulärets design och hur det används.