Vapaat ja varatut ajat -ominaisuuden käyttäminen Outlookissa

  • Artikkeli
  • Koskee seuraavia::
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Alkuperäinen KT-numero: 291621

Yhteenveto

Internet Free/Busy (IFB) on Microsoft Outlookin ominaisuus, jonka avulla voit nähdä, milloin muut ovat vapaita tai varattuja, jotta voit ajoittaa kokouksia tehokkaasti. Outlookin käyttäjät voivat julkaista vapaat ja varatut ajat käyttäjän määrittämään Uniform Resource Locator (URL) -tiedostopalvelimeen. Voit jakaa tämän URL-tiedostopalvelimen kaikkien käyttäjien kanssa tai rajoittaa sen tietylle käyttäjäjoukolle.

ICal-niminen IETF(Internet Engineering Task Force) -standardi on IFB:n perusta. IFB käyttää iCal-standardin iCalendar-standardia, joka on nouseva standardi aikataulutietojen muotoilulle ja tallennukseen. iCalendar määrittää rakenteen vapaiden ja varattujen aikojen tietojen esittämiseen standardoidulla tavalla.

Tässä artikkelissa käsitellään seuraavia tietoja:

Vapaiden ja varattujen aikojen tietojen julkaiseminen Internetiin

Microsoft Outlook 2010 tai uudemmissa versioissa:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Asetukset.

  2. Valitse vasemmassa ruudussa Kalenteri ja valitse sitten Vapaat ja varatut ajat -asetukset - painike.

  3. Valitse Käyttöoikeudet-välilehti ja valitse sitten Muut vapaat ja varatut ajat.

  4. Valitse Julkaise omassa sijainnissa -valintaruutu Vapaiden ja varattujen aikojen internet-osassa ja kirjoita sitten sen palvelimen täydellinen polku, johon julkaiset vapaat ja varatut ajat -tiedot. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten http://... , file://\\... , tai ftp://... . Vapaiden ja varattujen aikojen tiedostoissa on .vfb-tiedostonimen tunniste. Seuraavassa on esimerkki kelvollisesta URL-muodosta:

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    Huomautus

    Jos FTP-palvelin edellyttää todentamista ja Outlook on asennettu Windows Vistaan tai Windows 7:ään, sinun on käytettävä seuraavaa muotoa:

    ftp:// käyttäjänimi:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    Jossa käyttäjänimi:salasana on käyttäjänimesi ja salasanasi.

Microsoft Outlook 2007 ja Microsoft Office Outlook 2003:

  1. Valitse Työkalut-välilehdeltä Asetukset.

  2. Valitse Asetukset-välilehdessäKalenteriasetukset.

  3. Valitse Vapaat ja varatut ajat -vaihtoehdot.

  4. Kirjoita Julkaise omassa sijainnissa -kohtaan sen palvelimen täydellinen polku, jossa julkaiset vapaat ja varatut ajat -tietosi. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten: http://... , file://\\... , tai ftp://... . Seuraavassa on esimerkki kelvollisesta muodosta:

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    Vapaiden ja varattujen tiedostojen tiedostotunniste on .vfb.

    Huomautus

    Jos FTP-palvelin edellyttää todentamista ja käytät Outlook 2007:ää Windows Vistassa tai Windows 7:ssä, sinun on käytettävä seuraavaa muotoa:

    ftp:// käyttäjänimi:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    Jossa käyttäjänimi:salasana on käyttäjänimesi ja salasanasi.

  5. Sulje kaikki valintaikkunat valitsemalla OK kolme kertaa.

Jos FTP-palvelimesi edellyttävät todentamista ja Outlook on asennettu Windows XP:hen, sinun on määritettävä FTP-sivusto seuraavasti:

Outlook 2010:

  1. Käynnistä Outlook 2010 ja valitse sitten Tiedosto-välilehti .
  2. Valitse Avaa ja valitse sitten Outlookin datatiedostot.
  3. Valitse Look in -luettelosta Lisää tai muokkaa FTP-sijainteja.
  4. Kirjoita FTP-sivustosi osoite Lisää tai muokkaa FTP-sijainteja -valintaikkunan FTP-sivuston nimi -ruutuun. Osoitteen muoto on ftp. site_name.com, jossa osoite on FTP-sivuston osoite. Huomaa, että ftp:// ei ole pakollinen.
  5. Valitse Kirjaudu nimellä -kohdassa Käyttäjä ja kirjoita sitten käyttäjänimesi.
  6. Kirjoita salasana kohtaan Salasana.
  7. Lisää sivusto FTP-sivustoluetteloosi valitsemalla Lisää . Kun määrität tämän asetuksen, kirjautumistiedot sivustoon julkaisemista varten säilytetään.
  8. Sulje Lisää tai muokkaa FTP-sijainteja -valintaikkuna valitsemalla OK.
  9. Sulje Avaa Outlookin datatiedosto -valintaikkuna valitsemalla Peruuta.
  10. Valitse Työkalut-välilehdeltä Asetukset.
  11. Valitse Asetukset-välilehdessä Kalenteriasetukset ja valitse sitten Vapaat ja varatut ajat -vaihtoehdot.
  12. Valitse Julkaise omassa sijainnissa -valintaruutu ja kirjoita sitten sen palvelimen täydellinen polku, johon julkaiset vapaat ja varatut ajat -tiedot. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten http://... , file://\\... , tai ftp://... . Vapaiden ja varattujen aikojen tiedostoissa on .vfb-tiedostonimen tunniste. Seuraavassa on esimerkki kelvollisesta URL-muodosta:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Outlook 2007 ja Outlook 2003:

  1. Käynnistä Outlook.

  2. Valitse Tiedosto-valikostaAvaa ja valitse sitten Outlookin datatiedosto.

  3. Valitse Ulkoasu-ruudussaLisää tai muokkaa FTP-sijainteja.

  4. Kirjoita FTP-sivustosi osoite Lisää tai muokkaa FTP-sijainteja -valintaikkunan FTP-sivuston nimi -ruutuun. Osoitteen muoto on ftp.site.com, jossa osoite on FTP-sivuston osoite. Huomaa, että ftp:// ei tarvita.

  5. Valitse Kirjaudu nimellä -kohtaan Käyttäjä ja kirjoita sitten käyttäjänimi.

  6. Kirjoita salasana kohtaan Salasana.

  7. Lisää sivusto FTP-sivustoluetteloosi valitsemalla Lisää . Tämän asetuksen määrittäminen säilyttää kirjautumistiedot sivustoon julkaisemista varten.

  8. Sulje Lisää tai muokkaa FTP-sijainteja -valintaikkuna valitsemalla OK.

  9. Sulje Avaa Outlookin datatiedosto -valintaikkuna valitsemalla Peruuta.

  10. Valitse Työkalut-välilehdeltä Asetukset.

  11. Valitse Asetukset-välilehdessä Kalenteriasetukset ja valitse sitten Vapaat ja varatut ajat -vaihtoehdot.

  12. Valitse Julkaise omassa sijainnissa -valintaruutu ja kirjoita sitten sen palvelimen täydellinen polku, johon julkaiset vapaat ja varatut ajat -tietosi. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten http://... , file://\\... , tai ftp://... . Vapaiden ja varattujen aikojen tiedostoissa on .vfb-tiedostonimen tunniste. Seuraavassa on esimerkki kelvollisesta URL-muodosta:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Muiden henkilöiden vapaiden ja varattujen aikojen tietojen tarkasteleminen Internetissä

Voit tarkastella vapaiden ja varattujen aikojen tietoja yhteyshenkilöillesi, jotka julkaisevat näitä tietoja Internetissä. Jos kaikki yhteystietosi tallentavat nämä tiedot samaan vapaiden ja varattujen aikojen palvelimeen, voit määrittää näiden tietojen hakupolun yleisesti kaikille yhteyshenkilöille. Jos näiden tietojen sijainti vaihtelee yhteyshenkilön mukaan, voit määrittää kunkin yhteyshenkilön hakupolun.

Yleisen vapaiden ja varattujen aikojen hakupolun määrittäminen kaikille yhteyshenkilöille

Microsoft Outlook 2010 tai uudemmissa versioissa:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Asetukset.

  2. Valitse vasemmassa ruudussa Kalenteri.

  3. Valitse Vapaat ja varatut ajat -painike, valitse Käyttöoikeudet-välilehti ja valitse sitten Muut vapaat ja varatut ajat.

  4. Kirjoita Internet-vapaat ja varatut ajat -osion Haun sijainnit -ruutuun sen sijainnin täydellinen polku, josta haluat hakea vapaat ja varatut ajat -tietoja. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten: http://... , file://\\... , tai ftp://... .

    Outlook tukee tuotteen %NAME% ja %SERVER% korvaamista.

    Seuraavassa on esimerkki näiden korvaamisten käytöstä:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    SmtP (Simple Mail Transfer Protocol) -osoitteessa Outlook korvaa %NAME% kaikilla at (@) -merkkiä edeltävillä merkeillä ja korvaa %SERVER% kaikilla @-merkin seuraavilla merkeillä.

  5. Lopeta valitsemalla OK .

Outlook 2007:

  1. Valitse Työkalut-välilehdeltä Asetukset.

  2. Valitse Asetukset-välilehdessäKalenteriasetukset.

  3. Valitse Vapaat ja varatut ajat -asetukset, valitse Käyttöoikeudet-välilehti ja valitse sitten Muut vapaat ja varatut ajat.

  4. Kirjoita Internet-vapaat ja varatut ajat -osion Hakusijainnit-ruutuun täydellinen polku sijaintiin, josta haluat etsiä vapaat ja varatut ajat -tietoja. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten: http://... , file://\\... , tai ftp://... .

    Outlook tukee tuotteen %NAME% ja %SERVER% korvaamista.

    Seuraavassa on esimerkki näiden korvaamisten käytöstä:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    SmtP (Simple Mail Transfer Protocol) -osoitteessa Outlook korvaa %NAME% kaikilla at (@) -merkkiä edeltävillä merkeillä ja korvaa %SERVER% kaikilla @-merkin seuraavilla merkeillä.

  5. Lopeta valitsemalla OK .

Outlook 2003:

  1. Valitse Työkalut-välilehdeltä Asetukset.

  2. Valitse Asetukset-välilehdessäKalenteriasetukset.

  3. Valitse Vapaat ja varatut ajat -vaihtoehdot.

  4. Valitse Julkaise ja etsi Käyttämällä Microsoft Officen vapaa/varattu-palvelua.

  5. Kirjoita Haun sijainnit -ruutuun sen sijainnin täydellinen polku, josta haluat hakea vapaat ja varatut ajat -tietoja. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten: http://... , file://\\... , tai ftp://... .

    Outlook tukee tuotteen %NAME% ja %SERVER% korvaamista.

    Seuraavassa on esimerkki näiden korvaamisten käytöstä:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    SmtP (Simple Mail Transfer Protocol) -osoitteessa Outlook korvaa %NAME% kaikilla at (@) -merkkiä edeltävillä merkeillä ja korvaa %SERVER% kaikilla @-merkin seuraavilla merkeillä.

  6. Sulje kaikki valintaikkunat valitsemalla OK kolme kertaa.

Tietyn yhteyshenkilön vapaiden ja varattujen aikojen hakupolun määrittäminen

Microsoft Outlook 2013 tai uudemmissa versioissa:

  1. Valitse Aloitus-välilehdenNykyinen näkymä -kohdasta Käyntikortti.

  2. Avaa yhteyshenkilö kaksoisnapsauttamalla.

  3. Valitse Yhteystiedot-välilehdenNäytä-kohdastaTiedot.

  4. Kirjoita Vapaat ja varatut ajat -kansion tekstin Osoite-ruutuun sen sijainnin täydellinen polku, josta haluat hakea tämän yhteyshenkilön vapaat ja varatut ajat -tietoja. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten http://... , file://\\... , tai ftp://... .

    Seuraavassa on esimerkki kelvollisesta muodosta:

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    Vapaat ja varatut ajat -tiedot näkyvät tapaamisten ja kokousten Ajoitus-välilehdellä.

Outlook 2010:ssä, 2007:ssä ja 2003:ssa:

  1. Avaa Yhteystieto kaksoisnapsauttamalla Yhteystiedot-kansiota.

  2. Valitse Tiedot-välilehti .

  3. Kirjoita Internet-Free-Busy lukevan tekstin Osoite-ruutuun sen sijainnin täydellinen polku, josta haluat etsiä yhteyshenkilön vapaat ja varatut ajat -tietoja. Voit käyttää mitä tahansa kelvollista URL-muotoa, kuten http://... , file://\\... , tai ftp://... .

    Seuraavassa on esimerkki kelvollisesta muodosta:

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    Vapaat ja varatut ajat -tiedot näkyvät tapaamisten ja kokousten Ajoitus-välilehdellä.

Kokouksen suunnitteleminen vapaiden ja varattujen aikojen internetin avulla

  1. Valitse Kalenteri-kansion Toiminnot-valikostaUusi kokouspyyntö.
  2. Kirjoita Aikataulutus-välilehdessä kunkin osallistujan nimi Kaikki osallistujat -ruutuun.

Outlook seuraa kutsuvien henkilöiden URL-polkua (kuten aiemmin) ja lisää automaattisesti heidän vapaat ja varatut tietonsa suunnittelutoimintoon.

Outlook julkaisee ja noutaa vapaat ja varatut ajat -tiedot oletusarvoisesti 15 minuutin välein. Voit ohittaa tämän ajan lisäyksen manuaalisesti valitsemalla Työkalut-valikostaLähetä ja vastaanota ja valitsemalla sitten Vapaat ja varatut ajat . Tämä päivittää vapaat ja varatut ajat -tiedot heti.

Ohjatun www-julkaisutoiminnon 1.6 versio toimii joissain tapauksissa Microsoft Windows 2000:n kanssa verkkomäärityksestä riippuen. Sitä ei kuitenkaan ole testaatu, eikä sitä tueta.