Come usare la funzionalità Disponibilità Internet in Outlook

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Riepilogo

Internet Free/Busy (IFB) è una funzionalità di Microsoft Outlook che consente di vedere quando altri utenti sono liberi o occupati in modo da poter pianificare in modo efficiente le riunioni. Gli utenti di Outlook hanno la possibilità di pubblicare le informazioni sulla disponibilità in un file server URL (Uniform Resource Locator) specificato dall'utente. È possibile condividere questo file server URL con tutti gli utenti o limitarlo a un set specifico di utenti.

Uno standard IETF (Internet Engineering Task Force) denominato iCal è la base per IFB. IFB usa una parte dello standard iCal denominato iCalendar, uno standard emergente per il formato e l'archiviazione delle informazioni di pianificazione. iCalendar definisce una struttura per rappresentare le informazioni sulla disponibilità in modo standardizzato.

Questo articolo illustra le informazioni seguenti:

• Come pubblicare informazioni sulla disponibilità in Internet
• Come visualizzare le informazioni sulla disponibilità di altre persone su Internet
• Come impostare il percorso di ricerca della disponibilità globale per tutti i contatti
• Come impostare il percorso di ricerca della disponibilità per un contatto specifico
• Come pianificare una riunione usando le informazioni sulla disponibilità internet

Come pubblicare informazioni sulla disponibilità in Internet

Per Microsoft Outlook 2010 o versioni successive:

1. Fare clic sulla scheda File, quindi scegliere Opzioni.

2. Nel riquadro sinistro selezionare Calendario e quindi selezionare il pulsante Opzioni disponibilità .

3. Selezionare la scheda Autorizzazioni e quindi selezionare Altri elementi disponibili.Select the Permissions tab, then select Other Free/busy.

4. Selezionare la casella di controllo Pubblica in Posizione personale nella sezione Disponibilità Internet e quindi digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio http://... , file://\\... o ftp://... . I file di disponibilità hanno l'estensione vfb. Di seguito è riportato un esempio di formato URL valido:

   ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

   Nota

   Se il server FTP richiede l'autenticazione e Outlook è installato in Windows Vista o Windows 7, è necessario usare il formato seguente:

   ftp:// username:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

   Dove username:password è il nome utente e la password.

Per Microsoft Outlook 2007 e Microsoft Office Outlook 2003:

1. Nel menu File, fare clic su Opzioni.

2. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario.

3. Selezionare Opzioni disponibilità.

4. In Pubblica in Percorso personale digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio: http://... , file://\\... o ftp://... . Di seguito è riportato un esempio di formato valido:

   ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

   I file di disponibilità hanno un'estensione vfb.

   Nota

   Se il server FTP richiede l'autenticazione e si usa Outlook 2007 in Windows Vista o Windows 7, è necessario usare il formato seguente:

   ftp:// username:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

   Dove username:password è il nome utente e la password.

5. Selezionare OK tre volte per chiudere tutte le finestre di dialogo.

Se i server FTP richiedono l'autenticazione e Outlook è installato in Windows XP, è necessario seguire questa procedura per configurare il sito FTP:

Per Outlook 2010:

1. Avviare Outlook 2010 e quindi selezionare la scheda File .
2. Selezionare Apri e quindi selezionare File di dati di Outlook.
3. Nell'elenco Cerca in selezionare Aggiungi/Modifica percorsi FTP.
4. Nella finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP digitare l'indirizzo del sito FTP nella casella Nome sito FTP . Il formato per l'indirizzo è ftp. site_name.com, dove l'indirizzo è l'indirizzo del sito FTP. Si noti che ftp:// non è obbligatorio.
5. In Accedi come selezionare Utente e quindi immettere il nome utente.
6. In Password digitare la password.
7. Selezionare Aggiungi per aggiungere il sito all'elenco di siti FTP. Quando si configura questa opzione, le informazioni di accesso per la pubblicazione nel sito vengono mantenute.
8. Selezionare OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP .
9. Selezionare Annulla per chiudere la finestra di dialogo Apri file di dati di Outlook .
10. Nel menu File, fare clic su Opzioni.
11. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario e quindi opzioni disponibilità.
12. Selezionare la casella di controllo Pubblica in Posizione personale e quindi digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio http://... , file://\\... o ftp://... . I file di disponibilità hanno l'estensione vfb. Di seguito è riportato un esempio di formato URL valido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Per Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. Avviare Outlook.

2. Scegliere Apri dal menu File e quindi selezionare File di dati di Outlook.

3. Nella casella Cerca in selezionare Aggiungi/Modifica percorsi FTP.

4. Nella finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP digitare l'indirizzo del sito FTP nella casella Nome sito FTP . Il formato per l'indirizzo è ftp.site.com, dove l'indirizzo è l'indirizzo del sito FTP. Si noti che ftp:// non è obbligatorio.

5. In Accedi come selezionare Utente e quindi immettere il nome utente.

6. In Password digitare la password.

7. Selezionare Aggiungi per aggiungere il sito all'elenco di siti FTP. La configurazione di questa opzione mantiene le informazioni di accesso per la pubblicazione nel sito.

8. Selezionare OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP .

9. Selezionare Annulla per chiudere la finestra di dialogo Apri file di dati di Outlook .

10. Nel menu File, fare clic su Opzioni.

11. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario e quindi opzioni disponibilità.

12. Selezionare la casella di controllo Pubblica in Posizione personale e quindi digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio http://... , file://\\... o ftp://... . I file di disponibilità hanno l'estensione vfb. Di seguito è riportato un esempio di formato URL valido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Come visualizzare le informazioni sulla disponibilità di altre persone su Internet

È possibile visualizzare le informazioni sulla disponibilità per tutti i contatti che pubblicano questi dati su Internet. Se tutti i contatti archivia queste informazioni nello stesso server di disponibilità, è possibile impostare il percorso di ricerca per queste informazioni a livello globale per tutti i contatti. In alternativa, se la posizione di queste informazioni varia in base al contatto, è possibile impostare il percorso di ricerca in modo specifico per ogni contatto.

Come impostare il percorso di ricerca della disponibilità globale per tutti i contatti

Per Microsoft Outlook 2010 o versioni successive:

1. Fare clic sulla scheda File, quindi scegliere Opzioni.

2. Nel riquadro sinistro selezionare Calendario.

3. Selezionare il pulsante Opzioni disponibilità, selezionare la scheda Autorizzazioni e quindi selezionare Altre opzioni disponibili.Select the Free/Busy Options, select the Permissions tab, and then select Other Free/busy.

4. Nella sezione Internet Disponibilità digitare il percorso completo della posizione in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità nella casella Percorsi di ricerca. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio: http://... , file://\\... o ftp://... .

   Outlook supporta le sostituzioni %NAME% e %SERVER%.

   Di seguito è riportato un esempio di come usare queste sostituzioni:

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   In un indirizzo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Outlook sostituisce %NAME% con tutti i caratteri prima del simbolo (@) e %SERVER% con tutti i caratteri che seguono il simbolo @ .

5. Selezionare OK per uscire.

Per Outlook 2007:

1. Nel menu File, fare clic su Opzioni.

2. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario.

3. Selezionare Opzioni disponibilità, selezionare la scheda Autorizzazioni e quindi selezionare Altre opzioni disponibili.SelectFree/Busy Options, select the Permissions tab and then select Other Free/busy.

4. Nella sezione Internet Disponibilità digitare il percorso completo della posizione in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità nella casella Percorsi di ricerca. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio: http://... , file://\\... o ftp://... .

   Outlook supporta le sostituzioni %NAME% e %SERVER%.

   Di seguito è riportato un esempio di utilizzo di queste sostituzioni:

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   In un indirizzo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Outlook sostituisce %NAME% con tutti i caratteri prima del simbolo (@) e %SERVER% con tutti i caratteri che seguono il simbolo @ .

5. Selezionare OK per uscire.

Per Outlook 2003:

1. Nel menu File, fare clic su Opzioni.

2. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario.

3. Selezionare Opzioni disponibilità.

4. Selezionare Pubblica e cerca usando il servizio Disponibilità Internet di Microsoft Office.

5. Nella casella Percorsi di ricerca digitare il percorso completo della posizione in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio: http://... , file://\\... o ftp://... .

   Outlook supporta le sostituzioni %NAME% e %SERVER%.

   Di seguito è riportato un esempio di utilizzo di queste sostituzioni:

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   In un indirizzo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Outlook sostituisce %NAME% con tutti i caratteri prima del simbolo (@) e %SERVER% con tutti i caratteri che seguono il simbolo @ .

6. Selezionare OK tre volte per chiudere tutte le finestre di dialogo.

Come impostare il percorso di ricerca della disponibilità per un contatto specifico

Per Microsoft Outlook 2013 o versioni successive:

1. Nella scheda Home , in Visualizzazione corrente, selezionare Biglietto da visita.

2. Fare doppio clic per aprire un contatto.

3. Nella scheda Contatto , in Mostra, selezionare Dettagli.

4. Nel testo che legge La disponibilità Internet, nella casella Indirizzo digitare il percorso completo della posizione in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità del contatto. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio il seguente: http://... , file://\\... o ftp://... .

   Di seguito è riportato un esempio di formato valido:

   ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

   Le informazioni sulla disponibilità internet vengono visualizzate nella scheda Pianificazione di appuntamenti e riunioni.

Per Outlook 2010, 2007 e 2003:

1. Nella cartella Contatti fare doppio clic per aprire un contatto.

2. Selezionare la scheda Dettagli .

3. Nel testo che legge Internet Free-Busy nella casella Indirizzo digitare il percorso completo della posizione in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità del contatto. È possibile usare qualsiasi formato URL valido, ad esempio il seguente: http://... , file://\\... o ftp://... .

   Di seguito è riportato un esempio di formato valido:

   ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

   Le informazioni sulla disponibilità internet vengono visualizzate nella scheda Pianificazione di appuntamenti e riunioni.

Come pianificare una riunione usando le informazioni sulla disponibilità internet

1. Nella cartella Calendario selezionareNuova convocazione riunione dal menu Azioni .
2. Nella scheda Pianificazione digitare il nome di ogni partecipante nella casella Tutti i partecipanti .

Outlook segue il percorso URL (come specificato in precedenza) per gli utenti invitati e inserisce automaticamente le informazioni sulla disponibilità nella pianificazione.

Outlook pubblica e recupera le informazioni sulla disponibilità ogni 15 minuti per impostazione predefinita. È possibile sostituire manualmente questo incremento di tempo puntando a Invia e ricevi dal menu Strumenti e quindi selezionando Informazioni sulla disponibilità. In questo modo le informazioni sulla disponibilità vengono aggiornate immediatamente.

La versione 1.6 della Pubblicazione guidata Web funziona in alcuni casi con Microsoft Windows 2000, a seconda della configurazione di rete. Tuttavia, non è testato e non è supportato.