Vytváření flexibilních organizačních diagramů ve Visiu

Tento podrobný článek popisuje metody, které můžete použít k vytváření flexibilních organizačních diagramů v Microsoft Visiu. Tento článek obsahuje informace o tom, jak:

• Usnadnění revize organizačního diagramu
• Revidujte strukturu sestav, typ pozice a umístění obrazců.
• Porovnání dvou verzí stejného organizačního diagramu a vytvoření sestavy změn
• Ukládání dat v organizačním diagramu a generování sestav

Usnadnění revize organizačního diagramu

Pokud chcete, aby byl organizační diagram v budoucnu snadno revidovat, použijte jednu nebo obě následující metody:

• Vytvořte organizační diagram pomocí řešení Organizační diagram. Řešení Organizační diagram je sada speciálně navržených obrazců, průvodců a dalších nástrojů.

  V nabídce File (Soubor ) přejděte na New (Nový), vyberte Organization Chart (Organizační diagram), vyberte Metric Units (Jednotky metriky ) nebo US Units (Americké jednotky) a pak vyberte Create (Vytvořit).

• Nechte šablonu Organizační diagram automaticky nakreslit spojnice, které v organizačním diagramu navazují vztahy sestav.

  Pokud chcete automaticky vytvořit vztah sestav, přetáhněte obrazec ze vzorníku Obrazce organizačního diagramu a pak ho přetáhněte přímo na obrazec, který představuje pozici, na kterou se sestavuje.

Revidujte strukturu sestav, typ pozice a umístění obrazců.

Pokud chcete upravit strukturu sestav, typ pozice a umístění obrazců v organizačním diagramu, použijte následující metody nebo více z těchto metod:

• Pokud chcete rychle vytvořit vztahy sestav mezi jedním nadřízeným a několika podřízenými, přetáhněte obrazec Více obrazců nebo obrazec Tři pozice nad obrazcem nadřízeného.

• Pokud chcete převést typ pozice jednoho obrazce na jiný typ pozice, klikněte pravým tlačítkem myši na obrazec, vyberte Změnit typ pozice, vyberte požadovaný typ pozice a pak vyberte OK.

• Chcete-li přiřadit pozici a její podřízené novému vedoucímu, přetáhněte obrazec, který představuje podřízenou pozici, nad obrazec, který představuje pozici nadřízeného, pro kterou má podřízená pozice hlásit.

• Pokud chcete přesunout pozici a zachovat stejnou strukturu generování sestav, vyberte obrazec, který představuje pozici, přejděte na Přesunout podřízené v nabídce Organizační diagram a pak vyberte vlevo/nahoru nebo vpravo/dolů.

  Poznámka

  Ve Visiu 2010 je teď možnost Přesunout podřízené tlačítky Přesunout doleva/nahoru a Přesunout doprava/dolů ve skupině Uspořádat na kartě Organizační diagram na pásu karet.

• Pokud chcete změnit rozložení pozic ve struktuře sestav, klikněte pravým tlačítkem myši na obrazec, který představuje nejvyšší úroveň struktury generování sestav, a pak vyberte Uspořádat podřízené. Klikněte na požadovaný styl rozložení a pak vyberte OK.

Porovnání dvou verzí stejného organizačního diagramu a vytvoření sestavy změn

Můžete porovnat dvě různé verze stejného organizačního diagramu a pak vygenerovat sestavu rozdílů mezi starší a novější verzí. Informace v sestavě můžete použít k aktualizaci informací ve starší verzi organizačního diagramu. Pokud chcete porovnat dvě různé verze stejného organizačního diagramu, postupujte takto:

1. Otevřete novější verzi organizačního diagramu nebo starší verzi organizačního diagramu.

2. V nabídce Organizační diagram vyberte Porovnat data organizace.

   Poznámka

   Ve Visiu 2010 vyberte kartu Organizační diagram a pak vyberte Porovnat ve skupině Data organizace .

3. V poli Výkres, se kterým ho porovnáte vyberte Procházet, vyhledejte verzi organizačního diagramu, kterou chcete porovnat, a pak vyberte Otevřít.

4. V části Porovnat typ použijte jeden z následujících kroků v závislosti na vaší situaci:

   • Vyberte Můj výkres je starší. Zobrazí sestavu změn provedených v druhém výkresu.
   • Vyberte Můj výkres je novější. Zobrazí sestavu změn, které jsem udělal(a) ve výkresu.

5. V části Typ sestavy zadejte požadovanou možnost.

6. Vyberte OK. Tady jsou příklady situací, kdy můžete chtít porovnat dvě verze organizačního diagramu:

   • Máte dvě verze organizačního diagramu oddělení. Jedna verze je určená k distribuci a druhá je určená pro vaše soukromé použití. Verze, kterou si uchováváte pro soukromé použití, obsahuje důvěrná data, jako jsou data přijetí zaměstnanců, platy a úrovně známek. Když se změní organizace oddělení, stačí aktualizovat jenom veřejnou verzi. Porovnáním veřejné verze s privátní verzí můžete ručně aktualizovat strukturální změny, aniž by to mělo vliv na důvěrná data.

   • Aktualizovali jste organizační diagram oddělení tak, aby odrážel nedávné změny personálního obsazení. Aktualizovaný organizační diagram oddělení obsahuje nové informace a nesynchronizuje se s celkovým organizačním diagramem vaší společnosti. Porovnáním organizačního diagramu oddělení s celkovým organizačním diagramem pro vaši společnost můžete vygenerovat sestavu rozdílů a odeslat ji do oddělení lidských zdrojů, aby bylo možné aktualizovat organizační diagram pro celou vaši společnost.

   • Strávili jste spoustu času formátováním a rozložením speciální verze organizačního diagramu pro prezentaci. Pak se těsně před prezentací dozvíte, že se organizace změnila. Porovnáním formátovaného grafu s grafem, který představuje novou organizaci, můžete snadněji aktualizovat formátovaný graf bez ztráty formátování.

Ukládání dat v organizačním diagramu a generování sestav

Do obrazců v organizačním diagramu můžete přidat data, jako jsou e-mailové adresy a telefonní čísla. Postupujte takto:

1. V organizačním diagramu klikněte pravým tlačítkem myši na obrazec, ke kterému chcete přidat data, a pak vyberte Vlastnosti.

2. V dialogovém okně Vlastní vlastnosti zadejte data, která chcete přidat, a pak vyberte OK. Všimněte si, že můžete také vytvořit vlastní pole vlastností pro data, která chcete přidat do obrazců v organizačním diagramu. Tady jsou dva příklady situací, kdy můžete chtít ukládat data do obrazců v organizačním diagramu:

   • Chcete, aby organizační diagram sloužil jako veřejný zdroj dat a reprezentoval organizační strukturu. Pokud například ukládáte telefonní čísla zaměstnanců a e-mailové adresy do obrazců organizačního diagramu, můžete organizační diagram převést na komunikační adresář.

   • Chcete, aby organizační diagram sloužil jako centrální úložiště pro veřejná nebo soukromá data zaměstnanců. Do organizačního diagramu chcete například uložit telefonní čísla, data přijetí, platy a úrovně známek. Kromě toho chcete vygenerovat sestavu z organizačního diagramu. Sestavu můžete uložit jako tabulku Microsoft Office Excelu, jako soubor HTML, jako soubor XML nebo jako excelovou tabulku, která je vložená do obrazce ve výkresu.