Créer des graphiques organization flexibles dans Visio

Cet article pas à pas décrit les méthodes que vous pouvez utiliser pour créer des graphiques organization flexibles dans Microsoft Visio. Cet article contient des informations sur la façon de :

• Rendre votre graphique organization facile à réviser
• Réviser la structure de rapport, le type de position et l’emplacement des formes
• Comparer deux versions du même graphique organization et créer un rapport des modifications
• Stocker des données dans votre graphique organization et générer des rapports

Rendre votre graphique organization facile à réviser

Pour faciliter la révision de votre graphique organization à l’avenir, utilisez l’une des méthodes suivantes ou les deux :

• Créez le graphique organization à l’aide de la solution Organigramme. La solution Organigramme est un ensemble de formes, d’assistants et d’autres outils spécialement conçus.

  Dans le menu Fichier , pointez sur Nouveau, sélectionnez Organigramme, Unités de métriques ou Unités américaines, puis Créer.

• Laissez le modèle Organigramme dessiner automatiquement les connecteurs qui établissent les relations de création de rapports dans votre graphique organization.

  Pour établir automatiquement une relation de création de rapports, faites glisser une forme à partir du gabarit Formes de l’organigramme , puis déposez la forme directement au-dessus de la forme qui représente la position à laquelle elle renvoie.

Réviser la structure de rapport, le type de position et l’emplacement des formes

Pour réviser la structure de création de rapports, le type de position et l’emplacement des formes dans votre graphique organization, utilisez ou plusieurs des méthodes suivantes :

• Pour créer rapidement des relations de création de rapports entre un superviseur et plusieurs subordonnés, faites glisser la forme Formes multiples ou La forme Trois positions au-dessus de la forme de superviseur.

• Pour convertir le type de position d’une forme en un autre type de position, cliquez avec le bouton droit sur la forme, sélectionnez Modifier le type de position, sélectionnez le type de position souhaité, puis sélectionnez OK.

• Pour affecter une position et ses subordonnés à un nouveau superviseur, faites glisser la forme qui représente la position subordonnée au-dessus de la forme qui représente la position de superviseur à laquelle vous souhaitez que la position subordonnée signale.

• Pour déplacer une position et conserver la même structure de création de rapports, sélectionnez la forme qui représente la position, pointez sur Déplacer les subordonnés dans le menu Organigramme , puis sélectionnez Gauche/Haut ou Droite/Bas.

  Remarque

  Dans Visio 2010, « Déplacer les subordonnés » est désormais les boutons Déplacer vers la gauche/haut et Déplacer vers la droite/vers le bas dans le groupe Organiser de l’onglet Organigramme du ruban.

• Pour modifier la disposition des positions dans une structure de création de rapports, cliquez avec le bouton droit sur la forme qui représente le niveau supérieur de la structure de création de rapports, puis sélectionnez Organiser les subordonnés. Cliquez sur le style de disposition souhaité, puis sélectionnez OK.

Comparer deux versions du même graphique organization et créer un rapport des modifications

Vous pouvez comparer deux versions différentes du même graphique organization, puis générer un rapport des différences entre l’ancienne version et la version la plus récente. Vous pouvez utiliser les informations contenues dans le rapport pour mettre à jour les informations d’une version antérieure d’un graphique organization. Pour comparer deux versions différentes du même graphique organization, procédez comme suit :

1. Ouvrez la version la plus récente du graphique organization ou l’ancienne version du graphique organization.

2. Dans le menu Organigramme , sélectionnez Comparer les données de l’organisation.

   Remarque

   Dans Visio 2010, sélectionnez l’onglet Organigramme , puis sélectionnez Comparer dans le groupe Données de l’organisation .

3. Dans la zone Dessin à comparer avec, sélectionnez Parcourir, recherchez la version du graphique organization que vous souhaitez comparer, puis sélectionnez Ouvrir.

4. Sous Type de comparaison, effectuez l’une des étapes suivantes, en fonction de votre situation :

   • Sélectionnez Mon dessin est plus ancien. Afficher un rapport des modifications apportées à l’autre dessin.
   • Sélectionnez Mon dessin est plus récent. Afficher un rapport des modifications que j’ai apportées à mon dessin.

5. Sous Type de rapport, spécifiez l’option souhaitée.

6. Sélectionnez OK. Voici des exemples de situations dans lesquelles vous pouvez comparer deux versions d’un graphique organization :

   • Vous disposez de deux versions d’un graphique organization départemental. Une version est destinée à la distribution, et l’autre version est destinée à votre usage privé. La version que vous conservez pour un usage privé contient des données confidentielles, telles que les dates d’embauche des employés, les salaires et les niveaux de notes. Lorsque le organization départemental change, il vous suffit de mettre à jour la version publique. En comparant la version publique à la version privée, vous pouvez mettre à jour manuellement les modifications structurelles sans affecter les données confidentielles.

   • Vous avez mis à jour un tableau de organization ministériel pour refléter les changements récents en matière de dotation. Le graphique de organization département mis à jour contient de nouvelles informations et n’est pas synchronisé avec le graphique organization global de votre entreprise. En comparant le graphique départemental au graphique organization global de votre entreprise, vous pouvez générer un rapport sur les différences et soumettre le rapport à votre service des ressources humaines afin que le graphique organization de l’ensemble de votre entreprise puisse être mis à jour.

   • Vous avez passé beaucoup de temps à mettre en forme et à mettre en forme une version spéciale d’un graphique organization pour une présentation. Ensuite, juste avant la présentation, vous apprenez que le organization a changé. En comparant le graphique mis en forme avec un graphique qui représente la nouvelle organization, vous pouvez mettre à jour plus facilement le graphique mis en forme sans perdre de mise en forme.

Stocker des données dans votre graphique organization et générer des rapports

Vous pouvez ajouter des données telles que des adresses de messagerie et des numéros de téléphone aux formes de votre graphique organization. Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans votre graphique organization, cliquez avec le bouton droit sur la forme à laquelle vous souhaitez ajouter des données, puis sélectionnez Propriétés.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés personnalisées, tapez les données à ajouter, puis sélectionnez OK. Notez que vous pouvez également créer des champs de propriété personnalisés pour les données que vous souhaitez ajouter aux formes de votre graphique organization. Voici deux exemples de situations dans lesquelles vous pouvez stocker des données dans des formes de votre graphique organization :

   • Vous souhaitez que le graphique organization serve de source de données publique et représente la structure organisationnelle. Par exemple, si vous stockez des numéros de téléphone et des adresses de messagerie des employés dans organization formes de graphique, vous pouvez transformer votre graphique organization en répertoire de communication.

   • Vous souhaitez que le graphique organization serve de référentiel central pour les données des employés publics ou privés. Par exemple, vous souhaitez stocker les numéros de téléphone, les dates d’embauche, les salaires et les niveaux de notes dans votre graphique organization. En outre, vous souhaitez générer un rapport à partir du graphique organization. Vous pouvez enregistrer le rapport sous la forme d’une feuille de calcul Microsoft Office Excel, d’un fichier HTML, d’un fichier XML ou d’une feuille de calcul Excel incorporée dans une forme dans votre dessin.