Criar organogramas flexíveis no Visio

Este artigo passo a passo aborda os métodos que pode utilizar para criar organogramas flexíveis no Microsoft Visio. Este artigo contém informações sobre como:

• Facilitar a revisão do organograma
• Rever a estrutura de relatórios, o tipo de posição e a localização das formas
• Comparar duas versões do mesmo organograma e criar um relatório das alterações
• Armazenar dados no organograma e gerar relatórios

Facilitar a revisão do organograma

Para facilitar a revisão do organograma no futuro, utilize um ou ambos os métodos seguintes:

• Crie o organograma com a solução Organograma. A solução Organograma é um conjunto de formas, assistentes e outras ferramentas especialmente concebidas.

  No menu Ficheiro , aponte para Novo, selecione Organograma, selecione Unidades Métricas ou Unidades dos E.U.A. e, em seguida, selecione Criar.

• Permita que o modelo Organograma desenhe automaticamente os conectores que estabelecem as relações de relatórios no organograma.

  Para estabelecer automaticamente uma relação de relatórios, arraste uma forma do stencil Formas do Organograma e, em seguida, largue a forma diretamente na parte superior da forma que representa a posição à qual comunica.

Rever a estrutura de relatórios, o tipo de posição e a localização das formas

Para rever a estrutura de relatórios, o tipo de posição e a localização das formas no organograma, utilize ou mais dos seguintes métodos:

• Para criar rapidamente relações de relatórios entre um supervisor e vários subordinados, arraste a forma Múltiplas formas ou a forma Três Posições sobre a forma de supervisor.

• Para converter o tipo de posição de uma forma num tipo de posição diferente, clique com o botão direito do rato na forma, selecione Alterar Tipo de Posição, selecione o tipo de posição que pretende e, em seguida, selecione OK.

• Para atribuir uma posição e os seus subordinados a um novo supervisor, arraste a forma que representa a posição subordinada sobre a forma que representa a posição de supervisor à qual pretende que a posição subordinada comunique.

• Para mover uma posição e manter a mesma estrutura de relatórios, selecione a forma que representa a posição, aponte para Mover Subordinados no menu Organograma e, em seguida, selecione Esquerda/Cima ou Direita/Baixo.

  Nota

  No Visio 2010, "Mover Subordinados" é agora os botões Mover Para a Esquerda/Cima e Mover Para a Direita/Baixo no grupo Dispor do separador Organograma no Friso.

• Para alterar o esquema de posições numa estrutura de relatórios, clique com o botão direito do rato na forma que representa o nível superior da estrutura de relatórios e, em seguida, selecione Dispor Subordinados. Clique no estilo de esquema pretendido e, em seguida, selecione OK.

Comparar duas versões do mesmo organograma e criar um relatório das alterações

Pode comparar duas versões diferentes do mesmo organograma e, em seguida, gerar um relatório das diferenças entre a versão mais antiga e a versão mais recente. Pode utilizar as informações no relatório para atualizar informações numa versão mais antiga de um organograma. Para comparar duas versões diferentes do mesmo organograma, siga estes passos:

1. Abra a versão mais recente do organograma ou a versão mais antiga do organograma.

2. No menu Organograma , selecione Comparar Dados da Organização.

   Nota

   No Visio 2010, selecione o separador Organograma e, em seguida, selecione Comparar no grupo Dados da Organização .

3. Na caixa Desenho para compará-lo com , selecione Procurar, localize a versão do organograma que pretende comparar e, em seguida, selecione Abrir.

4. Em Tipo de comparação, utilize um dos seguintes passos, consoante a sua situação:

   • Selecione O meu desenho é mais antigo. Mostrar um relatório das alterações feitas ao outro desenho.
   • Selecione O meu desenho é mais recente. Mostrar um relatório das alterações que fiz ao meu desenho.

5. Em Tipo de relatório, especifique a opção pretendida.

6. Selecione OK. Seguem-se exemplos de situações em que poderá querer comparar duas versões de um organograma:

   • Tem duas versões de um organograma departamal. Uma versão destina-se à distribuição e a outra é para utilização privada. A versão que guarda para utilização privada contém dados confidenciais, tais como datas de contratação de funcionários, salários e níveis de nota. Quando a organização departamida é alterada, só tem de atualizar a versão pública. Ao comparar a versão pública com a versão privada, pode atualizar manualmente as alterações estruturais sem afetar os dados confidenciais.

   • Atualizou um organograma departamal para refletir as recentes alterações de pessoal. O organograma departamal atualizado contém novas informações e não é sincronizado com o organograma geral da sua empresa. Ao comparar o gráfico departamal com o organograma geral da sua empresa, pode gerar um relatório das diferenças e submeter o relatório ao seu departamento de recursos humanos para que o organograma de toda a empresa possa ser atualizado.

   • Passou muito tempo a formatar e a definir uma versão especial de um organograma para uma apresentação. Em seguida, imediatamente antes da apresentação, fica a saber que a organização mudou. Ao comparar o gráfico formatado com um gráfico que representa a nova organização, pode atualizar mais facilmente o gráfico formatado sem perder qualquer formatação.

Armazenar dados no organograma e gerar relatórios

Pode adicionar dados como endereços de e-mail e números de telefone a formas no organograma. Para tal, siga estes passos:

1. No organograma, clique com o botão direito do rato na forma à qual pretende adicionar dados e, em seguida, selecione Propriedades.

2. Na caixa de diálogo Propriedades Personalizadas , escreva os dados que pretende adicionar e, em seguida, selecione OK. Tenha em atenção que também pode criar campos de propriedade personalizados para os dados que pretende adicionar às formas no organograma. Seguem-se dois exemplos de situações em que poderá querer armazenar dados em formas no organograma:

   • Quer que o organograma sirva de origem de dados pública e represente a estrutura organizacional. Por exemplo, se armazenar números de telefone e endereços de e-mail de funcionários em formas de organograma, pode transformar o organograma num diretório de comunicação.

   • Quer que o organograma sirva de repositório central para dados de funcionários públicos ou privados. Por exemplo, quer armazenar números de telefone, datas de contratação, salários e níveis de notas no organograma. Além disso, quer gerar um relatório a partir do organograma. Pode guardar o relatório como uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, como um ficheiro HTML, como um ficheiro XML ou como uma folha de cálculo do Excel incorporada numa forma no seu desenho.