Descripción de las características de Office destinadas a habilitar la colaboración y que no están diseñadas para aumentar la seguridad
Resumen
Los productos de Microsoft Office incluyen características que permiten escenarios de colaboración específicos y características diseñadas para ayudar a que los documentos y archivos sean más seguros. Las características que habilitan los escenarios de colaboración funcionan correctamente en entornos de colaboración que no incluyen usuarios con intención malintencionada.
Cuando se usa una característica diseñada para habilitar un escenario de colaboración pero no está diseñada para ayudar a que el documento o archivo sea más seguro, por ejemplo, se usa la característica Contraseña para modificar, la característica funciona según lo previsto incluso cuando un usuario con intención malintencionada omite la característica. Este comportamiento se produce porque la característica nunca se diseñó para ayudar a proteger el documento o archivo de un usuario con intención malintencionada.
La pestaña Seguridad del cuadro de diálogo Opciones de las aplicaciones de Office contiene ambos tipos de características. No todas las características que se encuentran en la pestaña Seguridad están diseñadas para ayudar a que los documentos y archivos sean más seguros.
A continuación se muestran ejemplos de características de Office que permiten escenarios de colaboración específicos:
Contraseña para modificar Si no desea que otros usuarios modifiquen el formato del documento de Microsoft Word, el documento de Microsoft Excel o la presentación de Microsoft PowerPoint, puede optar por usar la característica Contraseña para modificar.
Nota Cuando se usa la característica Contraseña para modificar, solo se establece una guía para que otros usuarios las sigan. Cuando se usa la característica Contraseña para modificar, es posible que otra persona pueda obtener la contraseña.
Celdas ocultas y celdas bloqueadas Cuando tiene una celda que no desea que otros vean o modifiquen, puede ocultar o bloquear la celda. Puede usar celdas ocultas o bloqueadas en Excel para presentar datos con mayor claridad. Puede optar por ocultar una celda que contenga una fórmula cuando crea que confundirá a otras personas, o bien puede optar por bloquear una celda cuando no desee que otros modifiquen la celda.
Nota Cuando se oculta o se bloquea una celda, solo se establece una guía para que otros usuarios las sigan. Las celdas ocultas y las celdas bloqueadas no están diseñadas para permitir que los archivos sean más seguros. Otros usuarios pueden ocultar las celdas ocultas.
A continuación se muestran ejemplos de características de Office diseñadas para ayudar a que los documentos y archivos sean más seguros:
Contraseña para abrir (mediante cifrado avanzado de nivel RC4 )
Puede usar una contraseña segura con la característica Contraseña para abrir junto con el cifrado avanzado de nivel RC4 para requerir que un usuario escriba una contraseña para abrir un archivo de Office.
Nota La característica Contraseña para abrir usa cifrado avanzado. El cifrado es un método estándar para proteger el contenido de un archivo. Hay varios métodos de cifrado que están disponibles para su uso con archivos Word, archivos de Excel o presentaciones de PowerPoint. Microsoft Office Outlook 2003 también permite el cifrado, pero también lo implementa mediante diferentes métodos.
Para obtener más información sobre las contraseñas seguras, consulte la sección "Información sobre contraseñas seguras" de este artículo.
Proyectos de macro vba firmados digitalmente Puede usar proyectos de macro de Microsoft Office Visual Basic para Aplicaciones (VBA) firmados digitalmente. Al agregar una firma digital a un proyecto de macro vba, se proporciona una firma verificable que puede dar fe de la autenticidad y la integridad del proyecto de macro vba.
Para obtener más información sobre las macros firmadas digitalmente, consulte Firma digital del proyecto de macro.
La sección "Más información" contiene información adicional sobre las características de Office destinadas a habilitar escenarios de colaboración específicos.
Más información
La tabla siguiente contiene una descripción de las características de Office destinadas a habilitar escenarios de colaboración específicos, pero que no están diseñadas para ayudar a que los documentos y archivos sean más seguros:
| Descripción de las características que habilitan la colaboración | Se aplica a |
|---|---|
| Contraseña para modificar: use la característica Contraseña para modificar para requerir que otros usuarios escriban una contraseña para modificar un documento de Microsoft. Para acceder a la característica Contraseña para modificar en Word, haga clic en Opcionesy, a continuación, haga clic en la pestaña Seguridad. Advertencia Cuando se usa la característica Contraseña para modificar, es posible que un usuario malintencionado pueda obtener acceso a la contraseña. Por ejemplo, si guarda un archivo de palabra (.doc) mediante la característica Contraseña para modificar habilitada en Formato técnico enriquecido (.rtf), un usuario malintencionado puede obtener acceso a la contraseña. | Excel, Word, PowerPoint |
| Proteger documento: use la característica Proteger documento cuando desee disuadir a los usuarios de realizar cambios no autorizados en elementos específicos de un documento. Para proteger un documento Word, haga clic en Herramientasy, a continuación, haga clic en Proteger documento. Advertencia Este método no es el método más eficaz para ayudar a proteger todo el documento porque Word no usa el cifrado cuando solo protege elementos select. Por ejemplo, los códigos de campo se pueden ver en un editor de texto, como el Bloc de notas, incluso si los formularios o secciones de un documento están protegidos. | Word |
| Proteger libro o Proteger y compartir libro: use la característica Proteger libro o proteger y compartir libro cuando desee disuadir a los usuarios de realizar cambios no autorizados en elementos específicos de un libro. Para proteger un documento, haga clic en Herramientasy, a continuación, haga clic en Protección. En Protección, haga clic en Proteger libro o Proteger y compartir libro. Advertencia Este método no es el método más eficaz para ayudar a proteger todo el documento porque Excel no usa el cifrado cuando solo protege elementos select. | Excel |
| Celdas ocultas y celdas bloqueadas (se usa con la característica Proteger hoja): use la característica celdas ocultas o la característica celdas bloqueadas junto con la característica Proteger hoja para ocultar o bloquear celdas en una hoja de cálculo de Excel. Para usar esta característica, en una hoja de cálculo protegida, haga clic en Formato, en Celdas, en la pestaña Protección y, a continuación, en Bloqueado u Oculto. Advertencia Este método no es el método más eficaz para ayudar a proteger un libro porque Excel no usa el cifrado cuando solo protege elementos específicos de un libro. Por ejemplo, las celdas ocultas de una hoja de cálculo protegida se pueden ver si un usuario copia en un rango de la hoja de cálculo protegida que incluye las celdas ocultas, abre un nuevo libro, pega y, a continuación, usa el comando Mostrar para mostrar las celdas. | Excel |
| Proteger formulario (en Microsoft Word): use la característica Proteger formularios para proteger un formulario de Word con una contraseña. Esta característica ayuda a evitar que los usuarios de confianza realicen cambios en un formulario. Para proteger un formulario de Word, haga clic en Herramientas, en Proteger documento, en Formulariosy, a continuación, escriba una contraseña. Advertencia Este método no es el método más eficaz para ayudar a proteger todo el documento porque Word no usa el cifrado cuando solo protege elementos selectos de un documento. Cuando se usa la característica Proteger formulario con una contraseña, es posible que un usuario malintencionado pueda acceder a la contraseña. | Word |
| Proteger formulario (en Microsoft Outlook): use la característica proteger formularios para proteger un formulario de Outlook con una contraseña. Esta característica ayuda a evitar que los usuarios de confianza realicen cambios en un formulario. Para proteger un formulario de Outlook, abra el formulario y haga clic en | |
| Herramientas, haga clic en Diseñar este formulario, haga clic en Proteger diseño de formulario en la página Propiedades y, a continuación, escriba una contraseña. Advertencia Este método no es el método más eficaz para ayudar a proteger el contenido del formulario porque Outlook no usa el cifrado cuando se protege un formulario. Cuando se usa la característica Proteger diseño de formulario con una contraseña, es posible que un usuario malintencionado pueda obtener acceso al contenido del formulario. | Outlook |
| Establecer contraseña de base de datos: use esta característica para requerir una contraseña al acceder a un archivo de base de datos de Microsoft Access (.mdb). Para usar esta característica, abra un archivo .mdb con acceso exclusivo al archivo, haga clic en Seguridady, a continuación, haga clic en Establecer contraseña de base de datos. Advertencia Esta característica no está pensada para ocultar el contenido de un archivo .mdb. Esta característica está pensada para asegurarse de que el contenido de un archivo no se modifica y ayuda a proporcionar instrucciones para que los usuarios puedan seguir. Es posible que un usuario malintencionado todavía pueda acceder a la información contenida en un archivo .mdb protegido con contraseña. | Acceso |
| Vínculos de inserción: use esta característica mediante la creación de un vínculo incrustado en un documento de Office o un archivo de base de datos de Access (.mdb) que vincule a orígenes de datos externos. Advertencia Un vínculo a un origen de datos externo puede dejar una contraseña incrustada en el archivo de Office. | Access, Excel, Front Page |
| Texto oculto: use esta característica para ocultar texto en un documento de Word cuando no desee que otros usuarios vean o modifiquen el texto. Para usar esta característica, con el texto seleccionado, haga clic en Formato, en Fuentey, a continuación, en Oculto. Advertencia El texto oculto no se puede aplicar en Word. | Word |
| Marcas de correo electrónico: use esta característica para agregar una marca No reenviar a un mensaje de correo electrónico en Outlook. Para usar esta característica, abra un mensaje de correo electrónico en Outlook y haga clic en el icono Marca de mensaje . En el cuadro de diálogo Marca de seguimiento , haga clic en No reenviar. Advertencia Las marcas no se pueden aplicar en Outlook, sino que son una sugerencia para el destinatario. El destinatario puede omitir una marca de advertencia y reenviar el correo electrónico. | Outlook |
| Crear archivo MDE/ADE: use esta característica para quitar el código fuente vba de un archivo de base de datos de Microsoft Access (.mdb) o de un archivo de proyecto de Microsoft Access (.adp). Para usar esta característica, en Access abra una .mdb o un archivo .adp, haga clic en Herramientas, en Utilidades de base de datosy, a continuación, haga clic en Crear archivo MDE. Advertencia Esta característica no está pensada para evitar cambios en el archivo .mde o en el archivo .ade. Esta característica está diseñada para proteger la propiedad intelectual contenida en el código fuente de VBA al permitir la distribución de archivos que no contienen el código fuente vba. Es posible que un usuario malintencionado todavía pueda realizar algunos cambios de diseño en un archivo .mde o .ade. | Acceso |
Información sobre contraseñas seguras
Para reducir las posibilidades de que alguien adivine su contraseña, use solo contraseñas seguras.
Para que una contraseña sea una contraseña segura, debe cumplir todos los criterios siguientes:
- Tenga al menos siete caracteres. Las contraseñas más largas son más seguras.
- Incluya letras mayúsculas y minúsculas, números y un carácter de símbolo entre la segunda y la sexta posición.
- Tiene un aspecto similar a la colección aleatoria de caracteres.
- No tenga caracteres repetidos.
- No tenga caracteres consecutivos, por ejemplo, 1234, abcd o qwerty.
- No use números o símbolos en lugar de letras similares, por ejemplo, $ para S o 1 para l.
- No use ninguna parte del nombre de usuario para iniciar sesión en Internet o en una red.
- No sea una palabra común, un nombre común o una palabra que una persona pueda adivinar como su propio nombre. Cuando un usuario malintencionado intenta omitir una contraseña, puede usar una herramienta que intente una serie de palabras comunes para intentar adivinar la contraseña.
Use una contraseña segura que pueda recordar para que no tenga que escribirla. Si debe anotar una contraseña para recordarla, almacene la contraseña en un lugar seguro.
Referencias
Para obtener más información sobre las características que permiten escenarios y características de colaboración específicos que están diseñados para ayudar a que los documentos y archivos sean más seguros en PowerPoint, vea Cómo funciona la protección con contraseña con archivos de PowerPoint Show (*.pps).
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