Aplicar diferentes contraseñas o permisos a intervalos independientes en libros en Excel

Resumen

En Microsoft Excel 2002 y en versiones posteriores de Excel, ahora puede usar contraseñas para proteger rangos específicos en las hojas de cálculo. Se trata de un cambio de las versiones anteriores de Excel, en las que una contraseña se aplica a toda la hoja de cálculo, que podría tener varios rangos protegidos. Además, si usa Windows 2000, puede aplicar contraseñas de nivel de grupo y contraseñas de nivel de usuario a distintos intervalos.

Las características de Microsoft Excel relacionadas con la ocultación de datos y la protección de hojas de cálculo y libros con contraseñas no están diseñadas para ser mecanismos para proteger datos o proteger información confidencial en Excel. Puede usar estas características para presentar información con más claridad ocultando datos o fórmulas que puedan confundir a algunos usuarios. Estas características también ayudan a evitar que otros usuarios realicen cambios accidentales en los datos.

Excel no cifra los datos ocultos o bloqueados en un libro. Con suficiente tiempo, los usuarios pueden obtener y modificar todos los datos de un libro, siempre y cuando tengan acceso a él. Para ayudar a evitar la modificación de datos y ayudar a proteger la información confidencial, limite el acceso a los archivos de Excel que contengan dicha información almacenándolos en ubicaciones disponibles solo para los usuarios autorizados.

Más información

Aplicación de contraseñas diferentes

Para aplicar contraseñas diferentes a dos rangos de una hoja de cálculo, siga estos pasos:

1. Inicie Excel y abra un libro en blanco.

2. En el menú Herramientas , seleccione Protección y, a continuación, haga clic en Permitir a los usuarios editar intervalos.

   Nota:

   En Microsoft Office Excel 2007, haga clic en Permitir a los usuarios editar rangos en el grupo Cambios de la pestaña Revisar .

3. En el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos , haga clic en Nuevo.

4. En el cuadro de diálogo Nuevo rango , haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo . Seleccione el intervalo B2:B6 y, a continuación, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo de nuevo.

5. En el cuadro Contraseña de rango , escriba rangeone, haga clic en Aceptar, vuelva a escribirla en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Repita los pasos del 3 al 5, seleccionando el intervalo D2:D6 y escribiendo rangetwoas la contraseña para ese intervalo.

7. En el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos , haga clic en Proteger hoja. En el cuadro Contraseña para desproteger hoja , escriba ranger y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cuando se le solicite, vuelva a escribir la contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8. Seleccione la celda B3 y, a continuación, empiece a escribir Dataone.

   Nota:

   Al escribir D, aparece el cuadro de diálogo Desbloquear rango .

9. Escriba rangeone en el cuadro Escriba la contraseña para cambiar esta celda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   Ahora puede escribir datos en la celda B3 y en cualquier otra celda del rango B2:B6, pero no puede escribir datos en ninguna de las celdas D2:D6 sin proporcionar primero la contraseña correcta para ese rango.

El rango que protege con una contraseña no tiene que estar formado por celdas adyacentes. Si desea que los intervalos B2:B6 y D2:D6 compartan una contraseña, puede seleccionar B2:B6 como se describe en el paso 4 anterior de este artículo, escribir una coma en el cuadro de diálogo Nuevo rango y, a continuación, seleccionar el intervalo D2:D6 antes de asignar la contraseña.

Al aplicar contraseñas diferentes a intervalos independientes de esta manera, un intervalo que se ha desbloqueado permanece desbloqueado hasta que se cierra el libro. Al desbloquear otro rango, no se vuelve a bloquear el primer intervalo. Del mismo modo, al guardar un libro, no se vuelve a bloquear un intervalo.

Puede usar los nombres de rango existentes para identificar las celdas que se van a proteger con contraseñas, pero si lo hace, Excel convierte las referencias relativas de las definiciones de nombre existentes en referencias absolutas. Dado que esto puede no proporcionarle los resultados previstos, es mejor usar el botón Contraer cuadro de diálogo para seleccionar las celdas, como se describió anteriormente en este artículo.

Cómo aplicar contraseñas de nivel de grupo y contraseñas de nivel de usuario

Si usa Windows 2000 (pero no otras versiones de Windows), puede asignar permisos diferentes a varios usuarios o grupos de usuarios individuales. Al hacerlo, los usuarios permitidos pueden editar los intervalos protegidos sin necesidad de escribir contraseñas, y otros usuarios pueden editar los intervalos siempre y cuando puedan proporcionar la contraseña correcta.

Para aplicar la protección de nivel de grupo a una hoja de cálculo, siga estos pasos:

1. Inicie Excel y, a continuación, abra una hoja de cálculo en blanco.

2. En el menú Herramientas , seleccione Protección y, a continuación, haga clic en Permitir a los usuarios editar intervalos.

   Nota:

   Si ejecuta Excel 2007, haga clic en Permitir que los usuarios editen rangos en el grupo Cambios del menú Revisar .

3. En el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos , haga clic en Nuevo.

4. En el cuadro de diálogo Nuevo rango , haga clic en Contraer cuadro de diálogo, seleccione el intervalo B2:B6 y, a continuación, haga clic en Contraer cuadro de diálogo de nuevo.

5. En el cuadro Contraseña de rango , escriba rangeone y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces. Cuando se le solicite, vuelva a escribir la contraseña.

6. Repita los pasos del 3 al 5, seleccionando el intervalo D2:D6 y escribiendo rangetwo como contraseña para ese intervalo.

7. En el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos , haga clic en Permisosy, a continuación, haga clic en Agregar en el cuadro de diálogo Permisos para rango2 .

8. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos , escriba Todos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Permisos para range2 .

10. En el cuadro de diálogoPermitir a los usuarios editar rangos , haga clic en Proteger hoja, escriba ranger en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces. Cuando se le solicite, vuelva a escribir la contraseña.

11. Seleccione la celda B3 y, a continuación, empiece a escribir Dataone. Todavía se requiere una contraseña. Haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Desbloquear rango .

12. Seleccione la celda D3 y escriba Datatwo.

    No se requiere contraseña.

Si aplica permisos de grupo o permisos de usuario y, a continuación, abre el libro en Excel 2002 en un equipo basado en Microsoft Windows Millennium Edition o en un equipo basado en Microsoft Windows 98, se omiten los permisos de grupo o de usuario, pero se reconocen contraseñas diferentes para distintos intervalos.

Cómo cambiar contraseñas

Para cambiar la contraseña de un intervalo, siga estos pasos:

1. Inicie Excel y, a continuación, abra el libro.

2. En el menú Herramientas, seleccione Protección y, a continuación, haga clic en Desproteger hoja.

   Nota:

   En Excel 2007, haga clic en Desproteger hoja en el grupo Cambios de la pestaña Revisar .

3. Si se le solicita, escriba la contraseña de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el menú Herramientas , seleccione Protección y, a continuación, haga clic en Permitir a los usuarios editar intervalos.

   Nota:

   En Excel 2007, haga clic en Permitir a los usuarios editar rangos en el grupo Cambios de la pestaña Revisar .

5. Haga clic en un rango de la lista y, a continuación, haga clic en Modificar.

6. Haga clic en Contraseña.

7. Escriba la nueva contraseña en el cuadro Nueva contraseña y, a continuación, vuelva a escribir la nueva contraseña en el cuadro Confirmar nueva contraseña .

8. Haga clic en Aceptary, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. Para cambiar la contraseña de otro intervalo, repita los pasos del 3 al 6. De lo contrario, haga clic en Proteger hoja.

10. Escriba la contraseña de la hoja de cálculo en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja .

11. Haga clic en Aceptar, vuelva a escribir la contraseña de la hoja de cálculo para confirmarla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Más información

Para obtener más información sobre las características de Microsoft Office que ayudan a habilitar la colaboración, consulte Descripción de las características de Office destinadas a habilitar la colaboración y que no están diseñadas para aumentar la seguridad.