Descripción de la característica Autoarchivar en Outlook

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El buzón de Outlook crece a medida que los elementos se crean de la misma manera que los papeles se acumulan en el escritorio. En el mundo basado en papel, en ocasiones puede ordenar los documentos y almacenar los que son importantes, pero que rara vez se usan. Puede descartar documentos menos importantes, como periódicos y revistas, en función de su edad.

Puede completar rápidamente el mismo proceso en Outlook 2003 y versiones posteriores. Para transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento, seleccione Archivar en el menú Archivo . O bien, puede hacer que los elementos antiguos se transfieran automáticamente mediante la característica Autoarchivar. Los elementos se consideran antiguos cuando alcanzan la edad especificada. Con la característica Autoarchivar, puede eliminar o mover elementos antiguos. Outlook puede archivar todo tipo de elementos, pero solo puede buscar archivos almacenados en una carpeta de correo electrónico, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un documento de Microsoft Word, que se adjunta a un mensaje de correo electrónico. No se puede archivar un archivo que no esté almacenado en una carpeta de correo electrónico.

La característica Autoarchivar tiene un proceso de dos pasos. En primer lugar, activa la característica Autoarchivar. En segundo lugar, establezca las propiedades de la característica Autoarchivar para cada carpeta que desee archivar.

En el nivel de carpeta, puede determinar los elementos que se van a archivar y la frecuencia con la que se archivan. Puede archivar automáticamente carpetas individuales o puede configurar una configuración de Autoarchivación predeterminada para todas las carpetas. Y, a continuación, configure las opciones de Autoarchivación para carpetas individuales que no quiera usar la configuración predeterminada de Autoarchivar. La característica Autoarchivar se ejecuta automáticamente cada vez que se inicia Outlook. Outlook comprueba las propiedades autoarchivas de cada carpeta por fecha y mueve los elementos antiguos al archivo de archivo. Los elementos que se mueven a la carpeta Elementos eliminados se eliminan.

Para Outlook 2003 y Outlook 2007

De forma predeterminada, se configuran varias carpetas de Outlook con la característica Autoarchivar activada. La lista siguiente son las carpetas que tienen activada la característica Autoarchivar y del período de antigüedad predeterminado de cada carpeta:

• La carpeta Calendario (seis meses)
• La carpeta Tareas (seis meses)
• La carpeta Journal (seis meses)
• La carpeta Elementos enviados (dos meses)
• La carpeta Elementos eliminados (dos meses)

Las carpetas Bandeja de entrada, Notas, Contactos y Borradores no tienen la característica Autoarchivar activada automáticamente. No puede usar la característica Autoarchivar con la carpeta Contactos, ya que la carpeta Contactos no tiene una propiedad de archivo.

Outlook 2010 y versiones posteriores

De forma predeterminada, la característica Autoarchivar está desactivada en Outlook 2010 y versiones posteriores. La característica Autoarchivar está habilitada en Outlook 2003 y Outlook 2007 de forma predeterminada. Si no deshabilita la característica Autoarchivar en Outlook 2003 o Outlook 2007 y actualiza a Outlook 2010 o versiones posteriores, la característica Autoarchivar permanece habilitada.

La diferencia entre archivar y exportar elementos

Al archivar elementos, solo puede archivar los elementos en un archivo de carpetas personales (.pst). Al exportar elementos, puede exportar los elementos a muchos tipos de archivo diferentes, incluidos los archivos .pst y los archivos de texto delimitados. La estructura de carpetas existente se mantiene en el nuevo archivo de archivo. Si hay una carpeta primaria encima de la carpeta que archivó, la carpeta primaria se crea en el archivo de archivo. Pero los elementos que se encuentran en la carpeta primaria no se archivan. De este modo, existe la misma estructura de carpetas entre el archivo de archivo y el buzón. Las carpetas se dejan en su lugar después de archivarse, incluso si están vacías. Solo puede archivar un tipo de archivo, un archivo .pst.

Al exportar elementos, los elementos originales se copian en el archivo de exportación, pero no se quitan de la carpeta actual.

Activación de la característica de autoarchivación

Para Outlook 2010 y versiones posteriores:

1. Seleccione la pestaña Archivo y, a continuación, seleccione la pestaña Opciones en el menú Archivo .
2. Seleccione la pestaña Opciones avanzadas.
3. Seleccione Configuración de autoarchivación.
4. Active la casilla Autoarchivar cada . Escriba un número en el cuadro Días para especificar la frecuencia con la que se ejecuta el proceso autoarchivo.
5. Si desea recibir una notificación antes de archivar los elementos, active la casilla Preguntar antes de la autoarchivación .
6. En el cuadro Archivo de archivo predeterminado , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados a los que se van a transferir o seleccione Examinar para seleccionar en una lista.
7. Haga clic en Aceptar dos veces.

Para Outlook 2007 y Outlook 2003:

1. En el menú Herramientas , seleccione Opciones y, a continuación, seleccione la pestaña Otros .
2. Seleccione Autoarchivo.
3. Active la casilla Autoarchivar cada y, a continuación, especifique la frecuencia con la que se ejecutará el proceso autoarchivo escribiendo un número en el cuadro días .
4. Si desea recibir una notificación antes de archivar los elementos, active la casilla Preguntar antes de la autoarchivación .
5. En el cuadro Archivo de archivo predeterminado , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados a los que se van a transferir o seleccione Examinar para seleccionar en una lista.
6. Haga clic en Aceptar dos veces.

Ahora que ha activado la característica Autoarchivar, debe establecer las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta.

Cómo establecer las propiedades de autoarchivar para una carpeta

Para Outlook 2010 y versiones posteriores:

Método 1:

1. Seleccione la carpeta que desea autoarchivar.
2. Seleccione la pestaña Carpeta y, a continuación, seleccione Configuración de autoarchivación.

Método 2:

1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta en la que desea autoarchivar y, a continuación, seleccione Propiedades.
2. Seleccione la pestaña Autoarchivar .
3. Para establecer las propiedades de Autoarchivar para esta carpeta, active la casilla Limpiar elementos anteriores a .
4. Para especificar cuándo se deben transferir automáticamente los elementos al archivo de archivo, escriba un número en el cuadro Meses .
5. Para especificar un archivo para los elementos archivados a los que se van a transferir, seleccione Mover elementos antiguos a.
6. En el cuadro Mover elementos antiguos a , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados. O bien, seleccione Examinar para seleccionar en una lista y, a continuación, seleccione Aceptar.

Para Outlook 2007 y Outlook 2003:

1. En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta en la que desea autoarchivar y, a continuación, seleccione Propiedades.
2. Seleccione la pestaña Autoarchivar .
3. Para establecer las propiedades de Autoarchivar para esta carpeta, seleccione Limpiar elementos anteriores.
4. Para especificar cuándo se deben transferir automáticamente los elementos al archivo de archivo, escriba un número en el cuadro Meses .
5. Para especificar un archivo para los elementos archivados a los que se van a transferir, seleccione Mover elementos antiguos a.
6. En el cuadro Mover elementos antiguos a , escriba un nombre de archivo para los elementos archivados. O bien, seleccione Examinar para seleccionar en una lista y, a continuación, seleccione Aceptar.