Beskrivelse av funksjonen automatisk arkivering i Outlook

  • Artikkel
  • Gjelder for:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Opprinnelig KB-nummer: 830119

Mer informasjon

Outlook-postboksen vokser etter hvert som elementer opprettes på samme måte som papirer hoper seg opp på skrivebordet. I den papirbaserte verdenen kan du av og til bla gjennom dokumentene og lagre de som er viktige, men som sjelden brukes. Du kan forkaste dokumenter som er mindre viktige, for eksempel aviser og magasiner, basert på alderen deres.

Du kan raskt fullføre den samme prosessen i Outlook 2003 og nyere versjoner. Du kan manuelt overføre gamle elementer til en lagringsfil ved å velge Arkiver på Fil-menyen . Eller du kan overføre gamle elementer automatisk ved hjelp av funksjonen automatisk arkivering. Elementer betraktes som gamle når de når alderen du angir. Med funksjonen automatisk arkivering kan du enten slette eller flytte gamle elementer. Outlook kan arkivere alle typer elementer, men det kan bare finne filer som er lagret i en e-postmappe, for eksempel et Microsoft Excel-regneark eller et Microsoft Word-dokument, som er vedlagt i en e-postmelding. En fil som ikke er lagret i en e-postmappe, kan ikke arkiveres.

Funksjonen for automatisk arkivering har en prosess med to trinn. Først aktiverer du funksjonen automatisk arkivering. Deretter angir du egenskapene for funksjonen automatisk arkivering for hver mappe du vil arkivere.

Obs!

Hvis du har flere Exchange-kontoer i samme Outlook-profil, gjelder standardinnstillingen for automatisk arkivering for alle kontoene. Du unngår dette ved å bruke innstillingen for automatisk arkivering på mappenivå.

På mappenivå kan du bestemme hvilke elementer som skal arkiveres, og hvor ofte de arkiveres. Du kan arkivere enkeltmapper automatisk, eller du kan konfigurere en standardinnstilling for automatisk arkivering for alle mapper. Deretter konfigurerer du innstillingene for automatisk arkivering for individuelle mapper som du ikke vil bruke standardinnstillingene for automatisk arkivering. Funksjonen automatisk arkivering kjøres automatisk når du starter Outlook. Outlook kontrollerer egenskapene for automatisk arkivering for hver mappe etter dato, og flytter gamle elementer til arkivfilen. Elementer som flyttes til Slettede elementer-mappen, slettes.

Outlook 2003 og Outlook 2007

Som standard er flere Outlook-mapper konfigurert med funksjonen automatisk arkivering aktivert. Listen nedenfor er mappene som har funksjonen automatisk arkivering aktivert og standard aldersfordelingsperiode for hver mappe:

  • Kalendermappen (seks måneder)
  • Oppgaver-mappen (seks måneder)
  • Mappen Journal (seks måneder)
  • Sendte elementer-mappen (to måneder)
  • Slettede elementer-mappen (to måneder)

Innboks-, Notat-, Kontakter- og Kladd-mappene har ikke funksjonen automatisk arkivering aktivert automatisk. Du kan ikke bruke funksjonen automatisk arkivering med Kontakter-mappen fordi Kontakter-mappen ikke har en arkivegenskap.

For Word 2010 og nyere versjoner:

Funksjonen automatisk arkivering er deaktivert som standard i Outlook 2010 og nyere versjoner. Funksjonen automatisk arkivering er aktivert i Outlook 2003 og Outlook 2007 som standard. Hvis du ikke deaktiverer funksjonen for automatisk arkivering i Outlook 2003 eller Outlook 2007 og oppgraderer til Outlook 2010 eller nyere versjoner, forblir funksjonen for automatisk arkivering aktivert.

Forskjellen mellom arkivering og eksport av elementer

Når du arkiverer elementer, kan du bare arkivere elementene til en fil med personlige mapper (PST). Når du eksporterer elementer, kan du eksportere elementene til mange forskjellige filtyper, inkludert PST-filer og tekstfiler med skilletegn. Den eksisterende mappestrukturen opprettholdes i den nye arkivfilen. Hvis det er en overordnet mappe over mappen du arkiverte, opprettes den overordnede mappen i arkivfilen. Men elementene som er i den overordnede mappen, arkiveres ikke. På denne måten finnes den samme mappestrukturen mellom arkivfilen og postboksen. Mapper blir stående på plass etter arkivering, selv om de er tomme. Du kan bare arkivere én filtype, en PST-fil.

Når du eksporterer elementer, kopieres de opprinnelige elementene til eksportfilen, men de fjernes ikke fra gjeldende mappe.

Slik aktiverer du funksjonen for automatisk arkivering

For Outlook 2010 og senere versjoner:

  1. Velg Fil-fanen , og velg deretter Alternativer-fanen på Fil-menyen .
  2. Velg Avansert-fanen.
  3. Velg Innstillinger for automatisk arkivering.
  4. Merk av for Automatisk arkivering hvert . Skriv inn et tall i Dager-boksen for å angi hvor ofte prosessen for automatisk arkivering skal kjøres.
  5. Hvis du vil bli varslet før elementene arkiveres, merker du av for Spør før automatisk arkivering .
  6. Skriv inn et filnavn for de arkiverte elementene som skal overføres til, i boksen Standard arkivfil , eller velg Bla gjennom for å velge fra en liste.
  7. Velg OK to ganger.

For Outlook 2007 og Outlook 2003:

  1. Velg Alternativer på Verktøy-menyen, og velg deretter Annet-fanen.
  2. Velg Automatisk arkivering.
  3. Merk av for Automatisk arkivering hvert , og angi deretter hvor ofte prosessen for automatisk arkivering skal kjøre ved å skrive inn et tall i dager-boksen .
  4. Hvis du vil bli varslet før elementene arkiveres, merker du av for Spør før automatisk arkivering .
  5. Skriv inn et filnavn for de arkiverte elementene som skal overføres til, i boksen Standard arkivfil , eller velg Bla gjennom for å velge fra en liste.
  6. Velg OK to ganger.

Nå som du har aktivert funksjonen for automatisk arkivering, må du angi egenskapene for automatisk arkivering for hver mappe.

Viktig

Outlook-datafilen (PST) som du velger som standard arkivfil, må være plassert på den lokale datamaskinen. Bruken av pst-filer med nettverk støttes bare med Outlook 2010 og under svært spesifikke forhold. Hvis du vil ha mer informasjon om grensene for bruk av PST-filer over nettverket, kan du se Begrensninger for bruk av pst-filer (personlige mapper) over LAN- og WAN-koblinger.

Slik angir du egenskapene for automatisk arkivering for en mappe

For Outlook 2010 og senere versjoner:

Metode 1:

  1. Velg mappen du vil arkivere automatisk.
  2. Velg Mappe-fanen , og velg deretter Innstillinger for automatisk arkivering.

Metode 2:

  1. Høyreklikk mappen du vil arkivere automatisk, og velg deretter Egenskaper.
  2. Velg fanen Automatisk arkivering .
  3. Hvis du vil angi egenskapene for automatisk arkivering for denne mappen, merker du av for Fjern elementer som er eldre enn .
  4. Hvis du vil angi når elementene må overføres automatisk til arkivfilen, skriver du inn et tall i Måneder-boksen .
  5. Hvis du vil angi en fil som de arkiverte elementene skal overføres til, velger du Flytt gamle elementer til.
  6. Skriv inn et filnavn for de arkiverte elementene i boksen Flytt gamle elementer til . Eller velg Bla gjennom for å velge fra en liste, og velg deretter OK.

For Outlook 2007 og Outlook 2003:

  1. Høyreklikk mappen du vil arkivere automatisk, i mappelisten, og velg deretter Egenskaper.
  2. Velg fanen Automatisk arkivering .
  3. Hvis du vil angi egenskapene for automatisk arkivering for denne mappen, velger du Fjern elementer som er eldre enn.
  4. Hvis du vil angi når elementene må overføres automatisk til arkivfilen, skriver du inn et tall i Måneder-boksen .
  5. Hvis du vil angi en fil som de arkiverte elementene skal overføres til, velger du Flytt gamle elementer til.
  6. Skriv inn et filnavn for de arkiverte elementene i boksen Flytt gamle elementer til . Eller velg Bla gjennom for å velge fra en liste, og velg deretter OK.