Opis funkcji autoarchiwizacji w programie Outlook

Oryginalny numer KB: 830119

Więcej informacji

Skrzynka pocztowa programu Outlook rośnie wraz z tworzeniem elementów w taki sam sposób, jak dokumenty piętrzą się na biurku. W świecie papierowym można od czasu do czasu mieszać dokumenty i przechowywać te, które są ważne, ale rzadko używane. Możesz odrzucić dokumenty, które są mniej ważne, takie jak gazety i czasopisma, na podstawie ich wieku.

Ten sam proces można szybko ukończyć w programie Outlook 2003 i nowszych wersjach. Stare elementy można ręcznie przenieść do pliku magazynu, wybierając pozycję Archiwum w menu Plik . Możesz też automatycznie przenosić stare elementy za pomocą funkcji autoarchiwizacji. Elementy są uznawane za stare po osiągnięciu określonego wieku. Za pomocą funkcji autoarchiwizacji można usunąć lub przenieść stare elementy. Program Outlook może archiwizować wszystkie rodzaje elementów, ale może znajdować tylko pliki przechowywane w folderze poczty e-mail, takim jak arkusz kalkulacyjny programu Microsoft Excel lub dokument Word firmy Microsoft, który jest dołączony do wiadomości e-mail. Nie można zarchiwizować pliku, który nie jest przechowywany w folderze poczty e-mail.

Funkcja autoarchiwizacji ma proces dwuetapowy. Najpierw włączysz funkcję autoarchiwizacji. Po drugie należy ustawić właściwości funkcji autoarchiwizacji dla każdego folderu, który ma zostać zarchiwizowany.

Na poziomie folderu można określić elementy, które mają zostać zarchiwizowane, oraz częstotliwość ich archiwizowania. Możesz automatycznie archiwizować poszczególne foldery lub skonfigurować domyślne ustawienie autoarchiwizacji dla wszystkich folderów. Następnie skonfiguruj ustawienia autoarchiwizacji dla poszczególnych folderów, których nie chcesz używać przy użyciu domyślnych ustawień autoarchiwizacji. Funkcja autoarchiwizacji jest uruchamiana automatycznie przy każdym uruchomieniu programu Outlook. Program Outlook sprawdza właściwości autoarchiwizacji każdego folderu według daty i przenosi stare elementy do pliku archiwum. Elementy przeniesione do folderu Elementy usunięte są usuwane.

Outlook 2003 i Outlook 2007

Domyślnie kilka folderów programu Outlook jest skonfigurowanych z włączoną funkcją autoarchiwizacji. Poniższa lista to foldery, w których włączono funkcję autoarchiwizacji, oraz domyślny okres starzenia się każdego folderu:

• Folder Kalendarz (sześć miesięcy)
• Folder Zadania (sześć miesięcy)
• Folder Dziennik (sześć miesięcy)
• Folder Elementy wysłane (dwa miesiące)
• Folder Elementy usunięte (dwa miesiące)

Foldery Skrzynka odbiorcza, Notatki, Kontakty i Wersje robocze nie mają automatycznie włączonej funkcji autoarchiwizacji. Nie można użyć funkcji autoarchiwizacji z folderem Kontakty, ponieważ folder Kontakty nie ma właściwości archiwum.

Outlook 2010 i nowsze wersje

Domyślnie funkcja autoarchiwizacji jest wyłączona w programie Outlook 2010 i nowszych wersjach. Funkcja autoarchiwizacji jest domyślnie włączona w programach Outlook 2003 i Outlook 2007. Jeśli nie wyłączysz funkcji autoarchiwizacji w programie Outlook 2003 lub Outlook 2007 i nie zostaniesz uaktualniony do wersji programu Outlook 2010 lub nowszej, funkcja autoarchiwizacji pozostanie włączona.

Różnica między archiwizowaniem i eksportowaniem elementów

Podczas archiwizacji elementów można archiwizować tylko te elementy w pliku folderów osobistych (pst). Podczas eksportowania elementów można eksportować elementy do wielu różnych typów plików, w tym plików pst i rozdzielanych plików tekstowych. Istniejąca struktura folderów jest przechowywana w nowym pliku archiwum. Jeśli folder nadrzędny znajduje się nad folderem, który został zarchiwizowany, folder nadrzędny jest tworzony w pliku archiwum. Ale elementy znajdujące się w folderze nadrzędnym nie są archiwizowane. W ten sposób między plikiem archiwum a skrzynką pocztową istnieje ta sama struktura folderów. Foldery pozostają w miejscu po archiwizacji, nawet jeśli są puste. Można zarchiwizować tylko jeden typ pliku, plik pst.

Podczas eksportowania elementów oryginalne elementy są kopiowane do pliku eksportu, ale nie są usuwane z bieżącego folderu.

Jak włączyć funkcję autoarchiwizacji

W programie Outlook 2010 i nowszych wersjach:

1. Wybierz kartę Plik , a następnie wybierz kartę Opcje w menu Plik .
2. Wybierz kartę Zaawansowane.
3. Wybierz pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.
4. Zaznacz pole wyboru Autoarchive Every (Autoarchive Every ). Wpisz liczbę w polu Dni , aby określić, jak często działa proces autoarchiwizacji.
5. Jeśli chcesz otrzymać powiadomienie przed zarchiwizowaniem elementów, zaznacz pole wyboru Monituj przed automatycznym użyciem .
6. W domyślnym pliku archiwum wpisz nazwę pliku dla zarchiwizowanych elementów, do których mają zostać przeniesione, lub wybierz pozycję Przeglądaj , aby wybrać z listy.
7. Kliknij dwa razy przycisk OK.

W przypadku programu Outlook 2007 i Outlook 2003:

1. W menu Narzędzia wybierz pozycję Opcje, a następnie wybierz kartę Inne .
2. Wybierz pozycję Autoarchiwność.
3. Zaznacz pole wyboru AutoArchive Every (Autoarchive Every ), a następnie określ, jak często będzie uruchamiany proces autoarchiwizacji, wpisując liczbę w polu dni .
4. Jeśli chcesz otrzymać powiadomienie przed zarchiwizowaniem elementów, zaznacz pole wyboru Monituj przed automatycznym użyciem .
5. W domyślnym pliku archiwum wpisz nazwę pliku dla zarchiwizowanych elementów, do których mają zostać przeniesione, lub wybierz pozycję Przeglądaj , aby wybrać z listy.
6. Kliknij dwa razy przycisk OK.

Po włączeniu funkcji autoarchiwizacji należy ustawić właściwości autoarchiwizacji dla każdego folderu.

Jak ustawić właściwości autoarchiwizacji dla folderu

W programie Outlook 2010 i nowszych wersjach:

Metoda 1:

1. Wybierz folder, który ma być automatyczniearchiwny.
2. Wybierz kartę Folder , a następnie wybierz pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.

Metoda 2:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz autoarchiwować, a następnie wybierz pozycję Właściwości.
2. Wybierz kartę Autoarchiwizacji .
3. Aby ustawić właściwości autoarchiwizacji dla tego folderu, zaznacz pole wyboru Wyczyść elementy starsze niż .
4. Aby określić, kiedy elementy muszą zostać automatycznie przeniesione do pliku archiwum, wpisz liczbę w polu Miesiące .
5. Aby określić plik zarchiwizowanych elementów do przeniesienia, wybierz pozycję Przenieś stare elementy do.
6. W polu Przenieś stare elementy do wpisz nazwę pliku dla zarchiwizowanego elementu. Możesz też wybrać pozycję Przeglądaj , aby wybrać pozycję z listy, a następnie wybierz przycisk OK.

W przypadku programu Outlook 2007 i Outlook 2003:

1. Na liście folderów kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz autoarchiwować, a następnie wybierz pozycję Właściwości.
2. Wybierz kartę Autoarchiwizacji .
3. Aby ustawić właściwości autoarchiwizacji dla tego folderu, wybierz opcję Wyczyść elementy starsze niż.
4. Aby określić, kiedy elementy muszą zostać automatycznie przeniesione do pliku archiwum, wpisz liczbę w polu Miesiące .
5. Aby określić plik zarchiwizowanych elementów do przeniesienia, wybierz pozycję Przenieś stare elementy do.
6. W polu Przenieś stare elementy do wpisz nazwę pliku dla zarchiwizowanego elementu. Możesz też wybrać pozycję Przeglądaj , aby wybrać pozycję z listy, a następnie wybierz przycisk OK.