Beskrivning av funktionen AutoArchive i Outlook

Ursprungligt KB-nummer: 830119

Mer information

Outlook-postlådan växer när objekt skapas på samma sätt som papper staplas på skrivbordet. I den pappersbaserade världen kan du ibland blanda igenom dina dokument och lagra de som är viktiga men som sällan används. Du kan ta bort dokument som är mindre viktiga, till exempel tidningar och tidskrifter, baserat på deras ålder.

Du kan snabbt slutföra samma process i Outlook 2003 och senare versioner. Du kan överföra gamla objekt till en lagringsfil manuellt genom att välja ArkivArkiv-menyn . Eller så kan du överföra gamla objekt automatiskt med hjälp av funktionen Arkivera automatiskt. Objekt anses vara gamla när de når den ålder som du anger. Med funktionen Arkivera automatiskt kan du antingen ta bort eller flytta gamla objekt. Outlook kan arkivera alla typer av objekt, men det kan bara hitta filer som lagras i en e-postmapp, till exempel ett Microsoft Excel-kalkylblad eller ett Microsoft Word-dokument, som är kopplat till ett e-postmeddelande. En fil som inte lagras i en e-postmapp kan inte arkiveras.

Funktionen Arkivera automatiskt har en process i två steg. Först aktiverar du funktionen Arkivera automatiskt. För det andra anger du egenskaperna för funktionen AutoArchive för varje mapp som du vill arkivera.

Obs!

Om du har flera Exchange-konton i samma Outlook-profil gäller standardinställningen Automatisk arkivering för alla konton. Undvik detta genom att använda inställningen Arkivera automatiskt på mappnivå.

På mappnivå kan du bestämma vilka objekt som ska arkiveras och hur ofta de arkiveras. Du kan automatiskt arkivera enskilda mappar, eller så kan du konfigurera en standardinställning för Automatisk arkivering för alla mappar. Och konfigurera sedan Inställningar för automatisk arkivering för enskilda mappar som du inte vill använda standardinställningarna för Automatisk arkivering. Funktionen Arkivera automatiskt körs automatiskt när du startar Outlook. Outlook kontrollerar egenskaperna för Automatisk arkivering för varje mapp efter datum och flyttar gamla objekt till din arkivfil. Objekt som flyttas till mappen Borttagna objekt tas bort.

Outlook 2003 och Outlook 2007

Som standard konfigureras flera Outlook-mappar med funktionen AutoArchive aktiverad. Följande lista är de mappar som har funktionen AutoArchive aktiverad och för varje mapps standardåldringsperiod:

  • Kalendermappen (sex månader)
  • Mappen Uppgifter (sex månader)
  • Mappen Journal (sex månader)
  • Mappen Skickade objekt (två månader)
  • Mappen Borttagna objekt (två månader)

Mapparna Inkorg, Anteckningar, Kontakter och Utkast har inte funktionen Arkivera automatiskt aktiverad automatiskt. Du kan inte använda funktionen Arkivera automatiskt med mappen Kontakter eftersom mappen Kontakter inte har någon arkivegenskap.

Outlook 2010 och senare versioner

Som standard är funktionen AutoArchive inaktiverad i Outlook 2010 och senare versioner. Funktionen Arkivera automatiskt är aktiverad i Outlook 2003 och Outlook 2007 som standard. Om du inte inaktiverar funktionen Arkivera automatiskt i Outlook 2003 eller Outlook 2007 och uppgraderar till Outlook 2010 eller senare versioner förblir funktionen Arkivera automatiskt aktiverad.

Skillnaden mellan arkivering och export av objekt

När du arkiverar objekt kan du bara arkivera objekten till en personlig mappfil (.pst). När du exporterar objekt kan du exportera objekten till många olika filtyper, inklusive PST-filer och avgränsade textfiler. Den befintliga mappstrukturen underhålls i den nya arkivfilen. Om det finns en överordnad mapp ovanför den mapp som du arkiverade skapas den överordnade mappen i arkivfilen. Men objekten som finns i den överordnade mappen arkiveras inte. På så sätt finns samma mappstruktur mellan arkivfilen och postlådan. Mappar finns kvar efter att de har arkiverats, även om de är tomma. Du kan bara arkivera en filtyp, en PST-fil.

När du exporterar objekt kopieras de ursprungliga objekten till exportfilen, men de tas inte bort från den aktuella mappen.

Aktivera funktionen Arkivera automatiskt

För Outlook 2010 och senare versioner:

  1. Välj fliken Arkiv och välj sedan fliken AlternativArkiv-menyn .
  2. Välj fliken Avancerat.
  3. Välj Inställningar för automatisk arkivering.
  4. Markera kryssrutan Arkivera automatiskt varje . Ange ett tal i rutan Dagar för att ange hur ofta processen ska köras automatiskt.
  5. Om du vill bli meddelad innan objekten arkiveras markerar du kryssrutan Fråga före automatisk arkivering .
  6. I rutan Standardarkivfil skriver du ett filnamn för de arkiverade objekt som ska överföras till, eller väljer Bläddra för att välja i en lista.
  7. Klicka två gånger på OK.

För Outlook 2007 och Outlook 2003:

  1. På menyn Verktyg väljer du Alternativ och sedan fliken Övrigt .
  2. Välj Arkivera automatiskt.
  3. Markera kryssrutan AutoArchive Every (Arkivera automatiskt varje) och ange sedan hur ofta processen AutoArchive ska köras genom att skriva ett tal i rutan dagar .
  4. Om du vill bli meddelad innan objekten arkiveras markerar du kryssrutan Fråga före automatisk arkivering .
  5. I rutan Standardarkivfil skriver du ett filnamn för de arkiverade objekt som ska överföras till, eller väljer Bläddra för att välja i en lista.
  6. Klicka två gånger på OK.

Nu när du har aktiverat funktionen Arkivera automatiskt måste du ange egenskaperna För automatisk arkivering för varje mapp.

Viktigt

Den Outlook-datafil (.pst) som du väljer som standardarkivfil måste finnas på den lokala datorn. Användningen av nätverkskopplade .pst-filer stöds endast med Outlook 2010 och under mycket specifika förhållanden. Mer information om gränserna för att använda .pst-filer över nätverket finns i Begränsningar för användning av personliga mappar (.pst)-filer via LAN- och WAN-länkar.

Så här ställer du in autoarchiva egenskaper för en mapp

För Outlook 2010 och senare versioner:

Metod 1:

  1. Välj den mapp som du vill arkivera automatiskt.
  2. Välj fliken Mapp och välj sedan Inställningar för automatisk arkivering.

Metod 2:

  1. Högerklicka på den mapp som du vill spara automatiskt och välj sedan Egenskaper.
  2. Välj fliken Arkivera automatiskt .
  3. Om du vill ange egenskaper för automatisk arkivering för den här mappen markerar du kryssrutan Rensa objekt som är äldre än .
  4. Om du vill ange när objekten måste överföras automatiskt till din arkivfil skriver du ett tal i rutan Månader .
  5. Om du vill ange en fil för de arkiverade objekt som ska överföras till väljer du Flytta gamla objekt till.
  6. I rutan Flytta gamla objekt till skriver du ett filnamn för de arkiverade objekten. Eller välj Bläddra för att välja från en lista och välj sedan OK.

För Outlook 2007 och Outlook 2003:

  1. I mapplistan högerklickar du på den mapp som du vill arkivera automatiskt och väljer sedan Egenskaper.
  2. Välj fliken Arkivera automatiskt .
  3. Om du vill ange egenskaper för automatisk arkivering för den här mappen väljer du Rensa objekt som är äldre än.
  4. Om du vill ange när objekten måste överföras automatiskt till din arkivfil skriver du ett tal i rutan Månader .
  5. Om du vill ange en fil för de arkiverade objekt som ska överföras till väljer du Flytta gamla objekt till.
  6. I rutan Flytta gamla objekt till skriver du ett filnamn för de arkiverade objekten. Eller välj Bläddra för att välja från en lista och välj sedan OK.