TechZnáme obsah
SÚHRN
Tento článok obsahuje informácie o nastavení konfigurácie elektronickej zosúladenia.
ĎALŠIE INFORMÁCIE
Všeobecné nastavenie pre konfiguráciu formátu elektronickej zosúladenia
Proces nastavenia konfigurácie formátu v elektronickom zosúladení je veľmi zdĺhavý a nasledujúce podrobné kroky vám pomôžu zjednodušiť toto nastavenie. Pred nastavením konfigurácie formátu musíte mať tlačenú kópiu špecifikácií pre formát súborov na stiahnutie z banky. Keďže formáty banky sa výrazne líšia, je potrebné obrátiť sa na svoju banku a požiadať o tieto špecifikácie formátu súboru. Špecifikácie formátu budú obsahovať podrobnosti o každom sťahované pole a hodnoty všetkých príslušných kódov banky. Tieto informácie sú potrebné na to, aby bolo možné nastaviť konfigurovač formátu v prípade, že je každá banka iná, a nemožno v nich zadávať žiaden štandardný formát.
Electronic Reconcile Format Configurator (Routines | Finančné | Elektronické zosúladenie | Konfigurovač):
Sekcia 1 – Zadávanie informácií o formáte
Formát banky – pole Formát banky je identifikátorom vášho formátu. Zadajte jedinečný názov tohto formátu, no zvyčajne je to názov vašej banky.
Popis – toto je povinné pole. Zadajte ďalší popis formátu banky.
Formát súboru – Postupujte podľa nižšie uvedených krokov pre verziu, ktorú používate:
-Microsoft Dynamics GP 2010 a staršie verzie – pole Formát súboru je možné vybrať z rozbaľovacieho zoznamu ako pevné pole, oddelené čiarkami alebo tabulátormi. Banka určí, ktorú možnosť zo zoznamu vyberiete. Preto sa na ne musíte obrátiť v prípade, ak špecifikácie formátu nepomýlijú formát, ktorý chcete použiť.
-Microsoft Dynamics GP 2013 – pole Formát súboru ponúka na výber možnosť BAI alebo pole Definované používateľom. Ak používate formát Bank Administration Institute, vyberte možnosť BAI. Pre všetky ostatné formáty/banky vyberte položku Definované používateľom. V poli Typ súboru môžete vybrať možnosť Pevné pole, Oddelené čiarkami alebo Oddelené tabulátormi tak, ako je to stanovené vo vašej banke.
Možnosť Používa kódy stavu sa označí iba vtedy, ak vaša banka používa stavové kódy na dodatočné definovanie kódov transakcií. Tieto informácie určuje aj každá banka. Preto ak špecifikácie formátu ne štáte, v ktorom vaša banka používa stavové kódy, musíte sa obrátiť na banku. (Nepoužíva sa to veľmi často.)
Identifikátor typu záznamu – Identifikátor typu záznamu bude obsahovať polia Pozícia začiatku a Koncová pozícia, ak používate formát pevného poľa a pole Číslo poľa, ak používate formáty súborov oddelené čiarkami alebo tabulátormi oddelené tabulátormi. Tu by mal systém hľadať v riadku, aby zistil, o aký typ riadka (hlavička, päta alebo podrobnosti) to je. Ak banka nevyučuje kód typu záznamu, môžete ho improvizovať výberom pevnej hodnoty v súbore.
-Pevné pole – Zadajte počiatočnú a koncovú pozíciu poľa, ktoré bude obsahovať hodnotu pre kód typu záznamu z banky (kód typu záznamu z banky je zadaný v sekcii 2).
-Oddeľovače čiarok alebo Oddelené tabulátormi – Zadajte číslo poľa, ktoré obsahuje kód typu záznamu z banky (kód typu záznamu z banky je zadaný v sekcii 2).
Uložte formát po dokončení sekcie 1 pred prechodom na sekciu 2 okna Konfigurácia formátu elektronického zosúladenia.
Sekcia 2 – Zadávanie typov záznamov
Poznámka: Budete musieť definovať len typy záznamov, ktoré sú relevantné pre elektronické zosúladiť. Ak je sekcia v bankových špecifikáciách označená ako voliteľná, nie je ju potrebné nastaviť v konfigurácii formátu. Typ podrobného záznamu je vždy povinnou sekciou v špecifikáciách banky.
Bank ID – Id banky sa predvolene zobrazí vo formáte bankového účtu z časti 1 hneď po zalomenia tabulátora do poľa Typ záznamu v druhom stĺpci. Toto pole nie je možné zmeniť ani upraviť.
Typ záznamu – Pole Typ záznamu môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu ako Hlavička, Podrobnosti alebo Päta. Všetky formáty bankového záznamu budú vyžadovať Typ podrobného záznamu, ale typ záznamu v hlavičke a päte môže byť voliteľný. Každý typ záznamu môžete nastaviť len raz, pretože viaceré hlavičky alebo päty nie sú k dispozícii.
Kód typu záznamu z banky – pole Kód typu záznamu z banky je definované v špecifikáciách banky. Toto pole musí byť jedinečný identifikátor konštanty pre formát, aby sa zhodovať s informáciami v type podrobného záznamu. Toto je najdôležitejšie pole pri nastavovaní konfigurácie formátu tak, aby sa súbor na sťahovanie správne zhodil s násychom. (Identifikátor typu záznamu teda pomôže systému, v ktorom stĺpci sa má zobraziť, aby ste videli, o aký typ riadka ide, a potom si pozrite hodnotu v poli Kód typu záznamu z banky, aby ste si prečítali, či ide o riadok hlavičky, podrobností alebo päty.)
# of fields - The number of fields indicates how many fields are be defined in Section 3. Zadajte počet polí obsiahnutých v riadku pre definovaný typ záznamu. Tieto informácie je potrebné zadať pre každý typ záznamu, ktorý sa vyžaduje v špecifikáciách banky.
Sekcia 3 – Zadanie informácií o poli
Po kliknutí na položku Typ záznamu v sekcii 2 sa v sekcii 3 zobrazí príslušný počet polí.
Record Type (Typ záznamu) – pole Typ záznamu v ľavom najľažnom stĺpci sekcie 3 sa predvolene zobrazí, keď vyberiete položku Record Type (Typ záznamu) v časti 2.
# – Číslo sa predvolene nachádza v poli s počtom polí, ktoré ste zadali do sekcie 2.
Typ poľa – pole Typ poľa sa používa na definovanie všetkých príslušných polí pre každý typ záznamu. V rozbaľovacom zozname, ktorý obsahuje možnosti pre kontá, dátumy a sumy, vyberte položku Typ poľa. Ak sa presný názov poľa zo špecifikácií vašej banky v zozname nezobrazuje, možno bude potrebné vybrať podobnú možnosť alebo použiť možnosť Vyplniť/Ignorovať. Znova je potrebné definovať iba relevantné polia, čo je najdôležitejšie: čísla účtov, skontrolovať čísla, skontrolovať dátumy, skontrolovať sumy, kódy transakcií, kódy typov záznamov atď.
Poznámka Rovnako ako v prípade typov záznamov budete musieť definovať iba polia, ktoré sú relevantné pre elektronické zosúladenie. Ak sa v špecifikáciách banky nachádza pole, ktoré nie je možné definovať pomocou existujúceho typu záznamu alebo ktoré nie je potrebné definovať, použite možnosť Vyplniť alebo Ignorovať.
Formát – pole Formát definuje typ výstupného formátu pre určité polia. Formáty je potrebné nastaviť iba pre typy polí, ktoré obsahujú dátumy alebo menu, pretože tieto možnosti sú jedinými možnosťami pre formáty. Pre text alebo reťazec nie sú k dispozícii žiadne možnosti. Ak teda pole nie je dátumom alebo menou, stačí pole Formát ponechať prázdne. Polia Od a Do sa používajú na zadávanie pozícií znakov poľa. Zadajte počiatočnú a koncovú pozíciu znaku pre každé pole každého typu záznamu. Polia Od a Do je potrebné zadať, ak používate formát súboru pevného poľa, takže ak používate formáty súborov oddelené tabulátormi alebo čiarkami ako oddelené čiarkami, môžete tieto polia ponechať nulové.
Kódy transakcií (položka kódov – položka kódov transakcií)
Keď ste stále v okne Konfigurácia formátu elektronickej zosúladenia, prechádzajte v okne Položky kódov transakcií cez cestu uvedenú vyššie na hornom paneli s ponukami. Ak ste definované kódy transakcií nezadáte, v správe o chybe sa zobrazí hlásenie Typ záznamu sa nenašiel.
Transaction Codes (Kódy transakcií) identifikujú typ transakcie, ktorú predstavuje každý riadok podrobností. Na správne fungovanie elektronickej funkcie Reconcile sa vyžaduje kód transakcie v nakonfigurovaní bankového formátu. Musíte mať kódy transakcií alebo kódy typov záznamov definované na používanie elektronickej zosúladiť. Tieto kódy musia pochádzať z banky a musia byť uvedené v špecifikáciách banky.
Typ transakcie – pole Typ transakcie sa používa na definovanie všetkých rôznych typov transakcií, ktoré sa zobrazujú v špecifikáciách vašej banky. Zo zoznamu vyberte typ transakcie, ktorý sa má zhodovať so špecifikáciou vašej banky alebo s cieľom zhody s jej špecifikáciami. Všimnite si, že možnosti v zozname sú jedinými aktuálne podporovanými typmi. V tejto dobe sa dve možnosti, ktoré sa budú zhodovať s používaním elektronickej funkcie reconcileu, majú kontrolu plateného a vkladu vymazané.
Poznámka: V službe Microsoft Dynamics GP 2013 boli pridané aj možnosti prevodu kreditnej a debetnej karty a v elektronickej zosúladení sa budú zhodovať. Je však potrebné zadať kódy bankových transakcií definované vašou bankou. Ďalšie funkcie v balíku Microsoft Dynamics GP 2013 tiež môžu mať viaceré kódy typov transakcií pre každý typ transakcie.
Kód typu transakcie – pole Kód typu transakcie sa používa na zadanie hodnoty pre každý typ transakcie a táto hodnota sa vám zadá ako súčasť špecifikácií súboru z banky. Zadajte hodnotu Kód typu transakcie, ktorá zodpovedá vybratému typu transakcie. Tieto informácie musia pochádzať z banky a nemožno ich improvizovať, ak nie sú k dispozícii v špecifikáciách banky.
G/L Account – pole G/L Account je k dispozícii iba pre nasledujúce typy transakcií: Príjmy z úrokov, Iné príjmy, Iné výdavky a Poplatok za službu. Pri úprave, ktorá sa vygeneruje, zadajte číslo účtu G/L pre konto všeobecného uverejňovania účtovnej knihy. Elektronické zosúladenie bude pre tieto typy transakcií automaticky tvoriť úpravy, ak sa zobrazia v stiahnutých súboroch z banky.
Note The Interest Income, Other Income, Other Expense, and Service Charge transaction types do not electronically match, and instead will create Adjustment entries on the reconciliation. (Kliknite na tlačidlo Úpravy v okne Výber bankových transakcií).
Popis konta – pole Popis konta sa predvolene zobrazí s popisom konta vo všeobecnom účtovní a nie je možné ho upravovať.
Distribučný odkaz – pole Odkaz na rozdelenie možno použiť na zadanie ďalšieho odkazu na úpravu, ktorá sa bude vykonať. Ak chcete, môžete zadať distribučný odkaz, ale nie je to povinné pole.
Typ dokumentu – pole Typ dokumentu sa predvolene vyberie s typom transakcie, ktorý ste vybrali v hornej časti okna Položka kódu transakcie: Príjmy z úroku, Iný príjem, Iné výdavky alebo Poplatok za službu. Toto pole nie je možné zmeniť, pokiaľ sa nevrátite a nezmeníte pole Typ transakcie.
Definovať kódy stavu – tlačidlo Definovať kódy stavu bude k dispozícii len vtedy, ak ste v okne Konfigurácia formátu elektronickej zosúladenia označili možnosť Používajú kódy stavu. Definovať kódy stavu sú k dispozícii len pre niektoré typy transakcií: Skontrolovať, či sú zaplatené a vklad vymazané. Po výbere niektorého z týchto 2 typov transakcií vyberiete tlačidlo Definovať kódy stavu a prejdete do okna Položky kódov stavu. Tu môžete vybrať: Platená kontrola, Kontrola obrátenia, Zastavenie platby alebo Zastavenie obrátenia platby za typ stavu a zadajte príslušný kód stavu zo špecifikácií banky. Tieto informácie musia pochádzať z vašej banky a nemožno ich ani zosúlaďovať a elektronické zosúladenie nebude fungovať správne.
Špeciálne poznámky, ktoré je potrebné pamätať pri nastavovaníElektronie Reconcile:
-
Pred nastavením konfigurácie formátu elektronickej zosúladenia je potrebné mať výtlačok špecifikácií formátu súboru z banky.
-
Každá banka je iná. Preto nemôžete použiť jeden štandardný formát pre všetky banky.
-
Ak súbor programu .TXT alebo .CSV pomocou programu Poznámkový blok, systém po uplynutí pozície 245zvyčajne nebude čítať žiadne informácie. Preto ak vaše riadky majú viac než 245 znakov, uistite sa, že všetky povinné polia, ktoré sa majú priradiť, sa budú nachádzať v prvej časti riadka. Informácie po roku 245 sa budú čítať ako nový riadok a v správe o chybe záznamu o nespracovaných údajoch sa zobrazia ako Nenašiel sa zhoda typu záznamu: Typ záznamu = ", pretože nie je k dispozícii. Toto by bolo prijateľné, ak sa neponáhodli žiadne polia po pozícii 245. Ak sú potrebné nejaké polia, obráťte sa na svoju banku a zistite, či dokáže opätovne nakonfigurovať súbor tak, aby bol menší a neprekračuje 245 znakov.
-
Elektronická konfigurácia formátu zosúladenia sa musí nastaviť iba raz pri prvom spustení používania elektronickej zosúladenia a potom už len stiahnete. BAI, .TXT alebo .CSV z banky, aby sa zhodli s týmto konfigurovačom formátu.
-
Vo formáte banky musia byť uvedené nasledujúce polia: Kód transakcie, Číslo účtu, Skontrolujte/sériové číslo, Suma transakcie, Kód typu záznamu a Dátum bankového vymazania. Ak sa vo formáte používajú kódy stavu, v konfigurácii musí byť uvedený aj stavový kód transakcie.
-
Ak ste prešli celým procesom elektronickej zosúladenia a v module Bank reconciliation ste nevyznačovali žiadne transakcie ako vymazané, pravdepodobne v konfigurácii formátu elektronickej zosúladiť formát pravdepodobne niečo nie je nastavené správne. Najčastejšie prijaté chybové hlásenie je chyba"Zhodatypu záznamu sa nenašla" v zostave Neprocesované záznamy, ktorá sa vytlačí po pokuse o stiahnutie. Zvyčajne to znamená, že kód transakcie nie je nastavený v položke kódov.
-
Ak sa pokúsite súbor balíka .txt stiahnuť znova po jeho stiahnutí z banky, namiesto sťahovania nových transakcií sa zobrazí chybové hlásenie Duplikovať, pretože systém zobrazí transakcie ako duplicitné. (By sa malo vymazať predchádzajúce nahratie podľa ID nahrávania (pole MEARLDID) v tabuľkách ME142806 a ME142807.)
-
Ak sa pokúsite odstrániť zosúladenie a znova zadať informácie po stiahnutí súboru .txt z banky, zobrazí sa chybové hlásenie Duplikovať, pretože systém transakcie zobrazuje ako duplicitné údaje.
-
Skontrolujte, či je číslo bankového účtu jedinečné pre kontrolný zoznam nastavený pomocou elektronickej služby Reconcile. Ak sa číslo bankového účtu použije vo viacerých checkbookoch, elektronické zosúladenie nebude možné nájsť kontrolný zoznam a zobrazí sa hlásenie s informáciami, že číslo bankového účtu nie je nastavené.
-
V okne Položky kódov konfigurátora sa automaticky zhodujú tieto typy: Skontrolovať zaplatené, Dekadovaný vklad, Prevod debetnej karty a Prevod kreditu.
-
Nasledujúce typy úprav vytvárajútransakciu na úpravu v okne Presouladenie bankového prispôsobenia (tlačidlo): (Napríklad"úrok" alebo "nesprávny poplatok" na výpise z banky by nebol v grafickom procesore GP (a preto sa nemusíte ničoho zhodovať), preto je potrebné, aby systém pre tieto typy záznam úpravy a denníka v procesore GP rezervoval.)
-
Príjmy z úrokov
-
Iné príjmy
-
Iné výdavky
-
Poplatok za službu
-
-
V konfigurátore neexistujú žiadne typy, ktoré by sa automaticky zhodli s úpravou increase, znížením úpravy alebo výberom v okne Bank Transaction Entry v procesore GP. Tieto typy sú potrebné na úpravy v procesore GP pre položky, ktoré by ste neočakávali v bankovom výpise. Tieto typy je potrebné manuálne označiť v okne zosúladenia ako vymazané.
-
Kontroly sa budú zhodovať s kontrolnými číslami (Check Amount) a Check Number (Skontrolovať číslo). Vklady budú zodpovedať dátumu vkladu a vkladu (v predvolenom rozsahu 8 dní, môžete ho však prepísať, keď sa zobrazí výzva na zobrazenie iného rozsahu dní).) Ďalšie informácie o kritériách, ktoré sa majú automaticky zhodovať, nájdete v článku KB 851279.
-
Banka – vymazaný dátum môže ovplyvniť zodpovedajúci proces. Procesor GP vymaže len kontroly, ktorých dátum bankového vymazania je PO dátume kontroly problému v procesore GP. Procesor GP nevyhodá v dátume, ktorý je uvedený pred jeho skutočne vydaným procesorom GP.
-
GP bude ignorovať všetky nuly na základe zodpovedajúcej kontroly a v skutočnosti ich pri importe zhodných čísel vynechá. Nuly na nuly nebudú mať vplyv na zodpovedajúci proces pre číslo kontroly. Procesor GP dokáže zhodovať s kontrolným číslom bez ohľadu na žiadne nuly, ktoré na ne na základe čísla na kontrolu nie sú.
-
Na Poznámkový blok súborov použite funkciu Automatické formátovanie, pretože automatické formátovanie v Excel sa môžu na otvorenie núl odstrániť. Nakontrolách sú nuly na začiatku nezáleží, ale záleží im na dátumoch. Ak import dátumov nesprávne, znamená to, že formát dátumu na konfigurátore sa nezhoduje s tým, čo je v súbore, alebo v súbore chýbajú nuly na začiatku dátumu. Ak máte konfigurovač priradený na použitie mmddyyyy, potom by mal mať napríklad súbor 08152017. Ak máte mm/DD/rr, potom by mal mať súbor 15.08.17. Formát dátumu by sa mal presne zhodovať.
-
Pri prenose súboru zadajte číslo potvrdenia podľa vlastného výberu. Kontroly sa importia po zadaní čísla potvrdenia.
-
Ak každý deň prenesiete súbor, každý deň by ste mali zosúlaďovať, aby ste si každý deň odoveli súbor. Systém sa bude automaticky zhodovať iba s posledným privedenom súbore. Ak teda najprv importujete v 5 denných súboroch a potom zosúladite 1. deň, automaticky sa zosúlaďuje, ale keď sa pokúsite zosúladiť 2. deň, automaticky sa nezhoduje. Ak by ste chceli, aby sa súbor automaticky zhodil, v súbore pre 2. deň by ste ho opäť import mali.
-
Ak sa dátum importuje ako všetky nuly alebo ako 00/00/0000, potom v konfigurátore priradiť pole Bank cleared date (Dátum transakcie), nie dátum transakcie.
-
Ak sa dátum importuje ako zakódovaný, formát dátumu v konfigurátore nezodpovedá formátu dátumu v bankovom súbore. Skontrolujte, či má bankový súbor formát MMDDDRRRR, ktorý ste vybrali v konfigurátore tak, aby sa presne zhodovať. Skontrolujte tiež, či používateľ súbor neotvoril vo formáte Excel a vložili sa aj nuly na svetových formátoch MM alebo DD. Ak áno, otvorte súbor v Poznámkový blok a pridajte nuly späť k dátumu a znova ich naimportujte. Používajte Poznámkový blok na otváranie bankových súborov, nie na Excel.
-
Ďalšie informácie o tom, ako transakcie zodpovedajú, nájdete v článku KB 851279.
Tento článok bol TechZnámená identifikácia dokumentu:19396
