Le solde du chéquier et le compte de trésorerie du registre général ne s’équilibrent pas dans Microsoft Dynamics GP

Cet article fournit une solution à un problème où le solde du chéquier dans rapprochement bancaire peut ne pas correspondre au compte de trésorerie du registre général dans Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 864652

Symptôme

Pourquoi le solde du chéquier dans le rapprochement bancaire peut ne pas correspondre au compte de trésorerie du registre général dans Microsoft Dynamics GP ?

Cause

L’une des circonstances suivantes peut entraîner une différence entre le solde du chéquier dans rapprochement bancaire et le compte de caisse du registre général.

• Les informations en suspens (c’est-à-dire le solde du chéquier) étaient incorrectes lorsque vous avez commencé à utiliser le rapprochement bancaire.

• Un dépôt a été affiché dans rapprochement bancaire (qui n’avait pas de reçus) et n’a pas été publié dans le registre général.

• Les reçus ont été affichés dans le registre général. Toutefois, le dépôt n’a pas été effectué au rapprochement bancaire.

• Un dépôt De dépôt pour effacer des reçus a été affiché dans rapprochement bancaire, et ces reçus provenaient de La Gestion des créances ou d’un autre module. Dans ce cas, le registre général a peut-être été mis à jour. Toutefois, le solde du checkbook n’a peut-être pas été mis à jour.

• Les transactions du registre général peuvent toujours se trouver dans un lot financier en attente de publication. Cependant, le dépôt a été effectué dans la réconciliation bancaire.

• Le même compte de caisse du registre général est utilisé pour plusieurs chéquiers.

• Des interruptions de publication se sont produites.

• Après une interruption de publication, le module qui avait l’interruption de publication a été restauré. Toutefois, les fichiers de rapprochement bancaire n’ont pas été restaurés.

• Les transactions autres qu’en espèces ont été enregistrées sur le compte de trésorerie du registre général.

• La configuration de la publication n’a pas été configurée pour publier dans le registre général pour les origines de rapprochement bancaire.

• Le rapprochement bancaire n’est pas enregistré.

• Les autres modules ne publient pas dans le registre général. Toutefois, les modules mettent à jour le rapprochement bancaire.

• Vous avez entré une transaction sur le compte en espèces dans le registre général. Toutefois, vous n’avez pas entré de transaction dans rapprochement bancaire.

• Le compte en espèces provient d’un client, d’un fournisseur ou d’un employé au lieu d’un chéquier.

• Le solde du checkbook de départ n’est pas égal au dernier solde rapproché.

• Un dépôt est enregistré. Toutefois, le dépôt n’est pas publié.

• La transaction a été modifiée dans un lot financier avant d’être publiée dans le registre général.

• Le même compte en espèces a été débité et crédité. Dans ce cas, le solde du chéquier est mis à jour. Toutefois, le compte de trésorerie du registre général a 0 $ affiché sur celui-ci.

• Différences de minutage ; la transaction dans rapprochement bancaire a été publiée dans le registre général avec une date différente.

Résolution/étapes à rapprocher

Utilisez l’une des deux méthodes répertoriées ci-dessous pour rapprocher le solde du compte de trésorerie GL avec le solde du chéquier dans rapprochement bancaire.

Méthode 1 : (Pour Microsoft Dynamics GP 2013 ~ nouvelle fonctionnalité)

Dans Microsoft Dynamics GP 2013, le rapprochement bancaire a été ajouté à la routine Rapprochement vers gl afin d’automatiser le processus de correspondance entre les détails du compte de trésorerie GL et les détails du rapprochement bancaire. Cette routine génère une feuille de calcul Excel qui détermine les transactions correspondantes, potentiellement mises en correspondance et sans correspondance entre le rapprochement bancaire et le registre général pour la plage de dates et les comptes GL entrés. L’outil Réconciliation avec GL se trouve à l’adresse suivante :

1. Sélectionnez Outils sous Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines, sur Financier et sélectionnez Rapprocher vers GL.

2. Acceptez le numéro de rapprochement par défaut.

3. Modifiez la date de rapprochement si vous le souhaitez. Ce champ est informatif.

4. Entrez la plage de dates à rapprocher.

   Remarque

   Il est préférable de rapprocher une plage de dates plus petite, telle qu’une base mensuelle.

5. Sélectionnez le module de rapprochement bancaire.

6. Sélectionnez l’ID du checkbook à rapprocher.

7. Dans le fichier de sortie, accédez à un emplacement dans lequel enregistrer la feuille de calcul Excel* et un nom de fichier par défaut est généré (comprenant l’ID du chéquier, le numéro de séquence et la date de début de la plage de dates entrées). (Le système stocke cet emplacement et le place par défaut dans pour le prochain rapprochement bancaire, mais vous pouvez le remplacer à tout moment.)

   *Il est recommandé de créer un dossier pour vos feuilles de calcul de rapprochement, car vous êtes autorisé à enregistrer votre historique de rapprochement.

8. Sous Comptes, le compte de caisse par défaut défini sur l’ID du chéquier est défini par défaut dans. Vous pouvez ajouter d’autres comptes GL si nécessaire ou les remplacer.

9. Sélectionnez Processus.

10. Une feuille de calcul Excel s’ouvre, affichant les éléments du tableau rapprochement bancaire sur le côté gauche et les entrées GL sur le côté droit. Les éléments sont répertoriés en fonction des sections transactions sans correspondance, transactions potentiellement mises en correspondance et transactions correspondantes. Vous devez rechercher les transactions sans correspondance pour déterminer pourquoi il n’y a pas de correspondance. Les raisons des éléments sans correspondance sont répertoriées en haut de cet article de la Base de connaissances.

    Remarque

    Il est recommandé d’utiliser cette feuille de calcul comme aide pour votre rapprochement normal. Concentrez-vous principalement sur la recherche des éléments de la section Transactions sans correspondance pour vous aider à rapprocher. Les soldes doivent être extraits du checkbook et du solde d’essai GL, et ne doivent pas être pris en compte dans cette feuille de calcul.

11. De retour dans la fenêtre Rapprocher vers GL dans gp, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer ce rapprochement, si vous souhaitez revenir en arrière et afficher votre historique de rapprochement à tout moment. Vous pouvez sélectionner le bouton Excel pour rouvrir la feuille de calcul Excel à partir de n’importe quel rapprochement enregistré.

Méthode 2 : (Méthode manuelle pour n’importe quelle version de Microsoft Dynamics GP)

Cette méthode vous permet d’imprimer une liste des transactions non réconciliées à partir de Bank Rec. et une liste de ce qui a atteint le compte de trésorerie GL pour les comparer les unes aux autres, pour voir ce que l’un des côtés a que l’autre côté n’a pas. (Cela suppose que vous avez équilibré dans le passé et que vous n’avez pas marqué de nouveaux éléments comme étant rapprochés dans Bank Rec. depuis.) Voici les étapes à suivre pour imprimer les listes de chaque côté :

1. CHECKBOOK : Imprimez une smartlist des transactions nonconciliées dans rapprochement bancaire en suivant les étapes ci-dessous :

   1. Dans le menu Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Smartlist.
   2. Développez Finances, puis sélectionnez Transactions bancaires.
   3. Dans la fenêtre Smartlist, sélectionnez le bouton Colonnes en haut.
   4. Dans la fenêtre Modifier l’affichage de colonne, sélectionnez Ajouter.
   5. Dans la fenêtre Colonnes, sélectionnez Date effacée. Maintenez la touche CNTL enfoncée, puis sélectionnez Rapprochement. Sélectionnez OK. Les deux champs doivent maintenant être ajoutés à la fenêtre Modifier l’affichage des colonnes. Vous pouvez utiliser les boutons de la marge de droite pour déplacer l’ordre des colonnes. Utilisez le bouton Ajouter pour ajouter d’autres colonnes à tout moment. Utilisez le bouton Supprimer pour supprimer les noms de colonnes. Vous pouvez également sélectionner Par défaut pour définir les colonnes affichées à l’origine.
   6. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre Modifier l’affichage de colonne.
   7. De retour dans la fenêtre main Smartlist, sélectionnez le bouton Rechercher en haut.
   8. Dans la section Définition de recherche 1 de la fenêtre Transactions bancaires de recherche, sélectionnez ID du checkbook dans la zone Nom de la colonne, sélectionnez est égal à dans la zone Filtre, puis tapez votre ID de chéquier dans la zone Valeur.
   9. Dans la section Définition de recherche 2, ajoutez une autre restriction. Dans la zone Nom de la colonne, sélectionnez GL Date de publication, sélectionnez est inférieur à dans la zone Filtre, puis sélectionnez la date. Touchez la date ou utilisez l’icône de calendrier pour la sélectionner.

      Remarque

      Le filtre est inférieur à ce qui n’inclut pas cette date. Par exemple, si vous souhaitez des transactions inférieures au 31 juillet, vous devez entrer la valeur est inférieure au 1er août dans votre restriction pour que les transactions du 31 juillet soient incluses.

   10. Ajoutez une autre restriction dans la section Définition de recherche 3. Sélectionnez Rapprochement dans la zone Nom de la colonne, sélectionnez est égal à dans la zone Filtre, puis entrez Non dans la zone Valeur. (Il vous donne la liste de toutes les transactions non réconciliées à ce jour dans Bank Rec. Qui doit être la même liste que celle que vous voyez dans la fenêtre Bank Rec.) Cela suppose que vous n’avez marqué aucun élément à réconcilier pour le mois en cours ou depuis la dernière réconciliation.
   11. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre Rechercher des transactions bancaires.
   12. La fenêtre Smartlist doit s’actualiser et les données doivent être renseignées dans les colonnes.
       • Vous pouvez sélectionner le titre d’une colonne pour qu’elle ait recours à cette colonne. (Sélectionnez une fois pour l’ordre croissant, ou sélectionnez-la à nouveau pour l’ordre décroissant.)
       • Sélectionnez le bouton Colonnes pour ajouter ou supprimer des colonnes de l’affichage, ou modifiez l’ordre des colonnes.
   13. Pour enregistrer cette smartlist modifiée en tant que favori, sélectionnez le bouton Favoris en haut. Entrez un nom, puis sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez qu’il soit visible. Sélectionnez Ajouter, puis Ajouter un favori. La smartlist doit s’actualiser et vous devez voir le nom de cette liste dynamique sur la gauche sous Transactions bancaires, à réutiliser pour l’avenir.
   14. Avec les résultats dans la fenêtre, vous pouvez également sélectionner Imprimer, ou sélectionner le bouton Excel en haut si vous souhaitez afficher les résultats dans une feuille de calcul Excel à la place. (Il est très pratique de le placer dans Excel, de sorte que vous pouvez marquer les éléments rapprochés ou les éléments de code de couleur à mesure que vous effectuez votre correspondance.)

2. Compte de caisse : imprimez un rapport détaillé pour le compte en espèces. Dans stratégie de groupe, sélectionnez Enquête, pointez sur Financier , puis sélectionnez Détails. Imprimez un rapport détaillé pour le compte cash pour le mois que vous réconciliez. Entrez le numéro de compte de trésorerie GL, ainsi que la plage de dates à partir du moment où vous vous êtes rapproché pour la dernière fois. Ce rapport répertorie toutes les transactions qui ont affecté le solde de votre compte de trésorerie depuis le dernier rapprochement.

   OU, vous pouvez imprimer cette liste à partir de Smartlist si vous préférez. Dans Smartlist, sélectionnez Transactions financières et de comptes. Sélectionnez Rechercher et (1) limiter au numéro de compte est égal au numéro de compte gl cash. (2) Limitez également la date de transaction entre le premier et le dernier jour du mois que vous réconciliez. Il doit produire la même liste que le rapport détaillé dans gp.

3. Comparer : vous devrez comparer les deux listes imprimées ci-dessus et barrer les éléments qui correspondent pour déterminer les éléments d’un côté qui sont manquants de l’autre. Ce qui vous aidera à localiser toutes les différences. Recherchez tous les éléments en suspens pour voir pourquoi une entrée est manquante de l’autre côté et corriger si nécessaire.

   Dans un cas de support régulier, nous pouvons vous dire comment imprimer les listes ci-dessus, mais explorer les données pour vous permettre de localiser les différences serait considéré comme une dépense de conseil et non comme quelque chose que nous ferons dans un cas de support normal.