Microsoft Dynamics GP では、小切手帳の残高と一般会計の現金勘定の残高がありません

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この記事では、銀行調整の小切手帳残高が Microsoft Dynamics GP の総勘定元帳現金勘定と一致しない可能性がある問題の解決策について説明します。

適用対象: Microsoft Dynamics GP
元の KB 番号: 864652

現象

銀行調整の小切手帳残高が Microsoft Dynamics GP の総勘定元帳現金勘定と一致しない理由

原因

次のいずれかの状況により、銀行調整の小切手残高と一般会計現金勘定との間に差異が生じる可能性があります。

注:

これらの状況を修正する方法と、銀行調整を総勘定元帳の現金勘定に関連付ける方法の詳細については、Microsoft Dynamics GP のテクニカル サポートにお問い合わせください。

  • 銀行調整の使用を開始したときに未処理の情報 (つまり、小切手残高) が正しくありませんでした。

  • 預金は銀行調整 (領収書を持っていない) に転記され、総勘定元帳に転記されませんでした。

  • 入庫が総勘定元帳に転記されました。 ただし、預金は銀行調整に対して行われません。

  • 領収書をクリアするための預金預金が銀行調整に転記され、それらの領収書は、債権管理または別のモジュールから来ました。 この状況では、総勘定元帳が更新されている可能性があります。 ただし、小切手残高が更新されていない可能性があります。

  • 総勘定元帳トランザクションは、引き続き転記を待機している財務バッチに座っている可能性があります。 しかし、預金は銀行調整で行われました。

  • 同じ総勘定元帳現金勘定が複数の小切手帳に使用されます。

  • 転記の中断が発生しました。

  • 転記の中断が発生した後、転記の中断があったモジュールが復元されました。 ただし、銀行調整ファイルは復元されませんでした。

  • 現金以外のトランザクションは、総勘定元帳の現金勘定に転記されました。

  • 転記設定が、銀行調整の発生元の総勘定元帳に転記するように設定されていません。

  • 銀行調整は登録されていません。

  • その他のモジュールは、総勘定元帳に転記されません。 ただし、モジュールでは銀行調整が更新されます。

  • 総勘定元帳の現金勘定にトランザクションを入力しました。 ただし、銀行調整にトランザクションを入力しませんでした。

  • 現金勘定は、顧客、仕入先、または小切手ではなく従業員から取得されます。

  • 開始の小切手帳残高は、最後に調整された残高と等しくありません。

  • デポジットが保存されます。 ただし、デポジットは転記されません。

  • トランザクションは、総勘定元帳に転記される前に、財務バッチで編集されました。

  • 同じ現金口座が引き落とされ、入金されました。 この状況では、小切手帳の残高が更新されます。 ただし、総勘定元帳の現金勘定には 0 ドルが転記されています。

  • タイミングの違い。銀行調整のトランザクションは、別の日付で総勘定元帳に転記されました。

調整する解決策/手順

次の 2 つの方法のいずれかを使用して、GL 現金勘定残高を銀行調整の小切手残高に調整します。

方法 1: (Microsoft Dynamics GP 2013 ~ 新機能の場合)

Microsoft Dynamics GP 2013 では、GL への調整ルーチンに 銀行調整 が追加され、GL 現金勘定の詳細と銀行調整の詳細の間の照合プロセスを自動化するのに役立ちます。 このルーチンでは、入力された日付範囲と GL 勘定の銀行調整と総勘定元帳の間で一致した、一致する可能性がある、一致する可能性のある、一致しないトランザクションを決定する Excel スプレッドシートが生成されます。 GL に対する調整ツールは次の場所にあります。

  1. [Microsoft Dynamics GP] で [ツール ] を選択し、[ ルーチン] をポイントし、[ 財務] をポイントし、[ GL に調整] を選択します。

  2. 既定の調整番号をそのまま使用します。

  3. 必要に応じて調整日を変更します。 このフィールドは情報提供です。

  4. 調整する日付範囲を入力します。

    注:

    これは、月単位などの小さな日付範囲を調整するのに最適です。

  5. [銀行調整 モジュール ] を選択します。

  6. 調整する Checkbook ID を 選択します。

  7. [出力ファイル] で、Excel スプレッドシート* を保存する場所に移動します。既定のファイル名が生成されます (入力された日付範囲のチェックブック ID、シーケンス番号、開始日で構成されます)。 (この場所は保存され、銀行調整の次の調整のために既定で保存されますが、いつでも上書きできます)。

    *調整履歴の保存が許可されているため、調整スプレッドシートのフォルダーを作成することをお勧めします。

  8. [ アカウント] で、小切手帳 ID で定義されている既定の現金勘定が既定で使用されます。 必要に応じて、さらに GL アカウントを追加するか、上書きできます。

  9. [ プロセス] を選択します。

  10. Excel スプレッドシートが開き、左側の銀行調整テーブルの項目と右側の GL エントリが表示されます。 項目は、不一致トランザクション、一致する可能性があるトランザクション、および一致したトランザクションのセクションに従って一覧表示されます。 一致しないトランザクションを調査して、一致しない理由を調査する必要があります。 一致しない項目の理由については、この KB 記事の上部に記載されています。

    注:

    このスプレッドシートを定期的な調整の補助として使用することをお勧めします。 調整に役立つ [不一致トランザクション] セクションの項目を主に調査することに重点を置きます。 残高は、チェックブックと GL 試用版の残高から取得する必要があり、このスプレッドシートでは依存しません。

  11. GP の [GL に調整 ] ウィンドウに戻り、[ 保存] を 選択してこの調整を保存します。いつでも調整履歴を表示する場合は、この調整を保存します。 [Excel] ボタンを選択すると、保存した調整から Excel スプレッドシートを再度開くことができます。

方法 2: (任意のバージョンの Microsoft Dynamics GP の手動メソッド)

この方法では、Bank Rec からの未処理のトランザクションの一覧と、GL 現金勘定にヒットした内容の一覧を印刷して、一方の側が持っていないものを確認します。 (これは、過去にバランスが取れており、新しい項目が Bank Rec で調整済みとしてマークされていないことを前提としています。各側の一覧を印刷する手順を次に示します。

  1. CHECKBOOK: 以下の手順を使用して、口座調整で未調整トランザクションのスマートリストを印刷します。

    1. [Microsoft Dynamics GP] メニューの [ Smartlist] を選択します。
    2. [ 財務] を展開し、[ 銀行取引] を選択します。
    3. [Smartlist] ウィンドウで、上部にある [ 列 ] ボタンを選択します。
    4. [列の表示の変更] ウィンドウで、[ 追加] を選択します。
    5. [列] ウィンドウで、[ クリアされた日付] を選択します。 CNTL キーを長押しし、[ 調整済み] も選択します。 [OK] を選択します。 これで、両方のフィールドが [列表示の変更] ウィンドウに追加されます。 右余白のボタンを使用して、列の順序を移動できます。 [ 追加 ] ボタンを使用して、いつでも列を追加します。 [ 削除 ] ボタンを使用して、列名を削除します。 または、[ 既定値] を選択して、表示された列を元の位置に戻します。
    6. [ OK] を選択 して、[列の表示の変更] ウィンドウを閉じます。
    7. [メイン Smartlist] ウィンドウに戻り、上部にある [検索] ボタンを選択します。
    8. [銀行取引の検索] ウィンドウの [検索定義 1] セクションで、[列名] ボックスで [ Checkbook ID ] を選択し、[フィルター] ボックスで [等しい] を選択し、[値] ボックスにチェックブック ID を入力します。
    9. [検索定義 2] セクションで、別の制限を追加します。 [列名] ボックスで、[ GL 転記日] を選択し、[フィルター] ボックスで [次の値より小さい] を選択し、日付を選択 します。 日付のキーを押すか、カレンダー アイコンを使用して選択します。

      注:

      フィルターは、その日付を含まない より小さい です。 たとえば、7 月 31 日未満のトランザクションを含める場合は、7 月 31 日のトランザクションを含めるために、制限に 8 月 1 日未満を入力する必要があります。

    10. [検索定義 3] セクションに別の制限を追加します。 [列名] ボックスで [ 調整済み ] を選択し、[フィルター] ボックスで [等しい] を選択し、[値ボックス] に 「いいえ」 と入力します。 (これは、銀行Recで現在まで、すべての未処理の取引の一覧を提供します。これは、Bank Rec ウィンドウに表示されるリストと同じである必要があります)。現在の月に対して、または最後に調整した後で、まだ調整する項目をマークしていないものとします。
    11. [ OK] を選択 して [銀行取引の検索] ウィンドウを閉じます。
    12. [Smartlist] ウィンドウが更新され、列にデータが設定されます。
      • 任意の列のタイトルを選択して、その列を指定できます。 (昇順に 1 回選択するか、降順でもう一度選択します)。
      • [列] ボタンを選択して、表示に対して列を追加または削除するか、列の順序を変更します。
    13. この変更した Smartlist を [お気に入り] として保存するには、上部にある [お気に入り ] ボタンを選択します。 [名前] にキーを入力し、表示先を選択します。 [ 追加] を選択し、[ お気に入りの追加] を選択します。 Smartlist が更新され、左側の [銀行取引] の下にこのスマートリストの名前が表示され、将来に再び使用されます。
    14. ウィンドウに結果が表示されたら、[ 印刷] を選択するか、Excel スプレッドシートで結果を表示する場合は上部にある [ Excel ] ボタンを選択することもできます。 (Excel に配置すると適切に機能するため、照合を行う際に調整済みアイテムやカラー コード項目をマークすることができます)。

  2. 現金勘定: 現金勘定の詳細レポートを印刷します。 GP で [ お問い合わせ] を選択し、[ 財務] をポイントして [詳細] を選択 します。 調整する月の現金勘定の詳細レポートを印刷します。 GL 現金勘定番号と、前回照合した日付範囲を入力します。 このレポートには、前回の調整以降に現金口座残高に影響を与えたすべてのトランザクションが一覧表示されます。

    または、必要に応じて Smartlist からこのリストを印刷することもできます。 Smartlist で、[ 財務 トランザクション] と [ 勘定トランザクション] を選択します。 [ 検索 ] を選択し、(1) [アカウント番号に制限する] を選択すると、GL 現金勘定番号 と等しくなります 。 (2) また、取引日に制限 することは、 調整する月の最初の日から最後の日の間です。 GP の詳細レポートと同じ一覧が生成されます。

  3. 比較: 上に印刷された 2 つのリストを比較し、一致する項目をクロスオフして、一方の側に一方のリストが存在しない項目を特定する必要があります。 これは、すべての違いを見つけるのに役立ちます。 未処理の項目を調べて、エントリが反対側に存在しない理由を確認し、必要に応じて正しいかどうかを確認します。

    通常のサポート ケースでは、上記のリストを印刷する方法をお伝えできますが、違いを見つけるためにデータを掘り下げれば、通常のサポート ケースで行うものではなく、コンサルティング費用と見なされます。